Um alle Produktinformationen im Auge zu behalten, Datenverwaltung zu vereinfachen, Neuprodukteinführungen zu beschleunigen und einen Single Point of Truth für alle Produktdaten zu schaffen, greifen viele Unternehmen zu einem PIM-System. Auch wenn die Auswahl nicht so groß ist, ist es extrem schwierig, die richtige Entscheidung zu treffen, denn ein PIM-System wird meistens nur einmalig in einem Unternehmen ausgewählt. In diesem Artikel wollen wir die wichtigsten Kriterien bei der Auswahl eines PIM-Systems näher darstellen.

Hier sind die wichtigsten Anforderungen, die bei einer PIM-Auswahl zu beachten sind:

Anforderung 1. Konfigurierbarkeit

Bei der Integration eines PIM-Systems werden Ziele und Eigenschaften des jeweiligen Unternehmens berücksichtigt, um den Arbeitsprozess effizienter zu gestalten. Mit einem konfigurierbaren PIM-System ist die Vielfalt der Informationen fast unbegrenzt und kann sich immer weiterentwickeln. Abhängig davon können Händler-Portale, Lieferanten-Portale, Kalender, Zuweisung an Mitarbeiter, Rollen- und Rechteverwaltung oder Meetings in Benutzerbereich konfiguriert werden, was für eine flexible und übersichtliche Datenverwaltung sorgt.

Anforderung 2. Modularität

Dank eines modularen Aufbaus kann die PIM Software den strengen Anforderungen der Benutzer gerecht werden und ermöglicht eine schnelle Umsetzung spezifischer Anforderungen. Somit kann es mit zusätzlichen Modulen, abhängig vom Anwendungsszenario, erweitert werden. Individuelle Anforderungen und Bedürfnisse des Unternehmens können maßgeschneidert realisiert werden, damit die Komplexität nur schrittweise zunimmt.

Anforderung 3. Datenkontrolle

Bei sehr vielen Daten sind Fehlinformationen keine Seltenheit. Tippfehler, fehlende Produktinformationen, doppelte Artikeleinträge entstehen oft beim manuellen Erstellen von Produktinformationen, die an unterschiedlichen Orten aufbewahrt werden. Es sind durchgängige Prozesse in einem PIM zur Sicherstellung der Datenqualität aufzusetzen, um diese aufrechtzuerhalten, bevor Daten weiterverarbeitet oder in einen Vertriebskanal exportiert werden. Die Funktion der Datenqualitätskontrolle in einem PIM ist eine der wichtigsten Anforderungen.

Anforderung 4. Automatisierung

Wählen Sie ein PIM Tool, das Ihnen einen Teil der Arbeit abnimmt und gleichzeitig die Fehlerquote bei der Datenverarbeitung reduziert. Beispielsweise können einige PIM-Systeme die Vollständigkeit der Produktinformationen überprüfen, Produktbeschreibungen in mehreren Sprachen hinterlegen, Übersetzungen der Produktdaten automatisieren, Produktkataloge erstellen, die Qualität der hochgeladenen Produktbilder überprüfen etc.

Anforderung 5. Benutzerfreundlichkeit

PIM sollte für den täglichen Gebrauch so bequem und verständlich wie möglich sein. Denken Sie daran, dass die Software auch von den Mitarbeitern genutzt werden sollte, die nicht unbedingt technisch affin sind. Auch wenn Sie viele Mitarbeiter haben, sollten diese imstande sein, zusammen / parallel im System zu arbeiten. Wenn die Benutzeroberfläche verwirrend und schwer zu verstehen ist, ist die Datenpflege nicht mehr so selbstverständlich und kann zu Fehlern führen. Eine intuitive Benutzeroberfläche und eine gut organisierte Zusammenarbeit sorgen nicht nur für schnellere Arbeitsprozesse, sondern machen die Arbeit auch viel angenehmer.

Anforderung 6. Mehrsprachigkeit

Eine PIM Software, die mehrere Sprachen zulässt, ist immer vorzuziehen, besonders während der ersten Schritte in Richtung Internationalisierung. Integrierte Übersetzungsfunktionen für mehrere Sprachen spielen dabei eine wichtige Rolle, denn dadurch wird die Time-to-Market der Produkte verkürzt. Außerdem können in einer PIM Software dank der Lokalisierung Produktinformationen in sämtlichen Sprachen erstellt, gepflegt und Maßeinheiten angepasst werden, um Kunden auf der ganzen Welt zu erreichen.

Anforderung 7. Flexibilität

Ihre PIM-Anforderungen werden sich mit der Zeit ändern, genauso wie Ihre Arbeitsprozesse. Daher sollten Sie sich für eine Software entscheiden, die mit Änderungen und Anpassungen umgehen kann, und zwar zu angemessenen Kosten. Die Möglichkeit, irgendwelche Funktionen nachzuprogrammieren, können viele Systeme anbieten, viel interessanter ist es, wenn die benötigten Funktionen unkompliziert durch die Installation von zusätzlichen Modulen und Plug-ins erworben werden können.

Anforderung 8. Integrierbarkeit

Jedes Unternehmen nutzt ein ERP-, WaWi-System oder beides. Ein PIM soll daher zwingend mindestens an eines dieser Systeme als Hauptquelle für die Produktstammdaten angebunden werden, dabei sollen durch eine Datenintegration Probleme gelöst werden, keine neuen entstehen. Die Integration mit einem ERP-System ist immer kompliziert und verlangt oft den Datenaustausch in beide Richtungen. Das sollte nicht zu einer Herausforderung bei der ausgewählten PIM Software werden. Auch von der Seite der Datenexporte sollte ein PIM-System eine große Hilfe bei der Veröffentlichung der Daten auf mehreren Handelsplattformen oder Weitergabe an Handelspartner leisten.

Dank passenden Konnektoren können die Produktdaten sowohl importiert als auch exportiert werden, und zwar so wie gewünscht, um eine lückenlose Datenintegration sicherzustellen.

Anforderung 9. Skalierbarkeit

Die Verwaltung von über 100.000 SKUs ist was ganz anderes als die Verwaltung von 1.000 SKUs. Eine PIM-Lösung sollte eine hohe Skalierbarkeit ermöglichen, ohne Einbuße bei der Geschwindigkeit, vor allem wenn Sie ein kontinuierliches Datenwachstum haben. Deshalb sollte man noch vor der Auswahl den Anbieter nach den Skalierungsmöglichkeiten und Skalierungsoptionen fragen.

Anforderung 10. Performance

Mit einem richtigen PIM-System kann man alle Informationen schnell und effizient verwalten – unabhängig davon, wie viele Artikel Sie besitzen. Das System muss performant sein, sowohl bei der Dateneingabe als auch bei der Datenauswertung, auch wenn die Datenbank mehrere Millionen Datensätze hat.

Schlussfolgerung

Die Wahl fällt einem immer schwer, aber am Ende lohnt sich die Suche nach einem PIM-System, das genau Ihren Anforderungen entsprechen wird. Entscheiden Sie für sich, welche der oben dargestellten Anforderungen für Sie wichtiger und welche weniger wichtig sind. Diejenigen Faktoren, die wichtiger sind, sollte man noch genauer spezifizieren und mit einem PIM-Anbieter im Detail besprechen.

Denken Sie aber daran, man wählt eine PIM Software, die nicht nur die heutigen Rahmenbedingungen erfüllen soll, sondern sich auch in der Zukunft mit Ihrem Unternehmen weiterentwickeln kann.