In der digitalen Welt müssen zuverlässige und valide Daten sowohl innerhalb eines Unternehmens als auch unternehmensübergreifend bereitgestellt werden. Eines der Hauptprobleme des Datenaustauschs ist die mangelnde Struktur und niedrige Qualität der bereitgestellten Artikelstammdaten. Der Grund dafür ist, dass der Datenaustausch nicht immer in Excel-Formaten oder mittels Schnittstellen über mehrere Systeme stattfindet, es werden immer noch PDFs versendet oder sogar Dokumente in Papierform verschickt. Wenn dabei die Produktdaten nicht digital gespeichert sind, muss der Händler diese manuell in sein System eingeben. Als Folge bringt das einen großen Arbeitsaufwand und eine hohe Fehlerquote mit sich, was sich schlecht auf die Artikelstammdatenqualität auswirkt.

Was sind Stammdaten?

Stammdaten sind Daten, die Grundinformationen über betrieblich relevante Objekte (wie z.B. Kunden, Lieferanten, Produkte) enthalten und relativ selten verändert werden. Deshalb sind diese relativ statisch. Deratige Daten könnten sein: ID, Bezeichnung, Adresse, Name, Gründungsdatum, E-Mail, Telefonnummer, Postleitzahl, etc. Diese Daten werden nicht regelmäßig, sondern periodisch aktualisiert.

Die Stammdaten unterscheiden sich von Bewegungs- und Bestandsdaten. Bei den Bewegungsdaten handelt es sich um die Daten zu Aufträgen, Bestellungen, Zahlungen, Mahnungen etc. Diese Daten sind in ständiger Bewegung – kontinuierlich werden neue Datensätze erfasst. Die Bewegungsdaten schaffen die Grundlage für die Bestandsdaten, denn diese verändern sich, indem die Bewegungsdaten verarbeitet werden. Lagerbestand wäre hierfür ein gutes Beispiel.

Was sind Artikelstammdaten?

Artikelstammdaten sind Grundinformationen über einen Artikel, d.h. Daten, die ein Produkt langfristig charakterisieren. Diese können mit der Zeit ergänzt, aber nur selten verändert werden (z.B. um die Fehler zu korrigieren). Der Artikelstamm enthält Informationen zu allen Artikeln, die ein Unternehmen beschafft oder herstellt, lagert und verkauft. Diese Informationen werden in einzelnen Artikelstammsätzen zum jeweiligen Artikel gespeichert. Dieser Datensatz enthält alle erforderlichen Informationen, um das Produkt später im Katalog zu identifizieren. z.B. bei einer Bestellung.

Die Artikelstammdaten beinhalten verschiedene Informationen von der Globalen Artikelidentifikationsnummer GTIN bis hin zu Preisen, Eigenschaften, Produktbildern etc. Dazu zählen alle vertriebsrelevante Daten zum jeweiligen Artikel inkl. Daten, um Angebote zu schreiben und Produkte auf Webseiten, in Produktkatalogen oder in Apps darzustellen.

Zu den Artikelstammdaten gehören unter anderem solche Informationen:

• Grunddaten (Artikelbezeichnung, EAN-Nummer, Maße, technische Daten, Beschreibung, Medien wie Produktbilder oder Videos);
• Logistikdaten (Lieferzeit, Herkunftsland bzw. Herkunftsunternehmen, Verpackungsgröße);
• Einkaufdaten (Einkaufspreis)/Verkauf (Lagerbestand, Verkaufspreis), etc.

Gepflegte Artikelstammdaten werden oft in einer WaWi oder einem ERP-System abgespeichert und bilden die Grundlage für alle warenwirtschaftlichen Prozesse.

Herausforderungen und Nutzen eines Artikelstammdatenmanagements

Die Nachfrage nach betriebssicheren Artikelstammdaten wächst ständig. Gründe dafür sind neue Standards, rechtliche Änderungen, hoher Informationsbedarf der Konsumenten usw. Um den Geschäftsprozess zu optimieren, wird das Artikelstammdatenmanagement benutzt. Es verfolgt zwei Ziele: die Datenqualität zu steigern und die Verfügbarkeit der Artikelstammdaten sicherzustellen.

Einerseits stellt das Artikelstammdatenmanagement die Unternehmen immer wieder vor neue Herausforderungen. Die größte Herausforderung ist es, die Artikeldaten entlang der gesamten Wertschöpfungskette zu optimieren und zu pflegen, denn die Daten müssen den rechtlichen sowie betrieblichen Anforderungen entsprechen.

Artikelstammdatenmanagement kann in einem separaten System wie ein PIM-System oder ein MDM-System erfolgen und bietet im Allgemeinen mehrere Nutzervorteile an:

• Reduzierung des Pflegeaufwandes und der Kosten,
• die Daten werden einfach übernommen und in eine zentrale Datenquelle importiert,
• Fehler bei Artikelstammdaten und Folgeprozessen werden minimiert
• die Datenqualität steigt, da die manuelle Datenübertragung ausgeschlossen wird,
• die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern wird optimiert
• neue Artikel können jederzeit problemlos erstellt oder importiert werden.

Welche Rolle spielt die Artikelstammdatenqualität?

Untersuchungen weisen darauf hin, dass knapp 50% der Unternehmen ihre Artikeldaten immer noch verteilt über mehrere Systeme pflegen. Dadurch ist das größte Problem bei der Beschaffung der Artikelinformationen der hohe Arbeitsaufwand zur Synchronisierung der Daten. Besonders bei mehreren Quellen und unterschiedlichen Formaten in ebenso unterschiedlicher Qualität steigt der Aufwand enorm. Die Bereitstellung qualitativer und aktueller Artikelstammdaten ist eine entscheidende Voraussetzung für effiziente Geschäftsprozesse in und zwischen Unternehmen. Bei mangelnder Qualität wird der Datenaustausch problematisch, fehleranfällig und zeitintensiv erfolgen.

Beispiele für schlechte Qualität sind Fehler in den Artikelstammdaten (wie beispielsweise falsches Gewicht; falsche Maße) oder nicht vollständige Inhalte (unvollständige technische Produktbeschreibung; nicht aktuelle Preise). Das alles kann dem Unternehmen große Kosten verursachen. Deshalb ist es wichtig für ein Unternehmen, einen Qualitätsstandard zu schaffen, an dem sich alle ausrichten. Alle solche Probleme lassen sich mit der Einführung eines PIM-Systems lösen.

Fazit

Valide, vollständig und digital - so sollten die Artikelstammdaten gepflegt werden, denn sie bilden einen wesentlichen Bestandteil für viele Geschäftsprozesse. Mit qualitativen Daten wird die digitale Kommunikation mit Geschäftspartnern und Konsumenten einfacher, schneller und informativer. Händler bekommen Zugriff auf aktuelle Artikeldaten und können diese mithilfe von Schnittstellen in ihre Systeme automatisch einpflegen. Die Analyse der vorhandenen Artikelstammdatenqualität und deren Verbesserung mittels eines unternehmensübergreifenden Stammdatenmanagements wird zu einem kritischen Erfolgsfaktor.