Wenn Sie die Produktinformationsqualität für Ihr Unternehmen verbessern wollen, haben Sie wahrscheinlich über die Möglichkeit nachgedacht, ein PIM-System (Product Information Management) in Ihre bestehende ERP-Software zu integrieren. Oder haben Sie in Erwägung gezogen, die Funktionalität Ihres bestehenden ERP-Systems so zu erweitern, dass es auch als PIM-System dienen kann? Lassen Sie uns herausfinden, warum der erste Ansatz sowohl von der Effizienz als auch vom Budget her vorteilhafter ist und wo die Grenzen der ERP-als-PIM-Strategie liegen.

Wir werden auch erörtern, wie die PIM-ERP-Integration auf möglichst optimale und rationelle Weise durchgeführt werden kann.

Warum ist die PIM-ERP-Integration so vorteilhaft für Ihre Geschäftsabläufe?

Braucht Ihr Unternehmen eine Integration von ERP mit PIM?

PIM- und ERP-Software dienen unterschiedlichen Zwecken, wobei ERP-Systeme nicht für den Umgang mit komplexen und strukturierten Produktinformationen ausgelegt sind. Daher ist eine solche Integration nicht nur sinnvoll, sondern absolut notwendig für Unternehmen mit mehreren Produkten und/oder komplexen und aufwendigen Produktdaten, bei denen die Erstellung von Produktbeschreibungen ein akribischer und detailorientierter Prozess ist, der erhebliche Ressourcen erfordert.

Nicht alle Unternehmen benötigen eine spezielle PIM-Software. Unternehmen mit einer begrenzten Anzahl von Produkten sowie Unternehmen mit einfachen Produkten benötigen keine Klassifizierung, obwohl sie viele verschiedene Attributwerte, detaillierte Beschreibungen oder mehrere Produktfotos verwenden. Für sie ist eine PIM-Lösung nicht unbedingt erforderlich. Wenn Sie beispielsweise ein Lieferant von landwirtschaftlichen Massenprodukten, eine kleine lokale Boutique oder ein Rohstoffhändler sind, kommt Ihr Unternehmen aufgrund der Einfachheit Ihrer Produktinformationen, digitalen Assets, SKU-Nummern, Attribute usw. möglicherweise auch ohne PIM-System aus. Für solche Unternehmen kann es ausreichend sein, zusätzliche Informationen direkt in der ERP-Software zu verwalten.

Gezielte Geschäftsprozesse

Einer der Hauptzwecke eines ERP-Systems ist die Verwaltung von Lagern und Aufträgen, während Dinge wie die Qualität von Produktbeschreibungen nicht in den Anwendungsbereich eines ERP-Systems fallen. Durch die Bereitstellung einer zentralen Datenbank helfen ERP-Systeme bei der Verfolgung von Lagerbeständen, der Verwaltung von Lagerstandorten, der Bearbeitung von Aufträgen und der Überwachung von Lieferkettenaktivitäten. ERP-Systeme sind darauf ausgelegt, alle Prozesse im Zusammenhang mit dem Einkauf von Produkten, der Lagerung von Beständen und der Lieferung an Partner und/oder Endverbraucher zu verwalten.

In der Regel können ERP-Systeme nur Produktmerkmale wie Gewicht, Größe und Volumen, einschließlich Höhe, Länge und Breite, verwalten, da diese für den Versand und die optimale Verpackung am wichtigsten sind. Aus diesem Grund sollten alle logistisch wichtigen Merkmale immer im ERP gespeichert werden.

Viele ERP-Systeme bieten keine Funktionalität für die Speicherung mehrerer Produktbilder. Das weit verbreitete SAP Business One ERP beispielsweise ermöglicht seinen Nutzern nur die Speicherung eines einzigen Produktbildes.

Einige ERP-Systeme sind bestrebt, ihre Produktdatenverwaltungsfunktionen zu verbessern, indem sie ihren Benutzern die Möglichkeit geben, Produkten mehr Attribute zu geben oder mehr Bilder oder zusätzliche Beschreibungen hinzuzufügen. Dies mag für einfachere Produkte mit einer begrenzten Anzahl von Attributen gut funktionieren. Bei komplexeren Produkten führt dies jedoch häufig zu Unannehmlichkeiten für die Benutzer.

Solche ERP-Systeme konzentrieren sich immer noch nicht auf die Hauptziele in Bezug auf die Produktinformationen - Vereinheitlichung, höhere Datenqualität, Konsistenz, Genauigkeit und Zugänglichkeit. Die Möglichkeit, detaillierte Produktdaten zu speichern, ist nicht gleichbedeutend mit der Unterstützung bei der Erstellung qualitativ hochwertiger Produktdaten, die für sich genommen die größte Herausforderung darstellt. PIM-Software hingegen konzentriert sich in erster Linie auf die Geschäftsprozesse im Zusammenhang mit der Aufbereitung, Verwaltung und Syndizierung Ihrer Produktdaten.

Zugangskontrolle

Ein weiterer Grund, sowohl PIM als auch ERP zu nutzen, ist die Möglichkeit, dass Mitarbeiter des Unternehmens oder andere externe Spezialisten, die an Ihren Produktbeschreibungen arbeiten, Zugriff auf die benötigten Produktdaten haben, ohne direkt auf das ERP-System des Unternehmens zugreifen zu müssen. So können Texter, Übersetzer, Fotografen oder andere am Prozess beteiligte Spezialisten die Produktinformationen nur im PIM-System hinzufügen und ändern, was nicht nur sicher ist, sondern auch Zeit und Ressourcen für Ihre ERP-Schulungen spart.

Kosten minimieren

Die Integration Ihres ERP mit dem PIM-System bedeutet, dass keine zusätzlichen Programmierungen und Anpassungen innerhalb des ERP erforderlich sind. Der Versuch, Ihrem ERP-System PIM-Funktionen hinzuzufügen, führt unweigerlich zu zusätzlichem Anpassungsaufwand. Diese Anpassungen müssen auch in Zukunft beibehalten werden, was Updates für Ihr ERP-System unnötig kompliziert und teuer macht. Selbst wenn zusätzliche Kosten für die Integration beider Systeme anfallen, sind diese immer noch deutlich geringer als die Kosten, die erforderlich sind, um PIM aus Ihrem ERP zu machen und es langfristig zu betreiben. Aus all diesen Gründen sind zwei separate, miteinander integrierte Systeme die beste Lösung. Die Anpassung eines ERP-Systems ist kostspielig, und die Erstellung und Unterstützung von PIM-ähnlichen Funktionen kann langfristig zu einer erheblichen Investition führen. Es ist viel sinnvoller, zwei getrennte Systeme zu haben, die nur minimal angepasst werden müssen.

Wie die PIM-ERP-Integration normalerweise funktioniert

Bevor wir uns mit den Gründen und Methoden der PIM-ERP-Integration befassen, ist es wichtig zu wissen, dass nicht jedes PIM-System mit jedem ERP-System integriert werden kann. Daher ist es oft sinnvoll, die PIM-Software für Ihr Unternehmen nach Ihren ERP-Integrationsanforderungen, der Systemkompatibilität und den von den PIM-Anbietern angebotenen Integrationen auszuwählen.

Bei der Integration von PIM mit ERP steht das ERP-System in der Regel an erster Stelle. Das bedeutet, dass das PIM-System regelmäßig Daten aus dem ERP-System importiert, je nach den spezifischen Anforderungen bestimmter Unternehmen. Manche synchronisieren die Daten einmal pro Tag, während andere eine stündliche Synchronisation zwischen den Systemen benötigen.

Diese Integration ist in der Regel einseitig. Der Produktlebenszyklus wird in der Regel im ERP erstellt und dann in das PIM übertragen. Der zweiseitige Datenaustausch zwischen ERP und PIM ist jedoch auch mit fortschrittlicheren PIM-Systemen möglich.

Welche Daten werden synchronisiert?

Zu den Stammdaten gehören die wichtigsten Daten über das Produkt, einschließlich Produktname, SKU-Nummer und Artikelnummer. Logistikdaten wie Produktgewicht und -abmessungen werden normalerweise auch mit PIM synchronisiert. Aber auch alle anderen produktbezogenen Daten können zwischen ERP und PIM synchronisiert werden - Produktbeschreibungen und -namen, ihre Übersetzungen in verschiedene Sprachen, Produktoptionen, Merkmale und Attribute, Produktbilder, Produktzuordnungen und so weiter. Einige Daten können direkt im PIM hinzugefügt werden, und nur ein Teil dieser Daten kann mit dem ERP synchronisiert werden, z. B. Produktnamen in verschiedenen Sprachen oder bestimmte Attributwerte, die in erster Linie im PIM hinzugefügt werden sollten.

Wie werden Daten synchronisiert?

Verschiedene ERP-Systeme haben unterschiedliche technische Möglichkeiten. Die meisten modernen ERPs verfügen über eine REST API - eine standardisierte Schnittstelle für den Datenaustausch. Daher kann die vollständige Integration von ERP mit PIM über die REST-API implementiert werden. Dies ist der empfohlene Weg für alle, soweit es technisch möglich ist.

Wenn Ihre ERP-Software nicht über eine REST-API verfügt, kann die Integration auf andere Weise implementiert werden.

Wenn das Unternehmen über ein einheitliches System verfügt, in dem alle Unternehmensdaten gespeichert sind, oder über eine Datenbank wie Oracle oder MS SQL, können die Daten aus diesen Systemen über deren REST-API oder durch direkte Erfüllung von Datenbankanforderungen (durch DB-Abfragen) exportiert werden.

Die dritte Methode, typisch für ältere ERPs, ist der Dateiaustausch. In diesem Fall erzeugt das ERP-System Dateien mit Daten, die in CSV, Excel usw. vorliegen können, und das PIM-System prüft diese Dateien regelmäßig, um die Daten zu importieren. Nicht alle PIM-Systeme unterstützen alle diese Methoden, und es ist immer sinnvoll, sich beim PIM-Anbieter zu erkundigen, welche Integrationsmethode er unterstützt.

Sie können auch spezielle Software-Plattformen zur Datenintegration, Middleware-Datenbanken oder Data-Warehouse-Systeme verwenden, um die Synchronisierung zwischen Ihrem ERP-System und PIM zu realisieren, wenn eine direkte Integration nicht möglich ist.

Zum Beispiel unterstützt AtroPIM alle drei Integrationsmethoden - REST API, DB Queries und File ExcFhange.

Best Practices für eine effektive PIM-ERP-Integration

Die Datensynchronisierung zwischen verschiedenen Systemen kann sehr kompliziert sein und erfordert viel Aufmerksamkeit, da die Konsistenz der Daten zwischen verschiedenen Systemen viel komplizierter ist als die Konsistenz innerhalb eines einzigen Systems.

Definieren Sie Ihre Regeln zur Datenhoheit

Es muss sichergestellt werden, dass nach einer Synchronisation bestimmte Daten nur in einem der Systeme geändert werden können. Zum Beispiel ist die Größe ein Merkmal, das im ERP-System angelegt wurde, und deshalb hat das ERP-System hier Vorrang. Nach der Synchronisierung dieser Art von Daten mit dem PIM-System können diese Daten zwar eingesehen, aber nicht in PIM geändert werden. Die allgemeine Regel lautet, dass Stammdaten, die in PIM eingehen, nicht in PIM geändert werden sollten.

Sie können auch einige Daten definieren, die in PIM erstellt und verwaltet werden sollen und die von PIM zurück ins ERP synchronisiert werden sollen. Auch in diesem Fall ist es wichtig, sicherzustellen, dass niemand diese Daten im ERP ändern kann. Die Alternative, wenn auch ein weniger verbreiteter Ansatz, besteht darin, zunächst ein neues Produkt im PIM-System zu erstellen, das erst nach dem Kauf im ERP erscheint.

Definieren Sie Ihren Zeitplan für die Datensynchronisation

Verschiedene Datentypen können nach individuellen Zeitplänen synchronisiert werden, um spezifische Geschäftsanforderungen zu erfüllen. Wichtige Informationen müssen möglicherweise sofort synchronisiert werden, während weniger wichtige Informationen in regelmäßigen Abständen, z. B. stündlich oder täglich, übertragen werden können.

Eine weitere Option ist die ereignisbasierte Synchronisierung, bei der die Aktualisierungen automatisch auf der Grundlage bestimmter Auslöser erfolgen. Ein gut geplanter Zeitplan für die Datensynchronisierung trägt dazu bei, die Produktivität zu verbessern, die Datengenauigkeit zu gewährleisten und den Beteiligten aktuelle Informationen zur Verfügung zu stellen.

Überwachung der Datensynchronisation sicherstellen

Eine wirksame Überwachung ist der Schlüssel zu einer effektiven Datensynchronisation. Deshalb ist die Fähigkeit des Systems, Systemadministratoren über Synchronisationsfehler zu informieren, so wichtig. Der Administrator kann beispielsweise Benachrichtigungen erhalten, in denen bestimmte Fehler einzeln aufgeführt oder nach bestimmten Merkmalen kategorisiert werden. So kann der Administrator beispielsweise über den Abschluss einer bestimmten Anzahl von Aufträgen mit Fehlern benachrichtigt werden. Darüber hinaus kann die Verwendung spezieller Widgets auf dem Dashboard zur Verfolgung von Synchronisierungsstatistiken und Fehlern die Überwachung erheblich verbessern.

Warum AtroPIM für Ihre PIM-ERP-Integration wählen?

AtroPIM basiert auf AtroCore, einer Datenintegrationsplattform. Somit können Sie mit AtroPIM eine moderne und effiziente Produktinformationsmanagement- und Datenintegrationsplattform in einer Lösung nutzen.

AtroPIM ist eine einzigartige Lösung auf dem Markt, die nicht nur eine bilaterale Produktdatensynchronisation durchführen kann, sondern auch Bestell-, Kunden-, Vertragsdaten, etc. synchronisiert. Während die standardmäßige PIM-ERP-Integration typischerweise eine Datensynchronisation in eine Richtung, vom ERP ins PIM, beinhaltet, ermöglicht eine Integrationsplattform wie AtroPIM eine bilaterale Datensynchronisation mit mehreren Quell- und Zielsystemen, so dass auch Bestellungen und Kunden von Ihren E-Commerce-Marktplätzen (wie Amazon, Otto etc.) und Ihren Online-Shops abgezogen und direkt in Ihre (sogar mehreren) ERP-Systeme übertragen werden können.