In de digitale wereld moeten betrouwbare en geldige gegevens worden geleverd, zowel binnen een bedrijf als tussen bedrijven onderling. Een van de grootste problemen bij gegevensuitwisseling is het gebrek aan structuur en de lage kwaliteit van de geleverde artikelstamgegevens. De reden hiervoor is dat gegevens niet altijd worden uitgewisseld in Excel-formaten of via interfaces tussen meerdere systemen; er worden nog steeds PDF's of zelfs documenten op papier verstuurd. Als de productgegevens niet digitaal zijn opgeslagen, moet de retailer ze handmatig in zijn systeem invoeren. Dit leidt tot veel werk en een hoog foutenpercentage, wat een negatieve invloed heeft op de kwaliteit van de productstamgegevens.

Wat zijn stamgegevens?

Masterdata zijn gegevens die basisinformatie bevatten over operationeel relevante objecten (bijv. klanten, leveranciers, producten) en die relatief zelden worden gewijzigd. Ze zijn dus relatief statisch. Dergelijke gegevens zijn bijvoorbeeld ID, benaming, adres, naam, oprichtingsdatum, e-mail, telefoonnummer, postcode, enz. Deze gegevens worden niet regelmatig bijgewerkt, maar periodiek.

Stamgegevens verschillen van transactie- en voorraadgegevens. Transactiegegevens zijn gegevens over bestellingen, inkooporders, betalingen, herinneringen, enz. Deze gegevens zijn voortdurend in beweging. Deze gegevens zijn voortdurend in beweging - er worden voortdurend nieuwe gegevensrecords vastgelegd. De transactiegegevens vormen de basis voor de voorraadgegevens, omdat deze veranderen naarmate de transactiegegevens worden verwerkt. Voorraad is hier een goed voorbeeld van.

Wat zijn artikelstamgegevens?

Stamgegevens zijn basisgegevens over een artikel, d.w.z. gegevens die een product op lange termijn karakteriseren. Deze kan in de loop van de tijd worden aangevuld, maar slechts zelden worden gewijzigd (bijvoorbeeld om fouten te corrigeren). De artikelstam bevat informatie over alle artikelen die een bedrijf inkoopt of produceert, opslaat en verkoopt. Deze informatie wordt opgeslagen in individuele item master records voor elk item. Deze dataset bevat alle informatie die nodig is om het product later in de catalogus te identificeren, bijvoorbeeld bij het plaatsen van een bestelling.

De artikelstamgegevens bevatten verschillende informatie, van het Global Product Identification Number GTIN tot prijzen, eigenschappen, productafbeeldingen, enz. Dit omvat alle verkooprelevante gegevens. Dit omvat alle verkooprelevante gegevens voor het betreffende artikel, inclusief gegevens voor het schrijven van aanbiedingen en het weergeven van producten op websites, in productcatalogi of in apps.

De artikelstamgegevens bevatten informatie zoals deze:

• Basisgegevens (artikelnaam, EAN-nummer, afmetingen, technische gegevens, beschrijving, media zoals productafbeeldingen of video's);
• Logistieke gegevens (levertijd, land of bedrijf van herkomst, verpakkingsgrootte);
• Inkoopgegevens (inkoopprijs)/verkoop (voorraadniveau, verkoopprijs), enz.

Onderhouden artikelstamgegevens worden vaak opgeslagen in een ERP-systeem en vormen de basis voor alle merchandise managementprocessen.

Uitdagingen en voordelen van artikelstamgegevens data management

De vraag naar betrouwbare artikelstamgegevens neemt voortdurend toe. De redenen hiervoor zijn nieuwe standaarden, wettelijke veranderingen, de grote vraag van consumenten naar informatie, enzovoort. Artikelstamgegevens management wordt gebruikt om het bedrijfsproces te optimaliseren. Het heeft twee doelen: de kwaliteit van de gegevens verhogen en de beschikbaarheid van de artikelstamgegevens garanderen.

Aan de ene kant stelt artikelstamgegevens management bedrijven voortdurend voor nieuwe uitdagingen. De grootste uitdaging is het optimaliseren en onderhouden van artikelgegevens in de hele waardeketen, omdat de gegevens moeten voldoen aan wettelijke en operationele vereisten.

Het beheer van artikelstamgegevens kan plaatsvinden in een apart systeem zoals een PIM-systeem of een MDM-systeem en biedt over het algemeen verschillende gebruikersvoordelen:

• Vermindering van onderhoudsinspanningen en -kosten,
• De gegevens worden eenvoudig overgedragen en geïmporteerd in een centrale gegevensbron,
• fouten in artikelstamgegevens en daaropvolgende processen worden geminimaliseerd
• de kwaliteit van de gegevens neemt toe omdat handmatige gegevensoverdracht niet meer nodig is
• de samenwerking met zakelijke partners wordt geoptimaliseerd
• nieuwe artikelen kunnen op elk moment eenvoudig worden aangemaakt of geïmporteerd.

Welke rol speelt de kwaliteit van artikelstamgegevens?

Studies geven aan dat bijna 50% van de bedrijven hun artikelgegevens nog steeds verspreid over verschillende systemen bewaren. Dit betekent dat het grootste probleem bij het verkrijgen van artikelgegevens de grote hoeveelheid werk is die het synchroniseren van de gegevens met zich meebrengt. De inspanning neemt enorm toe, vooral als er meerdere bronnen en verschillende formaten van even verschillende kwaliteit zijn. Het aanleveren van hoogwaardige en actuele artikelstamgegevens is een cruciale voorwaarde voor efficiënte bedrijfsprocessen binnen en tussen bedrijven. Als de kwaliteit slecht is, zal gegevensuitwisseling problematisch, foutgevoelig en tijdrovend zijn.

Voorbeelden van slechte kwaliteit zijn fouten in de artikelstamgegevens (zoals onjuist gewicht, onjuiste afmetingen) of onvolledige inhoud (onvolledige technische productbeschrijving, verouderde prijzen). Dit alles kan leiden tot hoge kosten voor het bedrijf. Het is daarom belangrijk voor een bedrijf om een kwaliteitsstandaard te creëren waar iedereen zich aan houdt. Al deze problemen kunnen worden opgelost met de introductie van een PIM-systeem.

Conclusie

Geldig, volledig en digitaal - dit is hoe stamgegevens van artikelen moeten worden onderhouden, omdat ze een essentieel onderdeel vormen van veel bedrijfsprocessen. Kwalitatieve gegevens maken digitale communicatie met zakenpartners en consumenten eenvoudiger, sneller en informatiever. Retailers hebben toegang tot actuele artikelgegevens en kunnen deze via interfaces automatisch in hun systemen invoeren. De analyse van de kwaliteit van bestaande artikelstamgegevens en de verbetering ervan door middel van bedrijfsoverschrijdend beheer van stamgegevens wordt een kritieke succesfactor.