Muitas empresas publicam regularmente materiais informativos em formato impresso e digital, tais como catálogos de produtos, folhetos, brochuras, etc., pelo que se deparam com o desafio de implementar o processo de publicação da forma mais eficiente possível.

Todos os dados dos produtos estão dispersos por vários ficheiros e sistemas e estão disponíveis em diferentes formatos, que têm de ser processados manualmente e fundidos numa única publicação. Se não for planeado um armazenamento de dados centralizado e neutro em termos de suportes, a carga de trabalho aumenta enormemente. Isto resulta frequentemente numa elevada taxa de erro. A publicação em base de dados é uma boa solução para estes problemas.

O que é a publicação de bases de dados?

**A publicação em base de dados (DP) é um processo de publicação automatizado em que um programa de apresentação está ligado a uma base de dados em que os dados são preparados de forma neutra em termos de suporte e transferidos automaticamente para os modelos pré-configurados. Os dados não formatados são convertidos em publicações formatadas.

Em vez de transferir e colocar manualmente conteúdos como texto, tabelas e imagens no programa de apresentação, a tecnologia de publicação de bases de dados é utilizada para automatizar este processo. Os layouts são automaticamente preenchidos com o conteúdo e, após pequenas correcções, a publicação pode ser impressa.

O termo "Database Publishing®" foi criado pela [VIVA GmbH] (https://viva.systems/) no final dos anos 80 e é uma marca registada desta empresa.

Para quem é interessante a edição de bases de dados?

A edição de bases de dados é utilizada para preparar materiais que são produzidos numa base regular. Trata-se frequentemente de informações sobre produtos e da criação de catálogos de produtos, listas de preços, folhas de dados, brochuras, folhetos, etc. A caraterística especial é o facto de as novas publicações terem de ser criadas repetidamente de acordo com o mesmo padrão. As informações sobre os produtos são actualizadas, são acrescentados novos produtos e os antigos são eliminados. As publicações correspondentes podem ser criadas em várias línguas.

Isto significa que a DP é do interesse de todos os que necessitam deste tipo de publicação. Na maioria dos casos, trata-se de marcas, fabricantes ou grossistas.

Como funciona a publicação de bases de dados?

Os três principais componentes da publicação de bases de dados são

• Uma fonte de dados neutra em termos de meios de comunicação,
• um programa de apresentação como o Adobe FrameMaker, InDesign e QuarkXPress e
• uma extensão do programa de apresentação que combine ambos.

A extração da impressão ocorre em quatro etapas:

1. Os dados são preparados – todos os dados do produto são preparados e estruturados numa base de dados.
2. Os modelos são preparados – os modelos são criados diretamente ou são definidas as regras para a criação de modelos.
3. Os modelos são preenchidos com os dados e a publicação é criada.
4. São feitas pequenas correcções.

Os modelos com os dados preenchidos podem ser criados de três formas. O processo ocorre quase sem trabalho manual, o que reduz enormemente o tempo de produção.

Criação direta de modelos

Com este método, os modelos são criados diretamente e os marcadores de posição são inseridos para os dados. É criado um modelo para cada tipo de página e a informação do produto pode conter diretamente a informação sobre o modelo a utilizar para um produto. No entanto, tenha em atenção: quanto mais modelos forem utilizados, mais problemas potenciais com o preenchimento de dados são possíveis e o ciclo de correção subsequente pode demorar mais tempo.

Criação de modelos com base em regras

With this approach, it is not the templates themselves that are created, but the rules according to which the texts and images are to be placed. The programming of such rules takes longer than the manual creation of templates, but rules can be used to implement more complicated layouts and better control the filling of pages with data. This means that the correction loop will not be necessary at all.

Criação de modelos mistos

Esta abordagem combina as possibilidades dos dois cenários anteriores. Isto permite-lhe explorar as vantagens de ambos os métodos. As regras podem ser utilizadas para encurtar ou eliminar o ciclo de correção. Também é possível poupar muito tempo de trabalho ao pré-configurar os modelos com os espaços reservados.

Preparação de dados

Para que uma rejeição de impressão funcione, todos os dados utilizados devem ser registados numa fonte de dados normalizada de uma forma neutra em termos de suporte. São preparados os seguintes dados:

• Informações sobre o produto
  • Nome do produto
  • Dimensões do produto (altura, largura, comprimento, diagonal)
  • Peso
  • Informações técnicas sobre o produto (por exemplo, número de pixéis, eficiência energética, etc.)
  • Informações de marketing (por exemplo, descrições do produto, etc.)
  • Informações sobre a embalagem
  • Relações entre produtos (por exemplo, vendas cruzadas ou vendas adicionais)
  • Outras informações relacionadas com o produto
• Activos digitais
  • Imagens de produtos, faixas, imagens de fundo
  • certificados de produto
  • outros activos digitais.

Estes dados são transferidos para um programa de apresentação utilizando formatos especiais, por exemplo, XML ou JSON. Os textos a transferir podem ser não formatados ou formatados, mas só são permitidos formatos permitidos, por exemplo, algumas palavras estão marcadas a negrito.

Publicação de bases de dados e PIM

Um sistema de gestão de informações sobre produtos (PIM) é um software utilizado para consolidar, enriquecer e fornecer informações sobre produtos. Graças a esta fonte de dados central, as informações sobre os produtos podem ser transmitidas a vários canais de venda através de fluxos de trabalho automatizados. Um programa de apresentação pode ser um desses canais.

Os sistemas PIM são, por conseguinte, a base de dados e a fonte de dados neutra em termos de meios de comunicação perfeita para a edição digital. Muitos sistemas PIM oferecem as suas próprias soluções para este efeito. Por exemplo, utilizam os seus próprios plugins para o InDesign, de modo a que os dados possam ser transferidos direta e automaticamente. A informação do produto e outros dados necessários para uma publicação são então preparados diretamente num sistema PIM. Não é necessário qualquer middleware ou outras soluções adicionais para preparar os dados.

Outra vantagem da utilização de um sistema PIM para a implementação da publicação de bases de dados é o facto de o sistema se concentrar na preparação de informações de produtos de elevada qualidade. Os fluxos de trabalho no sistema tornam possível preparar os dados muito mais rapidamente e poupar custos no processo.

Que tipos de publicação são possíveis?

Publicações altamente estruturadas

No retalho B2B, não se pode prescindir de publicações - listas de preços com vários produtos ou catálogos de produtos em diferentes versões, dependendo do país, da estação e da moeda, são importantes ferramentas de vendas. A utilização da publicação digital é altamente recomendada para essas publicações altamente estruturadas, em particular, uma vez que todos os dados podem ser transferidos de forma totalmente automática a partir de uma única fonte de dados de uma forma bem estruturada e os modelos podem ser preenchidos com dados muito rapidamente.

Publicações de design intensivo

Materiais publicitários criativos e originais são uma vantagem competitiva significativa nos negócios B2C e agora também B2B. A utilização do DP também é útil para a criação de publicações de design intensivo, uma vez que os modelos criativos podem ser preparados antecipadamente com marcadores de posição e a transferência de dados a partir da fonte é significativamente acelerada. Mesmo que os modelos sejam posteriormente alterados, os dados podem ser transferidos novamente de forma rápida e fácil.

Publicações internacionais

Para as empresas que operam a nível internacional, não só as traduções têm de ser correctas, como também o conteúdo deve ser adaptado. Dependendo do país, são utilizadas diferentes variantes de produtos, preços, moedas e talvez até imagens de fundo. Um bom sistema permite acelerar a criação de publicações regionais.

Publicações de uma página

Graças à separação do conteúdo do layout, pode criar qualquer número de publicações semelhantes com o toque de um botão. As vantagens do DP podem ser totalmente utilizadas, especialmente com publicações de uma página.

Quais são as vantagens?

A publicação de bases de dados tem muitas vantagens:

As publicações podem ser criadas mais rapidamente

Existem vários estudos que analisam esta questão com mais pormenor - em geral, pode dizer-se que o tempo necessário para criar um catálogo de produtos pode ser reduzido de alguns meses para algumas semanas ou mesmo alguns dias graças à edição digital. Outros tipos de publicações também podem ser produzidos muito mais rapidamente.

É possível uma gama mais alargada de publicações

Graças às economias de tempo obtidas, os utilizadores podem criar mais tipos de publicações, o que lhes dá uma vantagem competitiva. De repente, podem ser criados catálogos sazonais, o que antes era impensável, ou catálogos em línguas que antes eram menos importantes.

Publicações de maior qualidade

O facto de os dados serem transferidos para o programa de paginação reduz enormemente a taxa de erro. Mesmo que surjam erros, estes podem ser corrigidos mais rápida e facilmente, em minutos em vez de dias.

Atualização muito mais rápida das publicações

Se actualiza regularmente as suas publicações, a publicação de bases de dados é inevitável. Os dados podem ser actualizados na publicação com um simples clique no rato, logo que tenham sido actualizados na fonte de dados.

É possível uma especialização clara

As responsabilidades podem ser claramente separadas: há os funcionários que são responsáveis pelos dados e textos, os que se ocupam dos aspectos visuais e os que se ocupam dos modelos. Uma separação clara das responsabilidades permite trabalhar em paralelo.

Quais são os desafios?

O principal desafio para a publicação de bases de dados é a disponibilização de uma fonte de dados central, uma vez que os dados numa empresa estão normalmente dispersos por diferentes departamentos. Os banners e as imagens de fundo encontram-se num departamento, as imagens dos produtos noutro, e a informação sobre os produtos tem de ser recolhida em 2-3 outros departamentos. Para além disso, é necessário garantir a qualidade dos dados recebidos, o que pode acabar por demorar muito tempo.

Se já está a fazer um esforço para estruturar e centralizar os dados, pode perguntar-se imediatamente se deve introduzir um sistema PIM, porque são precisamente estes problemas que são resolvidos por um sistema PIM.

Outro desafio é a criação de modelos adequados ou de regras segundo as quais esses modelos devem ser criados. Nem todos os designers gráficos estão familiarizados com isto e precisam de adquirir uma certa quantidade de conhecimentos técnicos. É claro que a criação das publicações deve poupar tempo, mas se os modelos forem mal preparados, os loops de correção subsequentes podem consumir o tempo poupado. Por isso, por vezes, vale a pena recorrer aos serviços de uma agência externa.

Tendências

A publicação de bases de dados está a tornar-se cada vez mais popular devido às suas vantagens evidentes. As tendências mais importantes na edição de bases de dados são

• São criadas mais publicações regionais, mesmo para mercados menos importantes. São criadas publicações personalizadas – graças à redução global dos custos de produção.
• A atualidade das informações nas publicações aumenta – porque podem ser actualizadas muito mais rapidamente.
• A diversidade das publicações aumenta – podem ser produzidas mais publicações diferentes e mais rapidamente para satisfazer as expectativas do mercado.
• Independência das agências – cada vez mais utilizadores criam eles próprios catálogos com aspeto profissional e minimizam o recurso a agências.

Conclusão

Com a publicação de bases de dados, os dados são importados diretamente da base de dados para um modelo pronto a utilizar; os dados do produto não têm de ser formatados adicionalmente. Se necessário, os dados de uma publicação podem ser actualizados com o toque de um botão, o que também elimina uma potencial fonte de erros e loops de correção.

As descrições dos produtos só precisam de ser introduzidas uma vez na base de dados e ficam então disponíveis para reutilização. Os suportes são servidos com os mesmos dados, quer se trate de suportes impressos (catálogos de produtos, brochuras, folhetos) ou de suportes em linha (listas de preços em PDF, catálogos, etc.). Esta é uma vantagem óbvia para publicações regulares com um grande volume ou várias publicações com a mesma estrutura. A poupança de tempo, a redução de custos e a possibilidade de atualizar as informações sobre os produtos em caso de alterações são outras vantagens evidentes.

A publicação em base de dados não só acelera a produção, como também automatiza todo o processo de publicação. Podem ser criados automaticamente suportes extensos, como listas de preços de produtos, catálogos e fichas técnicas. Desde que os dados estejam estruturados, porque a criação de publicações anda de mãos dadas com a preparação dos dados do produto. A regra é: se mantiver os dados do produto numa base de dados, também poupa tempo na publicação. Isto significa menos tempo de produção, esforço e fontes de erro. Especialmente com a combinação de um sistema PIM e publicação em base de dados, pode beneficiar de um processo de publicação rápido.