De nombreuses entreprises décident de mettre en œuvre une solution PIM afin de garder un œil sur toutes les informations relatives aux produits, de rationaliser les processus de gestion des données, de lancer de nouveaux produits plus rapidement et de créer un point de vérité unique pour toutes les informations relatives aux produits. Même si les options sont peu nombreuses, il peut être difficile de prendre la bonne décision, car le choix d'un système PIM pour votre entreprise est généralement une opération unique.

Dans cet article, nous mettrons en évidence les exigences essentielles, ou critères, à prendre en compte lors de l'évaluation d'un système PIM.

Exigence 1. La configurabilité

Lors de l'intégration du PIM, vous devez prendre en considération les objectifs et les caractéristiques de votre entreprise afin de rendre le processus de travail plus efficace. Un système PIM configurable offre une variété presque illimitée de façons de structurer l'information. C'est encore mieux si vous pouvez le personnaliser davantage grâce à des compléments et à des modules. Par exemple, vous pouvez configurer les portails des concessionnaires et des fournisseurs, l'attribution des tâches aux employés, la gestion des rôles et des droits et les réunions dans l'interface utilisateur.

Un système PIM configurable permet une gestion souple et claire des données. Dans le cas contraire, vous serez contraint de vous en tenir à la structure par défaut d'un système.

Exigence 2. Modularité

Un logiciel PIM doté d'une structure modulaire peut répondre mieux et plus rapidement aux exigences strictes d'un utilisateur. Comme nous l'avons déjà mentionné, les modules offrent une plus grande souplesse dans la personnalisation de la solution afin de mieux répondre à vos besoins.

Un système PIM doit offrir la possibilité de l'étendre en utilisant des modules supplémentaires pour répondre à votre cas d'utilisation particulier. Il devrait également être possible de coder des fonctionnalités supplémentaires qui ne peuvent pas être couvertes par les modules standard, afin de répondre à des besoins individuels encore plus exigeants.equirements et besoins d'une entreprise. Il est ainsi possible d'augmenter progressivement la complexité du système.

Exigence 3. Contrôle des données

Lorsque vous disposez d'énormes volumes de données, il est fréquent de rencontrer des erreurs et des incohérences. La probabilité augmente lorsque vous saisissez les informations manuellement: fautes de frappe, informations manquantes sur les produits, produits en double et autres problèmes similaires. C'est pourquoi la fonction de contrôle des données dans un système PIM est l'une des principales exigences.

Le logiciel PIM comporte des processus cohérents qui garantissent et maintiennent la qualité des données avant qu'elles ne soient traitées ou exportées vers un canal de distribution. Un système valide les informations, par exemple en vérifiant si les champs obligatoires sont remplis et s'ils contiennent le bon type d'informations, ou en avertissant lorsque les traductions de certains lieux sont manquantes. Certains systèmes PIM offrent un large éventail d'options de ce type, tandis que d'autres ne proposent que des options de base.

Exigence 4. Automatisation

Vous devez choisir un outil PIM qui réduira la charge de travail manuel et, en même temps, le nombre d'erreurs dans le traitement des données. Les systèmes PIM peuvent aider à:

• l'importation de données sur les produits
• vérifier l'exhaustivité des données
• automatiser la traduction des informations sur les produits et les stocker dans plusieurs langues
• créer des catalogues de produits et les enrichir pour des canaux spécifiques
• vérifier la qualité des images de produits téléchargées, etc.

Lorsque vous choisissez un logiciel PIM, vérifiez donc s'il peut répondre à vos besoins en matière d'automatisation des processus commerciaux tout au long du cycle de vie du produit.

Exigence 5. Convivialité

Les logiciels doivent être compréhensibles et faciles à utiliser au quotidien. Lors de la mise en œuvre d'un nouvel outil, il faut donc penser aux employés qui l'utiliseront. Tous ne sont pas férus de technologie et une interface confuse et difficile à comprendre pourrait entraver la mise à jour des données et conduire à des erreurs.

Une interface intuitive et une coopération bien organisée sont importantes pour accélérer les processus de travail et rendent le travail beaucoup plus agréable. C'est pourquoi la qualité de l'interface du logiciel PIM est une condition essentielle, tant pour l'utilisation personnelle que pour la collaboration au sein d'une équipe.

Exigence 6. Le multilinguisme

Lorsque vous travaillez sur des marchés internationaux ou si vous avez l'intention de le faire dans un avenir proche, il est toujours préférable que le logiciel PIM prenne en charge plusieurs langues. Une fonction de traduction intégrée peut vous aider à réduire le délai de mise sur le marché. Il est encore préférable qu'un système puisse localiser le contenu en fonction du pays choisi. Par exemple, il peut s'adapter non seulement à la langue, mais aussi à la monnaie ou aux mesures. Vous pouvez mettre votre entreprise à la disposition de vos clients dans le monde entier.

Exigence 7. Flexibilité

Vos besoins en matière de PIM peuvent évoluer au fil du temps, au fur et à mesure que votre entreprise se développe et explore de nouveaux segments. Choisissez donc un logiciel qui peut être facilement adapté et mis à jour, et qui ne vous coûtera pas une fortune. Il existe également des systèmes qui offrent la possibilité de programmer des fonctions supplémentaires, mais il est préférable que les fonctions nécessaires puissent être acquises assez facilement grâce à l'installation de modules supplémentaires, de plugins ou d'extensions.

Exigence 8. Options d'intégration

De nombreuses entreprises utilisent un ERP, un WMS (système de gestion d'entrepôt) ou les deux. Par conséquent, un PIM doit obligatoirement être connecté à au moins l'un de ces systèmes, dans certains cas en tant que source principale de données de base.

L'intégration avec un système ERP est toujours complexe et nécessite souvent un échange de données dans les deux sens. Cela ne devrait pas être un défi pour le logiciel PIM de votre choix. Le système PIM devrait également vous aider à publier les informations sur de nombreuses plateformes de commerce électronique ou à les transférer à vos partenaires.

Grâce aux connecteurs correspondants, les informations sur les produits peuvent être importées ou exportées dans le format et de la manière qui vous conviennent, afin de garantir une intégration transparente des données.

Exigence 9. Évolutivité

Gérer plus de 100 000 références n'est pas la même chose que gérer 1 000 références. Une solution PIM doit être évolutive sans perte de vitesse, en particulier pour les entreprises dont les données augmentent constamment. C'est pourquoi il est judicieux de se renseigner sur les options d'évolutivité proposées par les fournisseurs envisagés.

Exigence 10. Performance de l'entreprise

Avec un Système PIM performant, vous pouvez gérer toutes les informations rapidement et efficacement, quel que soit le nombre d'articles que vous possédez. Le système doit fonctionner comme une horloge en ce qui concerne la saisie des données, la publication et l'analyse des informations sur les produits prêts à l'emploi, surtout si la base de données contient des millions d'enregistrements.

Conclusion

Le choix d'un système PIM n'est pas facile, compte tenu du grand nombre d'options disponibles et des nombreuses fonctionnalités offertes par chacun d'entre eux. Il vaut la peine de consacrer du temps à l'évaluation des différents systèmes PIM afin de sélectionner celui qui répond aux critères essentiels. N'oubliez pas d'en discuter en détail avec votre futur fournisseur de PIM afin de vous assurer que vous en aurez pour votre argent.

La mise en œuvre d'un logiciel PIM est un processus laborieux, et vous ne voudrez probablement pas vous y reprendre à deux fois. Le système PIM doit non seulement répondre aux exigences actuelles, mais aussi être en mesure de soutenir le développement de votre entreprise.