Muitas empresas decidem implementar uma solução PIM para controlar todas as informações sobre os produtos, simplificar os processos de gestão de dados, lançar novos produtos mais rapidamente e criar um Ponto Único de Verdade para todas as informações sobre os produtos. Mesmo quando não existem muitas opções, pode ser difícil tomar a decisão correcta, uma vez que a escolha de um sistema PIM para a sua empresa é normalmente um negócio único.

Neste artigo, destacaremos os requisitos essenciais, ou critérios, que deve ter em conta ao avaliar um sistema PIM.

Requisito 1. Configurabilidade

Ao integrar o PIM, é necessário ter em consideração os objectivos e as características da sua empresa para tornar o processo de trabalho mais eficiente. Um sistema PIM configurável oferece uma variedade quase ilimitada de formas de estruturar a informação. Melhor ainda se o puder personalizar ainda mais com add-ons e módulos. Por exemplo, pode configurar portais de revendedores, portais de fornecedores, atribuição de tarefas a empregados, gerir funções e direitos e reuniões na interface do utilizador.

Um sistema PIM configurável permite uma gestão de dados flexível e clara. Caso contrário, será forçado a seguir a estrutura predefinida de um sistema.

Requisito 2. Modularidade

O software PIM com uma estrutura modular pode satisfazer melhor e mais rapidamente os requisitos rigorosos de um utilizador. Como mencionado anteriormente, os módulos proporcionam uma maior flexibilidade na personalização da solução para melhor se adaptar às suas necessidades.

Um sistema PIM deve ter a opção de ser expandido através da utilização de módulos adicionais para se adequar ao seu caso de utilização específico. Também deve ser possível codificar características adicionais que não possam ser abrangidas pelos módulos padrão, para satisfazer ainda mais as exigências e necessidades individuais de uma empresa. Deste modo, é possível aumentar gradualmente a complexidade do sistema.

Requisito 3. Controlo dos dados

Quando se tem grandes volumes de dados, é comum encontrar erros e inconsistências. A probabilidade de isso acontecer aumenta quando se introduz a informação manualmente - erros de digitação, informação sobre produtos em falta, produtos duplicados e problemas semelhantes. É por isso que a função de controlo de dados num sistema PIM é um dos principais requisitos.

Existem processos consistentes no software PIM para garantir e manter a qualidade dos dados antes de estes serem processados ou exportados para um canal de distribuição. Um sistema valida a informação, por exemplo, verifica se os campos obrigatórios estão preenchidos e se contêm o tipo correto de informação, ou notifica quando faltam as traduções para algumas localizações. Alguns sistemas PIM oferecem uma vasta gama de opções deste tipo, enquanto outros apenas dispõem de opções básicas.

Requisito 4. Automatização

Deve escolher uma ferramenta PIM que diminua a carga de trabalho manual e, ao mesmo tempo, reduza o número de erros no processamento de dados. Os sistemas PIM podem ajudar com:

• importação de dados de produtos
• Verificar a exaustividade dos dados
• automatizar a tradução das informações sobre os produtos e armazená-las em várias línguas
• criação de catálogos de produtos e seu enriquecimento para canais específicos
• verificação da qualidade das imagens de produtos carregadas, etc.

Assim, ao escolher o software PIM, verifique se este pode satisfazer as suas necessidades de automatização dos processos empresariais durante todo o ciclo de vida do produto.

Requisito 5. Facilidade de utilização

O software deve ser compreensível e conveniente para a utilização quotidiana. Por isso, quando implementar uma nova ferramenta, pense nos funcionários que vão trabalhar com ela. Nem todos têm conhecimentos técnicos e uma interface confusa e difícil de compreender pode dificultar a manutenção dos dados e conduzir a erros.

Uma interface intuitiva e uma cooperação bem organizada são importantes para processos de trabalho mais rápidos e também tornam o trabalho muito mais agradável. É por isso que a qualidade da interface do software PIM é um requisito fundamental, tanto para uso pessoal como para colaboração dentro de uma equipa.

Requisito 6. Multilinguismo

Quando se trabalha com mercados internacionais ou se tenciona fazê-lo num futuro próximo, é sempre preferível o suporte de várias línguas no software PIM. Uma função de tradução integrada pode ajudá-lo a reduzir o tempo de colocação no mercado. Melhor ainda se um sistema puder localizar o conteúdo de acordo com o país que escolher. Por exemplo, pode adaptar-se não só à língua, mas também à moeda ou às medidas. Pode tornar a sua empresa disponível para clientes de todo o mundo.

Requisito 7. Flexibilidade

Os seus requisitos de PIM podem mudar com o tempo, à medida que a sua empresa cresce e explora novos segmentos. Por isso, escolha o software que pode ser facilmente ajustado e atualizado, sem que isso lhe custe uma fortuna. Há também sistemas que oferecem a possibilidade de programar adicionalmente quaisquer funções, mas a melhor opção é quando as funções necessárias podem ser adquiridas muito facilmente através da instalação de módulos adicionais, plugins ou extensões.

Requisito 8. Opções de integração

Muitas empresas utilizam um ERP, um WMS (sistema de gestão de armazéns) ou ambos. Assim, um PIM deve obrigatoriamente estar ligado a pelo menos um destes sistemas, nalguns casos como fonte principal de dados principais.

A integração com um sistema ERP é sempre complexa e requer frequentemente o intercâmbio de dados em ambas as direcções. Isso não deve ser um desafio para o software PIM da sua escolha. Além disso, o sistema PIM deve ajudá-lo a publicar as informações em muitas plataformas de comércio eletrónico ou a transferi-las para os seus parceiros.

Através dos conectores correspondentes, as informações sobre os produtos podem ser importadas ou exportadas no formato e da forma que lhe convier, para garantir uma integração de dados perfeita.

Requisito 9. Escalabilidade

Gerir mais de 100 000 SKUs é diferente de gerir 1 000 SKUs. Uma solução PIM deve oferecer escalabilidade sem perda de velocidade, especialmente para empresas com um aumento constante de dados. É por isso que é aconselhável informar-se sobre as opções de escalabilidade que os fornecedores em consideração oferecem.

Requisito 10. Desempenho

Com um Sistema PIM de elevado desempenho, é possível gerir toda a informação de forma rápida e eficiente, independentemente do número de artigos existentes. O sistema deve funcionar como um relógio em relação à entrada de dados, publicação e análise das informações do produto pronto, especialmente se houver milhões de registos na base de dados.

Conclusão

A escolha de um sistema PIM não é fácil, tendo em conta a quantidade de opções que existem e as funcionalidades que cada uma delas oferece. Vale a pena gastar o seu tempo a avaliar os diferentes sistemas PIM para selecionar aquele que satisfaz os critérios essenciais. E não se esqueça de os discutir em pormenor com o seu futuro fornecedor de PIM para garantir que está a obter o valor total do seu dinheiro.

A implementação de software PIM é um processo laborioso e provavelmente não vai querer fazê-lo uma segunda vez, por isso escolha cuidadosamente. O sistema PIM deve não só satisfazer os requisitos actuais, mas também ser capaz de apoiar o desenvolvimento da sua empresa.