La migrazione dei dati da Excel a un sistema di Product Information Management (PIM) consente alle aziende di ottimizzare la gestione dei dati sui prodotti e di migliorare l'efficienza operativa. Questo processo comporta in genere il trasferimento di grandi raccolte di informazioni sui prodotti, tra cui descrizioni, prezzi, immagini e specifiche, in un sistema centralizzato, accessibile e ricco di funzionalità. Di seguito analizziamo gli elementi pratici di questa migrazione, tra cui la preparazione, le tecnologie e l'esecuzione.

Capire il PIM

I sistemi PIM (Product Information Management) sono strumenti progettati per centralizzare, organizzare e gestire sistematicamente le informazioni sui prodotti. Garantiscono la coerenza dei dati su più piattaforme, come siti web di e-commerce, sistemi ERP o marketplace. Tutto ciò rende il PIM indispensabile per le aziende che gestiscono grandi quantità di dati sui prodotti.

Mentre i fogli di calcolo Excel sono comunemente utilizzati per la gestione dei dati sui prodotti, la crescita delle aziende crea tipicamente la necessità di disporre delle caratteristiche avanzate dei sistemi PIM. Il PIM offre funzionalità come la verifica automatica dei dati, la categorizzazione avanzata e gli aggiornamenti in tempo reale, che sono fondamentali per mantenere informazioni accurate e coerenti sui prodotti.

Esistono due modi più comuni per importare inizialmente i dati nel software PIM.

Utilizzo della funzione di importazione dei dati

È possibile importare direttamente i file Excel (XLSX), se il software PIM scelto lo supporta, oppure convertirli in file CSV. Il formato CSV è solitamente supportato da tutti i sistemi PIM.

Utilizzo delle API REST

Le API consentono un'integrazione perfetta per migrazioni su larga scala o aggiornamenti frequenti. Pur essendo molto efficienti, le API richiedono notevoli risorse di sviluppo. Pertanto, questo metodo di migrazione è sconsigliato a meno che non sia assolutamente necessario.

In questo articolo ci concentriamo sull'importazione manuale dei dati tramite feed di importazione.

Passi per la migrazione dei dati da Excel a PIM (Importazione iniziale dei dati in PIM)

Preparazione dei dati

L'importazione di un file Excel direttamente in un sistema PIM è raramente un processo senza soluzione di continuità. Il formato e la struttura dei dati spesso richiedono aggiustamenti prima dell'importazione. È essenziale comprendere le capacità di importazione del software PIM scelto e modificare i dati di conseguenza.

Per semplificare il processo, preparate fogli separati per ogni entità di dati. Ad esempio, creare fogli individuali per i prodotti, gli attributi, le categorie di prodotti e qualsiasi entità di dati personalizzata. Ogni foglio deve essere strutturato in modo da consentire l'elaborazione riga per riga durante l'importazione. Spesso si può avere una maggiore flessibilità durante l'importazione se si preparano separatamente i fogli per le relazioni tra i dati, ad esempio per collegare i prodotti con le categorie, o per collegare i prodotti con le risorse digitali e altri file, o per collegare i prodotti con le classificazioni.

Alcuni dati fondamentali, noti come dizionari, potrebbero dover essere inseriti manualmente prima di importare altri dati. I dizionari comprendono i dati di riferimento generali utilizzati nel sistema, come le unità di misura, i paesi e le valute. Molti sistemi PIM richiedono che questi dati siano impostati in anticipo.

Se la trasformazione manuale dei dati richiede troppo tempo, si può considerare l'uso di strumenti ETL (Extract, Transform, Load) come Talend o Apache NiFi. Questi strumenti possono estrarre i dati da Excel, trasformarli in modo che corrispondano al formato richiesto dal PIM e caricarli in modo efficiente, risparmiando tempo e riducendo gli errori.

Unificazione dei tipi di dati

Il vantaggio principale di PIM rispetto a Excel è la rigorosa tipizzazione dei dati. In Excel è possibile inserire qualsiasi valore in una cella senza restrizioni, mentre in un sistema PIM ogni attributo deve avere un tipo di dati definito, assicurando che vengano assegnati solo valori validi.

I sistemi PIM possono supportare un'ampia gamma di tipi di dati, alcuni dei quali offrono più di 20 tipi. I tipi più comuni sono: stringa, testo, HTML, elenco, data, intero e float. Inoltre, i tipi di dati possono essere semplici o combinati. Ad esempio, un intervallo di valori come "1..3 mm" è composto da più elementi: un valore iniziale (intero), un valore finale (intero) e un'unità di misura (elenco).

L'utilizzo dei tipi di dati appropriati consentirà di filtrare i prodotti sul vostro sito web o negozio online, garantendo risultati di ricerca più accurati ed efficienti.

Per evitare errori di importazione, assicurarsi che tutti i valori degli attributi siano formattati correttamente durante la preparazione dei dati. Pensare due volte a quale tipo di dati deve essere ogni attributo che si vuole usare.

Pulizia dei dati

Eliminare i duplicati, standardizzare i formati (ad esempio, date e valute), unificare i tipi di dati per i valori e correggere gli errori.

Mappatura dei dati

La fase iniziale della procedura di migrazione prevede l'allineamento dei dati del foglio Excel con i campi e gli attributi pertinenti del sistema PIM. Questo è fondamentale perché i dati dei prodotti in Excel potrebbero non essere coerenti con la struttura del sistema PIM. Per esempio, Excel può includere i dettagli del prodotto come nomi, descrizioni e attributi del prodotto in colonne individuali, mentre il sistema PIM potrebbe richiedere che questi campi siano organizzati in un formato particolare.

Molte soluzioni PIM come AtroPIM forniscono istruzioni chiare e dettagliate sulla mappatura e la preparazione dei dati.

Esecuzione dell'importazione dei dati

Una volta preparati i dati e configurate le regole di mappatura, è possibile eseguire l'importazione. Per i file CSV, caricarli utilizzando la funzionalità di importazione del PIM. Dopo l'importazione, verificare che i dati non presentino errori, incongruenze o voci mancanti. Utilizzare i registri degli errori del PIM per risolvere eventuali problemi. Dopo aver corretto gli errori, è possibile reimportare i dati. Assicurarsi di aver importato tutto ciò che si aveva.

Collaudo e finalizzazione

Iniziare con una piccola importazione di prova per verificare l'allineamento dei dati e la corretta visualizzazione dei campi. Risolvere eventuali problemi prima di procedere con la migrazione completa.

Una volta completata, valutate i dati importati su tutte le piattaforme (ad esempio, siti web di e-commerce). Ottimizzate la categorizzazione dei prodotti e i flussi di lavoro per migliorare le prestazioni del sistema.

Migliori pratiche per la migrazione dei dati

Queste best practice sono pensate per le aziende che implementano per la prima volta un sistema di Product Information Management (PIM). Si concentrano sull'importazione iniziale dei dati, assicurando una transizione senza problemi da Excel o altri metodi manuali a un PIM completamente integrato. Una volta completata l'importazione, le aziende possono affidarsi esclusivamente al PIM per la gestione e il mantenimento dei dati sui prodotti.

Regolare il modello di dati PIM prima dell'importazione

Personalizzate il modello di dati del PIM per soddisfare le esigenze aziendali, assicurandovi che gli attributi e le relazioni siano definiti correttamente. Ad esempio, se vendete abbigliamento, assicuratevi che il sistema includa attributi come "Taglia", "Materiale" e "Colore".

Tenete presente che i dati dei prodotti variano in modo significativo tra i diversi utenti. Mentre alcune aziende richiedono attributi standard come colore e taglia, altre hanno bisogno di configurazioni aggiuntive per descrivere correttamente i loro prodotti. Ad esempio, alcuni utenti potrebbero aver bisogno di visualizzare le caratteristiche del prodotto utilizzando delle icone. Per soddisfare queste esigenze, il modello di dati PIM deve essere adattato di conseguenza. Tutte queste configurazioni possono essere preparate in Excel prima dell'importazione, garantendo una transizione fluida e una rappresentazione accurata dei dati.

AtroPIM consente agli utenti di configurare qualsiasi tipo di feed di esportazione, a seconda della configurazione del modello di dati personalizzato, per poi convertirlo in un feed di importazione. Questo metodo fornisce un modello già pronto con dati strutturati correttamente, eliminando la necessità di creare manualmente feed di importazione separati. Generando un feed di importazione da un file di esportazione, è possibile vedere come devono essere formattati i dati, assicurandosi che tutte le colonne richieste siano denominate correttamente. Questo semplifica il processo e riduce il rischio di errori.

Comprendere la struttura dei dati

Una comprensione approfondita della struttura dei dati del PIM è fondamentale per il successo della migrazione. Si inizia analizzando le strutture dei dati esistenti attraverso i feed di esportazione, che possono fornire informazioni su campi chiave come "ID prodotto" e "Descrizione". Questa fase aiuta le aziende a identificare le lacune e le incongruenze nei loro dati prima di tentare un'importazione.

Una volta compresa la struttura, il passo successivo consiste nell'allineare i file di importazione al formato del PIM. Assicurarsi che campi come "SKU" e "Prezzo" abbiano nomi e strutture coerenti riduce al minimo gli errori e migliora la compatibilità tra i dati esportati e quelli importati. Le aziende dovrebbero anche convalidare e pulire i dati prima dell'importazione per eliminare le incongruenze, correggere gli errori e garantire che tutte le informazioni necessarie siano incluse. Organizzare correttamente i dati prima della migrazione previene potenziali problemi e assicura una transizione più fluida nel sistema PIM.

Tipi di dati del piano

La scelta dei giusti tipi di dati per gli attributi dei prodotti è fondamentale per garantire un filtraggio fluido e un'importazione dei dati senza problemi. I diversi sistemi hanno requisiti diversi, quindi è essenziale preparare un file Excel con dati strutturati correttamente.

Per gli attributi, i campi numerici dovrebbero essere utilizzati per i prezzi, i pesi, le dimensioni e le quantità, mentre i campi di testo funzionano meglio per i nomi dei prodotti, le descrizioni e i nomi dei marchi. Gli elenchi a discesa con valori predefiniti sono utili per categorie come "Elettronica" o "Arredamento", nonché per le dimensioni e i colori per mantenere la coerenza. I campi booleani (Sì/No) possono essere applicati ad attributi come "In stock" o "Spedizione gratuita", mentre i campi data dovrebbero essere utilizzati per informazioni come date di scadenza, promozioni o periodi di garanzia.

Gli utenti spesso trascurano la classificazione dei dati, il che può portare a importazioni errate, problemi di filtraggio ed errori di sistema. La standardizzazione dei formati dei dati previene gli errori e garantisce la compatibilità tra le diverse piattaforme. Per preparare un file Excel pronto per l'importazione, ogni colonna deve corrispondere a un attributo specifico e seguire il tipo di dati corretto. L'uso di regole di convalida o di elenchi a discesa aiuta a mantenere la coerenza, mentre la formattazione corretta dei campi data evita interpretazioni errate. Testare un'importazione campione prima dell'implementazione completa aiuta a identificare i potenziali errori.

Strutturando correttamente i dati, le aziende possono aumentare l'accuratezza dei filtri, migliorare l'esperienza dell'utente e garantire il successo delle importazioni di prodotti in diversi sistemi.

Organizzare gli attributi dei prodotti per i diversi usi

In un sistema informativo sui prodotti (PIM) o in una piattaforma di e-commerce, i diversi attributi hanno scopi diversi a seconda del reparto che li utilizza. Alcuni attributi sono essenziali per i clienti, mentre altri sono fondamentali per le operazioni interne ma non vengono visualizzati sulle pagine dei prodotti.

Ad esempio, gli attributi legati al marketing come "Titolo del prodotto", "Caratteristiche principali" e "Tag promozionali" sono fondamentali per promuovere le vendite e il coinvolgimento dei clienti. Gli attributi relativi all'assistenza, come "Periodo di garanzia" o "Link al manuale utente", aiutano a fornire assistenza dopo l'acquisto. Gli attributi relativi alla logistica, come "Posizione del magazzino", "Unità di stoccaggio (SKU)" e "Dettagli del fornitore", sono fondamentali per la gestione dell'inventario, ma non sono necessari nella pagina del prodotto rivolta al cliente.

Per garantire una gestione efficiente dei dati, le aziende dovrebbero separare chiaramente gli attributi rivolti al cliente (visibili sulle pagine dell'e-commerce) da quelli interni (utilizzati per le operazioni, la logistica e l'assistenza). Questa distinzione aiuta a semplificare l'archiviazione dei dati del prodotto nel sistema PIM, garantendo al contempo che i clienti vedano solo le informazioni pertinenti.

Preparare i dati per ogni classificazione di prodotto separatamente

Organizzare e preparare i dati separatamente per ogni classificazione di prodotto è fondamentale per mantenere l'accuratezza, la coerenza e la fruibilità dei dati. Le diverse classificazioni dei prodotti hanno spesso attributi e tipi di dati distinti. Ad esempio, le specifiche tecniche dei dispositivi elettronici differiscono notevolmente da quelle dell'abbigliamento o dei mobili. Preparare fogli separati per ciascuna classificazione consente di risparmiare molto tempo, perché permette di utilizzare colonne dedicate per i valori degli attributi rilevanti.

Usare CSV, non XLSX

I file CSV sono in genere elaborati più rapidamente, il che li rende ideali per gestire grandi insiemi di dati. Tuttavia, il loro principale svantaggio è la mancanza di supporto per le schede multiple. Se avete bisogno di organizzare i dati su più fogli, Excel è la scelta migliore.

Utilizzare i modelli di importazione dei feed

Seguite i modelli di importazione forniti dal vostro sistema PIM per garantire la compatibilità. Se il modello include campi come "Nome prodotto", "Descrizione" e "URL immagine", il vostro file deve corrispondere a questa struttura per evitare errori di importazione.

Molti sistemi PIM sono dotati di feed di importazione preconfigurati, ma la modifica del vostro modello di dati può renderli inadatti, in quanto non si allineano più alla vostra struttura. Alcuni sistemi, come AtroPIM, non hanno feed di importazione predefiniti ma offrono la flessibilità di configurarli in base alle proprie esigenze.

Test, monitoraggio e convalida dei dati

Effettuate un'importazione di prova su piccola scala, ad esempio caricando 10 prodotti, per verificare che campi chiave come "Prezzo" e "Categoria" siano mappati correttamente. Dopo l'importazione, monitorate attentamente i dati ed esaminate i log degli errori del PIM per individuare eventuali discrepanze, come categorie non corrispondenti, immagini mancanti o problemi di formattazione. Risolvete gli errori aggiustando la mappatura o correggendo i dati, assicurandovi che tutto sia allineato correttamente prima di procedere con l'importazione completa. Questo processo aiuta a garantire una migrazione senza intoppi e a prevenire problemi di maggiore entità in seguito.

Importare e collegare le attività con i prodotti in modo efficiente

Usate gli URL per fare riferimento ai file ogni volta che è possibile. Ad esempio, invece di caricare manualmente le immagini, includete link come "http://example.com/images/product1.jpg" nei campi delle immagini. Questo assicura un processo di importazione più fluido e mantiene intatte le associazioni dei file. È inoltre importante importare le immagini principali e le risorse correlate in un unico lavoro per mantenere un collegamento corretto con i prodotti corrispondenti.

Tuttavia, nei casi in cui le immagini sono archiviate localmente e gli URL non sono disponibili, gli utenti devono prima caricare i file manualmente, spesso attraverso una funzione di caricamento in blocco. Una volta caricate, le immagini possono essere collegate ai prodotti tramite un feed di importazione, garantendo un processo di gestione degli asset strutturato ed efficiente.

Insidie da tenere d'occhio

Non tutti i sistemi PIM supportano i tipi di dati che gli utenti si aspettano. Alcuni potrebbero non consentire intervalli di attributi come "da 10 a 20 cm" o elenchi di Paesi, limitando il modo in cui i dati possono essere strutturati. Ogni sistema ha i suoi vincoli e non tutti supportano tutti i possibili formati di dati.

Inoltre, alcuni sistemi PIM possono limitare i tipi di dati che possono essere importati, anche se sono disponibili all'interno del sistema. Possono anche esserci limitazioni sul modo in cui le importazioni e le esportazioni interagiscono con il modello di dati. Un vantaggio fondamentale di AtroPIM è la sua flessibilità: consente l'importazione e l'esportazione di tutti i tipi di dati, indipendentemente dal modello di dati, garantendo una maggiore adattabilità.

Quando si preparano i dati per l'importazione, è meglio organizzarli in Excel ma salvare i file in formato CSV prima di importarli. I file CSV sono in genere elaborati in modo più efficiente dai sistemi PIM, in quanto sono leggeri ed evitano i potenziali problemi di formattazione che possono verificarsi con i file Excel. Sebbene Excel supporti oltre un milione di righe, lavorare con file molto grandi può rallentare le prestazioni e causare arresti anomali, mentre i file CSV sono generalmente più affidabili per gestire insiemi di dati estesi.

Principali risultati

La migrazione dei dati da Excel a un sistema PIM migliora la gestione dei dati di prodotto e l'efficienza operativa. Prima dell'importazione, i dati devono essere puliti, mappati e formattati per soddisfare i requisiti del sistema PIM. L'uso di file CSV invece di Excel garantisce prestazioni migliori e minori problemi di importazione. Alcuni sistemi PIM hanno limitazioni sui tipi di dati e sulle capacità di importazione, mentre soluzioni flessibili come AtroPIM consentono una completa personalizzazione. Una gestione efficiente delle risorse prevede il collegamento delle immagini tramite URL o upload di massa. I test con dati campione aiutano a identificare tempestivamente gli errori e la revisione dei registri degli errori garantisce l'accuratezza dei dati. Strutturare correttamente gli attributi dei prodotti ottimizza sia le operazioni interne che le informazioni rivolte ai clienti.