Hoy en día, un sistema PIM es una de las herramientas más importantes para gestionar la información sobre productos. Este software crea un repositorio que aloja todos los datos relacionados con los productos, los mantiene actualizados y ayuda a su distribución. Esto se consigue mediante una gestión sencilla de los datos, la posibilidad de enriquecerlos y adaptarlos a las distintas necesidades.

El software PIM sirve para gestionar la información sobre los productos. Un sistema PIM se utiliza como única fuente de verdad donde se recopila, consolida y enriquece la información sobre productos. Desde aquí se pueden distribuir las descripciones unificadas y refinadas de los productos a múltiples canales. Cada vez es más popular. Hoy en día, es imprescindible para las empresas que tienen estructuras y relaciones de productos complejas, y para las que tienen grandes surtidos: cuantas más SKU tenga, más necesita un PIM.

Las necesidades de los usuarios de PIM pueden variar. Gracias a sus numerosas funciones, un sistema PIM puede satisfacerlas todas. En este artículo le ofrecemos información sobre las funciones más importantes que ofrece el sistema PIM.

1. Agregación de datos de productos, importación de datos.

Los datos pueden importarse a un sistema PIM de forma automática o manual. Todos los sistemas PIM admiten formatos Excel, CSV y XML. También se pueden importar datos de productos desde ERP, PLM y DAM, MDM y otro software corporativo. Algunos sistemas PIM ofrecen portales de autoservicio para que los proveedores carguen la información de sus productos directamente en el sistema PIM de la empresa.

Durante la importación, todos los datos se verifican y validan para garantizar que sólo se importa la información de producto adecuada.

2. Repositorio central de datos de productos.

El sistema PIM es un repositorio central para todos los datos de productos existentes en la empresa. Es posible gestionar más de un catálogo de productos en un sistema PIM, que agrupa los productos según criterios específicos (para un determinado segmento de clientes, ofertas de temporada). Otra posibilidad es importar al sistema en forma de catálogo.

La empresa puede conservar un catálogo antiguo a efectos de copia de seguridad, comparación y legales. Al mismo tiempo, la copia puede utilizarse para crear uno nuevo. Por eso, los sistemas PIM ofrecen funciones adicionales como el versionado de catálogos de productos. Se trata de la creación de un nuevo catálogo basado en la duplicación del antiguo y su posterior sincronización con la nueva información proporcionada por el proveedor.

3. Standardization and classification of product data.

Cuando una empresa tiene muchas SKU, suele tener problemas para gestionarlas. Por eso es necesario estandarizar y unificar todos los datos relacionados con los productos. En el sistema PIM, se hace clasificando los productos por atributos. Los atributos se agrupan en grupos de atributos según algunas características (por ejemplo, técnicas: peso y tamaño). Como resultado, se pueden formar ciertas familias de productos como una plantilla lista combinando los Atributos apropiados.

De este modo se asegura la exactitud de los datos, ya que un producto sólo puede atribuirse a una Familia de Productos, evitando errores. Además, ahorra tiempo y proporciona datos completos, ya que los atributos se adjuntan a cada producto en cualquier categoría y catálogo de forma automática.

El sistema PIM puede ayudar a estandarizar los datos haciendo uso de determinados sistemas de clasificación, como ECLASS, ETIM, UNSPSC, GPC, etc.

4. Búsqueda y filtrado rápido de productos.

Los productos se agrupan por catálogos, categorías y todas sus características. Como resultado, los datos se pueden encontrar (filtrar) por cualquiera de estos indicadores. El uso de filtros es ilimitado, además, se pueden guardar filtros para su uso posterior. Los productos también pueden filtrarse en función de los usuarios que trabajaron en el enriquecimiento de su información (por ejemplo, la hora de creación y los usuarios asignados) o en función de la exhaustividad de su descripción.

También se pueden buscar productos por palabra o parte de la palabra contenida en su descripción o en cualquiera de sus características. Normalmente, cuando se introduce una consulta de búsqueda, aparecen automáticamente las variantes propuestas, para que pueda elegir directamente entre ellas.

5. Cambio rápido de datos gracias a la función de actualización masiva.

La función de actualización masiva permite editar o cambiar automáticamente cualquier información con un solo clic filtrando numerosos productos o seleccionando manualmente artículos individuales. Esta función se utiliza al aplicar previamente funciones de normalización y filtrado o al crear catálogos de productos.

Con el procesamiento por lotes, un usuario puede cambiar instantáneamente la afiliación de varios productos a una familia de productos, catálogos o categorías, crear asociaciones entre productos, modificar atributos, cambiar el estado de los productos o el empleado asignado a ellos.

6. Uso de roles y derechos de acceso.

Si desea mejorar la calidad de los datos de sus productos, siempre debe saber quién trabaja en la actualización de la información de los productos, especialmente si usuarios externos tienen acceso a su sistema. En cualquier sistema PIM se pueden crear funciones adecuadas para los empleados y departamentos de la empresa, o para los proveedores de servicios y socios comerciales. Pero algunos de ellos permiten una definición muy granular de los roles de autorización, y otros sólo diferencian niveles básicos de acceso.

Al crear un rol, un administrador puede asignarle permisos en función de las acciones realizadas en el sistema (editar, eliminar, asignar, comentar, descargar) y, de acuerdo con los derechos de acceso, a un determinado producto o grupo de productos. A continuación, los roles se asignan a los usuarios correspondientes.

El acceso también puede proporcionarse sin utilizar roles, ya que los permisos pueden concederse directamente a los usuarios. Cada usuario puede tener varios roles y permisos individuales. Esta característica es conveniente en el caso de un usuario único, pero aún así es aconsejable crear un rol separado.

7. Organización de la cooperación entre usuarios.

Comentar, crear y asignar tareas es una forma cómoda de facilitar la cooperación entre los usuarios del sistema. Puede añadir comentarios en cualquier lugar y en cualquier fase del trabajo con el producto (asignación, edición).

Los usuarios también pueden configurar notificaciones. Las notificaciones se configuran en el panel de administración: hay notificaciones del sistema y notificaciones por correo electrónico. Estas notificaciones pueden indicar que se ha reasignado la entrada del producto, o que se ha cambiado su estado, alertar sobre modificaciones o comentarios, o sobre tareas pendientes.

8. La organización del flujo de trabajo de las descripciones de productos.

La función de flujo de trabajo hace que el proceso de adición de datos sea más fiable, transparente y manejable. Permite automatizar todos los procesos asociados al enriquecimiento de la información sobre los productos. El panel Flujos de trabajo permite ver el estado de una tarea y el usuario responsable de esta etapa. A través de este panel, los miembros del equipo también pueden intercambiar comentarios.

Algunos sistemas PIM avanzados ofrecen un mayor control de los flujos de trabajo. Por ejemplo, la dirección puede definir las reglas de validación de integridad y corrección para la ejecución de determinadas tareas. Un sistema también puede crear automáticamente informes, por ejemplo, sobre las fechas de vencimiento, la fase de cumplimiento, la productividad de los usuarios o informes personalizados.

9. Control de edición de datos.

La función de control de edición de datos permite supervisar los cambios realizados en un producto (cambio individual de datos, cambios masivos de datos) y controlar cualquier actividad del usuario en el sistema, con posibilidad de retroceso.

El historial de todas las acciones de los usuarios se muestra en el flujo de actividades. Así, los usuarios pueden ver las últimas acciones o registros de las entradas de productos a las que tienen acceso.

10. Gestión de la calidad de la información sobre los productos.

En cada etapa del trabajo con la información del producto, ya se aplican los ajustes necesarios para garantizar su calidad. En el panel de administración, puede prescribir los ajustes para cada campo individual (validación de datos, integridad del campo, idioma del campo, extensión de la imagen, producto asignado, etc.) para cumplir las normas internas y externas. Si los campos no están completos o no se cumplen las normas, el sistema informa de un error. Puede establecer estos ajustes para cada entidad (productos, canales, portales).

Para un control total, puede comprobar el estado de todos los datos del sistema (% de productos que se encuentran en determinadas fases de su ciclo de vida de descripción, visualización de campos en blanco, nivel de calidad del canal, estadísticas de actividad) en el panel principal, o bien el sistema puede generar automáticamente informes de calidad y enviarlos al departamento o usuario correspondiente.

11. Gestión de la traducción de la información a distintos idiomas.

La traducción de la información sobre productos en el sistema PIM puede hacerse de forma semiautomática o manual. Para la traducción selectiva, es decir, para traducir campos individuales como títulos, descripciones y viñetas, el método más común es el uso de un servicio de traducción automática. En el caso de la traducción manual, por regla general, el texto original se muestra por un lado y el texto que hay que traducir, por otro.

Un sistema PIM suele ofrecer las siguientes opciones:

• asignación de la traducción a un traductor externo, que tenga acceso al campo correspondiente;
• el uso de servicios web de traducción automática (como Google Translate) que ya están integrados en el sistema y ofrecen traducción en tiempo real;
• envío de textos a los sistemas de las agencias de traducción;
• conexión con el Sistema de Gestión de la Traducción (SGT).

12. Gestione los datos multimedia y las imágenes de los productos en un único lugar.

En general, la gestión de archivos multimedia debe realizarse mediante sistemas DAM, pero los PIM modernos suelen incorporar funciones DAM. Esta función permite gestionar y almacenar de forma centralizada archivos digitales como imágenes, fotos, vídeos y audios añadidos tanto por empleados de la empresa como por terceros (por ejemplo, a través de portales de proveedores).

Todos estos medios se asocian a artículos, productos, categorías o catálogos relevantes. La principal característica es que esta asignación puede evitar la duplicación de contenidos. Además, todos estos archivos pueden adaptarse automáticamente a cada canal y plataforma. Lo único que hay que hacer es configurar manualmente el formato o la extensión del archivo, etc., y el sistema ajusta todos los archivos automáticamente. Además, el sistema PIM te permite utilizar la función de vista previa, para que puedas ver exactamente qué aspecto tendrá el archivo multimedia en un sitio web o en un directorio impreso, etc.

13. Gestión de los catálogos de productos.

Todos los datos de los productos pueden agruparse en uno o varios catálogos de productos, que pueden enviarse posteriormente a distintos canales de publicación o usuarios finales. En algunos casos esta información debe ser transformada para las necesidades específicas de algún canal. La transformación de los datos puede realizarse en formatos como PDF, HTML, XLS, DOC, XML, CSV, Excel y otros formatos de archivo habituales.

Estos catálogos de productos extraídos del software PIM pueden utilizarse para crear distintos tipos de documentos relacionados con los productos: catálogos electrónicos, catálogos impresos, listas de precios, fichas técnicas. También pueden ser específicos para cada canal, con precios separados, gamas de productos y descripciones de productos específicos. El usuario puede seleccionar independientemente el formato requerido y exportar los datos para cada canal de publicación por separado. La generación de catálogos en varios formatos también se utiliza con fines de marketing y para necesidades internas (etc. preparación de catálogos impresos).

14. Gestionar contenidos adicionales asociados al producto.

Además de los datos multimedia mencionados, los sistemas PIM también permiten gestionar otros archivos que complementan la descripción del producto o sirven como material para su promoción. Entre ellos se incluyen folletos en PDF, volantes, carteles, catálogos impresos, páginas de destino, archivos PSD, imágenes relacionadas con la descripción, banners u otros materiales de marketing.

Un sistema PIM se utiliza para guardar y publicar estos materiales, pero también puede ser un lugar para su creación, porque ya contiene los componentes necesarios (texto editado, imágenes, diseños). Como resultado, los archivos ya creados pueden adjuntarse automáticamente al producto o enviarse a determinados canales para su publicación impresa o digital.

15. Almacenamiento de información adicional relacionada con el producto.

No toda la información relacionada con un producto se publica en los marketplaces, se envía a los usuarios o a terceros, sino que también debe almacenarse de forma segura en un único lugar. Por eso, un sistema PIM puede almacenar además archivos como gráficos, manuales, especificaciones técnicas, hojas de datos, documentos y archivos CAD.

Muy a menudo, el trabajo con estos archivos se produce en el proceso de desarrollo del producto, por lo que el sistema, a la vez que guarda información sobre su flujo de trabajo (mostrando el autor del trabajo, la fecha de su creación y edición), cubre todo el ciclo de vida de desarrollo del producto. Todo el procesamiento de datos está garantizado por la existencia de un módulo DAM ya incorporado o adicional.

16. Gestión de las relaciones con los productos.

Esta función apoya la estrategia de venta de productos tras estudiar el comportamiento de los usuarios de la tienda online. Al definir productos complementarios o sustitutos, puede establecer vínculos entre productos o artículos en su sistema PIM. Este tipo de interconexión puede ser unidireccional o bilateral y puede existir entre varios productos, varias categorías y entre productos y categorías.

Existen muchas variantes de interconexión: productos similares, venta cruzada (visualización de accesorios relacionados con el producto), up-selling (visualización de opciones más caras), sustitución (reemplazo de un producto antiguo por una versión más reciente), kits (formación de productos como una unidad y su visualización bajo una SKU), packs de productos o bundles (agrupación de productos, cuando cada uno de los productos tiene su propia SKU), etс.

17. Preparación de datos de productos según las necesidades de los distintos canales.

La información que ha pasado por todas las etapas de confirmación está lista para la última etapa: la publicación en el canal o canales adecuados. En general, en un sistema PIM, un canal es un destino para un catálogo de productos específico, que contiene artículos de productos con diferentes características específicas del canal, de diferentes categorías en un formato de datos especial, idioma de publicación, preparados utilizando normas internas de calidad de datos, etc.

Un canal de destino pueden ser tiendas en línea (OXID, Magento, Shopware, etc.), catálogos impresos, sistemas de terceros (ERP o CRM), catálogos electrónicos (en formato XML o CSV), etc.

Algunos sistemas permiten previsualizar un producto para su canal correspondiente, lo que permite realizar cambios adicionales antes de publicarlo. Esta función permite ver el aspecto de la página del producto a través del navegador web, los dispositivos móviles, las redes sociales o en un catálogo.

18. Exportación de datos de productos: información sobre los productos

Una vez recopilada, consolidada en un único lugar y enriquecida la información sobre los productos, puede distribuir la información pertinente sobre los productos a sus distribuidores o clientes. Puede hacerse una sola vez, para una ocasión determinada a petición, o a intervalos regulares. Puede exportar los datos en cualquier formato, por ejemplo, PDF, XLS, CSV, DOCX.

Además, una nueva tendencia es permitir que los distribuidores se conecten a tu sistema PIM a través de portales para distribuidores y obtengan información actualizada de los productos en el formato y la estructura que prefieran. Asigne un canal a la cuenta de un distribuidor y establezca autorizaciones y niveles de acceso.

19. Integración con diferentes sistemas (API).

El intercambio de información en un sistema PIM puede realizarse no sólo mediante la exportación e importación de archivos individuales, sino también mediante la integración directa con otros sistemas como CRM, ERP, DAM, MAM, CMS, etc. La transferencia de datos entre sistemas es posible gracias a la API integrada y a los plugins (conectores) desarrollados individualmente para cada sistema de terceros.

La integración a través de API proporciona la transferencia de todos los objetos y soportes; el almacenamiento de estructuras de datos (catálogos, asociaciones), todos los atributos y grupos de atributos; la correspondencia de canales. La transferencia de datos puede realizarse tanto manual como automáticamente, en una o ambas direcciones. El principal requisito previo es una correspondencia de campos preliminar entre el sistema PIM y el sistema de terceros.

Conclusión

Como puede ver, un sistema PIM puede proporcionarle todas las funciones necesarias para acelerar el procesamiento de la información sobre los productos mejorando su calidad, y permitiendo a una empresa centrarse en ampliar la gama de productos y sus nuevas estrategias de desarrollo, lo que como resultado aumentará los ingresos de la empresa.

Hay que tener en cuenta, sin embargo, que no todos los sistemas disponen de todas las funciones consideradas anteriormente, por lo que hay que ser muy cuidadoso a la hora de elegir el sistema que se adapte a las necesidades, prioridades y presupuesto de su empresa.