Si vous souhaitez améliorer la qualité des informations sur les produits de votre entreprise, vous avez probablement envisagé la possibilité d'intégrer un système PIM (gestion des informations sur les produits) à votre logiciel ERP existant. Ou peut-être avez-vous envisagé d'étendre les fonctionnalités de votre ERP existant afin qu'il puisse également servir de PIM ? Voyons pourquoi la première approche est plus avantageuse en termes d'efficacité et de budget, et quelles sont les limites de la stratégie ERP en tant que PIM.

Nous verrons également comment réaliser l'intégration PIM ERP de la manière la plus optimisée et la plus rationnelle possible.

Pourquoi l'intégration de PIM ERP est-elle si bénéfique pour les activités de votre entreprise ?

Votre entreprise a-t-elle besoin d'intégrer son ERP avec PIM ?

Les logiciels PIM et ERP ont des objectifs différents, les systèmes ERP n'étant pas conçus pour traiter des informations complexes et structurées sur les produits. Par conséquent, une telle intégration n'est pas seulement raisonnable, mais absolument nécessaire pour les entreprises qui ont de multiples produits et/ou des besoins de données complexes et élaborées sur les produits, où la création d'une description de produit est un processus méticuleux et axé sur les détails qui nécessite des ressources importantes.

Toutes les entreprises n'ont pas besoin d'un logiciel PIM dédié. Les entreprises ayant un nombre limité de produits ainsi que les entreprises ayant des produits simples n'ont pas besoin de classification alors qu'elles utilisent un grand nombre de valeurs d'attributs différentes, de descriptions détaillées ou de multiples photos de produits. Pour elles, la solution PIM n'est pas une nécessité. Par exemple, si vous êtes un fournisseur de produits agricoles en vrac, une petite boutique locale, un distributeur de matières premières, votre entreprise peut très bien se passer d'un système PIM en raison de la simplicité de vos informations sur les produits, de vos actifs numériques, de vos numéros SKU, de vos attributs, etc. Pour ces entreprises, la gestion d'une information supplémentaire directement dans le logiciel ERP peut être suffisante.

Processus opérationnels ciblés

L'un des principaux objectifs d'un système ERP est de gérer les entrepôts et les commandes, tandis que des éléments tels que la qualité des descriptions de produits n'entrent pas dans le champ d'application d'un système ERP. En fournissant une base de données centralisée, les systèmes ERP permettent de suivre les niveaux d'inventaire, de gérer les emplacements des stocks, de traiter les commandes et de surveiller les activités de la chaîne d'approvisionnement. Les systèmes ERP sont conçus pour gérer tous les processus liés à l'achat des produits, au stockage des stocks et à leur livraison aux partenaires et/ou aux utilisateurs finaux.

L'ERP permet généralement aux utilisateurs de gérer uniquement les caractéristiques du produit liées à son poids, sa taille et son volume, y compris la hauteur, la longueur et la largeur, car ce sont les plus importantes pour l'expédition et l'optimisation de l'emballage. C'est pourquoi toutes les caractéristiques importantes d'un point de vue logistique devraient toujours être stockées dans l'ERP.

De nombreux systèmes ERP ne permettent pas de stocker plusieurs images de produits. Par exemple, le célèbre ERP SAP Business One ne permet à ses utilisateurs de stocker qu'une seule image de produit.

Certains ERP s'efforcent d'améliorer leurs fonctionnalités de gestion des données de produits en permettant à leurs utilisateurs d'attribuer davantage d'attributs aux produits ou d'ajouter des images ou des descriptions supplémentaires. Cela peut fonctionner correctement pour des produits plus simples avec un nombre limité d'attributs. Cependant, si les produits sont plus complexes, cela entraîne souvent des inconvénients pour les utilisateurs.

Ces systèmes ERP ne se concentrent toujours pas sur les principaux objectifs concernant les informations sur les produits - l'unification, l'amélioration de la qualité, de la cohérence, de la précision et de l'accessibilité des données. Permettre de stocker des données détaillées sur les produits n'est pas la même chose que de vous aider à créer des données de haute qualité sur les produits, ce qui constitue en soi le plus grand défi. Le logiciel PIM, quant à lui, se concentre principalement sur les processus commerciaux liés à la préparation, à la gestion et à la syndication de vos données produit.

Contrôle d'accès

Une autre raison d'utiliser à la fois le PIM et l'ERP est la possibilité pour les employés de l'entreprise ou d'autres spécialistes externes travaillant sur vos descriptions de produits d'avoir accès aux données produit dont ils ont besoin sans avoir un accès direct au système ERP de l'entreprise. Ainsi, les rédacteurs, traducteurs, photographes ou autres spécialistes impliqués dans le processus peuvent ajouter et modifier les informations sur les produits uniquement dans le système PIM, ce qui, en plus d'être sûr, permet d'économiser du temps et des ressources pour la formation à l'ERP.

Minimiser les coûts

L'intégration de votre ERP au système PIM signifie qu'aucune programmation ou personnalisation supplémentaire n'est nécessaire au sein de l'ERP. Si l'ajout d'une fonctionnalité PIM à votre système ERP entraîne inévitablement des efforts de personnalisation supplémentaires, ces personnalisations doivent également être maintenues à l'avenir, ce qui rend les mises à jour de votre système ERP inutilement compliquées et coûteuses. Même si l'intégration des deux systèmes entraîne des coûts supplémentaires, ceux-ci restent nettement inférieurs aux coûts nécessaires pour intégrer le PIM à votre ERP et le faire fonctionner à long terme. Pour toutes ces raisons, la meilleure solution consiste à utiliser deux systèmes distincts intégrés l'un à l'autre. La personnalisation d'un ERP est coûteuse, et la création et le soutien d'une fonctionnalité de type PIM peuvent entraîner un investissement substantiel à long terme. Il est beaucoup plus raisonnable d'avoir deux systèmes distincts qui font l'objet d'une personnalisation minimale.

Comment fonctionne généralement l'intégration du PIM ERP

Avant d'aborder les raisons et les méthodes de l'intégration PIM ERP, il est important de reconnaître que tous les systèmes PIM ne peuvent pas être intégrés à tous les systèmes ERP. Par conséquent, il est souvent raisonnable de choisir un logiciel PIM pour votre entreprise en fonction de vos besoins d'intégration ERP, de la compatibilité des systèmes et des intégrations proposées par les fournisseurs de PIM.

Lors de l'intégration du PIM avec l'ERP, l'ERP vient généralement en premier. Cela signifie que le système PIM importe régulièrement des données de l'ERP en fonction des besoins spécifiques de certaines entreprises. Certaines peuvent synchroniser les données une fois par jour, tandis que d'autres peuvent avoir besoin d'une synchronisation horaire entre les systèmes.

Cette intégration est généralement unilatérale. En ce qui concerne le cycle de vie du produit, il est généralement créé dans l'ERP, puis transféré dans le PIM. Toutefois, l'échange de données bilatéral entre l'ERP et le PIM est également possible avec des systèmes PIM plus avancés.

Quelles sont les données synchronisées ?

Les données de base comprennent les principales données relatives au produit, notamment le nom du produit, le numéro SKU et le numéro d'article. Les données logistiques telles que le poids et les dimensions du produit sont généralement synchronisées dans le PIM. Cependant, toute autre donnée relative au produit peut également être synchronisée entre l'ERP et le PIM : descriptions et noms de produits, traductions dans différentes langues, options, caractéristiques et attributs de produits, images de produits, associations de produits, etc. Certaines données peuvent être ajoutées directement dans le PIM, et seules certaines d'entre elles peuvent être synchronisées avec l'ERP, comme les noms de produits dans différentes langues ou les valeurs d'attributs spécifiques qui doivent être ajoutées principalement dans le PIM.

Comment les données sont-elles synchronisées ?

Les capacités techniques varient d'un système ERP à l'autre. La plupart des ERP modernes disposent d'une API REST - une interface standardisée pour l'échange de données. Par conséquent, l'intégration complète de l'ERP avec le PIM peut être mise en œuvre par le biais de l'API REST. C'est la méthode recommandée pour tous, dans la mesure où elle est techniquement possible.

Si votre logiciel ERP n'a pas d'API REST, l'intégration peut être mise en œuvre par d'autres moyens.

Par conséquent, si l'entreprise dispose d'un système unifié qui enregistre toutes les données de l'entreprise ou d'une base de données telle qu'Oracle ou MS SQL, les données peuvent être exportées à partir de ces systèmes via leur API REST ou en répondant directement aux demandes de la base de données (par le biais de requêtes DB).

La troisième méthode, typique des anciens ERP, est l'échange de fichiers. Dans ce cas, l'ERP génère des fichiers de données qui peuvent être au format CSV, Excel, etc. et le système PIM examine régulièrement ces fichiers pour importer les données. Tous les systèmes PIM ne prennent pas en charge toutes ces méthodes, et il est toujours raisonnable de demander au fournisseur du PIM quelle méthode d'intégration il prend en charge.

Si l'intégration directe n'est pas possible, vous pouvez également utiliser des plateformes d'intégration de données logicielles spécialisées, des bases de données intermédiaires ou des systèmes d'entrepôt de données pour mettre en œuvre la synchronisation entre votre système ERP et le PIM.

Par exemple, AtroPIM prend en charge les trois méthodes d'intégration - REST API, DB Queries et File ExcFhange.

Meilleures pratiques pour une intégration ERP PIM efficace

La synchronisation des données entre les systèmes peut être très compliquée et nécessiter beaucoup d'attention, car il est beaucoup plus compliqué de rendre les données cohérentes entre différents systèmes que de les rendre cohérentes au sein d'un seul système.

Définir vos règles de souveraineté des données

Il est important de s'assurer qu'après une synchronisation, certaines données ne peuvent être modifiées que dans l'un des systèmes. Par exemple, la taille est la caractéristique qui a été créée dans l'ERP et c'est donc l'ERP qui vient en premier ici. Ainsi, après la synchronisation de ce type de données dans le système PIM, ces données peuvent être visualisées mais ne doivent pas être modifiées dans le système PIM. La règle générale est que les données de base introduites dans le PIM ne doivent pas être modifiées dans le PIM.

Vous pouvez également définir certaines données à créer et à gérer dans le PIM, qui doivent être synchronisées entre le PIM et l'ERP. Dans ce cas, il est également important de s'assurer que personne ne peut modifier ces données dans l'ERP. L'autre solution, bien que moins courante, consiste à créer initialement un nouveau produit dans le système PIM, ce produit n'apparaissant dans l'ERP qu'après avoir été acheté.

Définir le calendrier de synchronisation des données

Différents types de données peuvent être synchronisés selon des calendriers personnalisés afin de répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise. Les informations importantes peuvent devoir être synchronisées instantanément, tandis que les informations moins cruciales peuvent être transmises périodiquement, par exemple toutes les heures ou tous les jours.

Il est également possible d'utiliser une synchronisation basée sur des événements, les mises à jour se faisant automatiquement en fonction de certains déclencheurs. La définition d'un calendrier de synchronisation des données bien planifié permet d'améliorer la productivité, de maintenir l'exactitude des données et de fournir aux parties prenantes des informations actualisées.

Assurer le suivi de la synchronisation des données

Une surveillance efficace est la clé d'une synchronisation efficace des données, c'est pourquoi la capacité du système à alerter les administrateurs du système sur les erreurs de synchronisation est cruciale. Par exemple, l'administrateur peut recevoir des notifications qui décrivent des erreurs spécifiques individuellement ou qui les classent en fonction de certaines caractéristiques. Par exemple, l'administrateur peut être averti de l'achèvement d'un certain nombre de travaux comportant des erreurs. En outre, l'utilisation de widgets dédiés sur le tableau de bord pour suivre les statistiques et les erreurs de synchronisation peut améliorer considérablement la supervision.

Pourquoi choisir AtroPIM pour votre intégration PIM ERP ?

AtroPIM est basé sur AtroCore, qui est une plateforme d'intégration de données. Ainsi, avec AtroPIM, vous pouvez disposer d'une plateforme moderne et efficace de gestion des informations produit et d'intégration des données en une seule solution.

AtroPIM est une solution unique sur le marché, qui peut non seulement effectuer une synchronisation bilatérale des données de produits, mais aussi synchroniser les données de commandes, de clients, de contrats, etc. Alors que l'intégration PIM-ERP standard implique généralement une synchronisation des données dans une seule direction, de l'ERP vers le PIM, une plate-forme d'intégration comme AtroPIM permet une synchronisation bilatérale des données avec de multiples systèmes sources et de destination, permettant également aux commandes et aux clients d'être extraits de vos places de marché de commerce électronique (comme Amazon, Otto, etc.) et de vos magasins en ligne et d'être poussés directement vers vos systèmes ERP (même multiples).