Hoy en día, toda empresa que desee gestionar eficazmente la información sobre sus productos difícilmente puede prescindir del uso de un sistema PIM (Sistema de gestión de la información sobre productos). Pero la elección de un software PIM no es tarea fácil: hay muchos sistemas PIM en el mercado, cada uno con sus puntos fuertes y débiles. A veces, la decisión de elegir una solución PIM no puede tomarla un futuro usuario, por falta de conocimientos técnicos o experiencia. En ese caso, se puede recurrir a consultores PIM.

En este artículo, explico cuándo y para qué tiene sentido contratar a un consultor PIM y también compararé las principales consultas PIM en función de distintos criterios.

Consultoría PIM: ¿por qué la necesita?

There are close to 100 PIM software systems worldwide and the competition is only increasing with AtroPIM, Perfion, inRiver, OpusCapita (jCatalog), MeDaPro, Akeneo, and Pimcore as some of the top solutions for SMEs. Even a handful could be tough to choose from so what would you do with a hundred?

Aparte de la amplia selección, otro aspecto a tener en cuenta es el precio. Algunas soluciones PIM pueden resultar bastante caras, tanto si se trata de un pago único como de una suscripción. Las soluciones de código abierto por ejemplo, AtroPIM, Akeneo, Pimcore se encuentran en la escala inferior de precios. El precio también puede depender del conjunto de funciones que necesite, por lo que identificar sus necesidades técnicas es otro aspecto a tener en cuenta.

Lo que nos lleva al siguiente punto: necesita una evaluación cualitativa de los requisitos de su empresa, y esa es sin duda una tarea para alguien con conocimientos técnicos. Ahora bien, imagina que no tienes un socio técnico o que sí lo tienes pero no tiene suficiente experiencia en la implantación de software de gestión de información de productos en los procesos de una empresa.

¿Cómo puede incorporar cualquiera de las soluciones de la forma más eficaz si no tiene conocimientos suficientes sobre el funcionamiento de estos sistemas? Ahí es donde entra en juego la consultoría PIM.

¿Qué problemas puede haber?

Un usuario potencial puede enfrentarse a muchos problemas y la consultoría PIM puede ayudarle:

• Si dispone de pocos datos sobre el software PIM disponible en el mercado
• Si no dispone de tiempo suficiente para elegir un sistema PIM.
• Si no sabe cómo debe funcionar el software PIM o cómo obtener los resultados más eficientes de su implantación.
• Si no sabe muy bien qué características técnicas debe tener el sistema PIM en función de las necesidades de su empresa.
• Si no dispone de personal cualificado para seleccionar e implantar el software PIM en su empresa.
• Si no sabe exactamente cómo puede ayudarle la automatización de la gestión de la información sobre productos.

Si tiene alguno de estos problemas, contratar a un consultor PIM puede ser la mejor solución para usted.

El papel de los consultores PIM en el proceso de implantación

La implantación de un software PIM se produce en varias fases del proyecto, que a grandes rasgos pueden dividirse de la siguiente manera:

1. Evaluación del PIM
2. La concepción de la solución PIM a la que se aspira
3. La implantación del proyecto
4. Apoyo posterior

1ª fase del proyecto: Elección del software PIM

Esta es la fase clave y una tarea crucial para un proveedor de consultoría PIM. Muchos de los proveedores de servicios se especializan únicamente en ayudarle a elegir un sistema que se adapte a sus necesidades.

En la primera fase del proyecto, los consultores PIM pueden prestar los siguientes servicios -.

• Proporcionarle información de fácil comprensión sobre los sistemas PIM en general, como sus tipos y características.
• Realización de un análisis de negocio para identificar los requisitos básicos.
• Creación de un catálogo de requisitos junto con el usuario
• Preseleccionar programas PIM en función de la información recibida
• Ayudar a conocer a los proveedores preseleccionados y en la elección final del software PIM.

2ª fase del proyecto: Concepto

Un proveedor de software PIM o su Solution Partner suelen dirigir la implantación, pero usted participará activamente en este proceso, especialmente durante la fase de concepción. Mientras tanto, un consultor PIM puede supervisar el proceso o actuar como gestor de proyectos externo. Aportará la experiencia necesaria.

En esta fase del proyecto, es especialmente importante garantizar que el sistema PIM seleccionado se adapte a los requisitos técnicos de la empresa. Deben tenerse en cuenta todos los procesos operativos relacionados con la preparación de la información sobre los productos, y los departamentos que vayan a utilizar el software también deben participar en el proceso.

La consultoría PIM puede ofrecerle una opinión experta alternativa sobre todas las cuestiones urgentes. Con dos opiniones expertas, una del proveedor de servicios de implantación y otra de su propio consultor PIM, podrá tomar una decisión más informada.

En la fase de concepción, busque los siguientes servicios del proveedor de consultoría PIM:

• Asesoramiento sobre la aplicación de normas de datos y requisitos legales.
• Asistencia en casos especiales; por ejemplo, si tienes dudas sobre qué decisión tomar, puedes solicitar más asesoramiento.
• Actuar como intermediario entre usted y el proveedor del sistema PIM.
• Asumir la gestión del proyecto

3ª fase del proyecto: Ejecución del proyecto

Cuando haya elegido el software y esté listo para implantarlo, un consultor PIM será su mano derecha en:

• Asumir las funciones de gestión del proyecto (por ejemplo, como propietario del producto) para dirigir el proyecto de principio a fin.
• Proporcionar asesoramiento

4ª fase del proyecto: Apoyo posterior

La implantación de PIM no se limita a la instalación y configuración/personalización del software. Una vez configurado el sistema, un consultor PIM puede prestar servicios útiles, como:

• Dirigir el proceso de incorporación -formación, seminarios y talleres para empleados sobre el uso eficiente del software PIM- para que el proceso de implantación sea lo más fluido posible para quienes lo utilicen.
• Realizar comprobaciones de plausibilidad y evaluaciones de la consecución de los objetivos fijados mediante la ejecución del proyecto.
• Analizar la calidad del uso y sugerir formas más eficaces de manejar el software PIM.
• Ayudar en la gestión del cambio: decidir cómo se puede adaptar la solución actual para gestionar nuevos requisitos empresariales.

Conclusión

• El aumento de opciones de software PIM requiere conocimientos especializados para su selección, lo que hace que los servicios de consultoría PIM sean de un valor incalculable, especialmente cuando los usuarios finales carecen de conocimientos técnicos.

• Los usuarios potenciales pueden enfrentarse a retos como un conocimiento limitado del software PIM, limitaciones de tiempo y falta de conocimientos técnicos. Los consultores PIM ofrecen soluciones a estos problemas.

• La implantación de un sistema PIM consta de varias fases, en las que los consultores PIM contribuyen significativamente a la elección del software PIM, ofrecen asesoramiento y garantizan un proceso de implantación fluido.

• Los consultores PIM siguen aportando valor tras la implantación, dirigiendo los procesos de incorporación, realizando evaluaciones, analizando la calidad del uso y ayudando en la gestión del cambio.

La elección del software PIM adecuado para su empresa es mucho más fácil si cuenta con la opinión experta de un consultor PIM. Pero eso conlleva la elección de un proveedor de consultoría. A la hora de elegir una agencia de consultoría, hay que tener en cuenta la experiencia en el sector, la cartera de servicios y la neutralidad del proveedor. Cada cual debe sopesar cuidadosamente todos los pros y los contras por sí mismo.

Contrate a una agencia de consultoría PIM en cuanto decida explorar las ventajas de incorporar un sistema PIM a su empresa. Involucrar a un experto en las primeras fases garantizará un proceso de implantación más fluido y unos resultados más eficientes a largo plazo.