De nos jours, un système PIM est l'un des outils les plus importants pour la gestion des informations sur les produits. Ce logiciel crée un référentiel qui contient toutes les données relatives aux produits, les tient à jour et facilite leur distribution. Pour ce faire, il facilite la gestion des données et permet de les enrichir et de les adapter à différents besoins.

Le logiciel PIM sert à la gestion de l'information sur les produits. Un système PIM est utilisé comme une source unique de vérité où vous collectez, consolidez et enrichissez les informations sur les produits. À partir de là, vous pouvez distribuer les descriptions de produits unifiées et affinées à plusieurs canaux. Ce système est de plus en plus populaire. Aujourd'hui, il est indispensable pour les entreprises qui ont des structures et des relations de produits complexes, et pour les entreprises qui ont des assortiments importants - plus vous avez d'UGS, plus vous avez besoin d'un PIM.

Les besoins des utilisateurs de PIM peuvent varier. Grâce à ses nombreuses fonctions, un système PIM peut les satisfaire tous. Dans cet article, nous vous donnons un aperçu des principales fonctions offertes par le système PIM.

1. Agrégation et importation de données sur les produits.

Les données peuvent être importées dans un système PIM automatiquement ou manuellement. Tous les systèmes PIM prennent en charge les formats Excel, CSV et XML. Il est également possible d'importer des données de produits à partir de logiciels ERP, PLM, DAM, MDM et autres logiciels d'entreprise. Certains systèmes PIM proposent des portails en libre-service permettant aux fournisseurs de télécharger leurs informations produits directement dans le système PIM de l'entreprise.

Lors de l'importation, toutes les données sont vérifiées et validées afin de garantir que seules les informations correctes sur les produits sont importées.

2. Référentiel central pour les données sur les produits.

Le système PIM est un référentiel central pour toutes les données relatives aux produits existant dans l'entreprise. Il est possible de gérer plusieurs catalogues de produits dans un système PIM, qui regroupe les produits selon des critères spécifiques (pour un certain segment de clients, des offres saisonnières). Il est également possible d'importer des produits dans le système sous la forme d'un catalogue.

L'entreprise peut conserver un ancien catalogue à des fins de sauvegarde, de comparaison et à des fins juridiques. En même temps, la copie peut être utilisée pour en créer un nouveau. C'est pourquoi les systèmes PIM offrent des fonctions supplémentaires telles que la gestion des versions des catalogues de produits. Il s'agit de la création d'un nouveau catalogue basé sur la duplication de l'ancien, puis de sa synchronisation avec les nouvelles informations fournies par le fournisseur.

3. Normalisation et classification des données relatives aux produits.

Lorsqu'une entreprise possède de nombreuses UGS, elle éprouve souvent des difficultés à les gérer. C'est pourquoi il est nécessaire de normaliser et d'unifier toutes les données relatives aux produits. Dans le système PIM, cela se fait en classant les marchandises par attributs. Les attributs sont regroupés en groupes d'attributs en fonction de certaines caractéristiques (par exemple, techniques: poids et taille). En conséquence, vous pouvez former certaines familles de produits comme un modèle prêt à l'emploi en combinant les attributs appropriés.

Vous êtes ainsi assuré de l'exactitude des données puisqu'un produit ne peut être attribué qu'à une seule famille de produits, ce qui permet d'éviter les erreurs. En outre, cette méthode permet de gagner du temps et d'assurer l'exhaustivité des données, car les attributs sont automatiquement associés à chaque produit dans n'importe quelle catégorie et n'importe quel catalogue.

Le système PIM peut contribuer à la normalisation des données en utilisant certains systèmes de classification, par exemple ECLASS, ETIM, UNSPSC, GPC, etc.

4. Recherche et filtrage rapides des produits.

Les produits sont regroupés par catalogues, catégories et toutes leurs caractéristiques. Par conséquent, les données peuvent être recherchées (filtrées) en fonction de n'importe lequel de ces indicateurs. L'utilisation des filtres est illimitée, et il est possible de les sauvegarder pour une utilisation ultérieure. Les produits peuvent également être filtrés en fonction des utilisateurs qui ont travaillé à l'enrichissement de leurs informations (par exemple, la date de création et les utilisateurs assignés) ou en fonction de l'exhaustivité de leur description.

Il est également possible de rechercher des produits par mot ou partie de mot contenu dans leur description ou dans l'une de leurs caractéristiques. En général, lorsqu'une requête de recherche est introduite, les variantes proposées apparaissent automatiquement, de sorte que vous pouvez choisir directement parmi elles.

5. Changement rapide des données grâce à la fonction de mise à jour en masse.

La fonction de mise à jour en masse vous permet d'éditer ou de modifier automatiquement toute information en un seul clic, en filtrant de nombreux produits ou en sélectionnant manuellement des articles individuels. Cette fonction est utilisée lors de la pré-application des fonctions de normalisation et de filtrage ou lors de la création de catalogues de produits.

Grâce au traitement par lots, un utilisateur peut instantanément modifier l'affiliation de plusieurs produits à une famille de produits, à des catalogues ou à des catégories, créer des associations entre produits, modifier des attributs, changer le statut des produits ou de l'employé qui leur est affecté.

6. Utiliser les rôles et les droits d'accès.

Si vous souhaitez améliorer la qualité de vos données produit, vous devez toujours savoir qui travaille à la mise à jour des informations produit, en particulier si des utilisateurs externes ont accès à votre système. Dans tout système PIM, vous pouvez créer des rôles appropriés pour les employés et les services de l'entreprise, ou pour les prestataires de services et les partenaires commerciaux. Toutefois, certains d'entre eux permettent une définition très granulaire des rôles d'autorisation, tandis que d'autres ne différencient que des niveaux d'accès de base.

Lors de la création d'un rôle, un administrateur peut lui attribuer des autorisations, en fonction des actions effectuées dans le système (modification, suppression, attribution, commentaire, téléchargement) et, conformément aux droits d'accès, à un produit particulier ou à un groupe de produits. Ensuite, les rôles sont attribués aux utilisateurs appropriés.

L'accès peut également être fourni sans utiliser de rôles, puisque les autorisations peuvent être accordées directement aux utilisateurs. Chaque utilisateur peut avoir plusieurs rôles et autorisations individuels. Cette fonctionnalité est pratique dans le cas d'un utilisateur unique, mais il est toujours conseillé de créer un rôle distinct.

7. Organisation de la coopération entre les utilisateurs.

L'ajout de commentaires, la création et l'attribution de tâches constituent un moyen pratique d'assurer la coopération entre les utilisateurs du système. Vous pouvez ajouter des commentaires n'importe où et à n'importe quelle étape du travail avec le produit (attribution, édition).

Les utilisateurs peuvent également mettre en place des notifications. Les notifications sont configurées dans le panneau d'administration: il existe des notifications système et des notifications par courrier électronique. Ces notifications peuvent indiquer que l'entrée du produit a été réaffectée ou que son statut a été modifié, signaler des modifications ou des commentaires, ou encore des tâches à effectuer.

8. L'organisation du flux de travail des descriptions de produits.

La fonction de flux de travail rend le processus d'ajout de données plus fiable, plus transparent et plus facile à gérer. Elle permet d'automatiser tous les processus liés à l'enrichissement des informations sur les produits. Le panneau Workflows permet de voir l'état d'avancement d'une tâche et l'utilisateur responsable de cette étape. Via ce panneau, les membres de l'équipe peuvent également échanger des commentaires.

Certains systèmes PIM avancés offrent un contrôle accru des flux de travail. Par exemple, la direction peut définir les règles de validation de l'exhaustivité et de l'exactitude pour l'exécution de certaines tâches. Un système peut également créer automatiquement des rapports, par exemple sur les dates d'échéance, l'état d'avancement, la productivité des utilisateurs ou des rapports personnalisés.

9. Contrôle de l'édition des données.

La fonction de contrôle de l'édition des données vous permet de surveiller les modifications apportées à un produit (modification de données individuelles, modifications de données en masse) et de contrôler toute activité de l'utilisateur dans le système, avec la possibilité de revenir en arrière.

L'historique des actions de tous les utilisateurs est affiché dans le flux d'activités. Ainsi, les utilisateurs peuvent voir les dernières actions ou les derniers enregistrements pour les entrées de produits auxquelles ils ont accès.

10. Gestion de la qualité de l'information sur les produits.

À chaque étape du travail avec les informations sur les produits, les paramètres nécessaires sont déjà appliqués pour garantir leur qualité. Dans le panneau d'administration, vous pouvez définir les paramètres de chaque champ (validation des données, exhaustivité du champ, langue du champ, extension de l'image, produit attribué, etc. Si les champs ne sont pas remplis ou si les normes ne sont pas respectées, le système signale une erreur. Vous pouvez définir ces paramètres pour chaque entité (produits, canaux, portails).

Pour un contrôle total, vous pouvez vérifier l'état de toutes les données dans le système (% de produits qui sont à certaines étapes de leur cycle de vie de description, affichage des champs vides, niveau de qualité des canaux, statistiques d'activité) dans le panneau principal, ou le système peut générer automatiquement des rapports de qualité et les envoyer au département ou à l'utilisateur approprié.

11. Gérer la traduction des informations dans différentes langues.

La traduction des informations sur les produits dans le système PIM peut se faire de manière semi-automatique ou manuelle. Pour la traduction sélective, c'est-à-dire la traduction de champs individuels tels que les titres, les descriptions et les puces, la méthode la plus courante est l'utilisation d'un service de traduction automatique. Dans le cas d'une traduction manuelle, le texte original est généralement affiché d'un côté et le texte à traduire de l'autre.

Un système PIM offre généralement les options suivantes:

• l'attribution de la traduction à un traducteur externe, qui a accès au domaine concerné ;
• l'utilisation de services web tels que les traductions automatiques (comme Google Translate) qui sont déjà intégrés dans le système et offrent une traduction en temps réel ;
• l'envoi de textes aux systèmes des agences de traduction ;
• la connexion avec le système de gestion de la traduction (TMS).

12. Gérer les données des médias et les images des produits en un seul endroit.

En général, la gestion des fichiers multimédias doit se faire à l'aide de systèmes DAM, mais les PIM modernes sont souvent dotés de fonctions DAM intégrées. Cette fonction permet de gérer et de stocker de manière centralisée des fichiers numériques tels que des images, des photos, des vidéos et des audios ajoutés à la fois par les employés de l'entreprise et par des tiers (par exemple, via les portails des fournisseurs).

Tous ces médias sont associés à des articles, des produits, des catégories ou des catalogues pertinents. La principale caractéristique de cette affectation est qu'elle permet d'éviter le contenu en double. En outre, tous ces fichiers peuvent être automatiquement adaptés à chaque canal et à chaque plateforme. Il suffit de définir manuellement le format ou l'extension du fichier, etc., et le système adapte automatiquement tous les fichiers. En outre, le système PIM vous permet d'utiliser la fonction de prévisualisation, afin que vous puissiez voir exactement à quoi ressemblera le fichier multimédia sur un site web ou dans un répertoire imprimé, etc.

13. Gestion des catalogues de produits.

Toutes les données relatives aux produits peuvent être regroupées dans un ou plusieurs catalogues de produits, qui peuvent être envoyés ultérieurement à différents canaux de publication ou utilisateurs finaux. Dans certains cas, ces informations doivent être transformées pour répondre aux besoins spécifiques de certains canaux. La transformation des données peut se faire dans des formats tels que PDF, HTML, XLS, DOC, XML, CSV, Excel et d'autres formats de fichiers courants.

Ces catalogues de produits issus du logiciel PIM peuvent être utilisés pour créer différents types de documents relatifs aux produits - catalogues électroniques, catalogues imprimés, listes de prix, fiches techniques. Ils peuvent également être spécifiques à un canal, avec des prix distincts, des gammes de produits et des descriptions de produits spécifiques. L'utilisateur peut sélectionner indépendamment le format requis et exporter les données pour chaque canal de publication séparément. La génération de catalogues dans différents formats est également utilisée à des fins de marketing et pour des besoins internes (préparation de catalogues imprimés, etc.).

14. Gérer le contenu supplémentaire associé au produit.

Outre les données médiatiques susmentionnées, les systèmes PIM permettent également de gérer d'autres fichiers qui complètent la description du produit ou servent à sa promotion. Il peut s'agir de brochures PDF, de dépliants, d'affiches, de catalogues imprimés, de pages d'atterrissage, de fichiers PSD, d'images liées à la description, de bannières ou d'autres supports de marketing.

Un système PIM est utilisé pour sauvegarder et publier ces documents, mais il peut aussi être le lieu de leur création, car il contient déjà les composants nécessaires (texte édité, images, mises en page). Par conséquent, les fichiers prêts à l'emploi peuvent être automatiquement joints au produit ou envoyés à certains canaux pour une publication imprimée ou numérique.

15. Stockage d'informations supplémentaires relatives au produit.

Toutes les informations relatives à un produit ne sont pas publiées sur les places de marché, envoyées aux utilisateurs ou à d'autres tiers, mais elles doivent également être stockées en toute sécurité en un seul endroit. C'est pourquoi un système PIM peut également stocker des fichiers tels que des graphiques, des manuels, des spécifications techniques, des fiches techniques, des documents et des fichiers CAO.

Très souvent, le travail sur ces fichiers a lieu au cours du processus de développement du produit, de sorte que le système, tout en enregistrant des informations sur son flux de travail (affichage de l'auteur du travail, de la date de sa création et de sa modification), couvre l'ensemble du cycle de vie du développement du produit. Tous les traitements de données sont assurés par l'existence d'un module DAM déjà intégré ou supplémentaire.

16. Gestion des relations avec les produits.

Cette fonction soutient la stratégie de vente des produits après avoir étudié le comportement des utilisateurs de la boutique en ligne. Lorsque vous définissez des produits complémentaires ou des substituts, vous pouvez établir des liens entre les produits ou les articles dans votre système PIM. Ce type d'interconnexion peut être unidirectionnel ou bilatéral et peut exister entre plusieurs produits, plusieurs catégories et entre produits et catégories.

Il existe de nombreuses variantes d'interconnexion: produits similaires, ventes croisées (affichage d'accessoires liés au produit), ventes incitatives (affichage d'options plus coûteuses), remplacement (remplacement d'un ancien produit par une version plus récente), kits (formation de produits en tant qu'unité et leur affichage sous une UGS), packs de produits ou bundles (regroupement de produits, lorsque chacun des produits a sa propre UGS), etс.

17. Préparation des données sur les produits en fonction des besoins des différents canaux.

Les informations qui ont franchi toutes les étapes de confirmation sont prêtes pour la dernière étape: la publication dans le canal approprié ou dans plusieurs canaux. En général, dans un système PIM, un canal est la destination d'un catalogue de produits spécifique, qui contient des produits présentant des caractéristiques propres à chaque canal, provenant de différentes catégories, dans un format de données spécial, dans la langue de publication, préparés selon des normes internes de qualité des données, etc.

Un canal de destination peut être une boutique en ligne (OXID, Magento, Shopware, etc.), un catalogue imprimé, un système tiers (ERP ou CRM), un catalogue électronique (au format XML ou CSV), etc.

Certains systèmes permettent de prévisualiser un produit pour le canal correspondant, ce qui permet d'apporter des modifications supplémentaires avant la mise en ligne. Cette fonction vous permet de voir à quoi ressemble la page du produit dans le navigateur web, sur les appareils mobiles, dans les médias sociaux ou dans un catalogue.

18. Exportation de données sur les produits - fournir des informations sur les produits

Une fois que les informations sur les produits ont été collectées, regroupées en un seul endroit et enrichies, vous pouvez distribuer les informations pertinentes sur les produits à vos distributeurs ou à vos clients. Vous pouvez le faire une seule fois, pour une certaine occasion sur demande, ou à intervalles réguliers. Vous pouvez exporter les données dans n'importe quel format, par exemple PDF, XLS, CSV, DOCX.

Par ailleurs, une nouvelle tendance consiste à permettre aux distributeurs de se connecter à votre système PIM par l'intermédiaire de portails de distributeurs et d'obtenir des informations actualisées sur les produits dans le format et la structure qu'ils préfèrent. Vous attribuez un canal au compte d'un distributeur et définissez les autorisations et les niveaux d'accès.

19. Intégration avec différents systèmes (API).

L'échange d'informations dans un système PIM peut se faire non seulement par l'exportation et l'importation de fichiers individuels, mais aussi par l'intégration directe avec d'autres systèmes tels que CRM, ERP, DAM, MAM, CMS, etc. Le transfert de données entre systèmes est rendu possible par la présence d'une API intégrée et de plugins (connecteurs) appropriés, développés individuellement pour chaque système tiers.

L'intégration via l'API permet le transfert de tous les objets et médias, le stockage des structures de données (catalogues, associations), de tous les attributs et groupes d'attributs, ainsi que la mise en correspondance des canaux. Le transfert de données peut se faire manuellement ou automatiquement, dans un sens ou dans les deux. La principale condition préalable est une mise en correspondance préalable des champs entre le système PIM et le système tiers.

Conclusion

Comme vous pouvez le constater, un système PIM peut vous fournir toutes les fonctions nécessaires pour accélérer le traitement des informations sur les produits, améliorer leur qualité et permettre à une entreprise de se concentrer sur l'élargissement de la gamme de produits et sur leurs nouvelles stratégies de développement, ce qui aura pour effet d'augmenter les recettes de l'entreprise.

Il convient toutefois de noter que tous les systèmes ne disposent pas de toutes les fonctions susmentionnées et qu'il faut donc choisir avec soin le système qui répond aux besoins, aux priorités et au budget de l'entreprise.