Muchas empresas publican regularmente materiales informativos en formato impreso y digital, como catálogos de productos, folletos, prospectos, etc., por lo que se enfrentan al reto de llevar a cabo el proceso de publicación de la forma más eficiente posible.

Todos los datos de los productos están dispersos en varios archivos y sistemas y están disponibles en distintos formatos, que hay que procesar manualmente y fusionar en una sola publicación. Si no se planifica un almacenamiento centralizado y neutral de los datos, la carga de trabajo aumenta enormemente. El resultado suele ser una elevada tasa de errores. La publicación en bases de datos es una buena solución a estos problemas.

¿Qué es la publicación en bases de datos?

La publicación en bases de datos (DP) es un proceso de publicación automatizado en el que un programa de maquetación está vinculado a una base de datos en la que los datos se preparan de forma neutral con respecto al soporte y se transfieren automáticamente a las plantillas preconfiguradas. Los datos sin formatear se convierten en publicaciones formateadas.

En lugar de transferir y colocar manualmente contenidos como texto, tablas e imágenes en el programa de maquetación, se utiliza la tecnología de publicación de bases de datos para automatizar este proceso. Las maquetas se rellenan automáticamente con el contenido y, tras pequeñas correcciones, la publicación puede pasar a la imprenta.

El término "Database Publishing®" fue creado por VIVA GmbH a finales de los años ochenta y es una marca registrada de esta empresa.

¿Para quién es interesante la publicación de bases de datos?

La edición de bases de datos se utiliza para preparar materiales que se producen con regularidad. A menudo se trata de información sobre productos y la creación de catálogos de productos, listas de precios, fichas técnicas, folletos, octavillas, etc. La particularidad es que las nuevas publicaciones deben crearse una y otra vez siguiendo el mismo patrón. Se actualiza la información sobre los productos, se añaden nuevos productos y se descartan los antiguos. Las publicaciones correspondientes pueden crearse en varios idiomas.

Esto significa que DP es de interés para cualquier persona que necesite este tipo de publicación. En la mayoría de los casos, se trata de marcas, fabricantes o mayoristas.

¿Cómo funciona la publicación en bases de datos?

Los tres componentes principales de la publicación de bases de datos son

• una fuente de datos neutra en cuanto a medios,
• un programa de maquetación como Adobe FrameMaker, InDesign y QuarkXPress y
• una extensión para el programa de maquetación que combine ambos.

La extracción de la impresión se realiza en cuatro pasos:

1. Se preparan los datos – todos los datos del producto se preparan y estructuran en una base de datos.
2. Se preparan las plantillas – las plantillas se crean directamente o se definen las reglas para la creación de plantillas.
3. Se rellenan las plantillas con los datos y se crea la publicación.
4. Se realizan correcciones menores.

Las plantillas con los datos completados pueden crearse de tres maneras. El proceso se lleva a cabo sin apenas trabajo manual, lo que acorta enormemente el tiempo de producción.

Creación directa de plantillas

Con este método, las plantillas se crean directamente y los marcadores de posición se insertan para los datos. Se crea una plantilla para cada tipo de página y la información del producto puede contener directamente la información sobre qué plantilla utilizar para un producto. Sin embargo, tenga en cuenta lo siguiente: cuantas más plantillas se utilicen, más problemas potenciales con el relleno de datos son posibles y el bucle de corrección posterior puede llevar más tiempo.

Creación de plantillas basada en reglas

Con este enfoque, no se crean las plantillas en sí, sino las reglas según las cuales deben colocarse los textos y las imágenes. La programación de tales reglas lleva más tiempo que la creación manual de plantillas, pero las reglas pueden utilizarse para implementar diseños más complicados y controlar mejor el llenado de las páginas con datos. Esto significa que el bucle de corrección no será necesario en absoluto.

Creación de plantillas mixtas

Este enfoque combina las posibilidades de los dos escenarios anteriores. Permite aprovechar las ventajas de ambos métodos. Se pueden utilizar reglas para acortar o eliminar el bucle de corrección. También se puede ahorrar mucho tiempo de trabajo preconfigurando las plantillas con los marcadores de posición.

Preparación de datos

Para que un rechazo de impresión funcione, todos los datos utilizados deben registrarse en una fuente de datos normalizada de forma neutral con respecto al soporte. Se preparan los siguientes datos:

• Información sobre el producto
  • Nombre del producto
  • Dimensiones del producto (altura, anchura, longitud, diagonal)
  • Peso
  • Información técnica sobre el producto (por ejemplo, número de píxeles, eficiencia energética, etc.)
  • Información comercial (por ejemplo, descripción del producto, etc.)
  • Información sobre el embalaje
  • Relaciones entre productos (por ejemplo, venta cruzada o venta ascendente)
  • otra información relacionada con el producto
• Activos digitales
  • Imágenes de productos, banners, imágenes de fondo
  • certificados de producto
  • otros activos digitales.

Estos datos se transfieren a un programa de maquetación utilizando formatos especiales, por ejemplo XML o JSON. Los textos a transferir pueden estar sin formato o formateados, solo se permiten formatos permitidos, por ejemplo, algunas palabras están marcadas en negrita.

Publicación de bases de datos y PIM

Un sistema de gestión de información sobre productos (PIM) es un software que se utiliza para consolidar, enriquecer y proporcionar información sobre productos. Gracias a esta fuente central de datos, la información del producto puede enviarse a varios canales de venta mediante flujos de trabajo automatizados. Un programa de maquetación puede ser uno de esos canales.

Los sistemas PIM son, por tanto, la base de datos y la fuente de datos neutrales perfecta para la publicación digital. Muchos sistemas PIM ofrecen sus propias soluciones para ello. Por ejemplo, utilizan sus propios plugins para InDesign, de modo que los datos pueden transferirse directa y automáticamente. La información del producto y otros datos necesarios para una publicación se preparan directamente en un sistema PIM. No es necesario ningún middleware ni ninguna otra solución adicional para preparar los datos.

Otra ventaja de utilizar un sistema PIM para implantar la publicación en bases de datos es que el sistema se centra en la preparación de información de alta calidad sobre los productos. Los flujos de trabajo del sistema permiten preparar los datos mucho más rápido y ahorrar costes en el proceso.

¿Qué tipos de publicación son concebibles?

Publicaciones muy estructuradas

En el comercio minorista B2B, no se puede prescindir de las publicaciones: las listas de precios con varios productos o los catálogos de productos en diferentes versiones, según el país, la temporada y la divisa son importantes herramientas de venta. El uso de la publicación digital es muy recomendable para este tipo de publicaciones altamente estructuradas en particular, ya que todos los datos se pueden transferir de forma totalmente automática desde una única fuente de datos de una manera bien estructurada y las plantillas se pueden rellenar con datos muy rápidamente.

Publicaciones de diseño intensivo

Los materiales publicitarios creativos y originales son una importante ventaja competitiva en los negocios B2C y ahora también B2B. El uso de DP también es útil para la creación de publicaciones de diseño intensivo, ya que las plantillas creativas pueden prepararse de antemano con marcadores de posición y la transferencia de datos desde la fuente se acelera considerablemente. Incluso si las plantillas se modifican posteriormente, los datos pueden transferirse de nuevo de forma rápida y sencilla.

Publicaciones internacionales

Para las empresas que operan a escala internacional, no sólo las traducciones tienen que ser correctas, sino que también hay que adaptar el contenido. Según el país, se utilizan distintas variantes de productos, precios, monedas y quizá incluso imágenes de fondo. Un buen sistema permite agilizar la creación de publicaciones regionales.

Publicaciones de una página

Gracias a la separación entre contenido y maquetación, puede crear cualquier número de publicaciones similares con sólo pulsar un botón. Las ventajas de DP pueden aprovecharse al máximo, especialmente con las publicaciones de una sola página.

¿Cuáles son las ventajas?

La publicación en bases de datos tiene muchas ventajas:

**Las publicaciones pueden crearse más rápidamente.

Hay varios estudios que examinan esta cuestión con más detalle. En general, se podría decir que el tiempo que se tarda en crear un catálogo de productos puede reducirse de unos meses a unas semanas o incluso unos días gracias a la edición digital. Otros tipos de publicaciones también pueden producirse mucho más rápido.

Es posible ampliar la gama de publicaciones.

Gracias al ahorro de tiempo conseguido, los usuarios pueden permitirse crear más tipos de publicaciones, lo que les proporciona una ventaja competitiva. De repente se pueden crear catálogos estacionales, algo que antes era impensable, o catálogos en idiomas que antes tenían menos importancia.

Publicaciones de mayor calidad

El hecho de que los datos se transfieran al programa de maquetación reduce enormemente la tasa de errores. Incluso si se deslizan errores, pueden corregirse más rápida y fácilmente, en cuestión de minutos en lugar de días.

Actualización mucho más rápida de las publicaciones

Si actualiza sus publicaciones con regularidad, la publicación en la base de datos es inevitable. Los datos pueden actualizarse en la publicación con un clic de ratón en cuanto se hayan actualizado en la fuente de datos.

Es posible una especialización clara.

Las responsabilidades pueden separarse claramente: hay empleados que se encargan de los datos y los textos, otros que se ocupan de los elementos visuales y otros de las plantillas. Una clara separación de responsabilidades permite trabajar en paralelo.

¿Cuáles son los retos?

El principal reto de la publicación de bases de datos es disponer de una fuente de datos central, ya que los datos de una empresa suelen estar dispersos en distintos departamentos. Las pancartas y las imágenes de fondo se encuentran en un departamento, las imágenes de los productos en otro, la información sobre los productos debe recopilarse en otros 2 o 3 departamentos. Además, hay que garantizar la calidad de los datos recibidos, lo que puede acabar llevando mucho tiempo.

Si ya está haciendo el esfuerzo de estructurar y centralizar los datos, puede preguntarse inmediatamente si debería introducir un sistema PIM, porque son precisamente estos problemas los que resuelve un sistema PIM.

Otro reto es la creación de plantillas adecuadas o de reglas según las cuales deben crearse estas plantillas. No todos los diseñadores gráficos están familiarizados con esto y necesitan adquirir ciertos conocimientos técnicos. Por supuesto, la creación de las publicaciones debería ahorrar tiempo, pero si las plantillas están mal preparadas, los bucles de corrección posteriores pueden consumir el tiempo ahorrado. Por ello, a veces merece la pena recurrir a los servicios de una agencia externa.

Tendencias

La publicación de bases de datos es cada vez más popular debido a sus claras ventajas. Las tendencias más importantes en la publicación de bases de datos son

• Se crean más publicaciones regionales, incluso para mercados menos importantes. Se crean publicaciones personalizadas gracias a la reducción general de los costes de producción.
• Aumenta la actualidad de la información de las publicaciones, ya que pueden actualizarse mucho más rápido.
• Aumenta la diversidad de las publicaciones – se pueden producir más publicaciones diferentes con mayor rapidez para satisfacer las expectativas del mercado.
• La independencia de las agencias – cada vez más usuarios crean ellos mismos catálogos de aspecto profesional y reducen al mínimo el uso de agencias.

Conclusión

Con la publicación en base de datos, los datos se importan directamente de la base de datos a una plantilla ya preparada; no es necesario dar formato adicional a los datos del producto. Si es necesario, los datos de una publicación pueden actualizarse con solo pulsar un botón, lo que también elimina una fuente potencial de errores y bucles de corrección.

Las descripciones de los productos sólo tienen que introducirse una vez en la base de datos y ya están disponibles para su reutilización. Los medios se sirven con los mismos datos, ya sean impresos (catálogos de productos, folletos, octavillas) o en línea (listas de precios en PDF, catálogos, etc.). Esto supone una ventaja evidente para las publicaciones periódicas de gran volumen o varias publicaciones con la misma estructura. El ahorro de tiempo, la reducción de costes y la posibilidad de actualizar la información de los productos en caso de cambios son otras claras ventajas.

La publicación en bases de datos no sólo acelera la producción, sino que también automatiza todo el proceso de publicación. Se pueden crear automáticamente extensos soportes como listas de precios de productos, catálogos y fichas técnicas. Siempre que los datos estén estructurados, porque la creación de publicaciones va de la mano de la preparación de los datos del producto. La regla es: si guarda los datos del producto en una base de datos, también ahorrará tiempo a la hora de publicar. Esto significa menos tiempo de producción, esfuerzo y fuentes de error. Especialmente con la combinación de un sistema PIM y la publicación en base de datos, puede beneficiarse de un proceso de publicación rápido.