Als je de kwaliteit van de productinformatie voor je bedrijf wilt verbeteren, heb je waarschijnlijk al eens nagedacht over de mogelijkheid om een PIM-systeem (Product Information Management) te integreren met je bestaande ERP-software. Of misschien heb je overwogen om de functionaliteit van je bestaande ERP uit te breiden zodat het ook als PIM kan dienen? Laten we eens kijken waarom de eerste aanpak zowel qua efficiëntie als budget voordeliger is en wat de beperkingen zijn van de ERP-als-PIM-strategie.

We zullen ook bespreken hoe de PIM ERP integratie zo optimaal en rationeel mogelijk kan worden uitgevoerd.

Waarom is PIM ERP Integratie zo voordelig voor uw bedrijfsvoering?

Moet uw bedrijf zijn ERP met PIM integreren?

PIM- en ERP-software dienen verschillende doelen. ERP-systemen zijn niet ontworpen om complexe en gestructureerde productinformatie te verwerken. Daarom is een dergelijke integratie niet alleen redelijk maar absoluut noodzakelijk voor bedrijven met meerdere producten en/of complexe en uitgebreide productgegevensbehoeften waar het creëren van productbeschrijving een nauwgezet en detailgericht proces is dat aanzienlijke middelen vereist.

Niet alle bedrijven hebben speciale PIM-software nodig. Bedrijven met een beperkt aantal producten en bedrijven met eenvoudige producten hebben geen classificatie nodig terwijl ze veel verschillende attribuutwaarden, gedetailleerde beschrijvingen of meerdere productfoto's gebruiken. Voor hen is een PIM-oplossing geen noodzaak. Als je bijvoorbeeld een leverancier bent van landbouwproducten in bulk, een kleine lokale boetiek, een distributeur van grondstoffen, dan kan je bedrijf het goed doen zonder een PIM-systeem vanwege de eenvoud van je productinformatie, digitale activa, SKU-nummers, attributen, enz. Voor dergelijke bedrijven kan het voldoende zijn om aanvullende informatie rechtstreeks in de ERP-software te beheren.

Gerichte bedrijfsprocessen

Een van de belangrijkste doelen van een ERP-systeem is het beheren van magazijnen en orders, terwijl zaken als de kwaliteit van productbeschrijvingen buiten het bereik van een ERP-systeem vallen. Door een gecentraliseerde database te bieden, helpen ERP-systemen bij het bijhouden van voorraadniveaus, het beheren van voorraadlocaties, het verwerken van bestellingen en het bewaken van activiteiten in de toeleveringsketen. ERP-systemen zijn ontworpen om alle processen met betrekking tot de inkoop van producten, de opslag van voorraden en de levering aan partners en/of eindgebruikers te beheren.

Met ERP kunnen gebruikers doorgaans alleen productkenmerken beheren die betrekking hebben op het gewicht, de omvang en het volume, inclusief hoogte, lengte en breedte, omdat deze het meest relevant zijn voor verzending en optimale verpakking. Daarom moeten alle logistiek belangrijke kenmerken altijd worden opgeslagen in ERP.

Veel ERP-systemen bieden geen functionaliteit voor het opslaan van meerdere productafbeeldingen. Met het populaire SAP Business One ERP kunnen gebruikers bijvoorbeeld slechts één productafbeelding opslaan.

Sommige ERP's streven ernaar hun functionaliteiten voor het beheer van productgegevens te verbeteren door hun gebruikers toe te staan producten meer kenmerken te geven of meer afbeeldingen of extra beschrijvingen toe te voegen. Dit kan goed werken voor eenvoudigere producten met een beperkt aantal attributen. Maar als de producten complexer zijn, veroorzaakt dit vaak ongemak voor gebruikers.

Dergelijke ERP-systemen concentreren zich nog steeds niet op de belangrijkste doelen met betrekking tot de productinformatie - unificatie, hogere gegevenskwaliteit, consistentie, nauwkeurigheid en toegankelijkheid. Het mogelijk maken om gedetailleerde productgegevens op te slaan is niet hetzelfde als ondersteuning bieden bij het creëren van productgegevens van hoge kwaliteit, wat op zichzelf al de grootste uitdaging is. PIM-software concentreert zich daarentegen vooral op bedrijfsprocessen die te maken hebben met het voorbereiden, beheren en syndiceren van uw productgegevens.

Toegangscontrole

Nog een reden om zowel PIM als ERP te gebruiken is de mogelijkheid voor bedrijfsmedewerkers of andere externe specialisten die aan uw productbeschrijvingen werken om toegang te krijgen tot de productgegevens die ze nodig hebben zonder directe toegang tot het ERP-systeem van het bedrijf. Hierdoor kunnen tekstschrijvers, vertalers, fotografen of andere specialisten die bij het proces betrokken zijn de productinformatie alleen binnen het PIM-systeem toevoegen en wijzigen, wat niet alleen veilig is, maar ook uw ERP-training tijd en middelen bespaart.

Kosten minimaliseren

Het integreren van je ERP met een PIM systeem betekent dat er geen extra programmering en maatwerk nodig is binnen ERP. Hoewel het toevoegen van PIM functionaliteit aan je ERP onvermijdelijk leidt tot extra maatwerk, moeten dergelijke aanpassingen ook in de toekomst worden onderhouden, waardoor updates voor je ERP onnodig ingewikkeld en duur worden. Zelfs als er extra kosten ontstaan om beide systemen te integreren, zijn ze nog steeds aanzienlijk lager dan de kosten die nodig zijn om PIM uit je ERP te maken en het op de lange termijn te laten werken. Vanwege dit alles zijn twee afzonderlijke systemen die met elkaar geïntegreerd zijn de beste manier. Het aanpassen van een ERP is kostbaar en het creëren en ondersteunen van PIM-achtige functionaliteit kan leiden tot een aanzienlijke investering op de lange termijn. Het is veel verstandiger om twee aparte systemen te hebben die minimale aanpassingen ondergaan.

Hoe de PIM ERP integratie meestal werkt

Voordat we dieper ingaan op de redenen en methoden van PIM ERP integratie, is het belangrijk om te weten dat niet elk PIM systeem kan worden geïntegreerd met elk ERP systeem. Daarom is het vaak redelijk om PIM software voor je bedrijf te kiezen op basis van je ERP integratie behoeften, de systeem compatibiliteit en de integraties die PIM leveranciers bieden.

Bij de integratie van PIM met ERP komt ERP meestal op de eerste plaats. Dit betekent dat het PIM systeem regelmatig gegevens importeert uit ERP, afhankelijk van de specifieke behoeften van bepaalde bedrijven. Sommige bedrijven synchroniseren gegevens één keer per dag, terwijl andere bedrijven elk uur een synchronisatie tussen de systemen nodig hebben.

Deze integratie is meestal eenzijdig. De productlevenscyclus wordt meestal aangemaakt in ERP en vervolgens overgebracht naar PIM. De tweezijdige gegevensuitwisseling tussen ERP en PIM is echter ook mogelijk met meer geavanceerde PIM-systemen.

Welke gegevens worden gesynchroniseerd?

Stamgegevens bevatten de belangrijkste gegevens over het product, zoals productnaam, SKU-nummer en artikelnummer. Logistieke gegevens zoals productgewicht en afmetingen worden meestal ook gesynchroniseerd in PIM. Alle andere productgerelateerde gegevens kunnen echter ook gesynchroniseerd worden tussen ERP en PIM - productomschrijvingen en -namen, hun vertalingen in verschillende talen, productopties, kenmerken en attributen, productafbeeldingen, productassociaties, enzovoort. Sommige gegevens kunnen direct in de PIM worden toegevoegd, en slechts een deel van deze gegevens kan terug naar het ERP worden gesynchroniseerd, zoals productnamen in verschillende talen of specifieke attribuutwaarden die primair in de PIM moeten worden toegevoegd.

Hoe worden gegevens gesynchroniseerd?

Verschillende ERP-systemen hebben verschillende technische mogelijkheden. De meeste moderne ERP's hebben een REST API - gestandaardiseerde interface voor gegevensuitwisseling. Daarom kan de volledige integratie van ERP met PIM worden geïmplementeerd via REST API. Dit is de aanbevolen manier voor iedereen voor zover het technisch mogelijk is.

Als je ERP-software geen REST API heeft, kan de integratie op een andere manier worden geïmplementeerd.

Als het bedrijf een eenduidig systeem heeft dat alle bedrijfsgegevens opslaat of een database zoals Oracle of MS SQL, dan kunnen de gegevens uit deze systemen worden geëxporteerd via hun REST API of door direct databaseverzoeken in te vullen (via DB-query's).

De derde methode, typisch voor oudere ERP's, is bestandsuitwisseling. In dit geval genereert het ERP-bestand bestanden met gegevens in CSV, Excel, enz. en het PIM-systeem bekijkt deze bestanden regelmatig om de gegevens te importeren. Niet alle PIM systemen ondersteunen al deze methoden en het is altijd verstandig om de PIM leverancier te vragen welke integratiemethode ze ondersteunen.

Je kunt ook gespecialiseerde softwareplatforms voor gegevensintegratie, middleware-databases of datawarehousesystemen gebruiken om de synchronisatie tussen je ERP-systeem en PIM te implementeren als directe integratie niet mogelijk is.

AtroPIM ondersteunt bijvoorbeeld alle drie de integratiemethoden - REST API, DB Queries en File ExcFhange.

Best Practices voor effectieve PIM ERP integratie

Gegevenssynchronisatie tussen systemen kan erg ingewikkeld zijn en veel aandacht vereisen, omdat het veel ingewikkelder is om gegevens consistent te maken tussen verschillende systemen dan om ze consistent te maken binnen één systeem.

Definieer uw regels voor gegevenssoevereiniteit

Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat na een synchronisatie bepaalde gegevens slechts in één van de systemen kunnen worden gewijzigd. Bijvoorbeeld, de grootte is het kenmerk dat binnen ERP werd gecreëerd en daarom komt ERP hier eerst. Dus na synchronisatie van dit soort gegevens in het PIM-systeem, kunnen deze gegevens worden bekeken, maar mogen ze niet worden gewijzigd in PIM. De algemene regel is dat stamgegevens die in PIM worden ingevoerd, niet mogen worden gewijzigd in PIM.

Je kunt ook bepaalde gegevens definiëren die moeten worden aangemaakt en beheerd in PIM en die terug moeten worden gesynchroniseerd van PIM naar ERP. In dit geval is het ook belangrijk om ervoor te zorgen dat niemand deze gegevens in ERP kan wijzigen. Het alternatief, hoewel minder gebruikelijk, is om in eerste instantie een nieuw product aan te maken in PIM, waarbij dit product pas in ERP verschijnt nadat het is aangeschaft.

Definieer je tijdschema voor gegevenssynchronisatie

Verschillende gegevenstypes kunnen gesynchroniseerd worden volgens aangepaste tijdschema's om te voldoen aan specifieke bedrijfsvereisten. Belangrijke informatie moet mogelijk onmiddellijk worden gesynchroniseerd, terwijl minder cruciale informatie periodiek kan worden verzonden, bijvoorbeeld op uurlijkse of dagelijkse basis.

Het gebruik van op gebeurtenissen gebaseerde synchronisatie is ook een optie, waarbij updates automatisch plaatsvinden op basis van bepaalde triggers. Het definiëren van een goed gepland datasynchronisatieschema helpt de productiviteit te verbeteren, de nauwkeurigheid van gegevens te handhaven en belanghebbenden te voorzien van actuele informatie.

Zorg voor datasynchronisatiebewaking

Effectieve monitoring is de sleutel tot effectieve gegevenssynchronisatie, daarom is het vermogen van het systeem om systeembeheerders te waarschuwen voor synchronisatiefouten zo cruciaal. De beheerder kan bijvoorbeeld meldingen ontvangen die specifieke fouten afzonderlijk schetsen of ze categoriseren op basis van bepaalde kenmerken. De beheerder kan bijvoorbeeld een melding krijgen over het voltooien van een specifiek aantal taken met fouten. Bovendien kan het gebruik van speciale widgets op het dashboard voor het bijhouden van synchronisatiestatistieken en fouten het toezicht aanzienlijk verbeteren.

Waarom AtroPIM kiezen voor uw PIM ERP integratie?

AtroPIM is gebaseerd op AtroCore, een data-integratieplatform. Met AtroPIM beschikt u dus over een modern en efficiënt Product Information Management en Data Integratie Platform in één oplossing.

AtroPIM is een unieke oplossing op de markt die niet alleen bilaterale synchronisatie van productgegevens kan uitvoeren, maar ook gegevens over bestellingen, klanten, contracten, enz. kan synchroniseren. Terwijl de standaard PIM-ERP integratie meestal een datasynchronisatie in één richting inhoudt, van ERP naar PIM, maakt een integratieplatform zoals AtroPIM bilaterale datasynchronisatie mogelijk met meerdere bron- en bestemmingssystemen, waardoor het ook mogelijk is om orders en klanten van uw e-commerce marktplaatsen (zoals Amazon, Otto etc.) en uw online winkels te halen en direct naar uw (zelfs meerdere) ERP-systemen te pushen.