We gaan ervan uit dat je, aangezien je de soorten PIM overweegt, al heel goed weet wat het is en hoe het werkt. U begrijpt waarschijnlijk ook dat een PIM-systeem uw problemen alleen kan oplossen als u het efficiënt gebruikt, in overeenstemming met de doelstellingen, en het op de juiste manier inzet. Alle werknemers van je bedrijf moeten leren werken met het systeem dat je kiest.

Cloudgebaseerde PIM-systemen

Alles verhuist naar de cloud en Product Information Management is daarop geen uitzondering. De afgelopen tien jaar heeft cloudsoftware de markt veroverd. Wanneer al uw gegevens bij de leverancier worden opgeslagen, biedt dit aanzienlijke voordelen, maar ook een aantal belangrijke zorgen.

Cloud-gebaseerde oplossingen staan bekend om hun grotere flexibiliteit, schaalbaarheid en mobiliteit. Ook de lagere instapkosten zijn erg aantrekkelijk. Voor veel bedrijven, vooral middelgrote en kleine bedrijven, klinken voorspelbare maandelijkse of jaarlijkse betalingen veel beter dan investeren in infrastructuur en personeel. Je hoeft geen hardware en software te kopen en operationele mensen in te huren. Daarnaast met automatische updates en hoef je je geen zorgen te maken over de veroudering van je apparatuur en programma's. In wezen zoek je gewoon de juiste leverancier en laat je alles voor je doen. De implementatie neemt minder tijd in beslag.

Nu is het duidelijk waarom de cloud zo populair is. Het wordt echter nog steeds als minder veilig beschouwd, ondanks aanhoudende pogingen om dit probleem op te lossen. Ook kunnen kant-en-klare, kant-en-klare oplossingen nooit volledig voldoen aan alle behoeften van uw bedrijf. Zelfs als maatwerk mogelijk is, zult u zich tot uw leverancier moeten wenden voor deze aanpassingen.

Enkele populaire cloudgebaseerde PIM-systemen zijn Plytix, EssentialPIM, Salsify en Akeneo Cloud Edition.

Voordelen van cloudgebaseerde PIM's

• Lage initiële investeringen: pay-as-you-go model, voorspelbare uitgaven na verloop van tijd.
• Snellere implementatie: het kost aanzienlijk minder tijd om cloud-gebaseerde oplossingen te implementeren en in gebruik te nemen.
• Schaalbaarheid: als de vraag naar uw bedrijf toeneemt, kunt u eenvoudig schalen. Als de vraag afneemt, ga je terug naar je oorspronkelijke configuratie, dus je betaalt alleen voor wat je gebruikt.
• Eenvoudige mobiele toegankelijkheid: deze functie is typerend voor veel cloudgebaseerde PIM's.

Nadelen van cloudgebaseerde PIM's

• Gegevensbeveiliging wordt gegarandeerd door de leverancier: het opslaan van gevoelige gegevens is een risicofactor, vooral als de servers gedeeld worden met andere klanten. Dit maakt het gemakkelijker om te hacken, zelfs als de gegevens versleuteld zijn.
• Minder maatwerk: een snelle implementatie van cloudgebaseerde PIM betekent vaak dat het een kant-en-klare oplossing is die slechts gedeeltelijk bij uw bedrijf past. En uw interne IT-team kan er waarschijnlijk niets aan doen.
• Twijfelachtige kostenefficiëntie op de lange termijn: de totale eigendomskosten kunnen over 10 jaar even hoog of zelfs hoger uitvallen dan die van een on-premise oplossing.

De cloud is dus goed, maar het is zeker geen wondermiddel.

On-premise PIM-systemen

On-premise modellen worden meestal gekozen voor sterkere beveiliging omdat u alle gegevens op uw eigen servers onderhoudt, achter uw firewall. Het is echter belangrijk om ervoor te zorgen dat de leverancier of uw interne beveiligingsexperts het hoge beveiligingsniveau kunnen beheren. Hoewel on-premise PIM oplossingen misschien een langere implementatie periode met zich meebrengen, bieden ze ook volledige controle en personalisatie om aan al uw bedrijfsbehoeften te voldoen.

U kunt prioriteit geven aan bepaalde afdelingen en de training van medewerkers regelen zoals u dat nodig vindt. On-premise PIM-systemen zijn over het algemeen geprijsd voor een eenmalige licentie. In het begin moet je dus meer investeren, maar meestal zijn de verdere operationele kosten lager (alleen updates, ondersteuning en training).

Wat betreft de beschikbare on-premise opties, zijn er twee hoofdtypen software: open-source en closed-source. Het is belangrijk om het verschil te begrijpen voordat je voor een bepaalde PIM-provider kiest.

Voordelen van lokale PIM's

• Gegevensbeveiliging ligt in uw handen: u kunt doen wat nodig is om uw gevoelige gegevens te beschermen.
• U kunt het PIM-systeem aanpassen en hebt meer mogelijkheden om het aan uw behoeften aan te passen, vooral als het open-source is.
• Je hebt de controle over het implementatieproces van je on-premise oplossing.

Nadelen van lokale PIM's

• Investeringen vooraf zijn groter en riskanter.
• Aanpassingen kunnen de implementatietijd verlengen en ongemakken veroorzaken wanneer de software wordt bijgewerkt.
• Je bent verantwoordelijk voor het onderhouden en updaten van het on-premise systeem.

Cloud-gebaseerd vs on-premise

Om alle voor- en nadelen op een rijtje te zetten, volgt hier een korte vergelijkingstabel van beide soorten PIM-systemen.

In het algemeen bieden cloud-gebaseerde PIM's kosteneffectieve schaalbaarheid en snelle implementatie, terwijl on-premise - verhoogde beveiliging en uitgebreide aanpassingsmogelijkheden bieden, en volledige controle. De keuze hangt af van factoren zoals budget, aanpassingsbehoeften en gewenste controle, waardoor bedrijven hun prioriteiten zorgvuldig moeten beoordelen voor een weloverwogen beslissing.

Er zijn ook webgebaseerde softwareoplossingen die dezelfde functionaliteit bieden, of ze nu op locatie of in de cloud worden gebruikt. Een voorbeeld hiervan is AtroPIM software waar gebruikers geen functionele verschillen ervaren tussen de twee implementatieopties en de software werkt vanuit één basisversie met variaties in modules in plaats van verschillende Community of Enterprise Edities. Dit onderstreept de flexibiliteit en uniformiteit van AtroPIM in verschillende implementatieomgevingen.

Open source systemen

Voor het geval dat, "open source" betekent niet automatisch "gratis". Open source software betekent dat de licentie gebruikers toegang geeft tot de broncode. Ze kunnen het inspecteren, wijzigen en verbeteren. Met open source PIM kan je interne ontwikkelteam het personaliseren en nieuwe functies en integraties toevoegen. Je kunt bijvoorbeeld bepaalde e-commerce platforms of ERP's aansluiten die niet op de lijst van je leverancier staan. Je kunt problemen oplossen (hoewel, het betekent ook dat je het vaak zelf moet oplossen en niet gewoon naar de leverancier kunt gaan en zorgen dat ze onmiddellijk alles klaar hebben).

Ook heeft open-source software meestal een grote gemeenschap naast de standaard technische ondersteuning. Over het algemeen beweegt de wereld zich in de richting van een open-source filosofie, hoewel niet zo duidelijk en snel als naar de cloud. Voorbeelden van open-source PIM bedrijven zijn Akeneo, AtroPIM, en PimCore.

Bedrijfseigen systemen

Propriëtaire, of "closed-source" bedrijven bieden meestal een "out-of-the-box" oplossing. Als je ooit extra functies nodig hebt, zul je moeten wachten tot je leverancier die ontwikkelt, als dat al gebeurt. Aan de andere kant kan het zijn dat je de oorspronkelijke functionaliteit voldoende vindt.

Over interoperabiliteit met derden gesproken, het is zeer waarschijnlijk dat je een leverancier kunt vinden die connectoren levert voor de platformen, systemen en tools die je nodig hebt, tenzij je iets heel ongebruikelijks gebruikt. Een groot voordeel van propriëtaire PIM is dat je geen geavanceerd IT-team nodig hebt, je hoeft niet te kiezen tussen opties om je software aan te passen. Over het algemeen is het gemakkelijker te gebruiken.

Stem de technologie af op uw bedrijfsbehoeften

PIM's worden vaak "de enige bron van waarheid" genoemd. Toch is er niet één recept voor de beste oplossing. Om te beslissen welk type beter is voor uw bedrijf, moet u uw doelstellingen begrijpen en uw bedrijfsplannen voor de toekomst en huidige mogelijkheden analyseren. Vergeet niet dat de effectiviteit van het PIM-systeem voor uw organisatie afhangt van uw beslissing.