Se pretende melhorar a qualidade da informação sobre os produtos da sua empresa, provavelmente já pensou na possibilidade de integrar um sistema PIM (Product Information Management) no seu software ERP atual. Ou talvez tenha considerado a possibilidade de alargar a funcionalidade do seu ERP atual de modo a que este possa também servir como PIM? Vamos descobrir porque é que a primeira abordagem é mais vantajosa, tanto em termos de eficiência como de orçamento, e quais são as limitações da estratégia ERP-como-PIM.

Também discutiremos como realizar a integração do ERP PIM da forma mais optimizada e racional possível.

Porque é que a integração PIM ERP é tão benéfica para as operações da sua empresa?

A sua empresa precisa de integrar o seu ERP com o PIM?

O PIM e o software ERP têm objectivos diferentes, sendo que os sistemas ERP não foram concebidos para lidar com informações complexas e estruturadas sobre produtos. Portanto, essa integração não é apenas razoável, mas absolutamente necessária para empresas com vários produtos e/ou necessidades de dados de produtos complexos e elaborados, onde a criação da descrição do produto é um processo meticuloso e focado em detalhes que requer recursos significativos.

Nem todas as empresas necessitam de software PIM dedicado. As empresas com um número limitado de produtos, bem como as empresas com produtos simples, não necessitam de classificação, embora utilizem muitos valores de atributos diferentes, descrições pormenorizadas ou várias fotografias de produtos. Para elas, a solução PIM não é uma necessidade. Por exemplo, se for um fornecedor de produtos agrícolas a granel, uma pequena loja local, um distribuidor de matérias-primas, a sua empresa pode passar bem sem um sistema PIM devido à simplicidade das informações sobre os seus produtos, activos digitais, números SKU, atributos, etc. Para essas empresas, a gestão de uma informação adicional diretamente no software ERP pode ser suficiente.

Processos empresariais específicos

Alguns dos principais objectivos de um sistema ERP são a gestão de armazéns e encomendas, enquanto que aspectos como a qualidade das descrições de produtos estão fora do âmbito de um sistema ERP. Ao fornecer uma base de dados centralizada, os sistemas ERP ajudam a controlar os níveis de inventário, a gerir as localizações de stock, a processar encomendas e a monitorizar as actividades da cadeia de fornecimento. Os sistemas ERP são concebidos para gerir todos os processos relacionados com a aquisição de produtos, o armazenamento de existências e a sua entrega a parceiros e/ou utilizadores finais.

Normalmente, os ERP permitem aos utilizadores gerir apenas as caraterísticas dos produtos relacionadas com o seu peso, tamanho e volume, incluindo a altura, o comprimento e a largura, uma vez que são as mais relevantes para a expedição e o acondicionamento optimizado. Por este motivo, todas as caraterísticas logisticamente importantes devem ser sempre armazenadas no ERP.

Muitos sistemas ERP não oferecem a funcionalidade de armazenar várias imagens de produtos. Por exemplo, o popular ERP SAP Business One permite aos seus utilizadores armazenar apenas uma imagem de produto.

Alguns ERPs estão a tentar melhorar as suas funcionalidades de gestão de dados de produtos, permitindo aos seus utilizadores atribuir mais atributos aos produtos ou adicionar mais imagens ou descrições adicionais. Isto pode funcionar bem para produtos mais simples com um número limitado de atributos. No entanto, se os produtos forem mais complexos, isto causa frequentemente inconvenientes aos utilizadores.

Estes sistemas ERP ainda não se concentram nos principais objectivos relativos à informação sobre os produtos - unificação, maior qualidade dos dados, consistência, precisão e acessibilidade. Possibilitar o armazenamento de dados detalhados sobre os produtos não é o mesmo que apoiar o utilizador na criação de dados de elevada qualidade sobre os produtos, o que, por si só, constitui o maior desafio. O software PIM, por outro lado, concentra-se principalmente nos processos empresariais relacionados com a preparação, gestão e distribuição dos seus dados de produtos.

Controlo de acesso

Mais uma razão para utilizar tanto o PIM como o ERP é a possibilidade de os funcionários da empresa ou outros especialistas externos que trabalham nas descrições dos seus produtos terem acesso aos dados dos produtos de que necessitam sem acesso direto ao sistema ERP da empresa. Deste modo, os redactores, tradutores, fotógrafos ou outros especialistas envolvidos no processo podem adicionar e modificar as informações sobre os produtos apenas no sistema PIM, o que, para além de ser seguro, também poupa tempo e recursos à sua formação em ERP.

Minimizar os custos

Integrar o seu ERP com o sistema PIM significa que não é necessária qualquer programação e personalização adicional dentro do ERP. Embora a tentativa de adicionar a funcionalidade PIM ao seu ERP conduza inevitavelmente a esforços de personalização adicionais, essas personalizações também devem ser mantidas no futuro, tornando as actualizações do seu ERP desnecessariamente complicadas e dispendiosas. Mesmo que surjam custos adicionais para integrar ambos os sistemas, estes continuam a ser consideravelmente inferiores aos custos necessários para integrar o PIM no seu ERP e fazê-lo funcionar a longo prazo. Devido a tudo isto, dois sistemas separados e integrados entre si é a melhor opção. A personalização de um ERP é dispendiosa, e a criação e suporte de uma funcionalidade semelhante ao PIM pode levar a um investimento substancial a longo prazo. É muito mais razoável ter dois sistemas separados que passam por uma personalização mínima.

Como a integração PIM ERP normalmente funciona

Antes de nos debruçarmos sobre as razões e métodos da integração PIM ERP, é importante reconhecer que nem todos os sistemas PIM podem ser integrados com todos os sistemas ERP. Por conseguinte, é muitas vezes razoável escolher o software PIM para a sua empresa de acordo com as suas necessidades de integração ERP, a compatibilidade dos sistemas e as integrações que os fornecedores PIM fornecem.

Ao integrar o PIM com o ERP, o ERP normalmente vem em primeiro lugar. Isto significa que o sistema PIM importa dados do ERP numa base regular, dependendo das necessidades específicas de certas empresas. Algumas podem sincronizar os dados uma vez por dia, enquanto outras podem necessitar de uma sincronização horária entre os sistemas.

Esta integração é normalmente unilateral. Relativamente ao ciclo de vida do produto, este é normalmente criado no ERP e depois transferido para o PIM. No entanto, o intercâmbio de dados bilateral entre o ERP e o PIM também é possível com sistemas PIM mais avançados.

Que dados são sincronizados?

Os dados mestre incluem os principais dados sobre o produto, incluindo o nome do produto, o número SKU e o número do artigo. Os dados logísticos, como o peso e as dimensões do produto, também são normalmente sincronizados no PIM. No entanto, quaisquer outros dados relacionados com o produto podem também ser sincronizados entre o ERP e o PIM - descrições e nomes de produtos, as suas traduções em diferentes línguas, opções de produtos, caraterísticas e atributos, imagens de produtos, associações de produtos, etc. Alguns dados podem ser adicionados diretamente no PIM, e apenas alguns destes dados podem ser sincronizados de volta para o ERP, tais como nomes de produtos em diferentes línguas ou valores de atributos específicos que devem ser adicionados principalmente no PIM.

Como é que os dados são sincronizados?

Diferentes sistemas ERP têm diferentes capacidades técnicas. A maioria dos ERPs modernos tem uma API REST - interface padronizada para troca de dados. Por conseguinte, a integração total do ERP com o PIM pode ser implementada através da API REST. Esta é a forma recomendada para todos, desde que seja tecnicamente possível.

Se o seu software ERP não tiver uma API REST, a integração pode ser implementada através de outros meios.

Por conseguinte, se a empresa tiver algum sistema unificado que guarde todos os dados da empresa ou alguma base de dados como Oracle, MS SQL, os dados podem ser exportados destes sistemas através da sua API REST ou satisfazendo diretamente os pedidos da base de dados (através de consultas à base de dados).

O terceiro método, típico dos ERPs mais antigos, é a troca de ficheiros. Neste caso, o ERP gera ficheiros com dados que podem estar em CSV, Excel, etc., e o sistema PIM examina regularmente estes ficheiros para importar os dados. Nem todos os sistemas PIM suportam todos estes métodos, pelo que é sempre razoável perguntar ao fornecedor do PIM qual o método de integração suportado.

Pode também utilizar plataformas de integração de dados de software especializado, bases de dados de middleware ou sistemas de armazém de dados para implementar a sincronização entre o seu sistema ERP e o PIM, se a integração direta não for possível.

Por exemplo, o AtroPIM suporta os três métodos de integração - REST API, DB Queries e File ExcFhange.

Melhores Práticas para uma Integração ERP PIM Eficaz

A sincronização de dados entre sistemas pode ser muito complicada e requer muita atenção, uma vez que tornar os dados consistentes entre diferentes sistemas é muito mais complicado do que torná-los consistentes dentro de apenas um sistema.

Defina as suas regras de soberania dos dados

É importante garantir que, após uma sincronização, determinados dados só possam ser alterados num dos sistemas. Por exemplo, o tamanho é a caraterística que foi criada no ERP e, por conseguinte, o ERP está em primeiro lugar. Assim, após a sincronização deste tipo de dados no sistema PIM, estes dados podem ser visualizados mas não devem ser alterados no PIM. A regra geral é que os dados mestre que entram no PIM não devem ser alterados no PIM.

Pode também definir alguns dados a serem criados e geridos no PIM, que devem ser sincronizados de novo do PIM para o ERP. Além disso, neste caso, é importante garantir que ninguém possa alterar estes dados no ERP. A alternativa, embora seja uma abordagem menos comum, consiste em criar um novo produto no sistema PIM inicialmente, aparecendo este produto no ERP apenas depois de ser comprado.

Definir o calendário de sincronização de dados

Diferentes tipos de dados podem ser sincronizados de acordo com calendários personalizados para satisfazer requisitos comerciais específicos. As informações importantes podem precisar de ser sincronizadas instantaneamente, enquanto as informações menos cruciais podem ser transmitidas periodicamente, por exemplo, numa base horária ou diária.

A utilização da sincronização baseada em eventos também é uma opção, com as actualizações a ocorrerem automaticamente com base em determinados accionadores. A definição de um calendário de sincronização de dados bem planeado ajuda a melhorar a produtividade, a manter a precisão dos dados e a fornecer aos intervenientes informações actualizadas.

Garantir a monitorização da sincronização de dados

A monitorização eficaz é a chave para uma sincronização de dados eficaz, pelo que a capacidade do sistema para alertar os administradores do sistema sobre erros de sincronização é crucial. Por exemplo, o administrador pode receber notificações que descrevem erros específicos individualmente ou os categorizam de acordo com determinadas caraterísticas. Por exemplo, o administrador pode ser notificado sobre a conclusão de um número específico de trabalhos com erros. Além disso, a utilização de widgets dedicados no painel de controlo para acompanhar as estatísticas e os erros de sincronização pode melhorar significativamente a supervisão.

Porquê escolher o AtroPIM para a sua integração PIM ERP

O AtroPIM é baseado no AtroCore, que é uma plataforma de integração de dados. Assim, com o AtroPIM pode dispor de uma moderna e eficiente Plataforma de Gestão de Informação de Produtos e Integração de Dados numa só solução.

O AtroPIM é uma solução única no mercado, que pode não só efetuar a sincronização bilateral de dados de produtos, mas também sincronizar dados de encomendas, clientes, contratos, etc. Enquanto a integração PIM-ERP padrão envolve tipicamente a sincronização de dados num único sentido, do ERP para o PIM, uma plataforma de integração como o AtroPIM permite a sincronização bilateral de dados com múltiplos sistemas de origem e destino, permitindo também que as encomendas e os clientes sejam extraídos dos seus mercados de comércio eletrónico (como Amazon, Otto, etc.) e das suas lojas online e sejam enviados diretamente para os seus (mesmo múltiplos) sistemas ERP.