Muchas empresas deciden implantar una solución PIM para controlar toda la información sobre los productos, agilizar los procesos de gestión de datos, lanzar nuevos productos con mayor rapidez y crear un punto único de verdad para toda la información sobre los productos. Incluso cuando no hay muchas opciones, puede ser difícil tomar la decisión correcta, ya que la elección de un sistema PIM para su empresa suele ser una operación de una sola vez.

En este artículo, destacaremos los requisitos o criterios esenciales que debe tener en cuenta a la hora de evaluar un sistema PIM.

Requisito 1. Configurabilidad

A la hora de integrar PIM, es necesario tener en cuenta los objetivos y características de la empresa para que el proceso de trabajo sea más eficiente. Un sistema PIM configurable ofrece una variedad casi ilimitada de formas de estructurar la información. Mejor aún si puedes personalizarlo aún más con complementos y módulos. Por ejemplo, puede configurar portales de distribuidores, portales de proveedores, asignación de tareas a empleados, gestión de funciones y derechos y reuniones en la interfaz de usuario.

Un sistema PIM configurable proporciona una gestión de datos flexible y clara. De lo contrario, te verás obligado a ceñirte a la estructura predeterminada de un sistema.

Requisito 2. Modularidad

Un software PIM con una estructura modular puede satisfacer mejor y más rápidamente los estrictos requisitos de un usuario. Como ya se ha mencionado, los módulos proporcionan una mayor flexibilidad a la hora de personalizar la solución para que se adapte mejor a sus necesidades.

Un sistema PIM debe tener la opción de ampliarse mediante módulos adicionales que se adapten a su caso de uso particular. También debería ser posible codificar funciones adicionales que no puedan ser cubiertas por los módulos estándar, para satisfacer aún mejor los requisitos y necesidades individuales de una empresa. De este modo, es posible aumentar gradualmente la complejidad del sistema.

Requisito 3. Control de datos

Cuando se dispone de grandes volúmenes de datos, es habitual encontrarse con errores e incoherencias. La probabilidad aumenta cuando se introduce la información manualmente: errores tipográficos, falta de información sobre productos, productos duplicados y problemas similares. Por eso, la función de control de datos en un sistema PIM es uno de los requisitos clave.

Existen procesos coherentes en el software PIM para garantizar y mantener la calidad de los datos antes de procesarlos o exportarlos a un canal de distribución. Un sistema valida la información, por ejemplo, comprueba si los campos obligatorios están rellenados y contienen el tipo de información correcto, o avisa cuando faltan las traducciones de algunas ubicaciones. Algunos sistemas PIM ofrecen una amplia gama de opciones de este tipo, y otros sólo las básicas.

Requisito 4. Automatización

Debe elegir una herramienta PIM que disminuya la carga de trabajo manual y, al mismo tiempo, reduzca el número de errores en el procesamiento de datos. Los sistemas PIM pueden ayudar con:

• la importación de datos de productos
• verificar la integridad de los datos
• automatizar la traducción de la información de los productos y almacenarla en varios idiomas
• crear catálogos de productos y enriquecerlos para canales específicos
• Comprobar la calidad de las imágenes de los productos cargados, etc.

Por tanto, a la hora de elegir un software PIM, compruebe si puede satisfacer sus necesidades de automatización de los procesos empresariales durante todo el ciclo de vida del producto.

Requisito 5. Facilidad de uso

El software debe ser comprensible y cómodo para el uso diario. Por eso, a la hora de implantar una nueva herramienta, piense en los empleados que van a trabajar con ella. No todos son expertos en tecnología, y una interfaz confusa y difícil de entender podría dificultar el mantenimiento de los datos y dar lugar a errores.

Una interfaz intuitiva y una cooperación bien organizada son importantes para agilizar los procesos de trabajo, y además hacen que el trabajo sea mucho más agradable. Por eso, la calidad de la interfaz del software PIM es un requisito clave, tanto para el uso personal como para la colaboración dentro de un equipo.

Requisito 6. Multilingüismo

Cuando se trabaja con mercados internacionales, o si se tiene intención de hacerlo en un futuro próximo, siempre es preferible que el software PIM admita varios idiomas. Una función de traducción integrada puede ayudarle a reducir el tiempo de comercialización. Mejor aún si un sistema puede localizar el contenido según el país que elijas. Por ejemplo, puede adaptarse no sólo al idioma, sino también a la moneda o las medidas. Puede hacer que su empresa esté disponible para clientes de todo el mundo.

Requisito 7. Flexibilidad

Sus requisitos de PIM pueden cambiar con el tiempo a medida que su empresa crece y explora nuevos segmentos. Por tanto, elija el software que pueda ajustarse y actualizarse fácilmente y que no le cueste una fortuna. También hay sistemas que ofrecen la posibilidad de programar adicionalmente cualquier función, pero una mejor opción es cuando las funciones necesarias pueden adquirirse con bastante facilidad mediante la instalación de módulos adicionales, plugins o extensiones.

Requisito 8. Opciones de integración

Muchas empresas utilizan un ERP, un SGA (sistema de gestión de almacenes) o ambos. Por lo tanto, un PIM debe estar conectado obligatoriamente al menos a uno de estos sistemas, en algunos casos como fuente principal de datos maestros.

La integración con un sistema ERP siempre es compleja y a menudo requiere el intercambio de datos en ambas direcciones. Esto no debería ser un reto para el software PIM de su elección. Además, el sistema PIM debería ayudarle con la publicación de la información en muchas plataformas de comercio electrónico o la transferencia a sus socios.

A través de los conectores correspondientes, la información de los productos se puede importar o exportar en el formato y de la forma que más le convenga, para garantizar una integración de datos perfecta.

Requisito 9. Escalabilidad

Gestionar más de 100.000 referencias es diferente de gestionar 1.000 referencias. Una solución PIM debe ofrecer escalabilidad sin pérdida de velocidad, especialmente para empresas con un aumento constante de datos. Por eso es conveniente informarse sobre las opciones de escalabilidad que ofrecen los proveedores considerados...

Requisito 10. Rendimiento

Con un Sistema PIM de alto rendimiento, podrá gestionar toda la información de forma rápida y eficaz, independientemente del número de artículos que tenga. El sistema debe funcionar como un reloj en lo que respecta a la introducción de datos, la publicación y el análisis de la información sobre los productos listos, sobre todo si hay millones de registros en la base de datos.

Conclusión

La elección de un sistema PIM no es fácil teniendo en cuenta la cantidad de opciones que existen y las prestaciones que ofrece cada uno de ellos. Merece la pena dedicar tiempo a evaluar los distintos sistemas PIM para seleccionar el que cumpla los criterios esenciales. Y asegúrese de discutirlos en detalle con su futuro proveedor de PIM para asegurarse de que está obteniendo el máximo valor por su dinero.

Implantar un software PIM es un proceso laborioso, y probablemente no querrá hacerlo una segunda vez, así que elija con cuidado. El sistema PIM no sólo debe cumplir los requisitos actuales, sino también ser capaz de respaldar el desarrollo de su empresa.