Door gegevens te migreren van Excel naar een Product Information Management (PIM) kunnen bedrijven de verwerking van productgegevens optimaliseren en de operationele efficiëntie verbeteren. Dit proces omvat meestal het overbrengen van grote verzamelingen productinformatie - inclusief beschrijvingen, prijzen, afbeeldingen en specificaties - naar een gecentraliseerd, toegankelijk en functierijk systeem. Hieronder bespreken we de praktische elementen van deze migratie, waaronder voorbereiding, technologieën en uitvoering.

PIM begrijpen

PIM-systemen (Product Information Management) zijn hulpmiddelen die zijn ontworpen om productinformatie te centraliseren, organiseren en systematisch te beheren. Ze zorgen voor consistentie van gegevens op meerdere platforms, zoals e-commerce websites, ERP-systemen of marktplaatsen. Dit alles maakt PIM onmisbaar voor bedrijven die grote hoeveelheden productgegevens verwerken.

Excel-spreadsheets worden vaak gebruikt voor het beheren van productgegevens, maar als bedrijven groter worden, ontstaat meestal de behoefte aan de geavanceerde functies van PIM-systemen. PIM biedt functionaliteiten zoals geautomatiseerde gegevensverificatie, verbeterde categorisatie en realtime updates, die cruciaal zijn voor het bijhouden van nauwkeurige en consistente productinformatie.

Er zijn 2 manieren om gegevens te importeren in PIM software.

Gegevens importeren

Je kunt Excel-bestanden (XLSX) rechtstreeks importeren als de gekozen PIM software dit ondersteunt, of ze converteren naar CSV-bestanden. CSV-bestanden worden meestal door alle PIM-systemen ondersteund.

REST API's gebruiken

API's maken naadloze integratie mogelijk voor grootschalige migraties of frequente updates. Hoewel API's zeer efficiënt zijn, vereisen ze aanzienlijke ontwikkelingsmiddelen. Daarom wordt deze migratiemethode niet aanbevolen, tenzij het absoluut noodzakelijk is.

In dit artikel concentreren we ons op het handmatig importeren van gegevens via importfeeds.

Stappen voor het migreren van gegevens van Excel naar PIM (initiële gegevensimport in PIM)

Voorbereiding van gegevens

Het rechtstreeks importeren van een Excel-bestand in een PIM-systeem verloopt zelden probleemloos. Het formaat en de structuur van de gegevens moeten vaak worden aangepast voordat ze kunnen worden geïmporteerd. Het is essentieel om de importmogelijkheden van de PIM-software van je keuze te begrijpen en je gegevens dienovereenkomstig aan te passen.

Om het proces te stroomlijnen, maakt u aparte bladen voor elke gegevensentiteit. Maak bijvoorbeeld afzonderlijke bladen voor producten, attributen, productcategorieën en eventuele aangepaste gegevensentiteiten. Elke sheet moet gestructureerd zijn om regel-voor-regel verwerking tijdens het importeren mogelijk te maken. Vaak hebt u meer flexibiliteit tijdens het importeren als u sheets voor gegevensrelaties apart voorbereidt - bijvoorbeeld voor het koppelen van producten met categorieën, of het koppelen van producten met digitale activa en andere bestanden, het koppelen van producten met classificaties.

Sommige basisgegevens, bekend als woordenboeken, moeten mogelijk handmatig worden ingevoerd voordat andere gegevens worden geïmporteerd. Woordenboeken bevatten algemene referentiegegevens die in je systeem worden gebruikt, zoals maateenheden, landen en valuta. Veel PIM systemen vereisen dat deze vooraf worden ingesteld.

Als handmatige gegevenstransformatie te tijdrovend is, overweeg dan het gebruik van ETL-tools (Extract, Transform, Load) zoals Talend of Apache NiFi. Deze tools kunnen gegevens uit Excel halen, ze transformeren zodat ze overeenkomen met het vereiste formaat van de PIM en ze efficiënt laden, wat tijd bespaart en fouten vermindert.

Unificatie van gegevenstypes

Het belangrijkste voordeel van PIM ten opzichte van Excel is de strikte gegevenstypering. In Excel kun je elke waarde zonder beperkingen in een cel invoeren, terwijl in een PIM systeem elk attribuut een gedefinieerd gegevenstype moet hebben, wat ervoor zorgt dat alleen geldige waarden worden toegekend.

PIM systemen kunnen een breed scala aan gegevenstypen ondersteunen, sommige bieden er meer dan 20 aan. Gangbare typen zijn onder andere tekenreeks, tekst, HTML, lijst, datum, geheel getal en drijvend. Bovendien kunnen gegevenstypen eenvoudig of gecombineerd zijn. Een waardebereik zoals "1..3 mm" bestaat bijvoorbeeld uit meerdere elementen: een beginwaarde (geheel getal), een eindwaarde (geheel getal) en een maateenheid (lijst).

Door de juiste gegevenstypen te gebruiken, kun je producten filteren op je website of online winkel, waardoor je nauwkeurigere en efficiëntere zoekresultaten krijgt.

Om importfouten te voorkomen, moet je ervoor zorgen dat alle attribuutwaarden correct zijn geformatteerd tijdens het voorbereiden van de gegevens. Denk goed na over welk gegevenstype elk attribuut moet hebben dat je wilt gebruiken.

Gegevens opschonen

Verwijder duplicaten, standaardiseer formaten (bijv. datums en valuta), uniformeer gegevenstypes voor waarden en corrigeer fouten.

Gegevens in kaart brengen

In de eerste fase van de migratieprocedure moeten de gegevens uit je Excel-sheet worden afgestemd op de relevante velden en attributen in het PIM-systeem. Dit is cruciaal omdat de productgegevens in Excel mogelijk niet consistent overeenkomen met de structuur van het PIM-systeem. Excel kan bijvoorbeeld productgegevens zoals namen, beschrijvingen en productattributen in afzonderlijke kolommen opnemen, terwijl het PIM systeem misschien vereist dat deze velden in een bepaald formaat worden georganiseerd.

Veel PIM-oplossingen zoals AtroPIM bieden duidelijke en gedetailleerde instructies voor het in kaart brengen en voorbereiden van gegevens.

De gegevensimport uitvoeren

Zodra de gegevens zijn voorbereid en de toewijzingsregels zijn geconfigureerd, kunt u het importeren uitvoeren. Upload CSV-bestanden met de importfunctie van de PIM. Controleer na het importeren de gegevens op fouten, inconsistenties of ontbrekende items. Gebruik de foutenlogboeken van de PIM om eventuele problemen op te lossen. Nadat je de fouten hebt hersteld, kun je de gegevens opnieuw importeren. Zorg ervoor dat je alles hebt geïmporteerd.

Testen en afronden

Begin met een kleine testimport om te controleren of de gegevens goed zijn uitgelijnd en de velden correct worden weergegeven. Pak eventuele problemen aan voordat je verder gaat met de volledige migratie.

Evalueer na voltooiing de geïmporteerde gegevens op verschillende platforms (bijv. e-commerce websites). Optimaliseer de productcategorisatie en workflows om de systeemprestaties te verbeteren.

Best Practices voor gegevensmigratie

Deze best practices zijn bedoeld voor bedrijven die voor het eerst een Product Information Management (PIM) systeem implementeren. Ze richten zich op de initiële import van gegevens en zorgen voor een soepele overgang van Excel of andere handmatige methoden naar een volledig geïntegreerd PIM. Zodra de import is voltooid, kunnen bedrijven volledig vertrouwen op de PIM voor het beheren en onderhouden van productgegevens.

Het PIM-gegevensmodel aanpassen voor het importeren

Pas het gegevensmodel van de PIM aan de bedrijfsbehoeften aan en zorg ervoor dat attributen en relaties correct zijn gedefinieerd. Als je bijvoorbeeld kleding verkoopt, zorg er dan voor dat het systeem attributen als "Maat", "Materiaal" en "Kleur" bevat.

Houd er rekening mee dat productgegevens aanzienlijk verschillen tussen verschillende gebruikers. Terwijl sommige bedrijven standaardattributen zoals kleur en maat nodig hebben, hebben andere bedrijven extra configuraties nodig om hun producten goed te beschrijven. Sommige gebruikers willen bijvoorbeeld producteigenschappen visualiseren met behulp van pictogrammen. Om aan dergelijke behoeften te voldoen, moet het PIM-gegevensmodel dienovereenkomstig worden aangepast. Al deze configuraties kunnen worden voorbereid in Excel voordat ze worden geïmporteerd, zodat de overgang soepel verloopt en de gegevens nauwkeurig worden weergegeven.

AtroPIM stelt gebruikers in staat om elk soort exportfeed te configureren, afhankelijk van je aangepaste datamodelconfiguratie, en deze vervolgens te converteren naar een importfeed. Deze methode biedt een kant-en-klare sjabloon met goed gestructureerde gegevens, waardoor het niet meer nodig is om handmatig afzonderlijke importfeeds te maken. Door een importfeed te genereren vanuit een exportbestand, kun je zien hoe de gegevens moeten worden opgemaakt en kun je ervoor zorgen dat alle vereiste kolommen de juiste naam krijgen. Dit vereenvoudigt het proces en vermindert de kans op fouten.

Gegevensstructuur begrijpen

Een grondig begrip van hoe de PIM gegevens structureert is cruciaal voor een succesvolle migratie. Begin met het analyseren van bestaande gegevensstructuren via exportfeeds, die inzicht kunnen geven in belangrijke velden zoals "Product ID" en "Beschrijving". Deze stap helpt bedrijven bij het identificeren van hiaten en inconsistenties in hun gegevens voordat ze gaan importeren.

Als de structuur eenmaal duidelijk is, is de volgende stap om importbestanden af te stemmen op de indeling van de PIM. Door ervoor te zorgen dat velden zoals "SKU" en "Prijs" consistent worden benoemd en gestructureerd, worden fouten geminimaliseerd en wordt de compatibiliteit tussen geëxporteerde en geïmporteerde gegevens verbeterd. Bedrijven moeten ook de gegevens valideren en opschonen voordat ze importeren om inconsistenties te elimineren, fouten te corrigeren en ervoor te zorgen dat alle benodigde informatie wordt opgenomen. Het goed organiseren van gegevens voor de migratie voorkomt mogelijke problemen en zorgt voor een soepelere overgang naar het PIM-systeem.

Typen plangegevens

Het selecteren van de juiste gegevenstypen voor productattributen is cruciaal voor een soepele filtering en naadloze gegevensimport. Verschillende systemen hebben verschillende vereisten, dus het voorbereiden van een Excel-bestand met goed gestructureerde gegevens is essentieel.

Voor attributen moeten numerieke velden worden gebruikt voor prijzen, gewichten, afmetingen en hoeveelheden, terwijl tekstvelden het beste werken voor productnamen, beschrijvingen en merknamen. Dropdown-lijsten met voorgedefinieerde waarden zijn handig voor categorieën zoals "Elektronica" of "Meubels", evenals voor maten en kleuren om consistentie te behouden. Booleaanse velden (Ja/Nee) kunnen worden toegepast op attributen zoals "Op voorraad" of "Gratis verzending" en datumvelden moeten worden gebruikt voor informatie zoals vervaldatums, promoties of garantieperioden.

Gebruikers zien vaak de classificatie van gegevens over het hoofd, wat kan leiden tot onjuiste import, filterproblemen en systeemfouten. Het standaardiseren van gegevensindelingen voorkomt fouten en zorgt voor compatibiliteit tussen verschillende platforms. Om een Excel-bestand voor te bereiden dat klaar is voor import, moet elke kolom overeenkomen met een specifiek kenmerk en het juiste gegevenstype volgen. Het gebruik van validatieregels of vervolgkeuzelijsten helpt om consistentie te behouden, en het goed formatteren van datumvelden voorkomt verkeerde interpretaties. Het testen van een voorbeeldimport voordat deze volledig wordt geïmplementeerd, helpt bij het opsporen van mogelijke fouten.

Door gegevens op de juiste manier te structureren, kunnen bedrijven de nauwkeurigheid van filters verbeteren, de gebruikerservaring verbeteren en zorgen voor een succesvolle productimport in verschillende systemen.

Productkenmerken organiseren voor verschillende toepassingen

In een productinformatiesysteem (PIM) of e-commerce platform dienen verschillende attributen verschillende doelen, afhankelijk van de afdeling die ze gebruikt. Sommige attributen zijn essentieel voor klanten, terwijl andere cruciaal zijn voor interne activiteiten, maar niet worden weergegeven op productpagina's.

Marketinggerelateerde attributen zoals "Producttitel", "Belangrijkste kenmerken" en "Promotional Tags" zijn bijvoorbeeld cruciaal voor het stimuleren van verkoop en klantenbetrokkenheid. Support-gerelateerde kenmerken zoals "Garantieperiode" of "Link naar handleiding" helpen bij het bieden van hulp na de aankoop. Logistiek-gerelateerde attributen zoals "Warehouse Location", "Stock Keeping Unit (SKU)" en "Supplier Details" zijn van vitaal belang voor voorraadbeheer, maar zijn niet noodzakelijk op de productpagina die naar de klant is gericht.

Voor efficiënt gegevensbeheer moeten bedrijven een duidelijk onderscheid maken tussen klantgerichte kenmerken (zichtbaar op e-commerce pagina's) en interne kenmerken (gebruikt voor operaties, logistiek en ondersteuning). Dit onderscheid helpt bij het stroomlijnen van de opslag van productgegevens in het PIM-systeem en zorgt er tegelijkertijd voor dat klanten alleen relevante informatie te zien krijgen.

Bereid gegevens voor elke productclassificatie afzonderlijk voor

Het apart organiseren en voorbereiden van gegevens voor elke productclassificatie is cruciaal voor het behouden van de nauwkeurigheid, consistentie en bruikbaarheid van gegevens. Verschillende productclassificaties hebben vaak verschillende kenmerken en gegevenstypen. Technische specificaties voor elektronische apparaten verschillen bijvoorbeeld aanzienlijk van die voor kleding of meubels. Door voor elke classificatie aparte bladen te maken, bespaart u veel tijd doordat u speciale kolommen kunt gebruiken voor relevante attribuutwaarden.

Gebruik CSV, niet XLSX

CSV-bestanden worden meestal sneller verwerkt, waardoor ze ideaal zijn voor het verwerken van grote datasets. Hun grootste nadeel is echter het gebrek aan ondersteuning voor meerdere tabbladen. Als je je gegevens over meerdere bladen moet organiseren, is Excel een betere keuze.

Sjablonen voor invoer importeren gebruiken

Volg de importsjablonen van je PIM-systeem om compatibiliteit te garanderen. Als de sjabloon velden bevat zoals "Productnaam", "Beschrijving" en "URL van afbeelding", moet je bestand overeenkomen met deze structuur om importfouten te voorkomen.

Veel PIM-systemen worden geleverd met vooraf geconfigureerde importfeeds, maar als je je datamodel aanpast, kunnen deze ongeschikt worden, omdat ze niet meer aansluiten op je structuur. Sommige systemen, zoals AtroPIM, hebben geen voorgedefinieerde importfeeds, maar bieden de flexibiliteit om ze te configureren volgens jouw behoeften.

Gegevens testen, bewaken en valideren

Voer een kleinschalige testimport uit, zoals het uploaden van 10 producten, om te controleren of belangrijke velden zoals "Prijs" en "Categorie" correct zijn toegewezen. Controleer na het importeren de gegevens nauwlettend en bekijk de foutenlogboeken van de PIM op afwijkingen, zoals verkeerd gematchte categorieën, ontbrekende afbeeldingen of opmaakproblemen. Pak eventuele fouten aan door de mapping aan te passen of gegevens te corrigeren, en zorg ervoor dat alles goed op elkaar aansluit voordat u doorgaat met de volledige import. Dit proces zorgt voor een soepele migratie en voorkomt grootschalige problemen in een later stadium.

Efficiënt importeren en linken van assets met producten

Gebruik waar mogelijk URL's om naar bestanden te verwijzen. Neem bijvoorbeeld links zoals "http://example.com/images/product1.jpg" op in de afbeeldingsvelden in plaats van afbeeldingen handmatig te uploaden. Dit zorgt voor een soepeler importproces en houdt bestandsassociaties intact. Het is ook belangrijk om hoofdafbeeldingen en gerelateerde onderdelen in één taak te importeren om de juiste koppeling met de bijbehorende producten te behouden.

In gevallen waar afbeeldingen lokaal worden opgeslagen en URL's niet beschikbaar zijn, moeten gebruikers de bestanden echter eerst handmatig uploaden, vaak via een bulk upload functie. Eenmaal geüpload kunnen deze afbeeldingen vervolgens aan producten worden gekoppeld via een importfeed, wat zorgt voor een gestructureerd en efficiënt asset management proces.

Valkuilen om voor uit te kijken

Niet alle PIM-systemen ondersteunen de gegevenstypen die gebruikers verwachten. Sommige staan geen attribuutbereiken toe zoals "10 tot 20 cm" of lijsten met landen, waardoor de manier waarop gegevens kunnen worden gestructureerd wordt beperkt. Elk systeem heeft zijn eigen beperkingen en niet alle systemen ondersteunen elke mogelijke gegevensindeling.

Bovendien kunnen sommige PIM-systemen beperkingen opleggen aan welke gegevenstypen kunnen worden geïmporteerd, zelfs als ze beschikbaar zijn in het systeem. Er kunnen ook beperkingen zijn op de manier waarop import en export samenwerken met het datamodel. Een belangrijk voordeel van AtroPIM is de flexibiliteit: alle gegevenstypen kunnen worden geïmporteerd en geëxporteerd, ongeacht het datamodel.

Wanneer je gegevens voorbereidt voor import, kun je ze het beste organiseren in Excel, maar de bestanden opslaan in CSV-formaat voordat je ze importeert. CSV-bestanden worden doorgaans efficiënter verwerkt door PIM-systemen, omdat ze licht van gewicht zijn en mogelijke opmaakproblemen vermijden die kunnen optreden met Excel-bestanden. Hoewel Excel meer dan een miljoen rijen ondersteunt, kan het werken met zeer grote bestanden de prestaties vertragen en crashes veroorzaken, terwijl CSV-bestanden over het algemeen betrouwbaarder zijn voor het verwerken van uitgebreide datasets.

Belangrijkste opmerkingen

Het migreren van gegevens van Excel naar een PIM-systeem verbetert het beheer van productgegevens en de operationele efficiëntie. Voordat de gegevens worden geïmporteerd, moeten ze worden opgeschoond, in kaart gebracht en geformatteerd zodat ze voldoen aan de vereisten van het PIM-systeem. Het gebruik van CSV-bestanden in plaats van Excel zorgt voor betere prestaties en minder importproblemen. Sommige PIM-systemen hebben beperkingen wat betreft datatypes en importmogelijkheden, terwijl flexibele oplossingen zoals AtroPIM volledige aanpassing mogelijk maken. Efficiënt activabeheer omvat het koppelen van afbeeldingen via URL's of bulkuploads. Testen met voorbeeldgegevens helpt om fouten in een vroeg stadium op te sporen en het controleren van foutenlogboeken zorgt voor de nauwkeurigheid van de gegevens. Het goed structureren van productattributen optimaliseert zowel interne activiteiten als klantgerichte informatie.