Si desea mejorar la calidad de la información sobre productos de su empresa, probablemente haya contemplado la posibilidad de integrar un sistema PIM (gestión de la información sobre productos) con su actual software ERP. ¿O tal vez se ha planteado ampliar la funcionalidad de su ERP actual para que también pueda servir como PIM? Averigüemos por qué el primer enfoque es más beneficioso tanto desde el punto de vista de la eficiencia como del presupuesto, y cuáles son las limitaciones de la estrategia ERP-como-PIM.

También hablaremos de cómo realizar la integración PIM ERP de la forma más optimizada y racional posible.

¿Por qué la integración PIM ERP es tan beneficiosa para las operaciones de su empresa?

¿Necesita su empresa integrar su ERP con PIM?

El software PIM y el ERP tienen finalidades diferentes, ya que los sistemas ERP no están diseñados para gestionar información compleja y estructurada sobre productos. Por lo tanto, una integración de este tipo no sólo es razonable, sino absolutamente necesaria para las empresas con múltiples productos y/o necesidades de datos de productos complejos y elaborados en los que la creación de la descripción del producto es un proceso meticuloso y centrado en los detalles que requiere importantes recursos.

No todas las empresas necesitan un software PIM específico. Las empresas con un número limitado de productos, así como las empresas con productos sencillos, no necesitan clasificación aunque utilicen muchos valores de atributos diferentes, descripciones detalladas o varias fotos de productos. Para ellos, la solución PIM no es una necesidad. Por ejemplo, si usted es un proveedor de productos agrícolas a granel, una pequeña boutique local, un distribuidor de materias primas, su negocio puede ir bien sin un sistema PIM debido a la simplicidad de la información de sus productos, activos digitales, números SKU, atributos, etc. Para este tipo de empresas, puede ser suficiente gestionar la información adicional directamente en el software ERP.

Procesos empresariales específicos

Uno de los principales objetivos de un sistema ERP es la gestión de almacenes y pedidos, mientras que aspectos como la calidad de las descripciones de los productos quedan fuera del alcance de un sistema ERP. Al proporcionar una base de datos centralizada, los sistemas ERP ayudan a realizar un seguimiento de los niveles de inventario, gestionar las ubicaciones de las existencias, procesar los pedidos y supervisar las actividades de la cadena de suministro. Los sistemas ERP están diseñados para gestionar todos los procesos relacionados con la compra de productos, el almacenamiento de existencias y su entrega a los socios y/o usuarios finales.

Normalmente, el ERP permite a los usuarios gestionar únicamente las características del producto relacionadas con su peso, tamaño y volumen, incluidas la altura, la longitud y la anchura, ya que son las más relevantes para el envío y el embalaje optimizado. Por ello, todas las características importantes desde el punto de vista logístico deberían almacenarse siempre en el ERP.

Muchos sistemas ERP no ofrecen funciones para almacenar varias imágenes de productos. Por ejemplo, el popular ERP SAP Business One permite a sus usuarios almacenar sólo una imagen del producto.

Algunos ERP se esfuerzan por mejorar sus funcionalidades de gestión de datos de productos permitiendo a sus usuarios dotar a los productos de más atributos o añadir más imágenes o descripciones adicionales. Esto puede funcionar bien para productos más sencillos con un número limitado de atributos. Sin embargo, si los productos son más complejos, esto suele causar molestias a los usuarios.

Estos sistemas ERP siguen sin concentrarse en los objetivos principales relativos a la información de los productos: unificación, mayor calidad de los datos, coherencia, precisión y accesibilidad. Hacer posible el almacenamiento de datos detallados de productos no es lo mismo que ayudarle a crear datos de productos de alta calidad, que es el mayor reto por sí solo. En cambio, el software PIM se centra principalmente en los procesos empresariales relacionados con la preparación, gestión y sindicación de los datos de sus productos.

Control de acceso

Una razón más para utilizar tanto PIM como ERP es la posibilidad de que los empleados de la empresa u otros especialistas externos que trabajen en las descripciones de tus productos tengan acceso a los datos de producto que necesiten sin necesidad de acceder directamente al sistema ERP de la empresa. De este modo, los redactores, traductores, fotógrafos u otros especialistas implicados en el proceso pueden añadir y modificar la información del producto únicamente dentro del sistema PIM, lo que, además de ser seguro, ahorra tiempo y recursos de formación a su ERP.

Minimización de costes

Integrar su ERP con el sistema PIM significa que no se necesita programación ni personalización adicional dentro del ERP. Mientras que intentar añadir funcionalidad PIM a su ERP inevitablemente conlleva esfuerzos de personalización adicionales, dichas personalizaciones también deben mantenerse en el futuro, lo que hace que las actualizaciones de su ERP sean innecesariamente complicadas y caras. Incluso si surgieran costes adicionales para integrar ambos sistemas, seguirían siendo considerablemente inferiores al coste necesario para hacer PIM fuera de su ERP y hacer que funcione a largo plazo. Por todo ello, lo mejor es contar con dos sistemas separados e integrados entre sí. Personalizar un ERP es costoso, y la creación y soporte de una funcionalidad similar a PIM puede suponer una inversión sustancial a largo plazo. Es mucho más razonable disponer de dos sistemas separados que se sometan a una personalización mínima.

Cómo funciona normalmente la integración PIM ERP

Antes de profundizar en las razones y los métodos de la integración PIM ERP, es importante reconocer que no todos los sistemas PIM pueden integrarse con todos los sistemas ERP. Por lo tanto, suele ser razonable elegir el software PIM para su empresa en función de sus necesidades de integración ERP, la compatibilidad de los sistemas y las integraciones que ofrecen los proveedores de PIM.

Cuando se integra el PIM con el ERP, el ERP suele ser lo primero. Esto significa que el sistema PIM importa datos del ERP de forma periódica en función de las necesidades específicas de determinadas empresas. Algunas pueden sincronizar los datos una vez al día, mientras que otras pueden necesitar una sincronización cada hora entre los sistemas.

Esta integración suele ser unilateral. En lo que respecta al ciclo de vida del producto, normalmente se crea en ERP y luego se transfiere a PIM. Sin embargo, el intercambio de datos a dos bandas entre ERP y PIM también es posible con los sistemas PIM más avanzados.

¿Qué datos se sincronizan?

Los datos maestros incluyen los principales datos sobre el producto, como el nombre del producto, el número SKU y el número de artículo. Los datos logísticos, como el peso y las dimensiones del producto, también suelen sincronizarse con PIM. Sin embargo, cualquier otro dato relacionado con el producto también se puede sincronizar entre ERP y PIM: descripciones y nombres de productos, sus traducciones a distintos idiomas, opciones, características y atributos de los productos, imágenes de los productos, asociaciones de productos, etc. Algunos datos pueden añadirse directamente en el PIM, y sólo algunos de ellos pueden sincronizarse con el ERP, como los nombres de productos en distintos idiomas o valores de atributos específicos que deben añadirse principalmente en el PIM.

¿Cómo se sincronizan los datos?

Los diferentes sistemas ERP tienen diferentes capacidades técnicas. La mayoría de los ERP modernos disponen de una API REST, una interfaz estandarizada para el intercambio de datos. Por lo tanto, la integración completa de ERP con PIM se puede implementar a través de REST API. Esta es la forma recomendada para todos, siempre que sea técnicamente posible.

Si su software ERP no dispone de REST API, la integración puede implementarse a través de otros medios.

Por lo tanto, si la empresa tiene algún sistema unificado que guarde todos los datos de la empresa o alguna base de datos como Oracle, MS SQL, los datos se pueden exportar desde estos sistemas a través de su API REST o cumpliendo directamente las peticiones a la base de datos (a través de consultas a la BD).

El tercer método, típico de los ERP más antiguos, es el intercambio de archivos. En este caso, el ERP genera archivos con datos que pueden estar en CSV, Excel, etc., y el sistema PIM examina periódicamente estos archivos para importar los datos. No todos los sistemas PIM admiten todos estos métodos, por lo que siempre es razonable preguntar al proveedor del PIM qué método de integración admite.

También puede utilizar plataformas de integración de datos de software especializadas, bases de datos de middleware o sistemas de almacén de datos para implementar la sincronización entre su sistema ERP y PIM, si la integración directa no es posible.

Por ejemplo, AtroPIM soporta los tres métodos de integración - REST API, DB Queries y File ExcFhange.

Mejores prácticas para una integración ERP PIM eficaz

La sincronización de datos entre sistemas puede ser muy complicada y requerir mucha atención, ya que hacer que los datos sean consistentes entre diferentes sistemas es mucho más complicado que hacerlos consistentes dentro de un solo sistema.

Defina sus normas de soberanía de datos

Es importante asegurarse de que, tras una sincronización, determinados datos sólo puedan modificarse en uno de los sistemas. Por ejemplo, el tamaño es la característica que se creó dentro de ERP y, por lo tanto, ERP es lo primero aquí. Así pues, tras la sincronización de este tipo de datos en el sistema PIM, estos datos pueden visualizarse pero no deben alterarse dentro de PIM. La regla general es que los datos maestros que se introducen en PIM no deben modificarse en este sistema.

También se pueden definir algunos datos que se crearán y gestionarán en PIM y que se sincronizarán desde PIM a ERP. Además, en este caso es importante asegurarse de que nadie pueda modificar estos datos en ERP. La alternativa, aunque un enfoque menos común, es crear un nuevo producto dentro del sistema PIM inicialmente con este producto apareciendo en ERP sólo después de ser comprado.

Definir el calendario de sincronización de datos

Es posible sincronizar distintos tipos de datos según calendarios personalizados para satisfacer requisitos empresariales específicos. Es posible que la información importante deba sincronizarse al instante, mientras que la información menos crucial puede transmitirse periódicamente, por ejemplo, cada hora o cada día.

La sincronización basada en eventos también es una opción, ya que las actualizaciones se producen automáticamente en función de determinados desencadenantes. Definir un calendario de sincronización de datos bien planificado ayuda a mejorar la productividad, mantener la exactitud de los datos y proporcionar a las partes interesadas información actualizada.

Garantizar la supervisión de la sincronización de datos

Una supervisión eficaz es clave para una sincronización de datos efectiva, por eso es tan crucial la capacidad del sistema para alertar a los administradores sobre los errores de sincronización. Por ejemplo, el administrador puede recibir notificaciones que describan errores específicos de forma individual o los clasifiquen según determinadas características. Por ejemplo, el administrador puede recibir notificaciones sobre la finalización de un número específico de trabajos con errores. Además, el uso de widgets específicos en el panel de control para realizar un seguimiento de las estadísticas y los errores de sincronización puede mejorar significativamente la supervisión.

Por qué elegir AtroPIM para su integración PIM ERP

AtroPIM se basa en AtroCore, que es una plataforma de integración de datos. Así, con AtroPIM puede disponer de una moderna y eficiente Plataforma de Gestión de Información de Producto e Integración de Datos en una única solución.

AtroPIM es una solución única en el mercado, que no sólo puede realizar la sincronización bilateral de datos de productos, sino también sincronizar datos de pedidos, clientes, contratos, etc. Mientras que la integración estándar PIM-ERP normalmente implica la sincronización de datos en una dirección, del ERP al PIM, una plataforma de integración como AtroPIM permite la sincronización bilateral de datos con múltiples sistemas de origen y destino, permitiendo también que los pedidos y los clientes se extraigan de sus mercados de comercio electrónico (como Amazon, Otto, etc.) y de sus tiendas online y se envíen directamente a sus (incluso múltiples) sistemas ERP.