La migration des données d'Excel vers un système de gestion des informations sur les produits (PIM) permet aux entreprises d'optimiser le traitement des données sur les produits et d'améliorer leur efficacité opérationnelle. Ce processus implique généralement le transfert de vastes collections d'informations sur les produits (descriptions, prix, images et spécifications) vers un système centralisé, accessible et riche en fonctionnalités. Nous examinons ci-dessous les éléments pratiques de cette migration, notamment la préparation, les technologies et l'exécution.

Comprendre le PIM

Les systèmes PIM (Product Information Management) sont des outils conçus pour centraliser, organiser et gérer systématiquement les informations sur les produits. Ils garantissent la cohérence des données sur plusieurs plateformes, telles que les sites de commerce électronique, les systèmes ERP ou les places de marché. Tout cela rend le PIM indispensable pour les entreprises qui traitent de grandes quantités de données sur les produits.

Alors que les feuilles de calcul Excel sont couramment utilisées pour gérer les données sur les produits, la croissance des entreprises crée généralement le besoin de recourir aux fonctionnalités avancées des systèmes PIM. Le PIM offre des fonctionnalités telles que la vérification automatisée des données, la catégorisation améliorée et les mises à jour en temps réel, qui sont cruciales pour maintenir des informations précises et cohérentes sur les produits.

Il existe deux façons très courantes d'importer des données dans un logiciel PIM.

Utilisation de la fonction d'importation de données

Vous pouvez importer directement des fichiers Excel (XLSX), si le logiciel PIM que vous avez choisi le permet, ou les convertir en fichiers CSV. Le format CSV est généralement pris en charge par tous les systèmes PIM.

Utilisation des API REST

Les API permettent une intégration transparente pour les migrations à grande échelle ou les mises à jour fréquentes. Bien que très efficaces, les API nécessitent des ressources de développement importantes. C'est pourquoi cette méthode de migration n'est pas recommandée, sauf en cas de nécessité absolue.

Dans cet article, nous nous concentrons sur l'importation manuelle de données via des flux d'importation.

Étapes de la migration des données d'Excel vers le PIM (importation initiale des données dans le PIM)

Préparation des données

L'importation d'un fichier Excel directement dans un système PIM est rarement un processus transparent. Le format et la structure des données nécessitent souvent des ajustements avant l'importation. Il est essentiel de comprendre les capacités d'importation du logiciel PIM que vous avez choisi et de modifier vos données en conséquence.

Pour rationaliser le processus, préparez des feuilles distinctes pour chaque entité de données. Par exemple, créez des feuilles individuelles pour les produits, les attributs, les catégories de produits et toutes les entités de données personnalisées. Chaque feuille doit être structurée de manière à permettre un traitement ligne par ligne lors de l'importation. Souvent, vous aurez plus de flexibilité lors de l'importation si vous préparez des feuilles pour les relations de données séparément - par exemple pour lier les produits aux catégories, ou pour lier les produits aux actifs numériques et autres fichiers, ou encore pour lier les produits aux classifications.

Certaines données de base, appelées dictionnaires, peuvent devoir être saisies manuellement avant d'importer d'autres données. Les dictionnaires comprennent les données de référence générales utilisées dans votre système, telles que les unités de mesure, les pays et les devises. De nombreux systèmes PIM exigent qu'ils soient configurés à l'avance.

Si la transformation manuelle des données prend trop de temps, envisagez d'utiliser des outils ETL (Extract, Transform, Load) comme Talend ou Apache NiFi. Ces outils peuvent extraire des données d'Excel, les transformer pour qu'elles correspondent au format requis par le PIM et les charger efficacement, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les erreurs.

Unification des types de données

Le principal avantage du PIM par rapport à Excel est son typage strict des données. Dans Excel, vous pouvez saisir n'importe quelle valeur dans une cellule sans restriction, alors que dans un système PIM, chaque attribut doit avoir un type de données défini, ce qui garantit que seules des valeurs valides sont attribuées.

Les systèmes PIM peuvent prendre en charge un large éventail de types de données, certains en proposant plus de 20. Les types les plus courants sont les suivants : chaîne de caractères, texte, HTML, liste, date, nombre entier et nombre flottant. En outre, les types de données peuvent être simples ou combinés. Par exemple, une plage de valeurs telle que "1..3 mm" se compose de plusieurs éléments : une valeur initiale (nombre entier), une valeur finale (nombre entier) et une unité de mesure (liste).

L'utilisation des types de données appropriés permet de filtrer les produits sur votre site web ou votre boutique en ligne, ce qui garantit des résultats de recherche plus précis et plus efficaces.

Pour éviter les erreurs d'importation, veillez à ce que toutes les valeurs d'attributs soient correctement formatées lors de la préparation des données. Réfléchissez bien au type de données qui devrait correspondre à chaque attribut que vous souhaitez utiliser.

Nettoyage des données

Éliminez les doublons, normalisez les formats (par exemple, les dates et les devises), unifiez les types de données pour les valeurs et corrigez les erreurs.

Cartographie des données

La première étape de la procédure de migration consiste à aligner les données de votre feuille Excel sur les champs et attributs pertinents du système PIM. Cette étape est cruciale, car les données relatives aux produits figurant dans Excel peuvent ne pas correspondre à la structure du système PIM. Par exemple, Excel peut inclure des détails sur les produits tels que les noms, les descriptions et les attributs des produits dans des colonnes individuelles, alors que le système PIM peut exiger que ces champs soient organisés dans un format particulier.

De nombreuses solutions PIM telles que [AtroPIM] (https://help.atrocore.com/integration/import-feeds) fournissent des instructions claires et détaillées sur le mappage et la préparation des données.

Exécution de l'importation de données

Une fois les données préparées et les règles de mappage configurées, vous pouvez exécuter l'importation. Pour les fichiers CSV, téléchargez-les à l'aide de la fonctionnalité d'importation du PIM. Après l'importation, vérifiez que les données ne comportent pas d'erreurs, d'incohérences ou d'entrées manquantes. Utilisez les journaux d'erreurs du PIM pour résoudre les problèmes éventuels. Une fois les erreurs corrigées, vous pouvez réimporter les données. Assurez-vous d'avoir importé tout ce que vous aviez.

Test et finalisation

Commencez par un petit test d'importation pour vérifier l'alignement des données et l'affichage correct des champs. Réglez les problèmes éventuels avant de procéder à la migration complète.

Une fois la migration terminée, évaluez les données importées sur les différentes plates-formes (par exemple, les sites de commerce électronique). Optimisez la catégorisation des produits et les flux de travail pour améliorer les performances du système.

Meilleures pratiques pour la migration des données

Ces meilleures pratiques sont destinées aux entreprises qui mettent en œuvre un système de gestion des informations sur les produits (PIM) pour la première fois. Elles se concentrent sur l'importation initiale des données, afin d'assurer une transition en douceur d'Excel ou d'autres méthodes manuelles vers un système PIM entièrement intégré. Une fois l'importation terminée, les entreprises peuvent s'appuyer uniquement sur le PIM pour gérer et mettre à jour les données relatives aux produits.

Ajuster le modèle de données PIM avant l'importation

Adaptez le modèle de données du PIM aux besoins de l'entreprise, en veillant à ce que les attributs et les relations soient correctement définis. Par exemple, si vous vendez des vêtements, assurez-vous que le système inclut des attributs tels que "Taille", "Matière" et "Couleur".

N'oubliez pas que les données relatives aux produits varient considérablement d'un utilisateur à l'autre. Si certaines entreprises ont besoin d'attributs standard tels que la couleur et la taille, d'autres ont besoin de configurations supplémentaires pour décrire correctement leurs produits. Par exemple, certains utilisateurs peuvent avoir besoin de visualiser les caractéristiques des produits à l'aide d'icônes. Pour répondre à ces besoins, le modèle de données PIM doit être adapté en conséquence. Toutes ces configurations peuvent être préparées dans Excel avant l'importation, ce qui garantit une transition en douceur et une représentation précise des données.

AtroPIM permet aux utilisateurs de configurer n'importe quel type de flux d'exportation, en fonction de la configuration de votre modèle de données personnalisé, puis de le convertir en flux d'importation. Cette méthode fournit un modèle prêt à l'emploi avec des données correctement structurées, ce qui élimine la nécessité de créer manuellement des flux d'importation distincts. En générant un flux d'importation à partir d'un fichier d'exportation, vous pouvez voir comment les données doivent être formatées, en vous assurant que toutes les colonnes requises sont correctement nommées. Cela simplifie le processus et réduit le risque d'erreurs.

Comprendre la structure des données

Une compréhension approfondie de la façon dont le PIM structure les données est cruciale pour une migration réussie. Commencez par analyser les structures de données existantes à l'aide des flux d'exportation, qui peuvent fournir des informations sur des champs clés tels que l'"ID du produit" et la "description". Cette étape aide les entreprises à identifier les lacunes et les incohérences dans leurs données avant de tenter une importation.

Une fois la structure comprise, l'étape suivante consiste à aligner les fichiers d'importation sur le format du PIM. En veillant à ce que des champs tels que "SKU" et "Price" soient nommés et structurés de manière cohérente, on minimise les erreurs et on améliore la compatibilité entre les données exportées et importées. Les entreprises doivent également valider et nettoyer les données avant de les importer afin d'éliminer les incohérences, de corriger les erreurs et de s'assurer que toutes les informations nécessaires sont incluses. Organiser correctement les données avant la migration permet d'éviter les problèmes potentiels et d'assurer une transition plus aisée vers le système PIM.

Types de données du plan

Il est essentiel de sélectionner les bons types de données pour les attributs des produits afin de garantir un filtrage et une importation de données sans faille. Les exigences varient d'un système à l'autre. Il est donc essentiel de préparer un fichier Excel avec des données correctement structurées.

En ce qui concerne les attributs, les champs numériques doivent être utilisés pour les prix, les poids, les dimensions et les quantités, tandis que les champs textuels conviennent mieux aux noms de produits, aux descriptions et aux marques. Les listes déroulantes avec des valeurs prédéfinies sont utiles pour les catégories telles que "Électronique" ou "Mobilier", ainsi que pour les tailles et les couleurs afin de maintenir une certaine cohérence. Les champs booléens (Oui/Non) peuvent être appliqués à des attributs tels que "En stock" ou "Livraison gratuite", et les champs de date doivent être utilisés pour des informations telles que les dates d'expiration, les promotions ou les périodes de garantie.

Les utilisateurs négligent souvent la classification des données, ce qui peut entraîner des importations incorrectes, des problèmes de filtrage et des erreurs de système. La normalisation des formats de données permet d'éviter les échecs et garantit la compatibilité entre les différentes plates-formes. Pour préparer un fichier Excel prêt à être importé, chaque colonne doit s'aligner sur un attribut spécifique et suivre le type de données correct. L'utilisation de règles de validation ou de listes déroulantes contribue à maintenir la cohérence, et le formatage correct des champs de date permet d'éviter les erreurs d'interprétation. Tester un échantillon d'importation avant la mise en œuvre complète permet d'identifier les erreurs potentielles.

En structurant correctement les données, les entreprises peuvent renforcer la précision du filtrage, améliorer l'expérience des utilisateurs et garantir la réussite des importations de produits dans différents systèmes.

Organiser les attributs des produits en fonction de leur utilisation

Dans un système d'information sur les produits (PIM) ou une plateforme de commerce électronique, les attributs ont des fonctions différentes selon le service qui les utilise. Certains attributs sont essentiels pour les clients, tandis que d'autres sont cruciaux pour les opérations internes, mais ne sont pas affichés sur les pages des produits.

Par exemple, les attributs liés au marketing tels que "Titre du produit", "Principales caractéristiques" et "Étiquettes promotionnelles" sont essentiels pour stimuler les ventes et l'engagement des clients. Les attributs liés à l'assistance, tels que "Période de garantie" ou "Lien vers le manuel de l'utilisateur", permettent de fournir une assistance après l'achat. Les attributs liés à la logistique, tels que "Emplacement de l'entrepôt", "Unité de gestion des stocks (UGS)" et "Détails du fournisseur" sont essentiels pour la gestion des stocks, mais ne sont pas nécessaires sur la page du produit destinée au client.

Pour garantir une gestion efficace des données, les entreprises doivent clairement séparer les attributs orientés vers le client (visibles sur les pages de commerce électronique) des attributs internes (utilisés pour les opérations, la logistique et l'assistance). Cette distinction permet de rationaliser le stockage des données sur les produits dans le système PIM tout en garantissant que les clients ne voient que les informations pertinentes.

Préparer les données pour chaque classification de produits séparément

Il est essentiel d'organiser et de préparer les données séparément pour chaque classification de produits afin de préserver l'exactitude, la cohérence et la facilité d'utilisation des données. Les différentes classifications de produits ont souvent des attributs et des types de données distincts. Par exemple, les spécifications techniques des appareils électroniques diffèrent considérablement de celles des vêtements ou des meubles. La préparation de feuilles distinctes pour chaque classification vous fera gagner un temps considérable en vous permettant d'utiliser des colonnes dédiées aux valeurs d'attributs pertinentes.

Utiliser CSV, pas XLSX

Les fichiers CSV sont généralement traités plus rapidement, ce qui les rend idéaux pour traiter de grands ensembles de données. Toutefois, leur principal inconvénient est qu'ils ne prennent pas en charge les onglets multiples. Si vous devez organiser vos données sur plusieurs feuilles, Excel est un meilleur choix.

Utiliser les modèles de flux d'importation

Suivez les modèles d'importation fournis par votre système PIM pour garantir la compatibilité. Si le modèle comprend des champs tels que "Nom du produit", "Description" et "URL de l'image", votre fichier doit correspondre à cette structure pour éviter les erreurs d'importation.

De nombreux systèmes PIM sont livrés avec des flux d'importation préconfigurés, mais la modification de votre modèle de données peut les rendre inadaptés, car ils ne s'aligneront plus sur votre structure. Certains systèmes, comme AtroPIM, n'ont pas de flux d'importation prédéfinis mais offrent la possibilité de les configurer en fonction de vos besoins.

Tester, contrôler et valider les données

Effectuez un test d'importation à petite échelle, en téléchargeant 10 produits par exemple, pour vérifier que les champs clés tels que "Prix" et "Catégorie" sont correctement mappés. Après l'importation, surveillez attentivement les données et examinez les journaux d'erreurs du PIM pour détecter d'éventuelles anomalies, telles que des catégories non concordantes, des images manquantes ou des problèmes de formatage. Corrigez les erreurs en ajustant le mappage ou en corrigeant les données, en veillant à ce que tout s'aligne correctement avant de procéder à l'importation complète. Ce processus permet d'assurer une migration en douceur et d'éviter des problèmes plus importants par la suite.

Importer et lier des actifs à des produits de manière efficace

Dans la mesure du possible, utilisez des URL pour référencer les fichiers. Par exemple, au lieu de télécharger manuellement des images, incluez des liens tels que "http://example.com/images/product1.jpg" dans les champs d'image. Cela permet de faciliter le processus d'importation et de conserver les associations de fichiers intactes. Il est également important d'importer les images principales et les ressources connexes dans un seul travail afin de maintenir un lien correct avec les produits correspondants.

Toutefois, lorsque les images sont stockées localement et que les URL ne sont pas disponibles, les utilisateurs doivent d'abord télécharger les fichiers manuellement, souvent à l'aide d'une fonction de téléchargement en masse. Une fois téléchargées, ces images peuvent ensuite être associées à des produits par le biais d'un flux d'importation, ce qui garantit un processus de gestion des actifs structuré et efficace.

Les pièges à éviter

Tous les systèmes PIM ne prennent pas en charge les types de données attendus par les utilisateurs. Certains n'autorisent pas les plages d'attributs telles que "10 à 20 cm" ou les listes de pays, ce qui limite la manière dont les données peuvent être structurées. Chaque système a ses propres contraintes et tous ne prennent pas en charge tous les formats de données possibles.

En outre, certains systèmes PIM peuvent restreindre les types de données pouvant être importés, même s'ils sont disponibles dans le système. Il peut également y avoir des limitations sur la façon dont les importations et les exportations interagissent avec le modèle de données. L'un des principaux avantages d'AtroPIM est sa flexibilité : il permet d'importer et d'exporter tous les types de données, quel que soit le modèle de données, ce qui garantit une plus grande adaptabilité.

Lors de la préparation des données pour l'importation, il est préférable de les organiser dans Excel, mais de sauvegarder les fichiers au format CSV avant de les importer. Les fichiers CSV sont généralement traités plus efficacement par les systèmes PIM, car ils sont légers et évitent les problèmes de formatage qui peuvent survenir avec les fichiers Excel. Bien qu'Excel prenne en charge plus d'un million de lignes, l'utilisation de fichiers très volumineux peut ralentir les performances et provoquer des pannes, alors que les fichiers CSV sont généralement plus fiables pour le traitement d'ensembles de données volumineux.

Principaux enseignements

La migration des données d'Excel vers un système PIM améliore la gestion des données produits et l'efficacité opérationnelle. Avant d'être importées, les données doivent être nettoyées, cartographiées et formatées pour répondre aux exigences du système PIM. L'utilisation de fichiers CSV au lieu d'Excel garantit de meilleures performances et moins de problèmes d'importation. Certains systèmes PIM ont des limitations sur les types de données et les capacités d'importation, alors que des solutions flexibles comme AtroPIM permettent une personnalisation complète. Une gestion efficace des actifs implique de lier les images via des URL ou des téléchargements en masse. Les tests effectués à l'aide d'échantillons de données permettent d'identifier rapidement les erreurs, et l'examen des journaux d'erreurs garantit l'exactitude des données. Structurer correctement les attributs des produits permet d'optimiser les opérations internes et les informations destinées aux clients.