Veel bedrijven besluiten een PIM-oplossing te implementeren om alle productinformatie in de gaten te houden, om gegevensbeheerprocessen te stroomlijnen, om nieuwe producten sneller te kunnen lanceren en om een 'Single Point of Truth' te creëren voor alle productinformatie. Zelfs als er niet veel opties zijn, kan het moeilijk zijn om de juiste beslissing te nemen omdat het kiezen van een PIM systeem voor je bedrijf meestal een eenmalige actie is.

In dit artikel belichten we de essentiële vereisten of criteria waarmee je rekening moet houden wanneer je een PIM systeem evalueert.

Eis 1. Configureerbaarheid

Bij het integreren van PIM moet je rekening houden met de doelen en kenmerken van je onderneming om het werkproces efficiënter te maken. Een configureerbaar PIM-systeem biedt een bijna onbeperkte verscheidenheid aan manieren om de informatie te structureren. Nog beter is het als je het nog verder kunt aanpassen met add-ons en modules. U kunt bijvoorbeeld portalen voor dealers en leveranciers configureren, taken aan medewerkers toewijzen, rollen en rechten beheren en vergaderingen in de gebruikersinterface.

Een configureerbaar PIM-systeem zorgt voor flexibel en overzichtelijk gegevensbeheer. Anders wordt u gedwongen om vast te houden aan de standaardstructuur van een systeem.

Eis 2. Modulariteit

PIM-software met een modulaire structuur kan beter en sneller voldoen aan de strenge eisen van een gebruiker. Zoals eerder gezegd, bieden modules meer flexibiliteit bij het aanpassen van de oplossing zodat deze beter aansluit bij je behoeften.

Een PIM-systeem zou de mogelijkheid moeten hebben om het uit te breiden door extra modules te gebruiken die passen bij uw specifieke gebruikssituatie. Het moet ook mogelijk zijn om extra functies te coderen die niet door standaardmodules kunnen worden gedekt, om aan nog meer uitdagende individuele eisen en behoeften van een onderneming te voldoen. Op die manier is het mogelijk om de complexiteit van het systeem geleidelijk te vergroten.

Vereiste 3. Gegevenscontrole

Wanneer je enorme hoeveelheden gegevens hebt, is het gebruikelijk om fouten en inconsistenties tegen te komen. De kans daarop neemt toe als je de informatie handmatig invoert - typefouten, ontbrekende productinformatie, dubbele producten en soortgelijke problemen. Daarom is gegevenscontrole in een PIM-systeem een van de belangrijkste vereisten.

Er zijn consistente processen in PIM-software om de kwaliteit van gegevens te garanderen en te handhaven voordat gegevens worden verwerkt of geëxporteerd naar een distributiekanaal. Een systeem valideert de informatie, controleert bijvoorbeeld of de verplichte velden zijn ingevuld en het juiste type informatie bevatten, of geeft een melding wanneer de vertalingen voor sommige locaties ontbreken. Sommige PIM-systemen bieden een breed scala aan dergelijke opties, andere hebben alleen basisopties.

Eis 4. Automatisering

Je moet een PIM-tool kiezen die de handmatige werklast vermindert en tegelijkertijd het aantal fouten in de gegevensverwerking vermindert. PIM-systemen kunnen helpen bij:

• het importeren van productgegevens
• het verifiëren van de volledigheid van gegevens
• het automatiseren van de vertaling van productinformatie en het opslaan ervan in verschillende talen
• productcatalogi maken en verrijken voor specifieke kanalen
• controleren van de kwaliteit van geüploade productafbeeldingen enzovoort.

Controleer dus bij het kiezen van PIM-software of het kan voldoen aan uw behoeften op het gebied van het automatiseren van bedrijfsprocessen tijdens de hele levenscyclus van een product.

Eis 5. Gebruiksvriendelijkheid

Software moet begrijpelijk en handig zijn voor dagelijks gebruik. Denk dus bij het implementeren van een nieuwe tool aan de medewerkers die ermee zullen werken. Ze zijn niet allemaal technisch onderlegd en een verwarrende, moeilijk te begrijpen interface kan het bijhouden van gegevens belemmeren en tot fouten leiden.

Intuïtieve interface en goed georganiseerde samenwerking zijn belangrijk voor snellere werkprocessen en maken het werk ook veel aangenamer. Daarom is de kwaliteit van de interface van de PIM-software een belangrijke vereiste, zowel voor persoonlijk gebruik als voor samenwerking binnen een team.

Eis 6. Meertaligheid

Als je met internationale markten werkt of als je van plan bent dat in de nabije toekomst te doen, is ondersteuning van meerdere talen in PIM-software altijd wenselijk. Een geïntegreerde vertaalfunctie kan u helpen de time-to-market te verkorten. Nog beter is het als een systeem de inhoud kan lokaliseren op basis van het land dat u kiest. Het kan zich bijvoorbeeld niet alleen aanpassen aan de taal, maar ook aan de valuta of afmetingen. Je kunt je bedrijf beschikbaar maken voor klanten over de hele wereld.

Eis 7. Flexibiliteit

Je PIM-vereisten kunnen na verloop van tijd veranderen naarmate je bedrijf groeit en nieuwe segmenten verkent. Kies dus software die gemakkelijk kan worden aangepast en geüpdatet en die je geen fortuin zal kosten. Er zijn ook systemen die de mogelijkheid bieden om extra functies te programmeren, maar een betere optie is wanneer de benodigde functies vrij eenvoudig kunnen worden verkregen via de installatie van extra modules, plugins of extensies.

Eis 8. Integratieopties

Veel bedrijven gebruiken een ERP, WMS (Warehouse Management System) of beide. Een PIM moet dus verplicht verbonden zijn met ten minste een van deze systemen, in sommige gevallen als de belangrijkste bron van stamgegevens.

De integratie met een ERP-systeem is altijd complex en vereist vaak gegevensuitwisseling in beide richtingen. Dat zou geen uitdaging moeten zijn voor de PIM software van je keuze. Het PIM-systeem zou je ook moeten helpen bij de publicatie van de informatie op vele e-commerce platforms of bij de overdracht naar je partners.

Via overeenkomstige connectoren kan de productinformatie worden geïmporteerd of geëxporteerd in het formaat en op de manier die u het beste uitkomt, zodat de gegevensintegratie naadloos verloopt.

Eis 9. Schaalbaarheid

Het beheren van meer dan 100.000 SKU's is anders dan het beheren van 1.000 SKU's. Een PIM-oplossing moet schaalbaarheid bieden zonder snelheidsverlies, vooral voor bedrijven met een constante gegevenstoename. Daarom is het verstandig om te informeren naar de schaalbaarheidsopties die de leveranciers die je overweegt aanbieden.

Eis 10. Prestaties

Met een krachtig PIM-systeem kunt u alle informatie snel en efficiënt beheren, hoeveel artikelen u ook hebt. Het systeem moet werken als een klok bij het invoeren van gegevens, het publiceren en het analyseren van de productinformatie, vooral als er miljoenen records in de database zitten.

Conclusie

De keuze voor een PIM-systeem is niet eenvoudig als je bedenkt hoeveel opties er zijn en hoeveel functies elk van hen biedt. Het is de moeite waard om je tijd te besteden aan het evalueren van de verschillende PIM systemen om degene te kiezen die aan de essentiële criteria voldoet. En zorg ervoor dat je ze in detail bespreekt met je toekomstige PIM leverancier om er zeker van te zijn dat je waar voor je geld krijgt.

Het implementeren van PIM software is een moeizaam proces en je wilt het waarschijnlijk geen tweede keer doen, dus kies zorgvuldig. Het PIM systeem moet niet alleen voldoen aan de huidige eisen, maar moet ook de ontwikkeling van je bedrijf kunnen ondersteunen.