Dans le monde numérique, des données fiables et valides doivent être fournies à la fois au sein d'une entreprise et entre les entreprises. L'un des principaux problèmes liés à l'échange de données est le manque de structure et la faible qualité des données de base fournies. En effet, les données ne sont pas toujours échangées au format Excel ou par l'intermédiaire d'interfaces entre plusieurs systèmes ; des PDF sont encore envoyés, voire des documents sur papier. Si les données relatives aux produits ne sont pas stockées sous forme numérique, le détaillant doit les saisir manuellement dans son système. Cela représente beaucoup de travail et un taux d'erreur élevé, ce qui a un impact négatif sur la qualité des données de base des produits.

Qu'est-ce que les données de base?

Les données de base sont des données qui contiennent des informations de base sur des objets pertinents d'un point de vue opérationnel (par exemple, les clients, les fournisseurs, les produits) et qui sont modifiées relativement rarement. Elles sont donc relativement statiques. Ces données peuvent être l'ID, la désignation, l'adresse, le nom, la date de création, l'e-mail, le numéro de téléphone, le code postal, etc. Ces données ne sont pas mises à jour régulièrement, mais périodiquement.

Les données de base diffèrent des données de transaction et des données d'inventaire. Les données de transaction sont les données relatives aux commandes, aux bons de commande, aux paiements, aux rappels, etc. Ces données sont en mouvement constant. Ces données sont en mouvement constant - de nouvelles données sont constamment enregistrées. Les données de transaction constituent la base des données d'inventaire, qui changent au fur et à mesure que les données de transaction sont traitées. Le stock en est un bon exemple.

Qu'est-ce qu'une donnée de base?

Les données de base des articles sont des informations de base sur un article, c'est-à-dire des données qui caractérisent un produit à long terme. Elles peuvent être complétées au fil du temps, mais ne sont que rarement modifiées (par exemple pour corriger des erreurs). La fiche article contient des informations sur tous les articles qu'une entreprise achète ou fabrique, stocke et vend. Ces informations sont stockées dans des fiches individuelles pour chaque article. Cette fiche contient toutes les informations nécessaires pour identifier le produit ultérieurement dans le catalogue, par exemple lors de la passation d'une commande.

Les données de base des articles contiennent diverses informations allant du numéro d'identification global du produit (GTIN) aux prix, propriétés, images du produit, etc. Elles comprennent toutes les données relatives à la vente. Elles comprennent toutes les données relatives à la vente de l'article concerné, y compris les données permettant de rédiger des offres et d'afficher les produits sur les sites web, dans les catalogues de produits ou dans les applications.

Les données de base de l'article comprennent des informations telles que celles-ci:

• Données de base (nom de l'article, numéro EAN, dimensions, données techniques, description, médias tels que des images ou des vidéos du produit) ;
• Données logistiques (délai de livraison, pays ou société d'origine, taille de l'emballage) ;
• Données d'achat (prix d'achat)/de vente (niveau de stock, prix de vente), etc.

Les données de base des articles gérés sont souvent stockées dans un système ERP et constituent la base de tous les processus de gestion des marchandises.

Défis et avantages de la gestion des données de base des articles

La demande de données de base fiables sur les articles ne cesse de croître. Les raisons en sont les nouvelles normes, les changements juridiques, la forte demande d'informations de la part des consommateurs, etc. La gestion des données de référence des articles est utilisée pour optimiser le processus commercial. Elle a deux objectifs: améliorer la qualité des données et garantir la disponibilité des données de base des articles.

D'une part, la gestion des données de base des articles pose constamment de nouveaux défis aux entreprises. Le plus grand défi est d'optimiser et de maintenir les données d'articles tout au long de la chaîne de valeur, car les données doivent être conformes aux exigences légales et opérationnelles.

La gestion des données de base des articles peut s'effectuer dans un système distinct, tel qu'un système PIM ou un système MDM, et offre généralement plusieurs avantages aux utilisateurs:

• Réduction des efforts et des coûts de maintenance,
• Les données sont simplement transférées et importées dans une source de données centrale,
• les erreurs dans les données de base des articles et dans les processus ultérieurs sont minimisées
• la qualité des données augmente grâce à l'élimination du transfert manuel des données
• la collaboration avec les partenaires commerciaux est optimisée
• de nouveaux articles peuvent être facilement créés ou importés à tout moment.

Quel est le rôle de la qualité des données de base des articles?

Des études indiquent que près de 50 % des entreprises conservent encore leurs données sur les articles dans plusieurs systèmes. Cela signifie que le principal problème lié à l'obtention d'informations sur les articles est le travail considérable que représente la synchronisation des données. L'effort à fournir augmente considérablement, en particulier lorsqu'il existe plusieurs sources et différents formats de qualité également différente. La mise à disposition de données de base sur les articles de haute qualité et actualisées est une condition préalable essentielle à l'efficacité des processus commerciaux au sein des entreprises et entre elles. Si la qualité est médiocre, l'échange de données sera problématique, source d'erreurs et chronophage.

Les erreurs dans les données de base des articles (poids ou dimensions erronés, par exemple) ou un contenu incomplet (description technique incomplète du produit, prix périmés) sont des exemples de mauvaise qualité. Tous ces éléments peuvent entraîner des coûts élevés pour l'entreprise. Il est donc important pour une entreprise de créer une norme de qualité à laquelle tout le monde adhère. Tous ces problèmes peuvent être résolus par l'introduction d'un système PIM.

Conclusion

Valides, complètes et numériques - c'est ainsi que les données de base des articles doivent être conservées, car elles constituent un élément essentiel de nombreux processus commerciaux. Les données qualitatives rendent la communication numérique avec les partenaires commerciaux et les consommateurs plus facile, plus rapide et plus informative. Les détaillants ont accès à des données actualisées sur les articles et peuvent les saisir automatiquement dans leurs systèmes à l'aide d'interfaces. L'analyse de la qualité des données de base existantes sur les articles et leur amélioration au moyen d'une gestion des données de base interentreprises deviennent un facteur de réussite essentiel.