A migração de dados do Excel para um sistema Product Information Management (PIM) permite às empresas otimizar o tratamento de dados de produtos e melhorar a eficiência operacional. Este processo envolve normalmente a transferência de grandes colecções de informações sobre produtos - incluindo descrições, preços, imagens e especificações - para um sistema centralizado, acessível e rico em funcionalidades. De seguida, exploramos os elementos práticos desta migração, incluindo a preparação, as tecnologias e a execução.

Compreender o PIM

Os sistemas PIM (Product Information Management) são ferramentas concebidas para centralizar, organizar e gerir sistematicamente as informações sobre os produtos. Garantem a consistência dos dados em várias plataformas, como sites de comércio eletrónico, sistemas ERP ou marketplaces. Tudo isto torna o PIM indispensável para as empresas que lidam com grandes quantidades de dados de produtos.

Embora as folhas de cálculo Excel sejam normalmente utilizadas para gerir dados de produtos, a expansão das empresas cria normalmente a necessidade das caraterísticas avançadas dos sistemas PIM. O PIM fornece funcionalidades como a verificação automática de dados, a categorização melhorada e as actualizações em tempo real, que são cruciais para manter informações precisas e consistentes sobre os produtos.

Existem duas formas mais comuns de importar inicialmente dados para o software PIM.

Utilização da funcionalidade de importação de dados

Pode importar ficheiros Excel (XLSX) diretamente, se o software PIM escolhido o suportar, ou convertê-los em ficheiros CSV. O formato CSV é normalmente suportado por todos os sistemas PIM.

Utilização de APIs REST

As APIs permitem uma integração perfeita para migrações em grande escala ou actualizações frequentes. Embora altamente eficientes, as APIs requerem recursos de desenvolvimento significativos. Por conseguinte, este método de migração não é recomendado, exceto se for absolutamente necessário.

Neste artigo, concentramo-nos na importação manual de dados através de feeds de importação.

Passos para migrar dados do Excel para o PIM (Importação inicial de dados para o PIM)

Preparação de dados

A importação de um ficheiro Excel diretamente para um sistema PIM raramente é um processo sem problemas. O formato e a estrutura dos dados muitas vezes requerem ajustes antes da importação. É essencial compreender as capacidades de importação do software PIM que escolheu e modificar os seus dados em conformidade.

Para simplificar o processo, prepare folhas separadas para cada entidade de dados. Por exemplo, crie folhas individuais para produtos, atributos, categorias de produtos e quaisquer entidades de dados personalizadas. Cada folha deve ser estruturada para permitir o processamento linha a linha durante a importação. Muitas vezes, poderá ter mais flexibilidade durante a importação se preparar folhas para relações de dados separadamente - por exemplo, para ligar produtos a categorias, ou ligar produtos a activos digitais e outros ficheiros, ligar produtos a classificações.

Alguns dados fundamentais, conhecidos como dicionários, podem ter de ser introduzidos manualmente antes da importação de outros dados. Os dicionários incluem dados de referência gerais utilizados em todo o sistema, tais como unidades de medida, países e moedas. Muitos sistemas PIM exigem que estes sejam previamente configurados.

Se a transformação manual de dados for demasiado morosa, considere a utilização de ferramentas ETL (Extract, Transform, Load) como o Talend ou o Apache NiFi. Estas ferramentas podem extrair dados do Excel, transformá-los para corresponderem ao formato exigido pelo PIM e carregá-los de forma eficiente, poupando tempo e reduzindo os erros.

Unificação de tipos de dados

A principal vantagem do PIM em relação ao Excel é a tipificação rigorosa dos dados. No Excel, é possível introduzir qualquer valor numa célula sem restrições, ao passo que num sistema PIM, cada atributo tem de ter um tipo de dados definido, garantindo que apenas são atribuídos valores válidos.

Os sistemas PIM podem suportar uma vasta gama de tipos de dados - alguns oferecem mais de 20. Os tipos mais comuns incluem string, texto, HTML, lista, data, número inteiro e float. Para além disso, os tipos de dados podem ser simples ou combinados. Por exemplo, um intervalo de valores como "1...3 mm" consiste em vários elementos: um valor inicial (inteiro), um valor final (inteiro) e uma unidade de medida (lista).

A utilização dos tipos de dados adequados permitirá a filtragem de produtos no seu sítio Web ou loja online, garantindo resultados de pesquisa mais precisos e eficientes.

Para evitar erros de importação, certifique-se de que todos os valores dos atributos são formatados corretamente durante a preparação dos dados. Pense duas vezes sobre qual o tipo de dados que deve corresponder a cada atributo que pretende utilizar.

Limpeza de dados

Eliminar duplicados, normalizar formatos (por exemplo, datas e moedas), unificar tipos de dados para valores e corrigir erros.

Mapeamento de dados

A fase inicial do procedimento de migração envolve o alinhamento dos dados da sua folha de Excel com os campos e atributos relevantes no sistema PIM. Isto é crucial, uma vez que os dados do produto no Excel podem não estar consistentemente alinhados com a estrutura do sistema PIM. Por exemplo, o Excel pode incluir detalhes do produto, como nomes, descrições e atributos do produto em colunas individuais, enquanto o sistema PIM pode exigir que esses campos sejam organizados num formato específico.

Muitas soluções PIM, como a AtroPIM, fornecem instruções claras e pormenorizadas sobre o mapeamento e a preparação dos dados.

Execução da importação de dados

Depois de os dados estarem preparados e as regras de mapeamento configuradas, pode executar a importação. Para ficheiros CSV, carregue-os utilizando a funcionalidade de importação do PIM. Após a importação, reveja os dados para detetar erros, inconsistências ou entradas em falta. Utilize os registos de erros do PIM para resolver quaisquer problemas. Depois de corrigir os erros, pode reimportar novamente os dados. Certifique-se de que importou tudo o que tinha.

Testes e finalização

Comece com um pequeno teste de importação para verificar o alinhamento dos dados e a exibição correta dos campos. Resolva quaisquer problemas antes de prosseguir com a migração completa.

Uma vez concluída, avalie os dados importados entre plataformas (por exemplo, sites de comércio eletrónico). Optimize a categorização dos produtos e os fluxos de trabalho para melhorar o desempenho do sistema.

Melhores práticas para a migração de dados

Estas melhores práticas foram concebidas para empresas que estão a implementar um sistema de Gestão de Informação de Produtos (PIM) pela primeira vez. Concentram-se na importação inicial de dados, assegurando uma transição suave do Excel ou de outros métodos manuais para um PIM totalmente integrado. Uma vez concluída a importação, as empresas podem confiar exclusivamente no PIM para gerir e manter os dados dos produtos.

Ajustar o modelo de dados PIM antes da importação

Personalize o modelo de dados do PIM para satisfazer as necessidades do negócio, assegurando que os atributos e as relações estão corretamente definidos. Por exemplo, se vende vestuário, certifique-se de que o sistema inclui atributos como "Tamanho", "Material" e "Cor".

Não se esqueça de que os dados dos produtos variam significativamente entre os diferentes utilizadores. Enquanto algumas empresas exigem atributos padrão como cor e tamanho, outras precisam de configurações adicionais para descrever corretamente os seus produtos. Por exemplo, alguns utilizadores podem precisar de visualizar as caraterísticas do produto utilizando ícones. Para atender a essas necessidades, o modelo de dados PIM deve ser ajustado em conformidade. Toda esta configuração pode ser preparada em Excel antes da importação, garantindo uma transição suave e uma representação exacta dos dados.

O AtroPIM permite aos utilizadores configurar qualquer tipo de feed de exportação, dependendo da configuração do seu modelo de dados personalizado, e depois convertê-lo num feed de importação. Este método fornece um modelo pronto a usar com dados corretamente estruturados, eliminando a necessidade de criar manualmente feeds de importação separados. Ao gerar um feed de importação a partir de um ficheiro de exportação, pode ver como os dados devem ser formatados, garantindo que todas as colunas necessárias são nomeadas corretamente. Isto simplifica o processo e reduz o risco de erros.

Compreender a estrutura dos dados

Para que a migração seja bem sucedida, é fundamental compreender a forma como o PIM estrutura os dados. Comece por analisar as estruturas de dados existentes através de feeds de exportação, que podem fornecer informações sobre campos-chave como "ID do produto" e "Descrição". Este passo ajuda as empresas a identificar lacunas e inconsistências nos seus dados antes de tentarem uma importação.

Uma vez compreendida a estrutura, o passo seguinte é alinhar os ficheiros de importação com o formato do PIM. Garantir que campos como "SKU" e "Preço" são nomeados e estruturados de forma consistente minimiza os erros e melhora a compatibilidade entre os dados exportados e importados. As empresas devem também validar e limpar os dados antes da importação para eliminar inconsistências, corrigir erros e garantir que todas as informações necessárias são incluídas. A organização correta dos dados antes da migração evita potenciais problemas e assegura uma transição mais suave para o sistema PIM.

Tipos de dados planejados

A seleção dos tipos de dados corretos para os atributos do produto é crucial para garantir uma filtragem suave e uma importação de dados sem problemas. Os diferentes sistemas têm requisitos diferentes, pelo que é essencial preparar um ficheiro Excel com dados devidamente estruturados.

Para os atributos, os campos numéricos devem ser utilizados para preços, pesos, dimensões e quantidades, enquanto os campos de texto funcionam melhor para nomes de produtos, descrições e nomes de marcas. As listas pendentes com valores predefinidos são úteis para categorias como "Eletrónica" ou "Mobiliário", bem como para tamanhos e cores, para manter a consistência. Os campos booleanos (Sim/Não) podem ser aplicados a atributos como "Em stock" ou "Envio gratuito", e os campos de data devem ser utilizados para informações como datas de validade, promoções ou períodos de garantia.

Os utilizadores ignoram frequentemente a classificação dos dados, o que pode levar a importações incorrectas, problemas de filtragem e erros do sistema. A normalização dos formatos de dados evita falhas e assegura a compatibilidade entre diferentes plataformas. Para preparar um ficheiro Excel pronto para importação, cada coluna deve estar alinhada com um atributo específico e seguir o tipo de dados correto. A utilização de regras de validação ou listas pendentes ajuda a manter a consistência e a formatação correta dos campos de data evita erros de interpretação. Testar uma amostra de importação antes da implementação completa ajuda a identificar potenciais erros.

Ao estruturar os dados corretamente, as empresas podem aumentar a precisão da filtragem, melhorar a experiência do utilizador e garantir o êxito das importações de produtos através de vários sistemas.

Organizar atributos de produtos para diferentes utilizações

Num sistema de informação de produtos (PIM) ou numa plataforma de comércio eletrónico, diferentes atributos têm diferentes finalidades, dependendo do departamento que os utiliza. Alguns atributos são essenciais para os clientes, enquanto outros são cruciais para as operações internas, mas não são exibidos nas páginas dos produtos.

Por exemplo, os atributos relacionados com o marketing, como "Título do produto", "Principais caraterísticas" e "Etiquetas promocionais", são cruciais para impulsionar as vendas e o envolvimento dos clientes. Os atributos relacionados com o apoio, como "Período de garantia" ou "Ligação ao manual do utilizador", ajudam a prestar assistência pós-compra. Os atributos relacionados com a logística, como "Localização do armazém", "Unidade de manutenção de stock (SKU)" e "Detalhes do fornecedor", são vitais para a gestão do inventário, mas não são necessários na página do produto virada para o cliente.

Para garantir uma gestão eficiente dos dados, as empresas devem separar claramente os atributos orientados para o cliente (visíveis nas páginas de comércio eletrónico) dos atributos internos (utilizados para operações, logística e apoio). Esta distinção ajuda a otimizar o armazenamento de dados do produto no sistema PIM, garantindo que os clientes apenas vêem a informação relevante.

Preparar dados para cada classificação de produto separadamente

A organização e preparação de dados separadamente para cada classificação de produto é crucial para manter a exatidão, consistência e usabilidade dos dados. As diferentes classificações de produtos têm frequentemente atributos e tipos de dados distintos. Por exemplo, as especificações técnicas para dispositivos electrónicos diferem significativamente das especificações para vestuário ou mobiliário. A preparação de folhas separadas para cada classificação poupará muito tempo, permitindo-lhe utilizar colunas dedicadas para valores de atributos relevantes.

Utilizar CSV, não XLSX

Os ficheiros CSV são normalmente processados mais rapidamente, o que os torna ideais para lidar com grandes conjuntos de dados. No entanto, a sua principal desvantagem é a falta de suporte para vários separadores. Se precisar de organizar os seus dados em várias folhas, o Excel é uma melhor escolha.

Usar modelos de feed de importação

Siga os modelos de importação fornecidos pelo seu sistema PIM para garantir a compatibilidade. Se o modelo incluir campos como "Nome do produto", "Descrição" e "URL da imagem", o ficheiro deve corresponder a esta estrutura para evitar erros de importação.

Muitos sistemas PIM vêm com feeds de importação pré-configurados, mas a modificação do seu modelo de dados pode torná-los inadequados, uma vez que deixarão de estar alinhados com a sua estrutura. Alguns sistemas, como o AtroPIM, não têm feeds de importação predefinidos, mas oferecem a flexibilidade de os configurar de acordo com as suas necessidades.

Testar, monitorizar e validar dados

Efectue um teste de importação em pequena escala, como o carregamento de 10 produtos, para verificar se os campos-chave como "Preço" e "Categoria" estão corretamente mapeados. Após a importação, monitorize os dados de perto e reveja os registos de erros do PIM para detetar quaisquer discrepâncias, tais como categorias não correspondentes, imagens em falta ou problemas de formatação. Resolva os erros ajustando o mapeamento ou corrigindo os dados, garantindo que tudo está corretamente alinhado antes de prosseguir com a importação completa. Este processo ajuda a garantir uma migração suave e evita problemas de maior escala mais tarde.

Importar e ligar activos a produtos de forma eficiente

Utilize URLs para referenciar ficheiros sempre que possível. Por exemplo, em vez de carregar imagens manualmente, inclua links como "http://example.com/images/product1.jpg" nos campos de imagem. Isto garante um processo de importação mais suave e mantém as associações de ficheiros intactas. Também é importante importar as imagens principais e os activos relacionados numa única tarefa para manter a ligação correta com os produtos correspondentes.

No entanto, nos casos em que as imagens são armazenadas localmente e os URLs não estão disponíveis, os utilizadores devem primeiro carregar os ficheiros manualmente, muitas vezes através de uma funcionalidade de carregamento em massa. Uma vez carregadas, estas imagens podem ser ligadas aos produtos através de um feed de importação, assegurando um processo de gestão de activos estruturado e eficiente.

Armadilhas a ter em conta

Nem todos os sistemas PIM suportam os tipos de dados que os utilizadores esperam. Alguns podem não permitir intervalos de atributos como "10 a 20 cm" ou listas de países, limitando a forma como os dados podem ser estruturados. Cada sistema tem as suas próprias restrições e nem todos suportam todos os formatos de dados possíveis.

Além disso, alguns sistemas PIM podem restringir os tipos de dados que podem ser importados, mesmo que estejam disponíveis no sistema. Também pode haver limitações na forma como as importações e exportações interagem com o modelo de dados. Uma das principais vantagens do AtroPIM é a sua flexibilidade - permite a importação e exportação de todos os tipos de dados, independentemente do modelo de dados, garantindo uma maior adaptabilidade.

Ao preparar os dados para importação, é preferível organizá-los em Excel, mas guardar os ficheiros em formato CSV antes de os importar. Os ficheiros CSV são normalmente processados de forma mais eficiente pelos sistemas PIM, uma vez que são leves e evitam potenciais problemas de formatação que podem ocorrer com os ficheiros Excel. Embora o Excel suporte mais de um milhão de linhas, trabalhar com ficheiros muito grandes pode diminuir o desempenho e causar falhas, enquanto os ficheiros CSV são geralmente mais fiáveis para lidar com conjuntos de dados extensos.

Principais conclusões

A migração de dados do Excel para um sistema PIM melhora a gestão de dados de produtos e a eficiência operacional. Antes da importação, os dados devem ser limpos, mapeados e formatados para corresponder aos requisitos do sistema PIM. A utilização de ficheiros CSV em vez de Excel garante um melhor desempenho e menos problemas de importação. Alguns sistemas PIM têm limitações quanto aos tipos de dados e capacidades de importação, enquanto que soluções flexíveis como o AtroPIM permitem uma personalização total. Uma gestão de activos eficiente envolve a ligação de imagens através de URLs ou carregamentos em massa. A realização de testes com dados de amostra ajuda a identificar erros precocemente e a revisão dos registos de erros garante a exatidão dos dados. A estruturação adequada dos atributos dos produtos optimiza as operações internas e as informações destinadas aos clientes.