Die Migration von Daten aus Excel in ein Product Information Management (PIM) System ermöglicht es Unternehmen, die Handhabung von Produktdaten zu optimieren und die betriebliche Effizienz zu verbessern. Dieser Prozess beinhaltet in der Regel die Übertragung großer Sammlungen von Produktinformationen - einschließlich Beschreibungen, Preisen, Bildern und Spezifikationen - in ein zentralisiertes, zugängliches und funktionsreiches System. Im Folgenden untersuchen wir die praktischen Elemente dieser Migration, einschließlich Vorbereitung, Technologien und Ausführung.

PIM verstehen

PIM-Systeme (Produktinformationsmanagement) sind Werkzeuge zur Zentralisierung, Organisation und systematischen Verwaltung von Produktinformationen. Sie gewährleisten die Datenkonsistenz über mehrere Plattformen hinweg, z. B. E-Commerce-Websites, ERP-Systeme oder Marktplätze. All dies macht PIM für Unternehmen, die große Mengen an Produktdaten verwalten, unverzichtbar.

Während Excel-Tabellen in der Regel für die Verwaltung von Produktdaten verwendet werden, entsteht durch die Skalierung von Unternehmen in der Regel der Bedarf an den erweiterten Funktionen von PIM-Systemen. PIM bietet Funktionen wie automatische Datenüberprüfung, verbesserte Kategorisierung und Echtzeit-Updates, die für die Aufrechterhaltung genauer und konsistenter Produktinformationen entscheidend sind.

Schritte zur Migration von Daten aus Excel nach PIM

Datenumwandlung

In der Regel kann man eine Excel-Datei nicht direkt in ein PIM-System importieren, so wie sie ist. Das Format und die Struktur der Daten müssen vor dem Import oft angepasst werden.

Passen Sie die Daten an die spezifischen Anforderungen des PIM-Systems an, einschließlich des Datenmodells und der Import-Feed-Formate. ETL-Tools wie Talend, Apache Nifi oder Informatica können bei der Umwandlung und Organisation von Daten für die Kompatibilität helfen. ETL-Tools können Daten aus Excel extrahieren, sie an die Struktur des PIM-Systems anpassen und sie effizient laden.

Datenbereinigung

Beseitigen Sie Duplikate, standardisieren Sie Formate (z. B. Daten und Währungen) und korrigieren Sie Fehler. Saubere Daten verbessern die Konsistenz und verringern Importprobleme.

Daten-Mapping

In der ersten Phase des Migrationsverfahrens müssen die Daten aus Ihrer Excel-Tabelle mit den entsprechenden Feldern im PIM-System abgeglichen werden. Dies ist von entscheidender Bedeutung, da die Produktdaten in Excel möglicherweise nicht konsistent mit der Struktur des PIM-Systems übereinstimmen. So kann Excel beispielsweise Produktdetails wie Namen, Beschreibungen und Preise in einzelnen Spalten enthalten, während das PIM-System diese Felder in einem bestimmten Format benötigt.

Viele PIM-Lösungen wie AtroPIM bieten klare und detaillierte Anleitungen zur Datenzuordnung und -aufbereitung.

Auswählen einer Migrationsmethode

CSV-Importe

Exportieren Sie Excel-Dateien als CSV, ein Format, das von den meisten PIM-Systemen unterstützt wird. Verwenden Sie die Zuordnungsfunktionen von PIM, um die Dateispalten mit den Systemfeldern abzugleichen und so den Importprozess zu vereinfachen.

APIs

APIs ermöglichen eine nahtlose Integration bei groß angelegten Migrationen oder häufigen Aktualisierungen. APIs sind zwar sehr effizient, erfordern jedoch erhebliche Entwicklungsressourcen. Daher wird diese Migrationsmethode nicht empfohlen, es sei denn, sie ist absolut notwendig.

Ausführen des Datenimports

Sobald die Daten vorbereitet sind und eine Migrationsmethode gewählt wurde, führen Sie den Import durch. Bei CSV-Dateien laden Sie diese mit der Importfunktion des PIM hoch. PIM-Systeme wie AtroPIM bieten kostenlose Importmodule, um Importe ohne Gebühren oder Abonnements durchzuführen.

Überprüfen Sie die Daten nach dem Import auf Fehler, Inkonsistenzen oder fehlende Einträge. Verwenden Sie die Fehlerprotokolle des PIM-Systems, um etwaige Probleme zu beheben.

Testen und Abschließen

Beginnen Sie mit einem kleinen Testimport, um den Datenabgleich und die korrekte Feldanzeige zu überprüfen. Beheben Sie alle Probleme, bevor Sie mit der vollständigen Migration fortfahren.

Nach Abschluss der Migration sollten Sie die importierten Daten plattformübergreifend auswerten (z. B. auf E-Commerce-Websites). Optimieren Sie die Produktkategorisierung und die Arbeitsabläufe, um die Systemleistung zu verbessern.

Best Practices für die Datenmigration

Diese Best Practices sind für Unternehmen gedacht, die zum ersten Mal ein Produktinformationsmanagementsystem (PIM) einführen. Sie konzentrieren sich auf den anfänglichen Datenimport und gewährleisten einen reibungslosen Übergang von Excel oder anderen manuellen Methoden zu einem vollständig integrierten PIM-System. Sobald der Import abgeschlossen ist, können sich Unternehmen bei der Verwaltung und Pflege von Produktdaten ausschließlich auf das PIM-System verlassen.

Anpassen des PIM-Datenmodells

Passen Sie das PIM-Datenmodell an die Geschäftsanforderungen an und stellen Sie sicher, dass Attribute und Beziehungen korrekt definiert sind. Wenn Sie zum Beispiel Bekleidung verkaufen, sollten Sie sicherstellen, dass das System Attribute wie "Größe", "Material" und "Farbe" enthält.

Denken Sie daran, dass sich die Produktdaten von Benutzer zu Benutzer stark unterscheiden. Während einige Unternehmen Standardattribute wie Farbe und Größe benötigen, brauchen andere zusätzliche Konfigurationen, um ihre Produkte richtig zu beschreiben. Einige Benutzer müssen beispielsweise die Produktmerkmale mit Hilfe von Symbolen visualisieren. Um solche Anforderungen zu erfüllen, sollte das PIM-Datenmodell entsprechend angepasst werden. All diese Konfigurationen können vor dem Import in Excel vorbereitet werden, so dass ein reibungsloser Übergang und eine genaue Datendarstellung gewährleistet sind.

Verstehen der Datenstruktur

Ein gründliches Verständnis der Datenstruktur des PIM ist entscheidend für eine erfolgreiche Migration. Beginnen Sie mit der Analyse bestehender Datenstrukturen durch Export-Feeds, die Einblick in Schlüsselfelder wie "Produkt-ID" und "Beschreibung" geben können. Dieser Schritt hilft Unternehmen, Lücken und Inkonsistenzen in ihren Daten zu erkennen, bevor sie einen Import versuchen.

Sobald die Struktur verstanden ist, besteht der nächste Schritt darin, die Importdateien an das PIM-Format anzupassen. Wenn sichergestellt ist, dass Felder wie "SKU" und "Preis" einheitlich benannt und strukturiert sind, werden Fehler minimiert und die Kompatibilität zwischen exportierten und importierten Daten verbessert. Unternehmen sollten die Daten vor dem Import auch validieren und bereinigen, um Inkonsistenzen zu beseitigen, Fehler zu korrigieren und sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen enthalten sind. Eine ordnungsgemäße Organisation der Daten vor der Migration beugt potenziellen Problemen vor und gewährleistet einen reibungsloseren Übergang in das PIM-System.

Plan-Datentypen

Die Auswahl der richtigen Datentypen für Produktattribute ist entscheidend für eine reibungslose Filterung und einen nahtlosen Datenimport. Verschiedene Systeme haben unterschiedliche Anforderungen, daher ist die Vorbereitung einer Excel-Datei mit richtig strukturierten Daten von entscheidender Bedeutung.

Für Attribute sollten numerische Felder für Preise, Gewichte, Abmessungen und Mengen verwendet werden, während Textfelder am besten für Produktnamen, Beschreibungen und Markennamen geeignet sind. Dropdown-Listen mit vordefinierten Werten sind nützlich für Kategorien wie "Elektronik" oder "Möbel" sowie für Größen und Farben, um die Konsistenz zu wahren. Boolesche Felder (Ja/Nein) können auf Attribute wie "Auf Lager" oder "Kostenloser Versand" angewendet werden, und Datumsfelder sollten für Informationen wie Ablaufdaten, Sonderangebote oder Garantiezeiten verwendet werden.

Benutzer übersehen oft die Datenklassifizierung, was zu falschen Importen, Filterproblemen und Systemfehlern führen kann. Die Standardisierung von Datenformaten beugt Fehlern vor und gewährleistet die Kompatibilität zwischen verschiedenen Plattformen. Um eine importfähige Excel-Datei vorzubereiten, sollte jede Spalte einem bestimmten Attribut zugeordnet sein und dem richtigen Datentyp entsprechen. Die Verwendung von Validierungsregeln oder Dropdown-Listen hilft, die Konsistenz zu wahren, und die korrekte Formatierung von Datumsfeldern vermeidet Fehlinterpretationen. Das Testen eines Musterimports vor der vollständigen Implementierung hilft, mögliche Fehler zu erkennen.

Durch die korrekte Strukturierung von Daten können Unternehmen die Filtergenauigkeit erhöhen, die Benutzerfreundlichkeit verbessern und erfolgreiche Produktimporte über verschiedene Systeme hinweg sicherstellen.

Organisation von Produktattributen für verschiedene Verwendungszwecke

In einem Produktinformationssystem (PIM) oder einer E-Commerce-Plattform dienen verschiedene Attribute je nach der Abteilung, die sie verwendet, unterschiedlichen Zwecken. Einige Attribute sind für Kunden wichtig, während andere für interne Abläufe entscheidend sind, aber nicht auf den Produktseiten angezeigt werden.

So sind beispielsweise marketingbezogene Attribute wie "Produkttitel", "Hauptmerkmale" und "Werbetags" entscheidend für die Förderung des Verkaufs und der Kundenbindung. Supportbezogene Attribute wie "Garantiezeit" oder "Link zum Benutzerhandbuch" helfen bei der Unterstützung nach dem Kauf. Logistikbezogene Attribute wie "Lagerstandort", "Lagerhaltungseinheit (SKU)" und "Lieferantendetails" sind für die Bestandsverwaltung von entscheidender Bedeutung, werden aber auf der kundenseitigen Produktseite nicht benötigt.

Um ein effizientes Datenmanagement zu gewährleisten, sollten Unternehmen klar zwischen kundenorientierten Attributen (die auf E-Commerce-Seiten sichtbar sind) und internen Attributen (die für Betrieb, Logistik und Support verwendet werden) trennen. Diese Unterscheidung trägt dazu bei, die Speicherung von Produktdaten im PIM-System zu optimieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Kunden nur relevante Informationen sehen.

Importvorlagen verwenden

Befolgen Sie die von Ihrem PIM-System bereitgestellten Importvorlagen, um Kompatibilität zu gewährleisten. Wenn die Vorlage Felder wie "Produktname", "Beschreibung" und "Bild-URL" enthält, sollte Ihre Datei dieser Struktur entsprechen, um Importfehler zu vermeiden.

Viele PIM-Systeme werden mit vorkonfigurierten Import-Feeds geliefert, die jedoch bei einer Änderung Ihres Datenmodells möglicherweise nicht mehr geeignet sind, da sie nicht mehr mit Ihrer Struktur übereinstimmen. Einige Systeme, wie z. B. AtroPIM, haben keine vordefinierten Import-Feeds, sondern bieten die Flexibilität, diese nach Ihren Bedürfnissen zu konfigurieren.

Mit AtroPIM können Benutzer auch einen Export-Feed konfigurieren und ihn dann in einen Import-Feed umwandeln. Diese Methode bietet eine vorgefertigte Vorlage mit korrekt strukturierten Daten, wodurch die Notwendigkeit entfällt, manuell separate Import-Feeds zu erstellen. Durch die Erstellung eines Import-Feeds aus einer Exportdatei können Sie sehen, wie die Daten formatiert werden sollen, und sicherstellen, dass alle erforderlichen Spalten korrekt benannt sind. Dies vereinfacht den Prozess und verringert das Risiko von Fehlern.

Daten testen, überwachen und validieren

Führen Sie einen kleinen Testimport durch, z. B. das Hochladen von 10 Produkten, um zu überprüfen, ob Schlüsselfelder wie "Preis" und "Kategorie" korrekt zugeordnet sind. Überwachen Sie die Daten nach dem Import genau und prüfen Sie die Fehlerprotokolle des PIM auf Unstimmigkeiten, z. B. nicht übereinstimmende Kategorien, fehlende Bilder oder Formatierungsprobleme. Beheben Sie etwaige Fehler, indem Sie die Zuordnung anpassen oder die Daten korrigieren, um sicherzustellen, dass alles richtig ausgerichtet ist, bevor Sie mit dem vollständigen Import fortfahren. Dieser Prozess trägt zu einer reibungslosen Migration bei und verhindert spätere Probleme größeren Ausmaßes.

Effizientes Importieren und Verknüpfen von Assets mit Produkten

Verwenden Sie, wann immer möglich, URLs, um auf Dateien zu verweisen. Anstatt Bilder manuell hochzuladen, können Sie beispielsweise Links wie "http://example.com/images/product1.jpg" in die Bildfelder einfügen. Dies sorgt für einen reibungsloseren Importprozess und erhält die Dateiverknüpfungen aufrecht. Außerdem ist es wichtig, Hauptbilder und zugehörige Assets in einem einzigen Auftrag zu importieren, um die korrekte Verknüpfung mit den entsprechenden Produkten zu gewährleisten.

Wenn Bilder jedoch lokal gespeichert werden und keine URLs verfügbar sind, müssen die Nutzer die Dateien zunächst manuell hochladen, oft über eine Massen-Upload-Funktion. Nach dem Hochladen können diese Bilder dann über einen Import-Feed mit Produkten verknüpft werden, um einen strukturierten und effizienten Asset-Management-Prozess zu gewährleisten.

Fallstricke, auf die man achten sollte

Nicht alle PIM-Systeme unterstützen die von den Benutzern erwarteten Datentypen. Einige lassen keine Attributbereiche wie "10 bis 20 cm" oder Länderlisten zu, was die Strukturierung der Daten einschränkt. Jedes System hat seine eigenen Beschränkungen, und nicht alle unterstützen alle möglichen Datenformate.

Darüber hinaus können einige PIM-Systeme die importierbaren Datentypen einschränken, selbst wenn sie im System verfügbar sind. Es kann auch Einschränkungen geben, wie Importe und Exporte mit dem Datenmodell interagieren. Ein entscheidender Vorteil von AtroPIM ist seine Flexibilität - es ermöglicht den Import und Export aller Datentypen, unabhängig vom Datenmodell, und gewährleistet so eine größere Anpassungsfähigkeit.

Wenn Sie Daten für den Import vorbereiten, ist es am besten, sie in Excel zu organisieren, aber die Dateien vor dem Import im CSV-Format zu speichern. CSV-Dateien werden in der Regel von PIM-Systemen effizienter verarbeitet, da sie leichtgewichtig sind und mögliche Formatierungsprobleme vermeiden, die bei Excel-Dateien auftreten können. Excel unterstützt zwar mehr als eine Million Zeilen, aber die Arbeit mit sehr großen Dateien kann die Leistung beeinträchtigen und zu Abstürzen führen, während CSV-Dateien im Allgemeinen zuverlässiger für die Verarbeitung umfangreicher Datensätze sind.

Die wichtigsten Erkenntnisse

Die Migration von Daten aus Excel in ein PIM-System verbessert das Produktdatenmanagement und die betriebliche Effizienz. Vor dem Import müssen die Daten bereinigt, gemappt und formatiert werden, damit sie den Anforderungen des PIM-Systems entsprechen. Die Verwendung von CSV-Dateien anstelle von Excel gewährleistet eine bessere Leistung und weniger Probleme beim Import. Einige PIM-Systeme haben Beschränkungen hinsichtlich der Datentypen und Importmöglichkeiten, während flexible Lösungen wie AtroPIM eine vollständige Anpassung ermöglichen. Effizientes Asset-Management beinhaltet die Verknüpfung von Bildern über URLs oder Massen-Uploads. Tests mit Beispieldaten helfen, Fehler frühzeitig zu erkennen, und die Überprüfung von Fehlerprotokollen gewährleistet die Datengenauigkeit. Die richtige Strukturierung von Produktattributen optimiert sowohl die internen Abläufe als auch die Informationen für den Kunden.