Molte aziende pubblicano regolarmente materiale informativo in forma cartacea e digitale, come cataloghi di prodotti, volantini, brochure, ecc. e si trovano quindi ad affrontare la sfida di implementare il processo di pubblicazione nel modo più efficiente possibile.

Tutti i dati sui prodotti sono sparsi in diversi file e sistemi e sono disponibili in diversi formati, che devono essere elaborati manualmente e uniti in un'unica pubblicazione. Se non si prevede un'archiviazione centralizzata e neutrale dei dati, il carico di lavoro aumenta enormemente. Questo spesso si traduce in un alto tasso di errori. La pubblicazione su database è una buona soluzione a questi problemi.

Che cos'è la pubblicazione di un database?

Il database publishing (DP) è un processo di pubblicazione automatizzato in cui un programma di impaginazione è collegato a un database in cui i dati vengono preparati in modo neutrale rispetto ai media e trasferiti automaticamente ai modelli preconfigurati. I dati non formattati vengono convertiti in pubblicazioni formattate.

Invece di trasferire e inserire manualmente contenuti come testo, tabelle e immagini nel programma di impaginazione, la tecnologia di pubblicazione su database viene utilizzata per automatizzare questo processo. I layout vengono riempiti automaticamente con i contenuti e, dopo piccole correzioni, la pubblicazione può essere stampata.

Il termine "Database Publishing®" è stato creato da VIVA GmbH alla fine degli anni '80 ed è un marchio registrato di questa azienda.

Per chi è interessante la pubblicazione di database?

Il database publishing viene utilizzato per preparare materiali che vengono prodotti regolarmente. Spesso si tratta di informazioni sui prodotti e della creazione di cataloghi, listini prezzi, schede tecniche, brochure, volantini, ecc. La particolarità è che le nuove pubblicazioni devono essere create sempre secondo lo stesso schema. Le informazioni sui prodotti vengono aggiornate, i nuovi prodotti vengono aggiunti e quelli vecchi vengono eliminati. Le pubblicazioni corrispondenti possono essere create in diverse lingue.

Ciò significa che DP è interessante per chiunque abbia bisogno di questo tipo di pubblicazioni. Nella maggior parte dei casi si tratta di marchi, produttori o grossisti.

Come funziona la pubblicazione del database?

I tre componenti principali della pubblicazione di database sono

• una fonte di dati neutrale rispetto ai media,
• un programma di impaginazione come Adobe FrameMaker, InDesign e QuarkXPress e
• un'estensione per il programma di impaginazione che combina entrambi.

L'estrazione della stampa avviene in quattro fasi:

1. Preparazione dei dati – tutti i dati dei prodotti vengono preparati e strutturati in un database.
2. Si preparano i Modelli – i modelli vengono creati direttamente o si definiscono le regole per la creazione dei modelli.
3. I modelli vengono riempiti con i dati e viene creata la pubblicazione.
4. Vengono effettuate correzioni minori.

I modelli con i dati completati possono essere creati in tre modi. Il processo si svolge quasi senza lavoro manuale, il che riduce enormemente i tempi di produzione.

Creazione diretta di modelli

Con questo metodo, i modelli vengono creati direttamente e i segnaposto vengono inseriti per i dati. Viene creato un modello per ogni tipo di pagina e le informazioni sul prodotto possono contenere direttamente le informazioni sul modello da utilizzare per un prodotto. Tuttavia, si noti che più modelli vengono utilizzati, più sono possibili problemi di riempimento dei dati e il ciclo di correzione successivo può richiedere più tempo.

Creazione di modelli basati su regole

Con questo approccio, non vengono creati i modelli in sé, ma le regole in base alle quali posizionare i testi e le immagini. La programmazione di tali regole richiede più tempo rispetto alla creazione manuale dei modelli, ma le regole possono essere utilizzate per implementare layout più complicati e controllare meglio il riempimento delle pagine con i dati. Ciò significa che il ciclo di correzione non sarà affatto necessario.

Creazione di modelli misti

Questo approccio combina le possibilità dei due scenari precedenti. Ciò consente di sfruttare i vantaggi di entrambi i metodi. Le regole possono essere utilizzate per abbreviare o eliminare il ciclo di correzione. È inoltre possibile risparmiare molto tempo di lavoro preconfigurando i modelli con i segnaposto.

Preparazione dei dati

Affinché il rifiuto di stampa funzioni, tutti i dati utilizzati devono essere registrati in una fonte di dati standardizzata, in modo neutrale rispetto al supporto. Vengono preparati i seguenti dati:

• Informazioni sul prodotto
  • Nome del prodotto
  • Dimensioni del prodotto (altezza, larghezza, lunghezza, diagonale)
  • Peso
  • Informazioni tecniche sul prodotto (ad es. numero di pixel, efficienza energetica, ecc.)
  • Informazioni di marketing (ad es. descrizione del prodotto, ecc.)
  • Informazioni sull'imballaggio
  • Relazioni tra i prodotti (ad es. cross-selling o up-selling)
  • altre informazioni relative al prodotto
• Attività digitali
  • Immagini dei prodotti, banner, immagini di sfondo
  • certificati di prodotto
  • altri asset digitali.

Questi dati vengono trasferiti a un programma di impaginazione utilizzando formati speciali, ad esempio XML o JSON. I testi da trasferire possono essere non formattati o formattati; sono ammessi solo i formati consentiti, ad esempio alcune parole sono contrassegnate in grassetto.

Pubblicazione di database e PIM

Un sistema di gestione delle informazioni sui prodotti (PIM) è un software utilizzato per consolidare, arricchire e fornire informazioni sui prodotti. Grazie a questa fonte centrale di dati, le informazioni sui prodotti possono essere inoltrate a vari canali di vendita utilizzando flussi di lavoro automatizzati. Un programma di layout può essere uno di questi canali.

I sistemi PIM sono quindi il database e la fonte di dati neutri per i media perfetti per l'editoria digitale. Molti sistemi PIM offrono soluzioni proprie per questo scopo. Ad esempio, utilizzano i propri plugin per InDesign, in modo che i dati possano essere trasferiti direttamente e automaticamente. Le informazioni sui prodotti e gli altri dati necessari per una pubblicazione vengono quindi preparati direttamente in un sistema PIM. Non sono necessari middleware o altre soluzioni aggiuntive per preparare i dati.

Un altro vantaggio dell'utilizzo di un sistema PIM per l'implementazione del database publishing è l'attenzione del sistema alla preparazione di informazioni di prodotto di alta qualità. I flussi di lavoro del sistema consentono di preparare i dati molto più velocemente e di risparmiare sui costi del processo.

Quali tipi di pubblicazione sono possibili?

Pubblicazioni altamente strutturate

Nel commercio al dettaglio B2B non si può fare a meno delle pubblicazioni: i listini prezzi con diversi prodotti o i cataloghi di prodotti in diverse versioni, a seconda del paese, della stagione e della valuta, sono strumenti di vendita importanti. L'uso della pubblicazione digitale è altamente raccomandato soprattutto per queste pubblicazioni altamente strutturate, in quanto tutti i dati possono essere trasferiti in modo completamente automatico da un'unica fonte di dati in modo ben strutturato e i modelli possono essere riempiti di dati molto rapidamente.

Pubblicazioni ad alta intensità di design

Materiali pubblicitari creativi e originali sono un vantaggio competitivo significativo nel business B2C e ora anche B2B. L'uso di DP è utile anche per la creazione di pubblicazioni ad alta intensità di design, poiché i modelli creativi possono essere preparati in anticipo con segnaposti e il trasferimento dei dati dalla fonte è notevolmente accelerato. Anche se i modelli vengono successivamente modificati, i dati possono essere trasferiti nuovamente in modo rapido e semplice.

Pubblicazioni internazionali

Per le aziende che operano a livello internazionale, non solo le traduzioni devono essere corrette, ma anche i contenuti devono essere adattati. A seconda del Paese, si utilizzano varianti di prodotto, prezzi, valute e forse anche immagini di sfondo diverse. Un buon sistema consente di accelerare la creazione di pubblicazioni regionali.

Pubblicazioni a una pagina

Grazie alla separazione del contenuto dal layout, è possibile creare un numero qualsiasi di pubblicazioni simili con la semplice pressione di un tasto. I vantaggi di DP possono essere sfruttati appieno, soprattutto con le pubblicazioni a pagina singola.

Quali sono i vantaggi?

La pubblicazione di database presenta numerosi vantaggi:

Le pubblicazioni possono essere create più velocemente

Esistono diversi studi che esaminano la questione in modo più dettagliato; in generale, si può dire che il tempo necessario per creare un catalogo di prodotti può essere ridotto da alcuni mesi a poche settimane o addirittura a pochi giorni grazie all'editoria digitale. Anche altri tipi di pubblicazioni possono essere prodotti molto più velocemente.

Possibilità di una gamma più ampia di pubblicazioni

Grazie al risparmio di tempo ottenuto, gli utenti possono permettersi di creare più tipi di pubblicazioni, ottenendo un vantaggio competitivo. Improvvisamente si possono creare cataloghi stagionali, prima impensabili, o cataloghi in lingue prima meno importanti.

Pubblicazioni di qualità superiore

Il fatto che i dati vengano trasferiti al programma di impaginazione riduce enormemente il tasso di errore. Anche se gli errori si insinuano, possono essere corretti più rapidamente e facilmente, in pochi minuti invece che in giorni.

Aggiornamento molto più rapido delle pubblicazioni

Se aggiornate regolarmente le vostre pubblicazioni, la pubblicazione su database è inevitabile. I dati possono essere aggiornati nella pubblicazione con un semplice clic del mouse, non appena vengono aggiornati nella fonte di dati.

È possibile una chiara specializzazione

Le responsabilità possono essere chiaramente separate: ci sono i dipendenti responsabili dei dati e dei testi, quelli che si occupano delle immagini e quelli che si occupano dei modelli. Una chiara separazione delle responsabilità consente di lavorare in parallelo.

Quali sono le sfide?

La sfida principale per la pubblicazione di database è la fornitura di una fonte di dati centrale, poiché i dati in un'azienda sono normalmente sparsi in diversi reparti. I banner e le immagini di sfondo si trovano in un reparto, le immagini dei prodotti in un altro, le informazioni sui prodotti devono essere raccolte in altri 2-3 reparti. Inoltre, è necessario garantire la qualità dei dati ricevuti, il che può richiedere molto tempo.

Se state già facendo lo sforzo di strutturare e centralizzare i dati, potete subito chiedervi se sia il caso di introdurre un sistema PIM, perché sono proprio questi i problemi che vengono risolti da un sistema PIM.

Un'altra sfida è la creazione di modelli adeguati o di regole in base alle quali questi modelli dovrebbero essere creati. Non tutti i grafici hanno familiarità con questo aspetto e devono acquisire un certo know-how tecnico. Naturalmente, la creazione delle pubblicazioni dovrebbe far risparmiare tempo, ma se i modelli sono preparati male, i successivi cicli di correzione possono assorbire il tempo risparmiato. Per questo motivo, a volte vale la pena di ricorrere ai servizi di un'agenzia esterna.

Tendenze

La pubblicazione di database sta diventando sempre più popolare grazie ai suoi evidenti vantaggi. Le tendenze più importanti della pubblicazione di database sono

• Vengono create più pubblicazioni regionali, anche per i mercati meno importanti. Vengono create pubblicazioni personalizzate, grazie alla riduzione complessiva dei costi di produzione.
• Aumenta l'attualità delle informazioni contenute nelle pubblicazioni, che possono essere aggiornate molto più rapidamente.
• La diversità delle pubblicazioni aumenta – è possibile produrre più pubblicazioni diverse in tempi più brevi per soddisfare le aspettative del mercato.
• L'indipendenza dalle agenzie – sempre più utenti creano autonomamente cataloghi dall'aspetto professionale e riducono al minimo il ricorso alle agenzie.

Conclusione

Con la pubblicazione su database, i dati vengono importati direttamente dal database in un modello già pronto; i dati del prodotto non devono essere formattati ulteriormente. Se necessario, i dati di una pubblicazione possono essere aggiornati con la semplice pressione di un tasto, eliminando così una potenziale fonte di errori e cicli di correzione.

Le descrizioni dei prodotti devono essere inserite una sola volta nel database e sono quindi disponibili per il riutilizzo. I supporti sono serviti con gli stessi dati, sia che si tratti di supporti stampati (cataloghi di prodotti, brochure, volantini) che di supporti online (listini prezzi in PDF, cataloghi, ecc.). Questo è un vantaggio evidente per le pubblicazioni regolari con un volume elevato o per diverse pubblicazioni con la stessa struttura. Il risparmio di tempo, la riduzione dei costi e la possibilità di aggiornare le informazioni sui prodotti in caso di modifiche sono altri evidenti vantaggi.

La pubblicazione su database non solo velocizza la produzione, ma automatizza anche l'intero processo editoriale. È possibile creare automaticamente supporti estesi come listini prezzi, cataloghi e schede tecniche. A condizione che i dati siano strutturati, perché la creazione di pubblicazioni va di pari passo con la preparazione dei dati dei prodotti. La regola è: se si conservano i dati dei prodotti in un database, si risparmia tempo anche nella pubblicazione. Ciò significa meno tempo di produzione, meno fatica e meno fonti di errore. Soprattutto con la combinazione di un sistema PIM e di un database di pubblicazione, è possibile beneficiare di un processo di pubblicazione rapido.