Atualmente, um sistema PIM é uma das ferramentas mais importantes para a gestão da informação sobre produtos. Este software cria um repositório que acomoda todos os dados relacionados com os produtos, mantém-nos actualizados e ajuda na sua distribuição. Isto é conseguido através de uma gestão fácil dos dados, da capacidade de os enriquecer e de os adaptar a diferentes necessidades.

O software PIM serve de gestão da informação sobre produtos. Um sistema PIM é utilizado como uma fonte única de verdade onde se recolhem, consolidam e enriquecem as informações sobre os produtos. A partir daqui, pode distribuir as descrições unificadas e refinadas dos produtos por vários canais. Está a tornar-se cada vez mais popular. Atualmente, é obrigatório para as empresas que têm estruturas e relações de produtos complexas e para as empresas que têm grandes sortimentos - quanto mais SKUs tiver, mais precisa de um PIM.

As necessidades dos utilizadores do PIM podem ser diferentes. Graças a numerosas funções, um sistema PIM pode satisfazer todas elas. Neste artigo, damos-lhe a conhecer as características mais importantes do sistema PIM.

1. Agregação de dados de produtos, importação de dados.

Os dados podem ser importados para um sistema PIM de forma automática ou manual. Todos os sistemas PIM suportam os formatos Excel, CSV e XML. Também é possível importar dados de produtos de ERP, PLM e DAM, MDM e outro software empresarial. Alguns sistemas PIM oferecem portais de autosserviço para os fornecedores carregarem as suas informações de produtos diretamente no sistema PIM da empresa.

Durante a importação, todos os dados são verificados e validados para garantir que apenas as informações correctas sobre os produtos são importadas.

2. Repositório central de dados de produtos.

O sistema PIM é um repositório central para todos os dados de produtos existentes na empresa. É possível gerir mais do que um catálogo de produtos num sistema PIM, que agrupa os produtos de acordo com critérios específicos (para um determinado segmento de clientes, ofertas sazonais). Em alternativa, é possível importar para o sistema sob a forma de um catálogo.

A empresa pode manter um catálogo antigo para efeitos de cópia de segurança, comparação e legais. Ao mesmo tempo, a cópia pode ser utilizada para criar um novo catálogo. É por isso que os sistemas PIM oferecem funções adicionais, como o controle de versão de catálogos de produtos. Trata-se da criação de um novo catálogo com base na duplicação do antigo e da sua sincronização com as novas informações fornecidas pelo fornecedor.

3. Normalização e classificação dos dados dos produtos.

Quando uma empresa tem muitas SKUs, muitas vezes tem problemas para as gerir. É por isso que é necessário padronizar e unificar todos os dados de produtos relacionados. No sistema PIM, isso é feito através da classificação dos produtos por atributos. Os atributos são agrupados em grupos de atributos por algumas características (por exemplo, técnicas: peso e tamanho). Como resultado, é possível formar certas famílias de produtos como um modelo pronto, combinando os atributos apropriados.

Ao fazê-lo, garante a exatidão dos dados, uma vez que um produto só pode ser atribuído a uma família de produtos, evitando erros. Além disso, poupa tempo e fornece dados completos, uma vez que os atributos são anexados automaticamente a cada produto em qualquer categoria e catálogo.

O sistema PIM pode ajudar na normalização dos dados, utilizando determinados sistemas de classificação, por exemplo, ECLASS, ETIM, UNSPSC, GPC, etc.

4. Pesquisa e filtragem rápida de produtos.

Os produtos são agrupados por catálogos, categorias e todas as suas características. Como resultado, os dados podem ser encontrados (filtrados) por qualquer um destes indicadores. A utilização de filtros é ilimitada, além disso, é possível guardar filtros para utilização posterior. Os produtos também podem ser filtrados de acordo com os utilizadores que trabalharam no enriquecimento das suas informações (por exemplo, a hora de criação e os utilizadores atribuídos) ou de acordo com a exaustividade da sua descrição.

Também é possível procurar produtos por palavra ou parte de palavra contida na sua descrição ou em qualquer uma das suas características. Normalmente, quando é introduzida uma consulta de pesquisa, as variantes propostas aparecem automaticamente, para que possa escolher diretamente entre elas.

5. Alteração rápida de dados através da funcionalidade de atualização em massa.

A funcionalidade de atualização em massa permite-lhe editar ou alterar automaticamente qualquer informação com um clique, filtrando vários produtos ou seleccionando manualmente itens individuais. Esta funcionalidade é utilizada na pré-aplicação de funções de normalização e filtragem ou na criação de catálogos de mercadorias.

Com o processamento em lote, um utilizador pode alterar instantaneamente a afiliação de vários produtos a uma família de produtos, catálogos ou categorias, criar associações entre produtos, modificar atributos, alterar o estado dos produtos ou o empregado que lhes foi atribuído.

6. Utilizar funções e direitos de acesso.

Se pretende melhorar a qualidade dos dados dos produtos, deve saber sempre quem trabalha na atualização das informações sobre os produtos, especialmente se os utilizadores externos tiverem acesso ao seu sistema. É possível criar funções adequadas para funcionários e departamentos da empresa, ou prestadores de serviços e parceiros comerciais em qualquer sistema PIM. Mas alguns deles permitem uma definição muito granular das funções de autorização e outros diferenciam apenas os níveis básicos de acesso.

Ao criar uma função, um administrador pode atribuir-lhe permissões, dependendo das acções realizadas no sistema (editar, remover, atribuir, comentar, descarregar) e, de acordo com os direitos de acesso, a um determinado produto ou grupo de produtos. Depois disso, as funções são atribuídas aos utilizadores adequados.

O acesso também pode ser fornecido sem a utilização de funções, uma vez que as permissões podem ser concedidas diretamente aos utilizadores. Cada utilizador pode ter várias funções e permissões individuais. Esta funcionalidade é conveniente no caso de um utilizador único, mas continua a ser aconselhável criar uma função separada.

7. Organização da cooperação entre utilizadores.

Comentar, criar e atribuir tarefas é uma forma conveniente de proporcionar cooperação entre os utilizadores do sistema. Pode adicionar comentários em qualquer lugar e em qualquer fase do trabalho com o produto (atribuição, edição).

Os utilizadores também podem configurar notificações. As notificações são configuradas no painel de administração: existem notificações do sistema e notificações por correio eletrónico. Estas notificações podem indicar que a entrada do produto foi reatribuída ou que o seu estado foi alterado, alertar para modificações ou comentários ou para tarefas a efetuar.

8. A organização do fluxo de trabalho das descrições de produtos.

A funcionalidade de fluxo de trabalho torna o processo de adição de dados mais fiável, transparente e gerível. Permite automatizar todos os processos associados ao enriquecimento das informações dos produtos. O painel Fluxos de trabalho permite-lhe ver o estado de uma tarefa e o utilizador responsável por essa fase. Através deste painel, os membros da equipa podem também trocar comentários.

Alguns sistemas PIM avançados oferecem um melhor controlo do fluxo de trabalho. Por exemplo, a gestão pode definir as regras de validação da exaustividade e da correção para a execução de determinadas tarefas. Um sistema pode também criar automaticamente relatórios, por exemplo, sobre datas em atraso, fase de cumprimento, produtividade dos utilizadores ou relatórios personalizados.

9. Controlo de edição de dados.

A funcionalidade de controlo da edição de dados permite-lhe monitorizar as alterações feitas a um produto (alteração individual de dados, alterações em massa de dados) e controlar qualquer atividade do utilizador no sistema, com a possibilidade de reversão.

O histórico das acções de todos os utilizadores é apresentado no fluxo de actividades. Assim, os utilizadores podem ver as últimas acções ou registos para as entradas de produtos a que têm acesso.

10. Gestão da qualidade da informação sobre os produtos.

Em cada fase do trabalho com as informações do produto, já são aplicadas as definições necessárias para garantir a sua qualidade. No painel de administração, pode definir as definições para cada campo individual (validação de dados, preenchimento do campo, idioma do campo, extensão da imagem, produto atribuído, etc.) para cumprir as normas internas e externas. Se os campos não estiverem preenchidos ou se as normas não forem cumpridas, o sistema assinala um erro. Pode estabelecer estas definições para cada entidade (produtos, canais, portais).

Para um controlo total, pode verificar o estado de todos os dados no sistema (% de produtos que se encontram em determinadas fases do seu ciclo de vida de descrição, visualização de campos em branco, nível de qualidade do canal, estatísticas de atividade) no painel principal, ou o sistema pode gerar automaticamente relatórios de qualidade e enviá-los ao departamento ou utilizador adequado.

11. Gerir a tradução de informações em diferentes línguas.

A tradução de informações sobre produtos no sistema PIM pode ser efectuada de forma semi-automática ou manual. Para a tradução selectiva, ou seja, para traduzir campos individuais como títulos, descrições e marcadores, o método mais comum é a utilização de um serviço de tradução automática. No caso da tradução manual, regra geral, o texto original é apresentado de um lado e o texto a traduzir do outro.

Um sistema PIM oferece normalmente as seguintes opções:

• atribuição da tradução a um tradutor externo, que tem acesso ao domínio em causa;
• utilização de serviços Web, tais como traduções automáticas (como o Google Translate), que já estão integrados no sistema e oferecem tradução em tempo real
• envio de textos para os sistemas das agências de tradução;
• Ligação ao sistema de gestão de traduções (TMS).

12. Gerir dados multimédia e imagens de produtos num único local.

Em geral, a gestão de ficheiros multimédia deve ser feita através de sistemas DAM, mas os PIM modernos têm frequentemente funções DAM incorporadas. Esta funcionalidade tem a capacidade de gerir e armazenar centralmente ficheiros digitais como imagens, fotografias, vídeos e áudios adicionados tanto por funcionários da empresa como por terceiros (por exemplo, através de portais de fornecedores).

Todos estes suportes estão associados a itens, produtos, categorias ou catálogos relevantes. A principal caraterística é que esta atribuição pode evitar a duplicação de conteúdos. Além disso, todos estes ficheiros podem ser automaticamente adaptados a cada canal e plataforma. Basta definir manualmente o formato ou a extensão do ficheiro, etc., e o sistema adapta automaticamente todos os ficheiros. Além disso, o sistema PIM permite-lhe utilizar a função de pré-visualização, para que possa ver exatamente o aspeto que o ficheiro multimédia terá num sítio Web ou num diretório impresso, etc.

13. Gestão dos catálogos de produtos.

Todos os dados dos produtos podem ser agrupados num ou mais catálogos de produtos, que podem ser enviados posteriormente para diferentes canais de publicação ou utilizadores finais. Em alguns casos esta informação tem de ser transformada para as necessidades específicas de algum canal. A transformação de dados pode ser feita em formatos como PDF, HTML, XLS, DOC, XML, CSV, Excel e outros formatos de ficheiros comuns.

Esses catálogos de produtos do software PIM podem ser utilizados para criar diferentes tipos de documentos relacionados com os produtos - catálogos electrónicos, catálogos impressos, listas de preços, folhas de dados. Estes podem também ser específicos para cada canal, com preços separados, gamas de produtos e descrições de produtos específicas. O utilizador pode selecionar de forma independente o formato necessário e exportar os dados para cada canal de publicação separadamente. A criação de catálogos em vários formatos é também utilizada para fins de marketing e para necessidades internas (etc., preparação de catálogos impressos).

14. Gerir conteúdos adicionais associados ao produto.

Para além dos dados dos suportes acima mencionados, os sistemas PIM também permitem gerir outros ficheiros que complementam a descrição do produto ou que servem de material para a promoção do produto. Estes incluem brochuras em PDF, folhetos, cartazes, catálogos impressos, páginas de destino, ficheiros PSD, imagens relacionadas com a descrição, banners ou outros materiais de marketing.

Um sistema PIM é utilizado para guardar e publicar estes materiais, mas também pode ser um local para a sua criação, porque já contém os componentes necessários (texto editado, imagens, esquemas). Como resultado, os ficheiros prontos podem ser automaticamente anexados ao produto ou enviados para determinados canais para publicação impressa ou digital.

15. Armazenamento de informações adicionais relacionadas com o produto.

Nem todas as informações relacionadas com um produto são publicadas nos mercados, enviadas aos utilizadores ou a terceiros, mas também devem ser armazenadas de forma segura num único local. É por isso que um sistema PIM pode armazenar adicionalmente ficheiros como gráficos, manuais, especificações técnicas, fichas técnicas, documentos e ficheiros CAD.

Muitas vezes, o trabalho com esses ficheiros ocorre no processo de desenvolvimento do produto, pelo que o sistema, ao mesmo tempo que guarda informações sobre o seu fluxo de trabalho (apresentando o autor do trabalho, a data da sua criação e edição), abrange todo o ciclo de vida do desenvolvimento do produto. Todo o processamento de dados é assegurado pela existência de um módulo DAM já incorporado ou adicional.

16. Gestão das relações com os produtos.

Esta funcionalidade apoia a estratégia de venda de produtos após o estudo do comportamento dos utilizadores da loja online. Ao definir produtos complementares ou substitutos, o utilizador pode estabelecer ligações entre produtos ou artigos no seu sistema PIM. Este tipo de interligação pode ser unidirecional ou bilateral e pode existir entre vários produtos, várias categorias e entre produtos e categorias.

Existem muitas variantes de interligação: produtos semelhantes, cross-selling (apresentação de acessórios relacionados com o produto), up-selling (apresentação de opções mais caras), replacement (substituição de um produto antigo por uma versão mais recente), kits (formação de produtos como uma unidade e sua apresentação sob um SKU), packs de produtos ou bundles (agrupamento de produtos, quando cada um dos produtos tem o seu próprio SKU), etс.

17. Preparação dos dados dos produtos de acordo com as necessidades dos diferentes canais.

A informação que passou por todas as fases de confirmação está pronta para a última fase - a publicação no canal apropriado ou em vários canais. De um modo geral, num sistema PIM, um canal é um destino para um catálogo de produtos específico, que contém artigos de produtos com características específicas de cada canal, de diferentes categorias, num formato de dados especial, língua de publicação, preparado utilizando padrões internos de qualidade de dados, etc.

Um canal de destino pode ser lojas em linha (OXID, Magento, Shopware, etc.), catálogos impressos, sistemas de terceiros (ERP ou CRM), catálogos electrónicos (em formato XML ou CSV), etc.

Alguns sistemas permitem uma pré-visualização de um produto para o canal correspondente, o que permite efetuar alterações adicionais antes do lançamento. Esta funcionalidade permite ver o aspeto da página do produto no navegador Web, nos dispositivos móveis, nas redes sociais ou num catálogo.

19. Exportação de dados de produtos - fornecer informações sobre produtos

Depois de as informações sobre os produtos terem sido recolhidas, consolidadas num único local e enriquecidas, pode distribuir informações relevantes sobre os produtos aos seus distribuidores ou clientes. Pode ser feito uma vez, para uma determinada ocasião, a pedido, ou a intervalos regulares. Pode exportar os dados em qualquer formato, por exemplo, PDF, XLS, CSV, DOCX.

Além disso, uma nova tendência é permitir que os distribuidores se liguem ao seu sistema PIM através de portais de distribuidores e obtenham informações actualizadas sobre os produtos no formato e estrutura que preferirem. Atribui-se um canal a uma conta de distribuidor e definem-se autorizações e níveis de acesso.

20. Integração com diferentes sistemas (APIs).

A troca de informações num sistema PIM pode ocorrer não só através da exportação e importação de ficheiros individuais, mas também através da integração direta com outros sistemas, tais como CRM, ERP, DAM, MAM, CMS, etc. A transferência de dados entre sistemas é possibilitada pela presença da API integrada e de plug-ins (conectores) adequados desenvolvidos individualmente para cada sistema de terceiros.

A integração através da API permite a transferência de todos os objectos e suportes; o armazenamento de estruturas de dados (catálogos, associações), todos os atributos e grupos de atributos; a correspondência de canais. A transferência de dados pode ser efectuada manual ou automaticamente, numa ou em ambas as direcções. O principal pré-requisito é uma correspondência preliminar de campos entre o sistema PIM e o sistema de terceiros.

Conclusão

Como se pode ver, um sistema PIM pode fornecer todas as funções necessárias para acelerar o processamento de informações sobre produtos, melhorando a sua qualidade e permitindo que uma empresa se concentre na expansão da gama de produtos e nas suas novas estratégias de desenvolvimento, o que, consequentemente, aumentará as receitas da empresa.

É de salientar, no entanto, que nem todos os sistemas têm todas as funções anteriormente consideradas, pelo que é necessário ter muito cuidado na escolha do sistema que se adapta às necessidades, prioridades e orçamento da sua empresa.