No mundo digital, devem ser fornecidos dados fiáveis e válidos, tanto dentro de uma empresa como entre empresas. Um dos principais problemas com o intercâmbio de dados é a falta de estrutura e a baixa qualidade dos dados mestre de itens fornecidos. Isto deve-se ao facto de os dados nem sempre serem trocados em formatos Excel ou através de interfaces entre vários sistemas; continuam a ser enviados PDFs ou mesmo documentos em papel. Se os dados do produto não forem armazenados digitalmente, o retalhista tem de os introduzir manualmente no seu sistema. Isto resulta em muito trabalho e numa elevada taxa de erro, o que tem um impacto negativo na qualidade dos dados mestre do produto.

O que são dados mestre?

Os dados principais são dados que contêm informações básicas sobre objectos operacionalmente relevantes (por exemplo, clientes, fornecedores, produtos) e que são alterados com relativa raridade. Por conseguinte, são relativamente estáticos. Esses dados podem ser a identificação, a designação, o endereço, o nome, a data de fundação, o correio eletrónico, o número de telefone, o código postal, etc. Estes dados não são actualizados regularmente, mas sim periodicamente.

Os dados mestre são diferentes dos dados de transação e de inventário. Os dados de transação são dados sobre encomendas, ordens de compra, pagamentos, lembretes, etc. Estes dados estão em constante movimento. Estes dados estão em constante movimento - estão constantemente a ser registados novos registos de dados. Os dados de transação criam a base para os dados de inventário, uma vez que estes se alteram à medida que os dados de transação são processados. As existências são um bom exemplo disto.

O que são dados mestre de item?

Os dados mestre do item são informações básicas sobre um item, ou seja, dados que caracterizam um produto a longo prazo. Estes dados podem ser complementados ao longo do tempo, mas só raramente são alterados (por exemplo, para corrigir erros). O mestre de itens contém informações sobre todos os itens que uma empresa adquire ou fabrica, armazena e vende. Esta informação é armazenada em registos mestre de itens individuais para cada item. Esse registro de dados contém todas as informações necessárias para identificar o produto posteriormente no catálogo, por exemplo, ao fazer um pedido.

Os dados mestre do item contêm várias informações, desde o número de identificação global do produto GTIN até preços, propriedades, imagens do produto, etc. Isto inclui todos os dados relevantes para as vendas. Isto inclui todos os dados relevantes para as vendas do respetivo item, incluindo dados para escrever ofertas e exibir produtos em sítios Web, em catálogos de produtos ou em aplicações.

Os dados mestre do item incluem informações como as seguintes:

• Dados básicos (nome do item, número EAN, dimensões, dados técnicos, descrição, suportes como imagens ou vídeos do produto);
• Dados logísticos (prazo de entrega, país ou empresa de origem, tamanho da embalagem);
• Dados de compra (preço de compra)/venda (nível de stock, preço de venda), etc.

Os dados mestre de artigos actualizados são frequentemente armazenados num sistema ERP e constituem a base de todos os processos de gestão de mercadorias.

Desafios e benefícios da gestão de dados mestre de itens

A procura de dados mestre de artigos fiáveis está em constante crescimento. As razões para tal são as novas normas, as alterações legais, a elevada procura de informação por parte dos consumidores, etc. A gestão dos dados mestre de artigos é utilizada para otimizar o processo empresarial. Tem dois objectivos: aumentar a qualidade dos dados e garantir a disponibilidade dos dados mestre de artigos.

Por um lado, a gestão de dados mestre de artigos apresenta constantemente novos desafios às empresas. O maior desafio é otimizar e manter os dados dos artigos ao longo de toda a cadeia de valor, uma vez que os dados têm de cumprir os requisitos legais e operacionais.

A gestão de dados mestre de artigos pode ter lugar num sistema separado, como um sistema PIM ou um sistema MDM, e geralmente oferece várias vantagens ao utilizador:

• Redução do esforço e dos custos de manutenção,
• Os dados são simplesmente transferidos e importados para uma fonte de dados central,
• Os erros nos dados mestre de itens e nos processos subsequentes são minimizados
• A qualidade dos dados aumenta à medida que a transferência manual de dados é eliminada
• a colaboração com parceiros comerciais é optimizada
• novos artigos podem ser facilmente criados ou importados em qualquer altura.

Qual o papel da qualidade dos dados mestre do item?

Estudos indicam que quase 50% das empresas ainda mantêm os seus dados de artigos distribuídos por vários sistemas. Isto significa que o maior problema na obtenção de informações sobre os artigos é o elevado volume de trabalho envolvido na sincronização dos dados. O esforço envolvido aumenta enormemente, especialmente quando existem várias fontes e diferentes formatos de qualidade igualmente diferente. O fornecimento de dados mestre de itens actualizados e de alta qualidade é um pré-requisito crucial para processos comerciais eficientes dentro e entre empresas. Se a qualidade for fraca, o intercâmbio de dados será problemático, propenso a erros e moroso.

Exemplos de má qualidade são os erros nos dados do cadastro do item (como peso incorreto, dimensões incorrectas) ou conteúdo incompleto (descrição técnica incompleta do produto, preços desactualizados). Tudo isto pode resultar em custos elevados para a empresa. Por conseguinte, é importante para uma empresa criar um padrão de qualidade ao qual todos aderem. Todos estes problemas podem ser resolvidos com a introdução de um sistema PIM.

Conclusão

Válidos, completos e digitais - é assim que os dados mestre dos artigos devem ser mantidos, uma vez que constituem uma parte essencial de muitos processos empresariais. Os dados qualitativos tornam a comunicação digital com parceiros comerciais e consumidores mais fácil, mais rápida e mais informativa. Os retalhistas têm acesso a dados de artigos actualizados e podem introduzi-los automaticamente nos seus sistemas através de interfaces. A análise da qualidade dos dados mestre ietm existentes e a sua melhoria através da gestão de dados mestre entre empresas está a tornar-se um fator crítico de sucesso.