La migración de datos de Excel a un sistema Product Information Management (PIM) permite a las empresas optimizar la gestión de datos de productos y mejorar la eficacia operativa. Este proceso suele implicar la transferencia de grandes colecciones de información sobre productos -incluidas descripciones, precios, imágenes y especificaciones- a un sistema centralizado, accesible y rico en funciones. A continuación, exploramos los elementos prácticos de esta migración, incluyendo la preparación, las tecnologías y la ejecución.

Entender el PIM

Los sistemas PIM (gestión de información sobre productos) son herramientas diseñadas para centralizar, organizar y gestionar sistemáticamente la información sobre productos. Garantizan la coherencia de los datos en múltiples plataformas, como sitios web de comercio electrónico, sistemas ERP o mercados. Todo esto hace que el PIM sea indispensable para las empresas que manejan grandes cantidades de datos de productos.

Mientras que las hojas de cálculo de Excel se utilizan habitualmente para gestionar los datos de los productos, la ampliación de las empresas suele crear la necesidad de las funciones avanzadas de los sistemas PIM. PIM ofrece funciones como la verificación automática de datos, la categorización mejorada y las actualizaciones en tiempo real, que son cruciales para mantener una información de productos precisa y coherente.

Pasos para migrar datos de Excel a PIM

Transformación de datos

Normalmente no se puede importar un archivo Excel directamente a un sistema PIM tal cual. A menudo es necesario ajustar el formato y la estructura de los datos antes de importarlos.

Adapte los datos para cumplir los requisitos específicos del sistema PIM, incluido su modelo de datos y los formatos de alimentación de importación. Herramientas ETL como Talend, Apache Nifi o Informatica pueden ayudar a transformar y organizar los datos para que sean compatibles. Las herramientas ETL pueden extraer datos de Excel, transformarlos para adaptarlos a la estructura del PIM y cargarlos de forma eficaz.

Limpieza de datos

Elimine duplicados, estandarice formatos (por ejemplo, fechas y monedas) y corrija errores. Los datos limpios mejoran la coherencia y reducen los problemas de importación.

Asignación de datos

La fase inicial del procedimiento de migración consiste en alinear los datos de su hoja Excel con los campos pertinentes del sistema PIM. Esto es crucial, ya que los datos de los productos en Excel pueden no coincidir con la estructura del sistema PIM. Por ejemplo, Excel puede incluir detalles de productos como nombres, descripciones y precios en columnas individuales, mientras que el sistema PIM puede requerir que estos campos se organicen en un formato particular.

Muchas soluciones PIM, como AtroPIM, ofrecen instrucciones claras y detalladas sobre el mapeo y la preparación de datos.

Seleccionar un método de migración

Importación de CSV

Exporte archivos Excel como CSV, un formato compatible con la mayoría de los sistemas PIM. Utilice las funciones de asignación del PIM para alinear las columnas del archivo con los campos del sistema, simplificando así el proceso de importación.

API

Las API permiten una integración perfecta para migraciones a gran escala o actualizaciones frecuentes. Aunque son muy eficaces, las API requieren importantes recursos de desarrollo. Por lo tanto, este método de migración no se recomienda a menos que sea absolutamente necesario.

Ejecutar la importación de datos

Una vez preparados los datos y elegido el método de migración, ejecute la importación. Para los archivos CSV, cárguelos utilizando la función de importación del PIM. Los sistemas PIM como AtroPIM proporcionan módulos de importación gratuitos para ejecutar las importaciones sin necesidad de cuotas ni suscripciones.

Tras la importación, revise los datos en busca de errores, incoherencias o entradas que falten. Utilice los registros de errores del PIM para solucionar cualquier problema.

Pruebas y finalización

Comience con una pequeña importación de prueba para verificar la alineación de los datos y la correcta visualización de los campos. Solucione cualquier problema antes de proceder a la migración completa.

Una vez completada, evalúe los datos importados en todas las plataformas (por ejemplo, sitios web de comercio electrónico). Optimice la categorización de los productos y los flujos de trabajo para mejorar el rendimiento del sistema.

Buenas prácticas para la migración de datos

Estas buenas prácticas están pensadas para las empresas que implantan por primera vez un sistema de gestión de información de productos (PIM). Se centran en la importación inicial de datos, garantizando una transición fluida desde Excel u otros métodos manuales a un PIM totalmente integrado. Una vez completada la importación, las empresas pueden confiar únicamente en el PIM para gestionar y mantener los datos de los productos.

Ajustar el modelo de datos PIM

Personalice el modelo de datos del PIM para satisfacer las necesidades del negocio, asegurándose de que los atributos y las relaciones estén correctamente definidos. Por ejemplo, si vende ropa, asegúrese de que el sistema incluya atributos como "Talla", "Material" y "Color".

Tenga en cuenta que los datos de los productos varían significativamente entre los distintos usuarios. Mientras que algunas empresas requieren atributos estándar como color y talla, otras necesitan configuraciones adicionales para describir correctamente sus productos. Por ejemplo, algunos usuarios pueden necesitar visualizar las características del producto mediante iconos. Para adaptarse a estas necesidades, el modelo de datos PIM debe ajustarse en consecuencia. Toda esta configuración puede prepararse en Excel antes de la importación, lo que garantiza una transición fluida y una representación precisa de los datos.

Comprender la estructura de datos

Para que la migración tenga éxito, es fundamental comprender a fondo cómo estructura los datos el PIM. Empiece por analizar las estructuras de datos existentes a través de los feeds de exportación, que pueden proporcionar información sobre campos clave como "ID de producto" y "Descripción". Este paso ayuda a las empresas a identificar lagunas e incoherencias en sus datos antes de intentar una importación.

Una vez comprendida la estructura, el siguiente paso es alinear los archivos de importación con el formato del PIM. Asegurarse de que campos como "SKU" y "Precio" tienen nombres y estructuras coherentes minimiza los errores y mejora la compatibilidad entre los datos exportados e importados. Las empresas también deben validar y limpiar los datos antes de importarlos para eliminar incoherencias, corregir errores y garantizar que se incluye toda la información necesaria. Organizar los datos adecuadamente antes de la migración evita posibles problemas y garantiza una transición más fluida al sistema PIM.

Tipos de datos del plan

Seleccionar los tipos de datos adecuados para los atributos de los productos es crucial para garantizar un filtrado fluido y una importación de datos sin problemas. Los requisitos de los distintos sistemas varían, por lo que es esencial preparar un archivo Excel con los datos correctamente estructurados.

Para los atributos, los campos numéricos deben utilizarse para precios, pesos, dimensiones y cantidades, mientras que los campos de texto funcionan mejor para nombres de productos, descripciones y marcas. Las listas desplegables con valores predefinidos son útiles para categorías como "Electrónica" o "Muebles", así como para tallas y colores para mantener la coherencia. Los campos booleanos (Sí/No) pueden aplicarse a atributos como "En stock" o "Envío gratuito", y los campos de fecha deben utilizarse para información como fechas de caducidad, promociones o periodos de garantía.

Los usuarios suelen pasar por alto la clasificación de los datos, lo que puede dar lugar a importaciones incorrectas, problemas de filtrado y errores del sistema. La estandarización de los formatos de datos evita fallos y garantiza la compatibilidad entre distintas plataformas. Para preparar un archivo Excel listo para la importación, cada columna debe alinearse con un atributo específico y seguir el tipo de datos correcto. El uso de reglas de validación o listas desplegables ayuda a mantener la coherencia, y formatear correctamente los campos de fecha evita interpretaciones erróneas. Probar una importación de muestra antes de la implementación completa ayuda a identificar posibles errores.

Al estructurar los datos correctamente, las empresas pueden aumentar la precisión del filtrado, mejorar la experiencia del usuario y garantizar el éxito de las importaciones de productos en varios sistemas.

Organizar los atributos de los productos para distintos usos

En un sistema de información de productos (PIM) o una plataforma de comercio electrónico, los distintos atributos sirven para diferentes propósitos según el departamento que los utilice. Algunos atributos son esenciales para los clientes, mientras que otros son cruciales para las operaciones internas pero no se muestran en las páginas de productos.

Por ejemplo, los atributos relacionados con el marketing, como "Título del producto", "Características principales" y "Etiquetas promocionales", son cruciales para impulsar las ventas y el compromiso de los clientes. Los atributos relacionados con la asistencia, como "Periodo de garantía" o "Enlace al manual de usuario", ayudan a proporcionar asistencia después de la compra. Los atributos relacionados con la logística, como "Ubicación del almacén", "Unidad de mantenimiento de existencias (SKU)" y "Datos del proveedor", son vitales para la gestión del inventario, pero no son necesarios en la página de producto orientada al cliente.

Para garantizar una gestión eficaz de los datos, las empresas deben separar claramente los atributos orientados al cliente (visibles en las páginas de comercio electrónico) de los atributos internos (utilizados para operaciones, logística y asistencia). Esta distinción ayuda a racionalizar el almacenamiento de datos de productos en el sistema PIM, al tiempo que garantiza que los clientes sólo vean la información relevante.

Utilizar plantillas de importación

Siga las plantillas de importación proporcionadas por su sistema PIM para garantizar la compatibilidad. Si la plantilla incluye campos como "Nombre del producto", "Descripción" y "URL de la imagen", su archivo debe coincidir con esta estructura para evitar errores de importación.

Muchos sistemas PIM vienen con feeds de importación preconfigurados, pero si modificas tu modelo de datos pueden resultar inadecuados, ya que dejarán de ajustarse a tu estructura. Algunos sistemas, como AtroPIM, no tienen feeds de importación predefinidos, sino que ofrecen la flexibilidad de configurarlos según tus necesidades.

AtroPIM también permite a los usuarios configurar un feed de exportación y luego convertirlo en un feed de importación. Este método proporciona una plantilla preparada con datos correctamente estructurados, eliminando la necesidad de crear manualmente feeds de importación separados. Al generar un feed de importación a partir de un archivo de exportación, se puede ver cómo deben formatearse los datos, asegurándose de que todas las columnas necesarias tienen el nombre correcto. Esto simplifica el proceso y reduce el riesgo de errores.

Pruebe, supervise y valide los datos

Realice una importación de prueba a pequeña escala, como cargar 10 productos, para verificar que los campos clave como "Precio" y "Categoría" se asignan correctamente. Tras la importación, supervise los datos de cerca y revise los registros de errores del PIM para detectar cualquier discrepancia, como categorías que no coinciden, imágenes que faltan o problemas de formato. Solucione cualquier error ajustando la asignación o corrigiendo los datos, asegurándose de que todo está correctamente alineado antes de proceder a la importación completa. Este proceso ayuda a garantizar una migración sin problemas y evita problemas de mayor envergadura más adelante.

Importe y vincule activos con productos de forma eficaz

Utilice URL para referenciar archivos siempre que sea posible. Por ejemplo, en lugar de cargar imágenes manualmente, incluya enlaces como "http://example.com/images/product1.jpg" en los campos de imagen. Esto garantiza un proceso de importación más fluido y mantiene intactas las asociaciones de archivos. También es importante importar las imágenes principales y los activos relacionados en un solo trabajo para mantener la vinculación adecuada con los productos correspondientes.

Sin embargo, en los casos en que las imágenes se almacenan localmente y las URL no están disponibles, los usuarios deben cargar primero los archivos manualmente, a menudo a través de una función de carga masiva. Una vez cargadas, estas imágenes pueden vincularse a los productos a través de un feed de importación, lo que garantiza un proceso de gestión de activos estructurado y eficaz.

Escollos a tener en cuenta

No todos los sistemas PIM admiten los tipos de datos que esperan los usuarios. Algunos no permiten rangos de atributos como "10 a 20 cm" o listas de países, lo que limita la estructuración de los datos. Cada sistema tiene sus propias limitaciones y no todos admiten todos los formatos de datos posibles.

Además, algunos sistemas PIM pueden restringir los tipos de datos que pueden importarse, aunque estén disponibles en el sistema. También puede haber limitaciones en la forma en que las importaciones y exportaciones interactúan con el modelo de datos. Una ventaja clave de AtroPIM es su flexibilidad: permite importar y exportar todos los tipos de datos, independientemente del modelo de datos, lo que garantiza una mayor adaptabilidad.

Al preparar los datos para la importación, lo mejor es organizarlos en Excel pero guardar los archivos en formato CSV antes de importarlos. Los archivos CSV suelen ser procesados con mayor eficacia por los sistemas PIM, ya que son ligeros y evitan los posibles problemas de formato que pueden producirse con los archivos Excel. Aunque Excel admite más de un millón de filas, trabajar con archivos muy grandes puede ralentizar el rendimiento y provocar bloqueos, mientras que los archivos CSV suelen ser más fiables para manejar conjuntos de datos extensos.

Principales conclusiones

La migración de datos de Excel a un sistema PIM mejora la gestión de datos de productos y la eficacia operativa. Antes de importar los datos, hay que limpiarlos, asignarlos y formatearlos para que se ajusten a los requisitos del sistema PIM. El uso de archivos CSV en lugar de Excel garantiza un mejor rendimiento y menos problemas de importación. Algunos sistemas PIM tienen limitaciones en cuanto a tipos de datos y capacidades de importación, mientras que soluciones flexibles como AtroPIM permiten una personalización total. Una gestión eficaz de los activos implica vincular las imágenes mediante URL o cargas masivas. La realización de pruebas con datos de muestra ayuda a identificar errores en una fase temprana, y la revisión de los registros de errores garantiza la exactitud de los datos. Estructurar adecuadamente los atributos de los productos optimiza tanto las operaciones internas como la información de cara al cliente.