Se volete migliorare la qualità delle informazioni sui prodotti per la vostra azienda, probabilmente avete contemplato la possibilità di integrare il sistema PIM (Product Information Management) con il vostro software ERP esistente. O forse avete pensato di estendere le funzionalità del vostro ERP esistente in modo che possa fungere anche da PIM? Scopriamo perché il primo approccio è più vantaggioso sia in termini di efficienza che di budget e quali sono i limiti della strategia ERP-as-PIM.

Parleremo anche di come realizzare l'integrazione ERP-PIM nel modo più ottimizzato e razionale possibile.

Perché l'integrazione PIM ERP è così vantaggiosa per le operazioni aziendali?

La vostra azienda ha bisogno di integrare l'ERP con il PIM?

Il PIM e il software ERP hanno scopi diversi: i sistemi ERP non sono progettati per gestire informazioni complesse e strutturate sui prodotti. Pertanto, tale integrazione non è solo ragionevole, ma assolutamente necessaria per le aziende con più prodotti e/o con esigenze di dati di prodotto complessi ed elaborati, dove la creazione di descrizioni di prodotto è un processo meticoloso e incentrato sui dettagli che richiede risorse significative.

Non tutte le aziende hanno bisogno di un software PIM dedicato. Le aziende con un numero limitato di prodotti e le aziende con prodotti semplici non hanno bisogno di classificazione, pur utilizzando molti valori di attributi diversi, descrizioni dettagliate o foto multiple dei prodotti. Per loro la soluzione PIM non è una necessità. Ad esempio, se siete un fornitore di prodotti agricoli sfusi, una piccola boutique locale, un distributore di materie prime, la vostra attività può fare a meno di un sistema PIM a causa della semplicità delle informazioni sui prodotti, degli asset digitali, dei numeri SKU, degli attributi, ecc. Per queste aziende può essere sufficiente gestire le informazioni aggiuntive direttamente nel software ERP.

Processi aziendali mirati

Alcuni degli scopi principali di un sistema ERP sono la gestione dei magazzini e degli ordini, mentre aspetti come la qualità delle descrizioni dei prodotti non rientrano nell'ambito di applicazione di un sistema ERP. Fornendo un database centralizzato, i sistemi ERP aiutano a tenere traccia dei livelli di inventario, a gestire le posizioni delle scorte, a elaborare gli ordini e a monitorare le attività della catena di approvvigionamento. I sistemi ERP sono progettati per gestire tutti i processi relativi all'acquisto di prodotti, all'immagazzinamento delle scorte e alla consegna ai partner e/o agli utenti finali.

In genere, l'ERP consente agli utenti di gestire solo le caratteristiche del prodotto relative al peso, alle dimensioni e al volume, comprese l'altezza, la lunghezza e la larghezza, poiché sono le più importanti per la spedizione e l'ottimizzazione dell'imballaggio. Per questo motivo, tutte le caratteristiche importanti dal punto di vista logistico dovrebbero sempre essere memorizzate nell'ERP.

Molti sistemi ERP non offrono la funzionalità di archiviazione di immagini multiple dei prodotti. Ad esempio, il popolare ERP SAP Business One consente agli utenti di memorizzare solo un'immagine del prodotto.

Alcuni ERP stanno cercando di migliorare le loro funzionalità di gestione dei dati di prodotto, consentendo agli utenti di assegnare ai prodotti più attributi o di aggiungere più immagini o descrizioni supplementari. Questo potrebbe funzionare bene per i prodotti più semplici con un numero limitato di attributi. Tuttavia, se i prodotti sono più complessi, questo spesso causa disagi agli utenti.

Questi sistemi ERP non si concentrano ancora sugli obiettivi principali relativi alle informazioni sui prodotti: unificazione, maggiore qualità dei dati, coerenza, accuratezza e accessibilità. Rendere possibile l'archiviazione di dati dettagliati sui prodotti non equivale a supportare l'utente nella creazione di dati sui prodotti di alta qualità, che è di per sé la sfida più grande. Il software PIM, invece, si concentra principalmente sui processi aziendali relativi alla preparazione, alla gestione e alla diffusione dei dati di prodotto.

Controllo degli accessi

Un ulteriore motivo per utilizzare sia il PIM che l'ERP è la possibilità per i dipendenti dell'azienda o altri specialisti esterni che lavorano alle descrizioni dei prodotti di accedere ai dati dei prodotti di cui hanno bisogno senza accedere direttamente al sistema ERP dell'azienda. Di conseguenza, copywriter, traduttori, fotografi o altri specialisti coinvolti nel processo possono aggiungere e modificare le informazioni sui prodotti solo all'interno del sistema PIM, il che, oltre a essere sicuro, consente di risparmiare tempo e risorse per la formazione sull'ERP.

Riduzione dei costi

L'integrazione dell'ERP con il sistema PIM significa che non sono necessarie ulteriori programmazioni e personalizzazioni all'interno dell'ERP. Se il tentativo di aggiungere funzionalità PIM al vostro ERP porta inevitabilmente a ulteriori sforzi di personalizzazione, tali personalizzazioni devono essere mantenute anche in futuro, rendendo gli aggiornamenti del vostro ERP inutilmente complicati e costosi. Anche se i costi aggiuntivi per l'integrazione di entrambi i sistemi saranno considerevolmente inferiori a quelli necessari per rendere il PIM parte del vostro ERP e farlo funzionare a lungo termine. Per questo motivo, due sistemi separati e integrati tra loro sono la soluzione migliore. La personalizzazione di un ERP è costosa e la creazione e il supporto di una funzionalità simile al PIM possono comportare un notevole investimento a lungo termine. È molto più ragionevole avere due sistemi separati che subiscono una personalizzazione minima.

Come funziona di solito l'integrazione PIM ERP

Prima di approfondire le ragioni e i metodi dell'integrazione PIM ERP, è importante riconoscere che non tutti i sistemi PIM possono essere integrati con tutti i sistemi ERP. Pertanto, è spesso ragionevole scegliere il software PIM per la vostra azienda in base alle vostre esigenze di integrazione ERP, alla compatibilità dei sistemi e alle integrazioni che i fornitori di PIM forniscono.

Quando si integra il PIM con l'ERP, di solito l'ERP viene prima. Ciò significa che il sistema PIM importa i dati dall'ERP su base regolare, a seconda delle esigenze specifiche di alcune aziende. Alcune possono sincronizzare i dati una volta al giorno, mentre altre potrebbero aver bisogno di una sincronizzazione oraria tra i sistemi.

Questa integrazione è tipicamente unilaterale. Per quanto riguarda il ciclo di vita del prodotto, in genere viene creato nell'ERP e poi trasferito nel PIM. Tuttavia, lo scambio di dati bilaterale tra ERP e PIM è possibile anche con i sistemi PIM più avanzati.

Quali dati sono sincronizzati?

I dati anagrafici comprendono i dati principali del prodotto, tra cui il nome del prodotto, il numero SKU e il numero di articolo. Anche i dati logistici, come il peso e le dimensioni del prodotto, sono tipicamente sincronizzati nel PIM. Tuttavia, anche qualsiasi altro dato relativo al prodotto può essere sincronizzato tra l'ERP e il PIM: descrizioni e nomi dei prodotti, traduzioni in diverse lingue, opzioni, caratteristiche e attributi dei prodotti, immagini dei prodotti, associazioni di prodotti e così via. Alcuni dati possono essere aggiunti direttamente nel PIM e solo alcuni di essi possono essere sincronizzati con l'ERP, come i nomi dei prodotti in lingue diverse o i valori di attributi specifici che dovrebbero essere aggiunti principalmente nel PIM.

Come vengono sincronizzati i dati?

I diversi sistemi ERP hanno capacità tecniche diverse. La maggior parte degli ERP moderni dispone di un'API REST, un'interfaccia standardizzata per lo scambio di dati. Pertanto, l'integrazione completa dell'ERP con il PIM può essere realizzata tramite API REST. Questa è la strada consigliata per tutti, nella misura in cui è tecnicamente possibile.

Se il vostro software ERP non dispone di API REST, l'integrazione può essere realizzata con altri mezzi.

Pertanto, se l'azienda dispone di un sistema unificato che salva tutti i dati aziendali o di un database come Oracle, MS SQL, i dati possono essere esportati da questi sistemi attraverso le loro API REST o soddisfacendo direttamente le richieste del database (tramite query DB).

Il terzo metodo, tipico dei vecchi ERP, è lo scambio di file. In questo caso, l'ERP genera file con dati che possono essere in formato CSV, Excel, ecc. e il sistema PIM esamina regolarmente questi file per importare i dati. Non tutti i sistemi PIM supportano tutti questi metodi, ed è sempre ragionevole chiedere al fornitore di PIM quale metodo di integrazione supporta.

Per implementare la sincronizzazione tra il sistema ERP e il PIM, se non è possibile un'integrazione diretta, è possibile utilizzare piattaforme software specializzate per l'integrazione dei dati, database middleware o sistemi di data warehouse.

Ad esempio, AtroPIM supporta tutti e tre i metodi di integrazione: REST API, DB Queries e File ExcFhange.

Migliori pratiche per un'integrazione efficace del PIM con l'ERP

La sincronizzazione dei dati tra i sistemi può essere molto complicata e richiede molta attenzione, in quanto rendere i dati coerenti tra i diversi sistemi è molto più complicato che renderli coerenti all'interno di un solo sistema.

Definire le regole di sovranità dei dati

È importante garantire che dopo una sincronizzazione alcuni dati possano essere modificati solo in uno dei sistemi. Ad esempio, la dimensione è una caratteristica creata all'interno di ERP e quindi ERP viene prima di tutto. Quindi, dopo la sincronizzazione di questo tipo di dati nel sistema PIM, questi dati possono essere visualizzati ma non devono essere modificati all'interno del PIM. La regola generale è che i dati anagrafici che arrivano in PIM non devono essere modificati in PIM.

È anche possibile definire alcuni dati da creare e gestire nel PIM, che devono essere sincronizzati dal PIM all'ERP. Inoltre, in questo caso è importante assicurarsi che nessuno possa modificare questi dati in ERP. L'alternativa, sebbene sia un approccio meno comune, consiste nel creare inizialmente un nuovo prodotto nel sistema PIM, che apparirà nell'ERP solo dopo l'acquisto.

Definire il calendario di sincronizzazione dei dati

È possibile sincronizzare diversi tipi di dati in base a piani temporali personalizzati per soddisfare specifiche esigenze aziendali. Le informazioni importanti possono dover essere sincronizzate istantaneamente, mentre quelle meno cruciali possono essere trasmesse periodicamente, ad esempio su base oraria o giornaliera.

È possibile anche utilizzare una sincronizzazione basata su eventi, con aggiornamenti automatici in base a determinati trigger. La definizione di un programma di sincronizzazione dei dati ben pianificato aiuta a migliorare la produttività, a mantenere l'accuratezza dei dati e a fornire agli stakeholder informazioni aggiornate.

Garantire il monitoraggio della sincronizzazione dei dati

Un monitoraggio efficace è la chiave per una sincronizzazione efficace dei dati, quindi la capacità del sistema di avvisare gli amministratori di sistema degli errori di sincronizzazione è fondamentale. Ad esempio, l'amministratore può ricevere notifiche che descrivono gli errori specifici singolarmente o li categorizzano in base a determinate caratteristiche. Ad esempio, l'amministratore può ricevere una notifica sul completamento di un numero specifico di lavori con errori. Inoltre, l'uso di widget dedicati sulla dashboard per tenere traccia delle statistiche e degli errori di sincronizzazione può migliorare significativamente la supervisione.

Perché scegliere AtroPIM per l'integrazione del PIM con l'ERP?

AtroPIM si basa su AtroCore, una piattaforma di integrazione dei dati. Pertanto, con AtroPIM è possibile avere una moderna ed efficiente piattaforma di gestione delle informazioni sui prodotti e di integrazione dei dati in un'unica soluzione.

AtroPIM è una soluzione unica sul mercato, in grado non solo di eseguire la sincronizzazione bilaterale dei dati di prodotto, ma anche di sincronizzare i dati di ordini, clienti, contratti, ecc. Mentre l'integrazione PIM-ERP standard prevede tipicamente la sincronizzazione dei dati in una sola direzione, dall'ERP al PIM, una piattaforma di integrazione come AtroPIM consente la sincronizzazione bilaterale dei dati con più sistemi di origine e di destinazione, permettendo anche di prelevare ordini e clienti dai vostri mercati di e-commerce (come Amazon, Otto, ecc.) e dai vostri negozi online e di inviarli direttamente ai vostri sistemi ERP (anche multipli).