Tegenwoordig is een PIM-systeem een van de belangrijkste hulpmiddelen voor het beheren van productinformatie. Deze software creëert een opslagplaats die alle productgerelateerde gegevens bevat, up-to-date houdt en helpt bij de distributie. Dit wordt bereikt door eenvoudig gegevensbeheer, de mogelijkheid om gegevens te verrijken en aan te passen aan verschillende behoeften.

PIM-software dient als productinformatiebeheer. Een PIM-systeem wordt gebruikt als een enkele bron van waarheid waar u productinformatie verzamelt, consolideert en verrijkt. Van hieruit kun je de uniforme en verfijnde productbeschrijvingen distribueren naar meerdere kanalen. Het wordt steeds populairder. Vandaag de dag is het een must voor bedrijven met complexe productstructuren en -relaties en voor bedrijven met grote assortimenten - hoe meer SKU's je hebt, hoe meer je een PIM nodig hebt.

De behoeften van PIM-gebruikers kunnen verschillen. Dankzij de vele functies kan een PIM-systeem aan al deze behoeften voldoen. In dit artikel geven we je inzicht in de belangrijkste functies van een PIM-systeem.

1. Productgegevens samenvoegen, gegevens importeren.

Gegevens kunnen automatisch of handmatig in een PIM-systeem worden geïmporteerd. Alle PIM systemen ondersteunen Excel, CSV en XML formaten. Je kunt ook productgegevens importeren vanuit ERP, PLM en DAM, MDM en andere bedrijfssoftware. Sommige PIM systemen bieden self-service portals voor leveranciers om hun productinformatie rechtstreeks in het PIM systeem van het bedrijf te uploaden.

Tijdens het importeren worden alle gegevens gecontroleerd en gevalideerd om ervoor te zorgen dat alleen de juiste productinformatie wordt geïmporteerd.

2. Centrale opslagplaats voor productgegevens.

Het PIM-systeem is een centrale opslagplaats voor alle bestaande productgegevens in het bedrijf. Het is mogelijk om meer dan één productcatalogus in een PIM systeem te beheren, die producten groepeert op basis van specifieke criteria (voor een bepaald segment klanten, seizoensgebonden aanbiedingen). Je kunt ook importeren in het systeem in de vorm van een catalogus.

Het bedrijf kan een oude catalogus bewaren voor back-up-, vergelijkings- en juridische doeleinden. Tegelijkertijd kan de kopie worden gebruikt om een nieuwe te maken. Daarom bieden PIM systemen extra functies zoals versiebeheer van productcatalogi. Dit is het maken van een nieuwe catalogus op basis van een kopie van de oude en deze vervolgens synchroniseren met de nieuwe informatie die door de leverancier wordt geleverd.

3. Standaardisatie en classificatie van productgegevens.

Als een bedrijf veel SKU's heeft, heeft het vaak problemen met het beheer ervan. Daarom is het nodig om alle gerelateerde productgegevens te standaardiseren en uniformeren. In het PIM-systeem gebeurt dit door goederen te classificeren aan de hand van attributen. Attributen worden gegroepeerd in attribuutgroepen op basis van bepaalde kenmerken (bijv. technisch: gewicht en grootte). Hierdoor kun je bepaalde productfamilies vormen als een kant-en-klaar sjabloon door de juiste attributen te combineren.

Hierdoor ben je verzekerd van nauwkeurige gegevens, omdat een product slechts aan één productfamilie kan worden toegewezen, waardoor fouten worden voorkomen. Daarnaast bespaart het tijd en zorgt het voor volledigheid van gegevens, omdat attributen automatisch worden gekoppeld aan elk product in elke categorie en catalogus.

Een PIM-systeem kan helpen bij het standaardiseren van gegevens door gebruik te maken van bepaalde classificatiesystemen, zoals ECLASS, ETIM, UNSPSC, GPC, enz.

4. Snel producten zoeken en filteren.

Producten worden gegroepeerd op catalogus, categorie en al hun kenmerken. Hierdoor kunnen gegevens worden gevonden (uitgefilterd) op elk van deze indicatoren. Het gebruik van filters is onbeperkt, bovendien kun je filters opslaan voor later gebruik. Producten kunnen ook worden gefilterd op basis van de gebruikers die hebben gewerkt aan het verrijken van hun informatie (bijvoorbeeld de tijd van aanmaak en toegewezen gebruikers) of op basis van de volledigheid van hun beschrijving.

Je kunt ook naar producten zoeken op woord of deel van het woord in de beschrijving of in een van de kenmerken. Gewoonlijk verschijnen de voorgestelde varianten automatisch wanneer een zoekopdracht wordt ingevoerd, zodat je er direct uit kunt kiezen.

5. Snel gegevens wijzigen met de functie voor massa-updates.

Met de massabewerkingsfunctie kun je met één klik automatisch gegevens bewerken of wijzigen door veel producten te filteren of handmatig afzonderlijke items te selecteren. De functie wordt gebruikt bij het vooraf toepassen van standaardisatie- en filterfuncties of bij het maken van goederencatalogi.

Met batchverwerking kan een gebruiker onmiddellijk de aansluiting van meerdere producten bij een productfamilie, catalogi of categorieën wijzigen, associaties tussen producten maken, attributen wijzigen, de status van producten of de medewerker die eraan is toegewezen wijzigen.

6. Rollen en toegangsrechten gebruiken.

Als je de kwaliteit van je productgegevens wilt verbeteren, moet je altijd weten wie er werkt aan het bijwerken van productinformatie, vooral als externe gebruikers toegang hebben tot je systeem. Je kunt in elk PIM-systeem de juiste rollen aanmaken voor werknemers en afdelingen binnen het bedrijf, of dienstverleners en zakenpartners. Maar met sommige kunt u autorisatierollen zeer gedetailleerd definiëren, terwijl andere alleen basisniveaus van toegang onderscheiden.

Bij het aanmaken van een rol kan een beheerder er rechten aan toekennen, afhankelijk van de acties die in het systeem worden uitgevoerd (bewerken, verwijderen, toewijzen, becommentariëren, downloaden) en, in overeenstemming met de toegangsrechten, aan een bepaald product of een bepaalde groep producten. Daarna worden de rollen aan de juiste gebruikers gegeven.

Toegang kan ook worden verleend zonder het gebruik van rollen, aangezien machtigingen rechtstreeks aan gebruikers kunnen worden toegekend. Elke gebruiker kan meerdere rollen en individuele rechten hebben. Deze functie is handig in het geval van een unieke gebruiker, maar het is nog steeds aan te raden om een aparte rol aan te maken.

7. Organisatie van samenwerking tussen gebruikers.

Commentaar geven, taken maken en toewijzen is een handige manier om de samenwerking tussen systeemgebruikers te organiseren. Je kunt overal en in elke fase van het werken met het product opmerkingen toevoegen (toewijzen, bewerken).

Gebruikers kunnen ook meldingen instellen. Meldingen worden geconfigureerd in het beheerpaneel: er zijn systeemmeldingen en e-mailmeldingen. Dergelijke meldingen kunnen aangeven dat het productitem opnieuw is toegewezen, of dat de status ervan is gewijzigd, waarschuwen voor wijzigingen of opmerkingen, of taken die moeten worden uitgevoerd.

8. De organisatie van de workflow van productbeschrijvingen.

De workflowfunctie maakt het proces van het toevoegen van gegevens betrouwbaarder, transparanter en beter beheersbaar. Hiermee kunnen alle processen die te maken hebben met het verrijken van productinformatie worden geautomatiseerd. In het paneel Workflows kunt u de status van een taak en de gebruiker die verantwoordelijk is voor deze fase bekijken. Via dit paneel kunnen teamleden ook opmerkingen uitwisselen.

Sommige geavanceerde PIM-systemen bieden een verbeterde workflowcontrole. Het management kan bijvoorbeeld de regels definiëren voor de validatie van volledigheid en juistheid voor de uitvoering van bepaalde taken. Een systeem kan ook automatisch rapporten aanmaken, bijvoorbeeld over achterstallige data, het stadium van uitvoering, de productiviteit van gebruikers of aangepaste rapporten.

9. Controle over bewerken van gegevens.

Met de controlefunctie voor het bewerken van gegevens kun je de wijzigingen controleren die in een product zijn aangebracht (individuele gegevenswijziging, massale gegevenswijzigingen) en controle uitoefenen op alle gebruikersactiviteiten in het systeem, met de mogelijkheid om terug te draaien.

De geschiedenis van alle acties van gebruikers wordt weergegeven in de activiteitenstroom. Gebruikers kunnen dus de laatste acties of records zien voor de productvermeldingen waartoe ze toegang hebben.

10. Kwaliteitsbeheer van productinformatie.

In elke fase van het werken met de productinformatie worden de nodige instellingen al toegepast om de kwaliteit ervan te garanderen. In het beheerpaneel kunt u de instellingen voor elk afzonderlijk veld voorschrijven (gegevensvalidatie, volledigheid van velden, veldtaal, afbeeldingsextensie, toegewezen product, enz.) Als velden niet zijn ingevuld of als niet aan de normen is voldaan, meldt het systeem een fout. U kunt deze instellingen instellen voor elke entiteit (producten, kanalen, portals).

Voor volledige controle kunt u de status van alle gegevens in het systeem controleren (% van producten die zich in bepaalde stadia van hun beschrijvingslevenscyclus bevinden, weergave van lege velden, kwaliteitsniveau van kanalen, activiteitstatistieken) in het hoofdpaneel, of het systeem kan automatisch kwaliteitsrapporten genereren en deze naar de juiste afdeling of gebruiker sturen.

11. De vertaling van informatie in verschillende talen beheren.

Het vertalen van productinformatie in het PIM-systeem kan halfautomatisch of handmatig gebeuren. Voor selectieve vertaling, dat wil zeggen voor het vertalen van afzonderlijke velden zoals titels, beschrijvingen en opsommingstekens, is het gebruik van een automatische vertaalservice de meest gebruikelijke methode. Bij handmatige vertaling wordt in de regel de originele tekst aan de ene kant weergegeven en de te vertalen tekst aan de andere kant.

Een PIM-systeem biedt meestal de volgende opties:

• toewijzing van de vertaling aan een externe vertaler, die toegang heeft tot het relevante veld;
• het gebruik van webdiensten zoals automatische vertalingen (zoals Google Translate) die al in het systeem zijn geïntegreerd en realtime vertaling bieden;
• verzending van teksten naar de systemen van vertaalbureaus;
• verbinding met het Vertaalbeheersysteem (TMS).

12. Beheer mediagegevens en productafbeeldingen op één plek.

Over het algemeen moet het beheren van mediabestanden gebeuren met behulp van DAM-systemen, maar moderne PIM's hebben vaak ingebouwde DAM-functies. Deze functie heeft de mogelijkheid om digitale bestanden zoals afbeeldingen, foto's, video's en audiobestanden die zowel door werknemers van het bedrijf als door derden (bijvoorbeeld via leveranciersportalen) zijn toegevoegd, centraal te beheren en op te slaan.

Al deze media worden gekoppeld aan relevante artikelen, producten, categorieën of catalogi. Het belangrijkste kenmerk is dat deze toewijzing dubbele inhoud kan voorkomen. Bovendien kunnen al deze bestanden automatisch worden aangepast aan elk kanaal en platform. Je hoeft alleen maar handmatig het formaat of de bestandsextensie etc. in te stellen en het systeem past alle bestanden automatisch aan. Bovendien kun je met het PIM-systeem de previewfunctie gebruiken, zodat je precies kunt zien hoe het mediabestand eruit zal zien op een website of in een geprinte map, enz.

13. Beheer van de productcatalogi.

Alle productgegevens kunnen worden gegroepeerd in een of meer productcatalogi, die later naar verschillende publicatiekanalen of eindgebruikers kunnen worden gestuurd. In sommige gevallen moet deze informatie worden getransformeerd voor de specifieke behoeften van een bepaald kanaal. Datatransformatie kan gebeuren in formaten zoals PDF, HTML, XLS, DOC, XML, CSV, Excel en andere gangbare bestandsformaten.

Zulke productcatalogi uit de PIM software kunnen gebruikt worden om verschillende soorten productgerelateerde documenten te maken - elektronische catalogi, gedrukte catalogi, prijslijsten, datasheets. Deze kunnen ook kanaalspecifiek zijn, met afzonderlijke prijzen, productreeksen en specifieke productbeschrijvingen. De gebruiker kan onafhankelijk het gewenste formaat selecteren en de gegevens voor elk publicatiekanaal afzonderlijk exporteren. Het genereren van catalogi in verschillende formaten wordt ook gebruikt voor marketingdoeleinden en voor interne behoeften (bijvoorbeeld het voorbereiden van gedrukte catalogi).

14. Beheer extra inhoud die aan het product is gekoppeld.

Naast de bovengenoemde mediagegevens kun je met PIM-systemen ook andere bestanden beheren die de productbeschrijving aanvullen of dienen als materiaal voor productpromotie. Dit zijn bijvoorbeeld PDF-brochures, flyers, posters, printcatalogi, landingspagina's, PSD-bestanden, afbeeldingen gerelateerd aan de beschrijving, banners of ander marketingmateriaal.

Een PIM-systeem wordt gebruikt om deze materialen op te slaan en te publiceren, maar het kan ook een plaats zijn voor hun creatie, omdat het al de nodige componenten bevat (bewerkte tekst, afbeeldingen, lay-outs). Hierdoor kunnen kant-en-klare bestanden automatisch aan het product worden toegevoegd of naar bepaalde kanalen worden gestuurd voor gedrukte of digitale publicatie.

15. Extra informatie over het product opslaan.

Niet alle informatie met betrekking tot een product wordt gepubliceerd op de marktplaatsen, verzonden naar gebruikers of andere derde partijen, maar het moet ook veilig worden opgeslagen op één plek. Daarom kan een PIM-systeem ook bestanden opslaan zoals afbeeldingen, handleidingen, technische specificaties, datasheets, documenten en CAD-bestanden.

Het werk aan dergelijke bestanden vindt vaak plaats tijdens het proces van productontwikkeling, dus het systeem slaat informatie op over de workflow (de auteur van het werk, de datum waarop het is gemaakt en bewerkt) en bestrijkt zo de hele levenscyclus van de productontwikkeling. Alle gegevensverwerking wordt gegarandeerd door het bestaan van een reeds ingebouwde of extra DAM-module.

16. Beheer van productrelaties.

Deze functie ondersteunt de strategie voor het verkopen van producten na het bestuderen van het gedrag van gebruikers van online winkels. Als u complementaire producten of substituten definieert, kunt u koppelingen tot stand brengen tussen producten of artikelen in uw PIM-systeem. Dit type koppeling kan eenzijdig of tweezijdig zijn en kan bestaan tussen meerdere producten, meerdere categorieën en tussen producten en categorieën.

Er zijn veel varianten van interconnectie: gelijksoortige producten, cross-selling (weergave van accessoires gerelateerd aan het product), up-selling (weergave van duurdere opties), vervanging (vervanging van een oud product door een nieuwere versie), kits (productvorming als een eenheid en hun weergave onder één SKU), pakketten van producten of bundels (productgroepering, wanneer elk van de producten zijn eigen SKU heeft), enz.

17. Voorbereiding van productgegevens volgens de behoeften van verschillende kanalen.

Informatie die alle bevestigingsfasen heeft doorlopen, is klaar voor de laatste fase - de publicatie naar het juiste kanaal of meerdere kanalen. In het algemeen is een kanaal in een PIM-systeem een bestemming voor een specifieke productcatalogus, die productitems bevat met verschillende kanaalspecifieke kenmerken, uit verschillende categorieën in een speciaal gegevensformaat, een publicatietaal, voorbereid met behulp van interne gegevenskwaliteitsnormen, enz.

Een bestemmingskanaal kan bestaan uit online winkels (OXID, Magento, Shopware, enz.), gedrukte catalogi, systemen van derden (ERP of CRM), elektronische catalogi (in XML- of CSV-formaat), enz.

Sommige systemen staan een preview van een product toe voor het bijbehorende kanaal, waardoor je extra wijzigingen kunt aanbrengen voordat je het product plaatst. Met deze functie kun je zien hoe de productpagina eruit ziet via de webbrowser, mobiele apparaten, sociale media of in een catalogus.

18. Export van productgegevens - productinformatie verstrekken

Nadat de productinformatie is verzameld, geconsolideerd op één plaats en verrijkt, kunt u relevante productinformatie distribueren naar uw distributeurs of klanten. Dit kan eenmalig gebeuren, voor een bepaalde gelegenheid op verzoek, of met regelmatige tussenpozen. U kunt gegevens exporteren in elk formaat, bijv. PDF, XLS, CSV, DOCX.

Een nieuwe trend is ook om distributeurs via distributeurportalen verbinding te laten maken met uw PIM-systeem en bijgewerkte productinformatie te ontvangen in het formaat en de structuur die zij verkiezen. U wijst een kanaal toe aan de account van een distributeur en stelt autorisaties en toegangsniveaus in.

19. Integratie met verschillende systemen (API's).

De uitwisseling van informatie in een PIM-systeem kan niet alleen plaatsvinden via de export en import van individuele bestanden, maar ook via directe integratie met andere systemen zoals CRM, ERP, DAM, MAM, CMS enz. De gegevensoverdracht tussen systemen wordt mogelijk gemaakt door de aanwezigheid van de ingebouwde API en geschikte plugins (connectoren) die individueel zijn ontwikkeld voor elk systeem van derden.

De integratie via API biedt de overdracht van alle objecten en media; de opslag van gegevensstructuren (catalogi, associaties), alle attributen en attribuutgroepen; kanaalmatching. De gegevensoverdracht kan zowel handmatig als automatisch plaatsvinden, in één of beide richtingen. De belangrijkste voorwaarde is een voorafgaande veldmatching tussen het PIM-systeem en het systeem van derden.

Conclusie

Zoals je kunt zien, kan een PIM-systeem je alle functies bieden die nodig zijn om de verwerking van productinformatie te versnellen, de kwaliteit ervan te verbeteren en een bedrijf in staat te stellen zich te richten op het uitbreiden van het productassortiment en hun nieuwe ontwikkelingsstrategieën, waardoor de inkomsten van het bedrijf zullen toenemen.

Er moet echter worden opgemerkt dat niet alle systemen alle eerder genoemde functies hebben, dus je moet heel voorzichtig zijn bij het kiezen van het systeem dat past bij de behoeften, prioriteiten en het budget van je bedrijf.