De nombreuses entreprises publient régulièrement des documents d'information sous forme imprimée et numérique, tels que des catalogues de produits, des dépliants, des brochures, etc., et sont donc confrontées au défi de mettre en œuvre le processus de publication de la manière la plus efficace possible.

Toutes les données relatives aux produits sont dispersées dans plusieurs fichiers et systèmes et sont disponibles dans différents formats, qui doivent être traités manuellement et fusionnés en une seule publication. Si un stockage centralisé et neutre des données n'est pas prévu, la charge de travail augmente considérablement. Il en résulte souvent un taux d'erreur élevé. La publication de bases de données est une bonne solution à ces problèmes.

Qu'est-ce que la publication de bases de données?

La publication de bases de données est un processus de publication automatisé dans lequel un programme de mise en page est lié à une base de données dans laquelle les données sont préparées sans tenir compte des supports et transférées automatiquement vers des modèles préconfigurés. Les données non formatées sont converties en publications formatées.

Au lieu de transférer et de placer manuellement du contenu tel que du texte, des tableaux et des images dans le programme de mise en page, la technologie de publication de base de données est utilisée pour automatiser ce processus. Les mises en page sont automatiquement remplies avec le contenu et, après quelques corrections mineures, la publication peut être imprimée.

Le terme "Database Publishing®" a été créé par VIVA GmbH à la fin des années 1980 et est une marque déposée de cette société.

Pour qui la publication de bases de données est-elle intéressante?

La publication de bases de données est utilisée pour préparer des documents produits régulièrement. Il s'agit souvent d'informations sur les produits et de la création de catalogues de produits, de listes de prix, de fiches techniques, de brochures, de dépliants, etc. La particularité est que les nouvelles publications doivent être créées à chaque fois selon le même modèle. Les informations sur les produits sont mises à jour, de nouveaux produits sont ajoutés et les anciens produits sont supprimés. Les publications correspondantes peuvent être créées en plusieurs langues.

Cela signifie que DP est intéressant pour tous ceux qui ont besoin de ce type de publication. Dans la plupart des cas, il s'agit de marques, de fabricants ou de grossistes.

Comment fonctionne la publication de bases de données?

Les trois principaux éléments de la publication d'une base de données sont les suivants

• une source de données neutre du point de vue des médias
• un programme de mise en page tel que Adobe FrameMaker, InDesign et QuarkXPress et
• une extension du programme de mise en page qui combine les deux.

L'extraction de l'impression se fait en quatre étapes:

1. Les données sont préparées – toutes les données relatives aux produits sont préparées et structurées dans une base de données.
2. Les modèles sont préparés – les modèles sont créés directement ou les règles de création des modèles sont définies.
3. Les modèles sont remplis avec les données et la publication est créée.
4. des corrections mineures sont effectuées.

Les modèles contenant les données complétées peuvent être créés de trois manières. Le processus se déroule presque sans travail manuel, ce qui réduit considérablement le temps de production.

Création directe de modèles

Avec cette méthode, les modèles sont créés directement et les espaces réservés sont insérés pour les données. Un modèle est créé pour chaque type de page et les informations sur le produit peuvent contenir directement les informations sur le modèle à utiliser pour un produit. Toutefois, il convient de noter que plus le nombre de modèles utilisés est élevé, plus les problèmes potentiels de remplissage des données sont nombreux et plus la boucle de correction ultérieure peut prendre du temps.

Création de modèles basés sur des règles

Avec cette approche, ce ne sont pas les modèles eux-mêmes qui sont créés, mais les règles selon lesquelles les textes et les images doivent être placés. La programmation de ces règles prend plus de temps que la création manuelle de modèles, mais les règles peuvent être utilisées pour mettre en œuvre des mises en page plus compliquées et mieux contrôler le remplissage des pages avec des données. Cela signifie que la boucle de correction ne sera pas du tout nécessaire.

Création de modèles mixtes

Cette approche combine les possibilités des deux scénarios précédents. Elle permet d'exploiter les avantages des deux méthodes. Les règles peuvent être utilisées pour raccourcir ou éliminer la boucle de correction. Vous pouvez également économiser beaucoup de temps de travail en préconfigurant les modèles avec les espaces réservés.

Préparation des données

Pour qu'un rejet d'impression fonctionne, toutes les données utilisées doivent être enregistrées dans une source de données normalisée, sans tenir compte du support. Les données suivantes sont préparées:

• Informations sur le produit
  • Nom du produit
  • Dimensions du produit (hauteur, largeur, longueur, diagonale)
  • Poids
  • Informations techniques sur le produit (par exemple, nombre de pixels, efficacité énergétique, etc.)
  • Informations marketing (par exemple, descriptions de produits, etc.)
  • Informations sur l'emballage
  • Relations entre les produits (par exemple, ventes croisées ou incitatives)
  • Autres informations relatives au produit
• Actifs numériques
  • Images de produits, bannières, images d'arrière-plan
  • certificats de produit
  • autres ressources numériques.

Ces données sont transférées à un programme de mise en page à l'aide de formats spéciaux, par exemple XML ou JSON. Les textes à transférer peuvent être non formatés ou formatés, mais seuls les formats autorisés le sont, par exemple certains mots sont marqués en gras.

Publication de bases de données et PIM

Un système de gestion des informations sur les produits (PIM) est un logiciel utilisé pour consolider, enrichir et fournir des informations sur les produits. Grâce à cette source de données centrale, les informations sur les produits peuvent être transmises à différents canaux de vente à l'aide de flux de travail automatisés. Un programme de mise en page peut être l'un de ces canaux.

Les systèmes PIM constituent donc une base de données et une source de données parfaitement neutres pour la publication numérique. De nombreux systèmes PIM proposent leurs propres solutions à cet égard. Ils utilisent par exemple leurs propres plugins pour InDesign afin que les données puissent être transférées directement et automatiquement. Les informations sur les produits et les autres données nécessaires à une publication sont alors préparées directement dans un système PIM. Aucun logiciel intermédiaire ou autre solution supplémentaire n'est nécessaire pour préparer les données.

Un autre avantage de l'utilisation d'un système PIM pour la mise en œuvre de la publication de bases de données est que le système se concentre sur la préparation d'informations de haute qualité sur les produits. Les flux de travail du système permettent de préparer les données beaucoup plus rapidement et de réaliser des économies.

Quels sont les types de publication envisageables?

Publications très structurées

Dans le commerce de détail B2B, les publications sont incontournables - les listes de prix avec plusieurs produits ou les catalogues de produits en différentes versions, en fonction du pays, de la saison et de la devise, sont des outils de vente importants. L'utilisation de la publication numérique est fortement recommandée pour ces publications hautement structurées en particulier, car toutes les données peuvent être transférées de manière entièrement automatique à partir d'une source de données unique et de manière bien structurée, et les modèles peuvent être remplis avec des données très rapidement.

Publications à forte intensité de conception

Des supports publicitaires créatifs et originaux constituent un avantage concurrentiel important dans le domaine du B2C et, désormais, du B2B. L'utilisation de DP est également utile pour la création de publications à forte composante graphique, car les modèles créatifs peuvent être préparés à l'avance avec des espaces réservés et le transfert de données à partir de la source est considérablement accéléré. Même si les modèles sont modifiés par la suite, les données peuvent être transférées à nouveau rapidement et facilement.

Publications internationales

Pour les entreprises qui opèrent au niveau international, il faut non seulement que les traductions soient correctes, mais aussi que le contenu soit adapté. Selon le pays, on utilise des variantes de produits, des prix, des devises et peut-être même des images d'arrière-plan différents. Un bon système permet d'accélérer la création de publications régionales.

Publications d'une page

Grâce à la séparation du contenu et de la mise en page, vous pouvez créer un nombre illimité de publications similaires en appuyant sur un bouton. Les avantages du DP peuvent être pleinement exploités, en particulier pour les publications d'une seule page.

Quels sont les avantages?

La publication de bases de données présente de nombreux avantages:

Les publications peuvent être créées plus rapidement

Il existe plusieurs études qui examinent cette question plus en détail. En général, on peut dire que le temps nécessaire à la création d'un catalogue de produits peut être réduit de quelques mois à quelques semaines, voire quelques jours, grâce à la publication numérique. D'autres types de publications peuvent également être produits beaucoup plus rapidement.

Une plus large gamme de publications est possible

Grâce aux gains de temps réalisés, les utilisateurs peuvent se permettre de créer davantage de types de publications, ce qui leur confère un avantage concurrentiel. Tout à coup, il est possible de créer des catalogues saisonniers, ce qui était impensable auparavant, ou des catalogues dans des langues qui étaient moins importantes auparavant.

**Des publications de meilleure qualité

Le fait que les données soient transférées au programme de mise en page réduit considérablement le taux d'erreur. Même si des erreurs se glissent, elles peuvent être corrigées plus rapidement et plus facilement, en quelques minutes au lieu de quelques jours.

Mise à jour beaucoup plus rapide des publications

Si vous mettez régulièrement à jour vos publications, la publication de bases de données est inévitable. Les données peuvent être mises à jour dans la publication en un clic de souris dès qu'elles ont été mises à jour dans la source de données.

Une spécialisation claire est possible

Les responsabilités peuvent être clairement séparées: il y a les employés qui sont responsables des données et des textes, ceux qui s'occupent des visuels et ceux qui s'occupent des modèles. Une séparation claire des responsabilités permet de travailler en parallèle.

Quels sont les défis à relever?

Le principal défi de la publication de bases de données est la mise à disposition d'une source de données centrale, car les données d'une entreprise sont généralement dispersées dans différents départements. Les bannières et les images d'arrière-plan se trouvent dans un département, les images des produits dans un autre, et les informations sur les produits doivent être collectées dans 2 ou 3 autres départements. En outre, vous devez vous assurer de la qualité des données que vous recevez, ce qui peut prendre beaucoup de temps.

Si vous vous efforcez déjà de structurer et de centraliser les données, vous pouvez d'ores et déjà vous poser la question de l'introduction d'un système PIM, car ce sont précisément ces problèmes qui sont résolus par un système PIM.

Un autre défi est la création de modèles appropriés ou de règles selon lesquelles ces modèles doivent être créés. Tous les graphistes ne sont pas familiarisés avec cela et doivent acquérir un certain savoir-faire technique. Certes, la création des publications devrait permettre de gagner du temps, mais si les modèles sont mal préparés, les boucles de correction qui s'ensuivent peuvent faire perdre le temps gagné. Il est donc parfois utile de recourir aux services d'une agence externe.

Tendances

La publication de bases de données devient de plus en plus populaire en raison de ses avantages évidents. Les principales tendances en matière de publication de bases de données sont les suivantes

• Des publications régionales sont créées, même pour des marchés moins importants.
• Des publications personnalisées sont créées - grâce à la réduction générale des coûts de production.
• L'actualité des informations contenues dans les publications augmente, car elles peuvent être mises à jour beaucoup plus rapidement.
• La diversité des publications augmente – davantage de publications différentes peuvent être produites plus rapidement pour répondre aux attentes du marché.
• L'indépendance vis-à-vis des agences – de plus en plus d'utilisateurs créent eux-mêmes des catalogues d'aspect professionnel et réduisent au minimum le recours aux agences.

Conclusion

Avec la publication de base de données, les données sont importées directement de la base de données dans un modèle prêt à l'emploi ; les données relatives aux produits ne doivent pas être formatées en plus. Si nécessaire, les données d'une publication peuvent être mises à jour en appuyant sur un bouton, ce qui élimine également une source potentielle d'erreurs et de boucles de correction.

Les descriptions de produits ne doivent être saisies qu'une seule fois dans la base de données et peuvent ensuite être réutilisées. Les médias sont servis avec une seule et même donnée, qu'il s'agisse de médias imprimés (catalogues de produits, brochures, dépliants) ou de médias en ligne (listes de prix PDF, catalogues, etc.). Il s'agit d'un avantage évident pour les publications régulières à grand volume ou pour plusieurs publications ayant la même structure. Le gain de temps, la réduction des coûts et la possibilité de mettre à jour les informations sur les produits en cas de changement sont d'autres avantages évidents.

La publication de bases de données permet non seulement d'accélérer la production, mais aussi d'automatiser l'ensemble du processus de publication. Des supports étendus tels que les listes de prix des produits, les catalogues et les fiches techniques peuvent être créés automatiquement. À condition que les données soient structurées, car la création de publications va de pair avec la préparation des données sur les produits. La règle est la suivante: si vous conservez les données relatives aux produits dans une base de données, vous gagnez également du temps lors de la publication. Cela signifie moins de temps de production, moins d'efforts et moins de sources d'erreurs. La combinaison d'un système PIM et de la publication dans une base de données vous permet de bénéficier d'un processus de publication rapide.