Nel mondo digitale è necessario fornire dati affidabili e validi sia all'interno di un'azienda che tra aziende diverse. Uno dei problemi principali dello scambio di dati è la mancanza di struttura e la bassa qualità dei dati anagrafici degli articoli forniti. Il motivo è che i dati non vengono sempre scambiati in formato Excel o tramite interfacce tra più sistemi; vengono ancora inviati PDF o addirittura documenti in formato cartaceo. Se i dati dei prodotti non sono archiviati in formato digitale, il rivenditore deve inserirli manualmente nel proprio sistema. Questo comporta molto lavoro e un alto tasso di errori, con un impatto negativo sulla qualità dei dati anagrafici dei prodotti.

Cosa sono i dati anagrafici?

I dati anagrafici sono dati che contengono informazioni di base su oggetti rilevanti dal punto di vista operativo (ad esempio, clienti, fornitori, prodotti) e vengono modificati relativamente di rado. Sono quindi relativamente statici. Tali dati possono essere ID, denominazione, indirizzo, nome, data di fondazione, e-mail, numero di telefono, codice postale, ecc. Questi dati non vengono aggiornati regolarmente, ma periodicamente.

I dati anagrafici si distinguono dai dati di transazione e di inventario. I dati di transazione sono dati relativi a ordini, ordini di acquisto, pagamenti, solleciti, ecc. Questi dati sono in continuo movimento. Questi dati sono in continuo movimento: vengono registrati costantemente nuovi record di dati. I dati delle transazioni creano la base per i dati dell'inventario, che cambiano man mano che i dati delle transazioni vengono elaborati. Le scorte sono un buon esempio.

Cosa sono i dati anagrafici degli articoli?

I dati anagrafici degli articoli sono informazioni di base su un articolo, cioè dati che caratterizzano un prodotto a lungo termine. Possono essere integrate nel tempo, ma solo raramente modificate (ad esempio per correggere errori). L'anagrafica articoli contiene informazioni su tutti gli articoli che un'azienda acquista o produce, immagazzina e vende. Queste informazioni sono memorizzate in record anagrafici individuali per ciascun articolo. Questo record di dati contiene tutte le informazioni necessarie per identificare il prodotto in un secondo momento nel catalogo, ad esempio quando si effettua un ordine.

I dati anagrafici dell'articolo contengono varie informazioni, dal numero di identificazione globale del prodotto GTIN ai prezzi, alle proprietà, alle immagini del prodotto, ecc. Comprende tutti i dati rilevanti per la vendita. Sono inclusi tutti i dati rilevanti per la vendita del rispettivo articolo, compresi i dati per la redazione di offerte e la visualizzazione dei prodotti sui siti web, nei cataloghi di prodotti o nelle app.

I dati anagrafici dell'articolo includono informazioni come queste:

• Dati di base (nome dell'articolo, numero EAN, dimensioni, dati tecnici, descrizione, supporti come immagini o video del prodotto);
• Dati logistici (tempi di consegna, paese o azienda di origine, dimensioni dell'imballaggio);
• Dati di acquisto (prezzo di acquisto)/vendita (livello delle scorte, prezzo di vendita), ecc.

I dati anagrafici degli articoli sono spesso archiviati in un sistema ERP e costituiscono la base per tutti i processi di gestione della merce.

Sfide e vantaggi della gestione dei dati anagrafici degli articoli

La richiesta di dati anagrafici affidabili è in costante crescita. I motivi sono i nuovi standard, le modifiche legislative, l'elevata richiesta di informazioni da parte dei consumatori, ecc. La gestione dei dati anagrafici degli articoli viene utilizzata per ottimizzare il processo aziendale. Ha due obiettivi: aumentare la qualità dei dati e garantire la disponibilità dei dati anagrafici degli articoli.

Da un lato, la gestione dei dati anagrafici degli articoli pone le aziende di fronte a nuove sfide. La sfida più grande è quella di ottimizzare e mantenere i dati degli articoli lungo l'intera catena del valore, poiché i dati devono essere conformi ai requisiti legali e operativi.

La gestione dei dati anagrafici degli articoli può avvenire in un sistema separato, come un sistema PIM o un sistema MDM, e in genere offre diversi vantaggi agli utenti:

• Riduzione dell'impegno e dei costi di manutenzione,
• I dati vengono semplicemente trasferiti e importati in una fonte di dati centrale,
• gli errori nei dati anagrafici degli articoli e nei processi successivi sono ridotti al minimo
• La qualità dei dati aumenta grazie all'eliminazione del trasferimento manuale dei dati.
• la collaborazione con i partner commerciali è ottimizzata
• è possibile creare o importare facilmente nuovi articoli in qualsiasi momento.

Che ruolo ha la qualità dei dati anagrafici degli articoli?

Studi indicano che quasi il 50% delle aziende conserva ancora i dati degli articoli distribuiti su diversi sistemi. Ciò significa che il problema principale nell'ottenere informazioni sugli articoli è l'elevata quantità di lavoro necessaria per sincronizzare i dati. L'impegno aumenta enormemente, soprattutto quando ci sono diverse fonti e diversi formati di qualità altrettanto diversa. La disponibilità di dati anagrafici degli articoli aggiornati e di alta qualità è un prerequisito fondamentale per l'efficienza dei processi aziendali all'interno e tra le aziende. Se la qualità è scarsa, lo scambio di dati sarà problematico, soggetto a errori e a tempi lunghi.

Esempi di scarsa qualità sono gli errori nei dati anagrafici degli articoli (ad esempio, peso o dimensioni errati) o i contenuti incompleti (descrizione tecnica del prodotto incompleta, prezzi non aggiornati). Tutto ciò può comportare costi elevati per l'azienda. È quindi importante per un'azienda creare uno standard di qualità a cui tutti si attengano. Tutti questi problemi possono essere risolti con l'introduzione di un sistema PIM.

Conclusione

Validi, completi e digitali: ecco come dovrebbero essere mantenuti i dati anagrafici degli articoli, che costituiscono una parte essenziale di molti processi aziendali. I dati qualitativi rendono la comunicazione digitale con i partner commerciali e i consumatori più semplice, veloce e informativa. I rivenditori hanno accesso a dati aggiornati sugli articoli e possono inserirli automaticamente nei loro sistemi grazie alle interfacce. L'analisi della qualità dei dati anagrafici degli articoli esistenti e il loro miglioramento attraverso la gestione dei dati anagrafici interaziendali sta diventando un fattore critico di successo.