Viele Unternehmen veröffentlichen regelmäßig Informationsmaterialien in gedruckter und digitaler Form wie z.B. Produktkataloge, Flyer, Broschüren etc. und stehen dadurch vor der Herausforderung, den Publikationsprozess so effizient wie möglich umzusetzen.

Sämtliche Produktdaten sind über mehrere Dateien und Systeme verstreut und liegen in unterschiedlichen Formaten vor, die manuell bearbeitet und in einer Publikation zusammengeführt werden müssen. Wenn eine zentrale und medienneutrale Datenspeicherung nicht vorgesehen ist, steigt der Arbeitsaufwand enorm. Häufig hat das auch eine hohe Fehlerfrequenz als Folge. Eine gute Lösung für diese Probleme ist das Database Publishing.

Was ist Database Publishing?

Database Publishing (DP) ist ein automatisiertes Publikationsverfahren, bei dem ein Layoutprogramm mit einer Datenbank verknüpft wird, in der die Daten medienneutral aufbereitet werden und auf die vorkonfigurierten Vorlagen automatisch übertragen werden. Dabei werden die unformatierten Daten in formatierte Publikationen umgewandelt.

Anstatt Inhalte wie Texte, Tabellen und Bilder manuell ins Layoutprogramm zu übertragen und zu platzieren, wird die Database Publishing Technologie genutzt, um diesen Prozess zu automatisieren. Die Layouts werden mit den Inhalten automatisch befüllt, nach kleinen Korrekturen kann die Publikation bereits in den Druck gehen.

Der Begriff „Database Publishing®“ wurde bereits Ende der 80er Jahre von VIVA GmbH kreiert und ist eine eingetragene Marke dieser Firma.

Für wenn ist Database Publishing interessant?

Database Publishing wird genutzt, um die Materialien vorzubereiten, die regelmäßig erstellt werden. Oft geht es dabei um Produktinformationen und die Erstellung von Produktkatalogen, Preislisten, Datenblättern, Broschüren, Flyern etc. Die Besonderheit ist, dass die neuen Publikationen nach dem gleichen Muster immer wieder zu erstellen sind. Dabei werden die Produktinformationen aktualisiert, neue Produkte aufgenommen, alte Produkte aussortiert. Entsprechende Publikationen können in mehreren Sprachen erstellt werden.

Das bedeutet, dass DP für alle interessant ist, die solche Arten von Publikationen benötigen. Meistens sind es also Brands, Hersteller oder Großhändler.

Wie funktioniert Database Publishing?

Die drei Hauptkomponenten des Database Publishing sind:

• eine medienneutrale Datenquelle,
• ein Layoutprogramm wie Adobe FrameMaker, InDesign und QuarkXPress und
• eine Erweiterung für das Layoutprogramm, welche beides verbindet.

Die Printausleitung erfolgt in vier Schritten:

1. Daten werden vorbereitet – alle Produktdaten werden in einer Datenbank vorbereitet und strukturiert.
2. Vorlagen werden vorbereitet – dabei werden die Vorlagen direkt erstellt oder die Regeln für die Vorlagenerstellung definiert.
3. Vorlagen werden mit den Daten befüllt und die Publikation wird erstellt.
4. Kleinere Korrekturen werden vorgenommen.

Die Vorlagen mit den ausgefüllten Daten können auf drei Weisen erstellt werden. Der Prozess findet fast ohne manuelle Arbeit statt, wodurch die Produktionszeit enorm verkürzt wird.

Direkte Vorlagenerstellung

Bei dieser Methode werden die Vorlagen direkt erstellt, für die Daten werden die Platzhalter eingefügt. Es wird für jede Seitenart eine Vorlage erstellt, dabei können die Produktinformationen direkt die Information darüber beinhalten, welche Vorlage für ein Produkt zu verwenden ist. Beachten Sie jedoch: Je mehr Vorlagen verwendet werden, desto mehr potenzielle Probleme mit der Datenbefüllung sind möglich, und die nachträgliche Korrekturschleife kann länger dauern.

Regelbasierte Vorlagenerstellung

Bei diesem Ansatz werden nicht die Vorlagen selbst erstellt, sondern die Regel, nach denen die Texte und Bilder zu platzieren sind. Die Programmierung solcher Regeln dauert länger als die manuelle Erstellung von Vorlagen, dafür kann man mithilfe von Regeln kompliziertere Layouts umsetzen und die Befüllung der Seiten mit den Daten besser kontrollieren. So kann man erreichen, dass die Korrekturschleife gar nicht notwendig sein wird.

Gemischte Vorlagenerstellung

Bei diesem Ansatz werden die Möglichkeiten der beiden vorherigen Szenarien vereint. So kann man die Vorteile von beiden Methoden ausschöpfen. Regeln sind zu verwenden, um die Korrekturschleife zu verkürzen oder zunichte zu machen. Man kann sich auch viel Arbeitszeit ersparen, indem die Vorlagen mit den Platzhaltern vorkonfiguriert werden.

Datenvorbereitung

Damit eine Printausleitung funktioniert, sollten alle verwendeten Daten medienneutral in einer einheitlichen Datenquelle erfasst werden. Folgende Daten werden dabei vorbereitet:

• Produktinformationen
  • Produktname
  • Maße des Produktes (Höhe, Breite, Länge, Diagonale)
  • Gewicht
  • Technische Angaben zum Produkt (z.B. Pixelanzahl, Energieeffizienz etc.)
  • Marketinginformationen (z.B. Produktbeschreibungen etc.)
  • Verpackungsinformationen
  • Relationen zwischen Produkten (z.B. Cross-Selling oder Up-Selling)
  • andere produktbezogene Informationen
• Digital Assets
  • Produktbilder, Banner, Hintergrundbilder
  • Produktzertifikate
  • sonstige Digital Assets.

Diese Daten werden zu einem Layoutprogramm mittels spezieller Formate übertragen, z. B. XML oder JSON. Die zu übertragenden Texte können unformatiert oder formatiert sein, nur erlaubte Formate werden dabei zugelassen, z. B. einige Wörter werden fett markiert.

Database Publishing und PIM

Ein Produktinformations-Management-System (PIM) ist eine Software, die der Konsolidierung, Anreicherung und Bereitstellung von Produktinformationen dient. Dank dieser zentralen Datenquelle können die Produktinformationen mit automatisierten Workflows in verschiedene Vertriebskanäle ausgeleitet werden. Ein Layoutprogramm kann zu solch einem Kanal gehören.

Daher eignen sich die PIM-Systeme als eine perfekte medienneutrale Datenbank und Datenquelle für Digital Publishing. Viele PIM-Systeme bieten eigene Lösungen dafür. So werden z. B. eigene Plugins für InDesign verwendet, damit die Daten direkt und automatisch übertragen werden. Die Produktinformationen und andere Daten, die für eine Publikation notwendig sind, werden dann direkt in einem PIM System vorbereitet. Keine Middleware oder sonstigen zusätzlichen Lösungen für die Vorbereitung der Daten sind erforderlich.

Ein weiterer Vorteil für den Einsatz eines PIM-Systems für die Umsetzung des Database Publishing ist die Ausrichtung des Systems auf die Vorbereitung der hochqualitativen Produktinformationen. Die Workflows in System ermöglichen, die Daten wesentlich schneller vorzubereiten und Kosten dabei zu sparen.

Welche Publikationsarten sind denkbar?

Hochstrukturierte Publikationen

Im B2B-Handel kommt man ohne Publikationen nicht aus – Preislisten mit mehreren Produkten oder Produktkataloge in verschiedenen Versionen, abhängig von Land, Saison und Währung sind wichtige Verkaufsinstrumente. Gerade für solche hochstrukturierte Publikationen ist der Einsatz von Digital Publishing sehr empfehlenswert, denn alle Daten können gut strukturiert aus einer einzigen Datenquelle voll automatisch übertragen werden und die Vorlagen mit Daten können sehr schnell befüllt werden.

Gestaltungsintensive Publikationen

Kreative und originelle Werbemittel sind im B2C und inzwischen auch B2B Geschäft ein wesentlicher Wettbewerbsvorteil. Für die Erstellung der gestaltungsintensiven Publikationen ist der Einsatz von DP auch hilfreich, denn die kreativen Vorlagen können mit Platzhaltern im Voraus vorbereitet werden und die Datenübernahme aus der Quelle wird wesentlich beschleunigt. Auch wenn die Vorlagen nachträglich geändert werden, können die Daten schnell und einfach erneut übernommen werden.

Internationale Publikationen

Bei Unternehmen, die international agieren, müssen nicht nur die Übersetzungen stimmen, auch der Inhalt sollte angepasst werden. Abhängig vom Land werden andere Produktvarianten, Preise, Währungen und vielleicht sogar auch Hintergrundbilder angewendet. Ein gutes System ermöglicht, die Erstellung von regionalen Publikationen zu beschleunigen.

Einseitige Publikationen

Dank der Trennung der Inhalte vom Layout kann man beliebig viele gleichartige Publikationen auf Knopfdruck erstellen. Gerade bei einseitigen Publikationen können die Vorteile von DP zu 100% ausgeschöpft werden.

Welche Vorteile gibt es?

Database Publishing bringt viele Vorteile:

Publikationen können schneller erstellt werden

Es gibt diverse Studien, die diese Frage genauer untersuchen – allgemein könnte man sagen, dass die Zeit für die Erstellung eines Produktkatalogs dank Digital Publishing von ein paar Monaten auf ein paar Wochen oder sogar einige Tage reduziert werden kann. Auch andere Publikationsarten können wesentlich schneller erstellt werden.

Breitere Palette der Publikationen ist möglich

Dank den erreichten Zeitersparnissen können sich die Anwender leisten, mehr Publikationsarten zu erstellen, und auf diese Weise sie sich Wettbewerbsvorteile verschaffen. Es können plötzlich saisonale Kataloge erstellt werden, was vorher nicht denkbar war, oder Kataloge in den Sprachen, die bisher weniger wichtig waren.

Höhere Qualität der Publikationen

Dadurch, dass die Daten zum Layoutprogramm übertragen werden, wird die Fehlerquote enorm reduziert. Auch wenn sich Fehler einschleichen, können diese schneller und einfacher korrigiert werden, innerhalb von Minuten anstatt innerhalb von Tagen.

Viel schnellere Aktualisierung der Publikationen

Wenn Sie Ihre Publikationen regelmäßig aktualisieren, ist Database Publishing unausweichlich. Die Daten können per Mausklick in der Publikation aktualisiert werden, sobald diese in der Datenquelle aktualisiert worden sind.

Klare Spezialisierung ist möglich

Man kann die Zuständigkeiten klar trennen: es gibt diejenigen Mitarbeiter, die für Daten und Texte zuständig sind, solche, die sich um das Visuelle kümmern und solche, die sich um die Vorlagen kümmern. Eine klare Trennung der Zuständigkeiten mach das parallele Arbeiten möglich.

Welche Herausforderungen gibt es?

Die Hauptherausforderung für das Database-Publishing ist die Bereitstellung einer zentralen Datenquelle, denn normalerweise werden die Daten in einem Unternehmen über verschiedene Abteilungen zerstreut. In einer Abteilung sind die Banner und Hintergrundbilder zu finden, in einer anderen die Produktbilder, die Produktinformationen sind über 2-3 weitere Abteilungen zu sammeln. Darüber hinaus sollte man noch sich für die Qualität der erhaltenen Daten einzusetzen, was am Ende ziemlich viel Zeit in Anspruch nehmen kann.

Wenn man sich schon die Mühe gibt, die Daten zu strukturieren und zu zentralisieren, kann man sich direkt die Frage stellen, ob nicht ein PIM-System einzuführen wäre, denn genau diese Probleme werden von einem PIM-System gelöst.

Eine weitere Herausforderung ist die Erstellung von geeigneten Vorlagen oder Regeln, nach denen diese Vorlagen erstellt werden sollen. Nicht jeder Grafikdesigner kennt sich damit aus und muss sich noch ein gewisses technisches Know-how aneignen. Natürlich sollte die Erstellung der Publikationen Zeit sparen, doch wenn die Vorlagen schlecht vorbereitet sind, können die nachträglichen Korrekturschleifen die ersparte Zeit wieder beanspruchen. Es ist also manchmal lohnenswert, doch die Leistungen einer externen Agentur dafür in Anspruch zu nehmen.

Trends

Durch die klaren Vorteile wird das Database Publishing immer populärer. Die wichtigsten Trends in Database Publishing sind:

• Es werden mehr regionale Publikationen auch für weniger wichtigen Märkte erstellt.
• Es werden personalisierte Publikationen erstellt – dank der allgemeinen Senkung der Kosten für die Erstellung.
• Die Aktualität der Informationen in den Publikationen steigt – denn diese können viel schneller aktualisiert werden.
• Die Diversität bei den Publikationen steigt – man kann mehr verschiedene Publikationen schneller erstellen, um den Markterwartungen entgegen zu kommen.
• Unabhängigkeit von Agenturen – immer mehr Anwender erstellen professionell aussehende Kataloge selbst und minimieren den Einsatz von Agenturen.

Fazit

Beim Database Publishing werden Daten aus der Datenbank direkt in ein vorgefertigtes Template importiert, die Produktdaten müssen nicht zusätzlich formatiert werden. Bei Bedarf kann man die Daten in einer Publikation per Knopfdruck aktualisieren, dadurch entfallen auch eine mögliche Fehlerquelle und Korrekturschleifen.

Die Produktbeschreibungen müssen nur einmal in der Datenbank erfasst werden und liegen danach zur Wiederverwendung vor. Medien werden mit ein und denselben Daten bedient, seien es Printmedien (Produktkataloge, Broschüren, Flyer) oder Online-Medien (PDF-Preislisten, Kataloge etc.). Bei regelmäßigen Publikationen mit großem Umfang oder bei mehreren gleich strukturierten Publikationen ist das ein offensichtlicher Vorteil. Zeitersparnisse, Kostensenkung und die Möglichkeit der Aktualisierung bei Änderungen der Produktinformationen sind klare weitere Vorteile.

Database Publishing beschleunigt nicht nur die Produktion, sondern automatisiert den gesamten Publishingprozess. Umfangreiche Medien wie Produktpreislisten, Kataloge und Datenblätter können automatisch erstellt werden. Vorausgesetzt, dass die Daten strukturiert sind, denn die Publikationserstellung geht Hand in Hand mit der Produktdatenvorbereitung. Es herrscht die Regel: wer die Produktdaten in einer Datenbank hält, spart auch Zeit beim Publishing. Das bedeutet weniger Produktionszeit, Aufwand und Fehlerquellen. Besonders mit der Kombination von einem PIM-System und Database Publishing kann man vom schnellen Publikationsprozess profitieren.