En el mundo digital, es necesario proporcionar datos fiables y válidos tanto dentro de una empresa como entre empresas. Uno de los principales problemas del intercambio de datos es la falta de estructura y la baja calidad de los datos maestros de artículos proporcionados. Esto se debe a que los datos no siempre se intercambian en formato Excel o a través de interfaces entre varios sistemas; se siguen enviando archivos PDF o incluso documentos en papel. Si los datos del producto no se almacenan digitalmente, el minorista tiene que introducirlos manualmente en su sistema. Esto supone mucho trabajo y una elevada tasa de error, lo que repercute negativamente en la calidad de los datos maestros de los productos.

¿Qué son los datos maestros?

Los datos maestros son datos que contienen información básica sobre objetos relevantes desde el punto de vista operativo (por ejemplo, clientes, proveedores, productos) y que se modifican con relativa poca frecuencia. Por lo tanto, son relativamente estáticos. Estos datos pueden ser el DNI, la designación, la dirección, el nombre, la fecha de fundación, el correo electrónico, el número de teléfono, el código postal, etc. Estos datos no se actualizan con regularidad, sino periódicamente.

Los datos maestros difieren de los datos de transacciones y de inventario. Los datos de transacciones son datos sobre pedidos, órdenes de compra, pagos, recordatorios, etc. Estos datos están en constante movimiento. Estos datos están en constante movimiento: constantemente se registran nuevos registros de datos. Los datos de transacciones crean la base de los datos de inventario, ya que éstos cambian a medida que se procesan los datos de transacciones. Las existencias son un buen ejemplo de ello.

¿Qué son los datos maestros de artículos?

Los datos maestros de artículos son información básica sobre un artículo, es decir, datos que caracterizan un producto a largo plazo. Puede completarse con el tiempo, pero sólo se modifica en contadas ocasiones (por ejemplo, para corregir errores). El maestro de artículos contiene información sobre todos los artículos que una empresa adquiere o fabrica, almacena y vende. Esta información se almacena en registros maestros de artículos individuales para cada artículo. Este registro de datos contiene toda la información necesaria para identificar el producto posteriormente en el catálogo, por ejemplo, al realizar un pedido.

Los datos maestros del artículo contienen diversa información, desde el número de identificación global del producto GTIN hasta precios, propiedades, imágenes del producto, etc. Esto incluye todos los datos relevantes para la venta. Esto incluye todos los datos relevantes para la venta del artículo correspondiente, incluidos los datos para redactar ofertas y mostrar productos en sitios web, en catálogos de productos o en aplicaciones.

Los datos maestros del artículo incluyen información como esta:

• Datos básicos (nombre del artículo, número EAN, dimensiones, datos técnicos, descripción, medios como imágenes o vídeos del producto);
• Datos logísticos (plazo de entrega, país o empresa de origen, tamaño del embalaje);
• Datos de compra (precio de compra)/venta (nivel de existencias, precio de venta), etc.

Los datos maestros de los artículos suelen almacenarse en un sistema ERP y constituyen la base de todos los procesos de gestión de mercancías.

Retos y ventajas de la gestión de datos maestros de artículos

La demanda de datos maestros de artículos fiables crece constantemente. Las razones son las nuevas normas, los cambios legales, la gran demanda de información por parte de los consumidores, etc. La gestión de datos maestros de artículos se utiliza para optimizar el proceso empresarial. Tiene dos objetivos: aumentar la calidad de los datos y garantizar la disponibilidad de los datos maestros de artículos.

Por un lado, la gestión de datos maestros de artículos plantea constantemente nuevos retos a las empresas. El mayor reto es optimizar y mantener los datos de los artículos a lo largo de toda la cadena de valor, ya que los datos deben cumplir los requisitos legales y operativos.

La gestión de datos maestros de artículos puede realizarse en un sistema independiente, como un sistema PIM o un sistema MDM, y suele ofrecer varias ventajas al usuario:

• Reducción del esfuerzo y los costes de mantenimiento,
• Los datos se transfieren e importan de forma sencilla a una fuente de datos central,
• se minimizan los errores en los datos maestros de artículos y en los procesos posteriores
• la calidad de los datos aumenta al eliminarse la transferencia manual de datos
• se optimiza la colaboración con los socios comerciales
• se pueden crear o importar fácilmente nuevos artículos en cualquier momento.

¿Qué papel desempeña la calidad de los datos maestros de los artículos?

Estudios indican que casi el 50% de las empresas siguen manteniendo sus datos de artículos distribuidos en varios sistemas. Esto significa que el mayor problema a la hora de obtener información sobre los artículos es la gran cantidad de trabajo que supone sincronizar los datos. El esfuerzo que supone aumenta enormemente, sobre todo cuando existen varias fuentes y distintos formatos de calidad igualmente diferente. El suministro de datos maestros de artículos actualizados y de alta calidad es un requisito previo crucial para la eficacia de los procesos empresariales dentro de las empresas y entre ellas. Si la calidad es deficiente, el intercambio de datos será problemático, propenso a errores y lento.

Ejemplos de mala calidad son los errores en los datos maestros de los artículos (como peso incorrecto, dimensiones incorrectas) o contenido incompleto (descripción técnica del producto incompleta, precios desactualizados). Todo ello puede suponer costes elevados para la empresa. Por lo tanto, es importante que una empresa cree una norma de calidad a la que todos se adhieran. Todos estos problemas pueden resolverse con la introducción de un sistema PIM.

Conclusión

Válidos, completos y digitales: así deben mantenerse los datos maestros de los artículos, ya que forman parte esencial de muchos procesos empresariales. Los datos cualitativos hacen que la comunicación digital con los socios comerciales y los consumidores sea más fácil, rápida e informativa. Los minoristas tienen acceso a datos actualizados sobre los artículos y pueden introducirlos automáticamente en sus sistemas mediante interfaces. El análisis de la calidad de los datos maestros de artículos existentes y su mejora mediante la gestión de datos maestros interempresariales se está convirtiendo en un factor crítico de éxito.