Partimos do princípio de que, uma vez que está a considerar os tipos de PIM, já sabe muito bem o que é e como funciona. Além disso, provavelmente compreende que um sistema PIM só resolverá os seus problemas se o utilizar de forma eficiente, de acordo com os objectivos, e se o implementar corretamente. Todos os empregados da sua empresa devem ser ensinados a trabalhar com o sistema que escolher.

Cloud-based PIM-systems

Tudo está a mudar para a nuvem, e a Gestão da Informação sobre Produtos não é exceção. Nos últimos dez anos, o software baseado na nuvem conquistou o mercado. Quando todos os seus dados são armazenados pelo fornecedor, isso traz benefícios consideráveis, mas também algumas preocupações importantes.

As soluções baseadas na nuvem são conhecidas pela sua maior flexibilidade, escalabilidade e mobilidade. Além disso, o custo de entrada mais baixo é muito atrativo. Para muitas empresas, especialmente as de média e pequena dimensão, os pagamentos mensais ou anuais previsíveis soam muito melhor do que investir em infra-estruturas e pessoal. Não é necessário comprar hardware e software e contratar pessoal operacional. Para além disso, com actualizações automáticas e não se preocupa com o envelhecimento do seu equipamento e programas. Essencialmente, basta encontrar o fornecedor certo e ter tudo feito por si. A implementação demora menos tempo.

Agora é óbvio porque é que a nuvem é tão popular. No entanto, continua a ser considerada menos segura, apesar dos esforços persistentes para resolver este problema. Além disso, as soluções prontas a utilizar nunca podem satisfazer todas as necessidades da sua empresa. Mesmo quando a personalização é possível, terá de recorrer ao seu fornecedor para efetuar essas modificações.

Alguns sistemas PIM populares baseados na nuvem são o Plytix, o EssentialPIM, o Salsify e o Akeneo Cloud Edition.

Vantagens dos PIMs baseados na nuvem

• Baixos investimentos iniciais: modelo de pagamento consoante o uso, despesas previsíveis ao longo do tempo.
• Implementação mais rápida: as soluções baseadas na nuvem demoram muito menos tempo a implementar e a começar a utilizar.
• Escalabilidade: quando a sua empresa enfrenta um aumento da procura, pode facilmente escalar. Se a procura for reduzida, regressa à configuração original, pelo que paga apenas o que utiliza.
• Fácil acessibilidade móvel: esta caraterística é típica de muitos PIMs baseados na nuvem.

Desvantagens dos PIMs baseados na nuvem

• A segurança dos dados é garantida pelo fornecedor: o armazenamento de dados sensíveis é um fator de risco, especialmente se os servidores forem partilhados com outros clientes. Torna-se mais fácil a pirataria informática, mesmo que os dados estejam encriptados.
• Menos personalização: a rápida implementação do PIM baseado na nuvem significa frequentemente que será uma solução pronta a utilizar que apenas se adapta parcialmente à sua empresa. E a sua equipa de TI interna muito provavelmente não poderá fazer nada a esse respeito.
• Custo-eficácia discutível a longo prazo: o custo total de propriedade pode acabar por ser igual ou mesmo superior ao de uma solução local dentro de 10 anos.

Portanto, a nuvem é boa, mas não é certamente uma panaceia.

Sistemas PIM locais

Os modelos locais são normalmente escolhidos para uma segurança mais forte, uma vez que mantém todos os dados nos seus próprios servidores, atrás da sua firewall. No entanto, é importante garantir que o fornecedor ou os seus especialistas em segurança internos conseguem gerir o elevado nível de segurança. Embora as soluções PIM no local possam envolver um período de implementação mais longo, também oferecem controlo total e personalização para satisfazer todas as suas necessidades comerciais.

Pode dar prioridade a determinados departamentos e organizar a formação dos funcionários conforme achar necessário. Os sistemas PIM no local têm geralmente um preço de licença único. Por isso, tem de investir mais no início mas, normalmente, os custos operacionais futuros são menores (apenas actualizações, suporte e formação).

Quanto às opções disponíveis no local, existem dois tipos principais de software: open-source e closed-source. É importante compreender a diferença antes de se decidir por um determinado fornecedor de PIM.

Vantagens dos PIMs locais

• A segurança dos dados está nas suas mãos: pode fazer tudo o que for necessário para proteger os seus dados sensíveis.
• Pode personalizar o sistema PIM e ter mais capacidades para o moldar às suas necessidades, especialmente se for de código aberto.
• Controla o processo de implementação da sua solução no local.

Desvantagens dos PIMs locais

• Os investimentos iniciais são maiores e mais arriscados.
• A personalização pode aumentar o tempo de implementação e causar inconvenientes quando o software é atualizado.
• O utilizador é responsável pela manutenção e atualização do sistema no local.

Baseado na nuvem vs. no local

Para resumir todas as vantagens e desvantagens, eis uma tabela de comparação rápida dos dois tipos de sistemas PIM.

De um modo geral, os PIMs baseados na nuvem proporcionam uma escalabilidade rentável e uma implementação rápida, enquanto que os PIMs no local oferecem uma segurança reforçada, uma personalização extensiva e um controlo total. A escolha depende de factores como o orçamento, as necessidades de personalização e o controlo pretendido, o que leva as empresas a avaliarem cuidadosamente as suas prioridades para tomarem uma decisão informada.

Existem também soluções de software baseadas na Web que oferecem a mesma funcionalidade, quer sejam implementadas no local ou na nuvem. Um exemplo disso é o software AtroPIM, em que os utilizadores não sentem diferenças funcionais entre as duas opções de implementação e o software funciona a partir de uma única versão de base com variações nos módulos, em vez de edições comunitárias ou empresariais distintas. Este facto sublinha a flexibilidade e uniformidade do AtroPIM em diferentes ambientes de implementação.

Sistemas de código aberto

Para que não haja dúvidas, "código aberto" não significa automaticamente "gratuito". Software de código aberto significa que a sua licença permite aos utilizadores o acesso ao código fonte. Podem inspecionar, modificar e melhorar o código. Com um PIM de código aberto, a sua equipa de desenvolvimento interna pode personalizá-lo e adicionar novas funcionalidades e integrações. Por exemplo, pode ligar certas plataformas de comércio eletrónico, ERPs, que não estejam na lista do seu fornecedor. Pode resolver problemas (embora isso também signifique que, muitas vezes, precisa de os resolver e não pode simplesmente dirigir-se ao fornecedor e obrigá-lo a tratar imediatamente de tudo).

Além disso, o software de código aberto tem normalmente uma grande comunidade, para além do apoio técnico normal. Em geral, o mundo está a avançar para a filosofia do software livre, embora não tão óbvia e rapidamente como para a nuvem. Exemplos de empresas de PIM de código aberto são a Akeneo, a AtroPIM e a PimCore.

Sistemas proprietários

As empresas proprietárias, ou de "fonte fechada", oferecem normalmente uma solução "pronta a utilizar". Se alguma vez precisar de funcionalidades adicionais, terá de esperar que o seu fornecedor as desenvolva, se é que o vai fazer. Por outro lado, pode achar que a funcionalidade original é suficiente.

Por falar em interoperabilidade com terceiros, é muito provável que consiga encontrar um fornecedor que forneça conectores para as plataformas, sistemas e ferramentas de que necessita, a menos que utilize algo muito invulgar. Uma grande vantagem do PIM proprietário é que não precisa de uma equipa de TI sofisticada, nem tem de escolher entre opções para personalizar o seu software. Em geral, é mais fácil de utilizar.

Adequar a tecnologia às necessidades da sua empresa

Os PIM são frequentemente designados como "a única fonte da verdade". No entanto, não existe uma receita única para a melhor solução. Para decidir qual o melhor tipo para a sua empresa, deve compreender os seus objectivos e analisar os planos da sua empresa para o futuro e as suas capacidades actuais. Lembre-se que a eficácia do sistema PIM para a sua organização depende da sua decisão.