Veel bedrijven publiceren regelmatig informatiemateriaal in gedrukte en digitale vorm, zoals productcatalogi, flyers, brochures, enz. en staan daarom voor de uitdaging om het publicatieproces zo efficiënt mogelijk uit te voeren.

Alle productgegevens zijn verspreid over verschillende bestanden en systemen en zijn beschikbaar in verschillende formaten, die handmatig moeten worden verwerkt en samengevoegd tot één publicatie. Als er geen gecentraliseerde en medianeutrale gegevensopslag is gepland, neemt de werklast enorm toe. Dit resulteert vaak in een hoog foutenpercentage. Database publishing is een goede oplossing voor deze problemen.

Wat is database publishing?

Database publishing (DP) is een geautomatiseerd publicatieproces waarbij een opmaakprogramma wordt gekoppeld aan een database waarin de gegevens medianeutraal worden voorbereid en automatisch worden overgebracht naar de vooraf geconfigureerde sjablonen. De niet-opgemaakte gegevens worden omgezet in opgemaakte publicaties.

In plaats van het handmatig overbrengen en plaatsen van inhoud zoals tekst, tabellen en afbeeldingen in het opmaakprogramma, wordt database publishing technologie gebruikt om dit proces te automatiseren. De lay-outs worden automatisch gevuld met de inhoud en na kleine correcties kan de publicatie worden gedrukt.

De term "Database Publishing®" werd eind jaren 1980 gecreëerd door VIVA GmbH en is een geregistreerd handelsmerk van dit bedrijf.

Voor wie is database publishing interessant?

Database publishing wordt gebruikt om materiaal voor te bereiden dat op regelmatige basis wordt geproduceerd. Vaak gaat het om productinformatie en het maken van productcatalogi, prijslijsten, datasheets, brochures, flyers, enz. Het bijzondere is dat de nieuwe publicaties steeds opnieuw moeten worden gemaakt volgens hetzelfde patroon. De productinformatie wordt bijgewerkt, nieuwe producten worden toegevoegd en oude producten worden verwijderd. Corresponderende publicaties kunnen in verschillende talen worden gemaakt.

Dit betekent dat DP interessant is voor iedereen die dit soort publicaties nodig heeft. In de meeste gevallen zijn dit merken, fabrikanten of groothandels.

Hoe werkt database publishing?

De drie hoofdcomponenten van database publishing zijn

• een medianeutrale gegevensbron,
• een opmaakprogramma zoals Adobe FrameMaker, InDesign en QuarkXPress en
• een extensie voor het opmaakprogramma die beide combineert.

Het extraheren van afdrukken gebeurt in vier stappen:

1. Gegevens worden voorbereid – alle productgegevens worden voorbereid en gestructureerd in een database.
2. Templates worden aangemaakt – de templates worden direct aangemaakt of de regels voor het aanmaken van templates worden gedefinieerd.
3. Templates worden gevuld met de gegevens en de publicatie wordt aangemaakt.
4. Kleine correcties worden aangebracht.

De sjablonen met de ingevulde gegevens kunnen op drie manieren worden aangemaakt. Het proces vindt bijna zonder handmatig werk plaats, wat de productietijd enorm verkort.

Directe aanmaak van sjablonen

Met deze methode worden de sjablonen direct aangemaakt en de plaatshouders voor de gegevens ingevoegd. Voor elk paginatype wordt een sjabloon aangemaakt en de productinformatie kan direct de informatie bevatten over welk sjabloon voor een product moet worden gebruikt. Houd er echter rekening mee dat hoe meer sjablonen er worden gebruikt, hoe meer potentiële problemen met het vullen van gegevens mogelijk zijn en dat de daaropvolgende correctieronde langer kan duren.

Op regels gebaseerde sjablonen maken

Bij deze aanpak worden niet de sjablonen zelf gemaakt, maar de regels volgens welke de teksten en afbeeldingen moeten worden geplaatst. Het programmeren van dergelijke regels neemt meer tijd in beslag dan het handmatig maken van sjablonen, maar met regels kunnen ingewikkelder lay-outs worden geïmplementeerd en kan het vullen van pagina's met gegevens beter worden gecontroleerd. Dit betekent dat de correctielus helemaal niet nodig is.

Gemengde sjablonen maken

Deze aanpak combineert de mogelijkheden van de twee vorige scenario's. Hierdoor kunt u de voordelen van beide methoden benutten. Regels kunnen worden gebruikt om de correctielus te verkorten of te elimineren. Je kunt ook veel werktijd besparen door de sjablonen vooraf te configureren met de plaatshouders.

Voorbereiding van gegevens

Om een afdrukafwijzing te laten werken, moeten alle gebruikte gegevens worden vastgelegd in een gestandaardiseerde gegevensbron op een medianeutrale manier. De volgende gegevens worden voorbereid:

• Productinformatie
  • Productnaam
  • Afmetingen van het product (hoogte, breedte, lengte, diagonaal)
  • Gewicht
  • Technische informatie over het product (bijv. aantal pixels, energie-efficiëntie, enz.)
  • Marketinginformatie (bijv. productbeschrijvingen enz.)
  • Informatie over de verpakking
  • Relaties tussen producten (bijv. cross-selling of up-selling)
  • Andere productgerelateerde informatie
• Digitale middelen
  • Productafbeeldingen, banners, achtergrondafbeeldingen
  • Productcertificaten
  • andere digitale middelen.

Deze gegevens worden overgebracht naar een opmaakprogramma met behulp van speciale formaten, bijvoorbeeld XML of JSON. De over te dragen teksten kunnen ongeformatteerd of geformatteerd zijn, alleen toegestane formaten zijn toegestaan, bv. sommige woorden zijn vet gemarkeerd.

Database publiceren en PIM

Een productinformatiebeheersysteem (PIM) is software die wordt gebruikt om productinformatie te consolideren, te verrijken en beschikbaar te stellen. Dankzij deze centrale gegevensbron kan de productinformatie via geautomatiseerde workflows worden doorgestuurd naar verschillende verkoopkanalen. Een lay-outprogramma kan zo'n kanaal zijn.

PIM-systemen zijn daarom de perfecte medianeutrale database en gegevensbron voor digitaal publiceren. Veel PIM-systemen bieden hiervoor hun eigen oplossingen. Ze gebruiken bijvoorbeeld hun eigen plugins voor InDesign zodat de gegevens rechtstreeks en automatisch kunnen worden overgedragen. De productinformatie en andere gegevens die nodig zijn voor een publicatie worden dan rechtstreeks in een PIM-systeem voorbereid. Er is geen middleware of andere aanvullende oplossingen nodig om de gegevens voor te bereiden.

Een ander voordeel van het gebruik van een PIM-systeem voor de implementatie van database publishing is de focus van het systeem op de voorbereiding van productinformatie van hoge kwaliteit. De workflows in het systeem maken het mogelijk om de gegevens veel sneller voor te bereiden en daarbij kosten te besparen.

Welke soorten publicaties zijn denkbaar?

Zeer gestructureerde publicaties

In de B2B-retail kunt u niet zonder publicaties - prijslijsten met meerdere producten of productcatalogi in verschillende versies, afhankelijk van land, seizoen en valuta zijn belangrijke verkooptools. Vooral voor dergelijke sterk gestructureerde publicaties is het gebruik van digital publishing sterk aan te bevelen, omdat alle gegevens volledig automatisch en goed gestructureerd uit één gegevensbron kunnen worden overgenomen en de sjablonen zeer snel met gegevens kunnen worden gevuld.

Ontwerpintensieve publicaties

Creatief en origineel reclamemateriaal is een belangrijk concurrentievoordeel in B2C- en nu ook B2B-business. Het gebruik van DP is ook nuttig voor het maken van designintensieve publicaties, omdat de creatieve sjablonen vooraf kunnen worden voorbereid met plaatshouders en de gegevensoverdracht vanaf de bron aanzienlijk wordt versneld. Zelfs als de sjablonen later worden gewijzigd, kunnen de gegevens snel en eenvoudig opnieuw worden overgedragen.

Internationale publicaties

Voor bedrijven die internationaal actief zijn, moeten niet alleen de vertalingen kloppen, maar moet ook de inhoud worden aangepast. Afhankelijk van het land worden verschillende productvarianten, prijzen, valuta en misschien zelfs achtergrondafbeeldingen gebruikt. Met een goed systeem kunnen regionale publicaties sneller worden gemaakt.

Publicaties van één pagina

Dankzij de scheiding van inhoud en lay-out kun je met één druk op de knop een willekeurig aantal gelijksoortige publicaties maken. De voordelen van DP kunnen volledig worden benut, vooral bij publicaties van één pagina.

Wat zijn de voordelen?

Database publishing heeft veel voordelen:

Publicaties kunnen sneller worden gemaakt

Er zijn verschillende onderzoeken die deze vraag in meer detail onderzoeken - in het algemeen kun je zeggen dat de tijd die nodig is om een productcatalogus te maken kan worden teruggebracht van een paar maanden tot een paar weken of zelfs een paar dagen dankzij digitaal publiceren. Ook andere soorten publicaties kunnen veel sneller worden geproduceerd.

Er is een breder scala aan publicaties mogelijk

Dankzij de tijdsbesparing kunnen gebruikers het zich veroorloven om meer soorten publicaties te maken, waardoor ze een concurrentievoordeel hebben. Plotseling kunnen seizoensgebonden catalogi worden gemaakt, wat voorheen ondenkbaar was, of catalogi in talen die voorheen minder belangrijk waren.

Publicaties van hogere kwaliteit

Het feit dat de gegevens naar het opmaakprogramma worden overgedragen, verlaagt het foutenpercentage enorm. Zelfs als er fouten insluipen, kunnen deze sneller en eenvoudiger worden gecorrigeerd, binnen enkele minuten in plaats van dagen.

Veel sneller bijwerken van publicaties

Als u uw publicaties regelmatig bijwerkt, is database publishing onvermijdelijk. De gegevens kunnen met een muisklik worden bijgewerkt in de publicatie zodra ze zijn bijgewerkt in de gegevensbron.

Een duidelijke specialisatie is mogelijk

Verantwoordelijkheden kunnen duidelijk gescheiden worden: er zijn medewerkers die verantwoordelijk zijn voor data en teksten, medewerkers die zorgen voor de visuals en medewerkers die zorgen voor de templates. Een duidelijke scheiding van verantwoordelijkheden maakt het mogelijk om parallel te werken.

Wat zijn de uitdagingen?

De belangrijkste uitdaging voor database publishing is het voorzien in een centrale gegevensbron, aangezien de gegevens in een bedrijf normaal gesproken verspreid zijn over verschillende afdelingen. De banners en achtergrondafbeeldingen staan op de ene afdeling, de productafbeeldingen op een andere, de productinformatie moet worden verzameld op 2-3 andere afdelingen. Bovendien moet je de kwaliteit van de ontvangen gegevens waarborgen, wat uiteindelijk veel tijd kan kosten.

Als je al moeite doet om de gegevens te structureren en centraliseren, kun je je meteen afvragen of je een PIM-systeem moet introduceren, want het zijn precies deze problemen die door een PIM-systeem worden opgelost.

Een andere uitdaging is het maken van geschikte sjablonen of regels volgens welke deze sjablonen moeten worden gemaakt. Niet elke grafisch ontwerper is hiermee vertrouwd en moet een bepaalde technische kennis verwerven. Natuurlijk moet het maken van de publicaties tijd besparen, maar als de sjablonen slecht zijn voorbereid, kunnen de daaropvolgende correctielussen de bespaarde tijd opslokken. Daarom is het soms de moeite waard om een extern bureau in te schakelen.

Trends

Het publiceren van databases wordt steeds populairder vanwege de duidelijke voordelen. De belangrijkste trends in het publiceren van databases zijn

• Er worden meer regionale publicaties** gemaakt, zelfs voor minder belangrijke markten.
• Er worden persoonlijkere publicaties gemaakt - dankzij de algemene verlaging van de productiekosten.
• De actualiteit van de informatie in de publicaties neemt toe – omdat ze veel sneller bijgewerkt kunnen worden.
• De diversiteit van de publicaties neemt toe – er kunnen sneller meer verschillende publicaties worden geproduceerd om aan de verwachtingen van de markt te voldoen.
• Onafhankelijkheid van bureaus** – meer en meer gebruikers maken zelf professioneel ogende catalogi en minimaliseren het gebruik van bureaus.

Conclusie

Met database publishing worden gegevens rechtstreeks vanuit de database geïmporteerd in een kant-en-klare sjabloon; de productgegevens hoeven niet extra te worden opgemaakt. Indien nodig kunnen de gegevens in een publicatie met één druk op de knop worden bijgewerkt, waardoor ook een potentiële bron van fouten en correctielussen wordt geëlimineerd.

De productbeschrijvingen hoeven maar één keer te worden ingevoerd in de database en zijn daarna beschikbaar voor hergebruik. Media worden bediend met één en dezelfde gegevens, of het nu gaat om gedrukte media (productcatalogi, brochures, flyers) of online media (PDF prijslijsten, catalogi, enz.). Dit is een duidelijk voordeel voor regelmatige publicaties met een groot volume of meerdere publicaties met dezelfde structuur. Tijdsbesparing, kostenreductie en de mogelijkheid om productinformatie bij te werken in geval van wijzigingen zijn andere duidelijke voordelen.

Database publishing versnelt niet alleen de productie, maar automatiseert ook het hele publicatieproces. Uitgebreide media zoals productprijslijsten, catalogi en datasheets kunnen automatisch worden aangemaakt. Op voorwaarde dat de gegevens gestructureerd zijn, want het maken van publicaties gaat hand in hand met het voorbereiden van productgegevens. De regel is: als u de productgegevens in een database bewaart, bespaart u ook tijd bij het publiceren. Dit betekent minder productietijd, moeite en foutbronnen. Vooral met de combinatie van een PIM-systeem en database publishing kunt u profiteren van een snel publicatieproces.