Die Erhöhung der Anzahl der Vertriebskanäle und der Handelspartner, der Bedarf, das Sortiment dynamisch zu aktualisieren, mehrere Sprachversionen bei den Produktbeschreibungen zu pflegen, die Notwendigkeit, Fehler und Ungenauigkeiten in den Beschreibungen schnellstmöglich zu korrigieren, all diese Anforderungen können viele Probleme verursachen. Die Anzahl der Probleme wächst gleichzeitig mit der Erweiterung des Sortiments in einer geometrischen Reihe. Diese führen nicht nur zur Erhöhung des Zeitaufwands, sondern auch zu zahlreichen Fehlern, die im Nachhinein sehr teuer zu korrigieren sind. Ein PIM-System kann in diesem Fall hilfreich sein.

Was ist eigentlich ein PIM-System?

PIM-Systeme (Product Information Management) sorgen für eine schnelle und effiziente Aufbereitung der Produktinformationen eines Unternehmens – unabhängig davon, ob dieses Unternehmen die Produkte herstellt oder verkauft. PIM-Software kann für alle von Interesse sein, die Excel als Hauptwerkzeug für die Verwaltung von Produktdaten verwenden, um später daraus Printkataloge zu erzeugen oder diese Daten einfach zu Onlineshops, Websites oder sonstigen Kanälen weiterleiten. Ein PIM-System ist dafür bestimmt, allen Mitarbeitern und Partnern, die mit Ihren Produkten zu tun haben, zu ermöglichen, die Produktdaten effizienter zu organisieren und einen schnellen Zugang zu diesen zu bekommen.

Wenn Sie mehr über PIM-Systeme erfahren möchten, lesen Sie bitte unseren Artikel „Was ist ein PIM System?”

Art des PIM-Systems als Faktor bei der PIM-Auswahl

Eine der ersten Fragen, die man sich bei der Auswahl eines PIM-Systems stellen sollte, lautet, welche Art von PIM-Software am besten in die eigene Infrastruktur passt und der eigenen Corporate Culture entspricht.

Generell kann man PIM-Lösungen nach folgenden Arten klassifizieren:

nach Bestimmung –

• für Hersteller
• für Händler
• universelle

nach Hosting –

• Cloud-basierte (fremd gehostet)
• On-Premises (eigen gehostet)

nach Lizenz –

• mit der kommerziellen Lizenz (Kauflizenz, Mietlizenz)
• Open-Source-Systeme (ohne Lizenz und mit offenem Source Code).

PIM-Systeme nach Bestimmung

Natürlich sollte man unter den Systemen dasjenige auswählen, das für einen als Zielgruppe bestimmt ist, sonst können die Implementierungskosten zu einer bösen Überraschung werden.

Cloud-basierte vs. On-Premises

Wenn Sie nichts mit dem Hosting zu tun haben wollen, sollten Sie sich eher für cloud-basierte Lösungen entscheiden. Der größte Nachteil dabei wäre aber die fehlende Flexibilität, denn bei On-Premises-Lösungen wäre fast jeder Änderungswunsch denkbar. Wenn Sie aber noch im Entscheidungsprozess sind, mögen die anderen Faktoren Ihre Entscheidung eher beeinflussen. Wenn Sie mehr über den Vergleich von cloud-basierten und proprietären Lösungen erfahren möchten, lesen Sie bitte unseren Artikel „Welches PIM auswählen: Cloud-basiert oder On-Premises?“

Kommerzielle vs. Open Source

Heutzutage gewinnt die Software mit freier Lizenz immer mehr an Popularität, weil die Open-Source-Systeme eine Reihe von Vorteilen haben. Diese Vorteile sind:

• die Unterstützung durch eine Community,
• offener Quellcode, den man selbst anpassen kann,
• Modularität – man kann fertige Module einsetzen oder eigene entwickeln lassen,
• Zuversicht bezüglich der Zukunft des Produkts – auch wenn der Anbieter vom Markt verschwindet, können Sie immer noch jemanden finden, der Ihre Lösung langfristig supporten kann,
• Einfachere Synchronisation mit anderen Systemen.

Ein begrenztes Budget ist also nicht der einzige Grund, eine Open-Source-Software in Betracht zu ziehen. Heutzutage gibt es drei Open-Source PIM-Lösungen – Pimcore, Akeneo und AtroPIM. Jedes dieser Systeme hat eine Reihe von Vor- und Nachteilen, welche bei der Auswahl einer PIM-Solution zu beachten sind. Eventuell wird unser Artikel „AtroPIM, Pimcore, Akeneo – Open Source PIM-Systeme im Vergleich” Ihnen dabei behilflich sein.

Funktionsfähigkeit des PIM-Systems

Ein PIM-System ist für die effektive Verwaltung sämtlicher Produktinformationen und damit verbundenen Prozesse bestimmt. Es sind die Funktionen, die für die eine oder andere PIM-Software am Ende ausschlaggebend sind, denn die Funktionen sollten den Anteil der manuellen Arbeit reduzieren. Dafür soll man drei große Aufgabenbereiche unter die Lupe nehmen.

Konsolidierung der Informationen

Für einen Großhändler kann die Konsolidierung der Produktinformationen eine viel größere Herausforderung als für einen Hersteller darstellen, denn er hat mit den Produktdaten in unterschiedlichsten Formaten und Layouts zu tun, im Gegensatz dazu hat ein Hersteller nur Ordnung bei den eigenen Produktinformationen zu schaffen.

Nicht alle PIM-Tools können diese Aufgabe gut meistern, die „Kleinen” liefern fast keine Hilfe bei der Vereinheitlichung, „die ganz Großen” dagegen haben fast die gleiche Funktionalität wie vollwertige ETL (Extract Transform Load)-Systeme.

Bei der Auswahl des PIM-Systems ist bei der Konsolidierung Folgendes zu beachten:

• Welche Datenquellen gibt es?
• Können die Daten automatisch eingelesen werden?
• Welche sonstigen Automatisierungen sind denkbar?
• Wie und welche Datenvalidierungen erfolgen beim Import?
• Sollen die Lieferanten über eine Self-Service-Lösung angebunden sein?

Verarbeitung der Produktinformationen

Die Verarbeitung von Informationen im PIM-System hat drei Ziele: Strukturierung, Klassifizierung und Vorbereitung zur späteren Weitergabe.

Je deutlicher alle erhaltenen Informationen strukturiert sind, je weniger Fehler diese beinhalten, desto leichter fällt es, Produktbeschreibungen, Artikel, Texte für die Plattformen Dritter oder Werbevideos vorzubereiten. Der Zweck einer solchen Lösung ist, eine einheitliche Version der Daten zu schaffen, die nachher alle nutzen werden.

Bei der Auswahl des PIM-Systems ist bei der Datenverarbeitung auf Folgendes zu achten:

• Wie viele Benutzer werden im System gleichzeitig arbeiten?
• Wie kann die Zusammenarbeit am besten organisiert werden?
• Können die Übersetzungen direkt in der Lösung erfolgen?
• Wie aufwendig ist es, die Produktbeschreibungen zu lokalisieren?
• Wie erfolgt die Text- und Bildverarbeitung? Wird die Schnellbearbeitung direkt im System benötigt?
• Wie und welche Qualitätskontrollen erfolgen?
• Ist die Umsetzung von Anwender-Workflows möglich?
• Werden irgendwelche analytischen Auswertungen benötigt?

Veröffentlichung der Informationen

Das PIM-System soll die gleichzeitige Veröffentlichung der Informationen über alle Internetquellen ermöglichen, die das Unternehmen benutzt oder mindestens die Mehrheit dieser Quellen umfassen. Zu diesen Internetquellen gehören Webseiten, Kataloge, Preisverzeichnisse, Marktplätze, soziale Netzwerke, Newsletter. Die klassische Importfunktion kann dafür alleine nicht ausreichen.

Deshalb sollte man sich folgende Fragen stellen:

• Welche Kanäle sollte das PIM-System bedienen und auf welche Weise?
• Welche Synchronisierungen sollen (halb-)automatisch geschehen?
• Wie kann die Aktualisierung der Daten stattfinden?
• Sollen Retailer über eine Self-Service-Lösung angebunden sein?

Nutzbarkeit

Hauptzweck der PIM-Einführung besteht darin, das Leben aller Mitarbeiter zu erleichtern, die mit Produktinformationen aller Art zu tun haben, und somit auch ihre Arbeitszeit zu sparen. Die Software sollte für diese Nutzer klar und verständlich sein und deren Probleme lösen, ohne dass diese Mitarbeiter an dutzend Schulungen teilnehmen und ein dickes Buch voll mit Regeln studieren müssen.

Es lohnt sich, die Meinung Ihrer Mitarbeiter frühzeitig anzufragen, auch bezüglich der Benutzerfreundlichkeit des untersuchten Systems. Das PIM-Programm sollte klar und verständlich sein und zugleich die Mitarbeiter motivieren, gezielter, effizienter und schneller Ergebnisse zu erreichen.

Technische Umsetzbarkeit

Es reicht nicht, wenn die Mitarbeiter imstande sind, das neue PIM-System zu nutzen. Das System sollte ganz konkrete Arbeitsaufgaben erledigen können. Dafür sollten die Workflows und Arbeitsprozesse formuliert und im System richtig umgesetzt werden. Wenn es nur mit Workaround möglich ist, mag ein solches Tool sich langfristig als keine gute Lösung herausstellen.

Folgende Fragen sind in Bezug auf die technische Umsetzbarkeit zu stellen:

• Was könnte man grundsätzlich einfacher und schneller machen?
• Welche Arbeitsprozesse und Schritte sind umzusetzen?
• Welche Routineprozesse verbrauchen die meiste Zeit und sind zu optimieren?
• Bei welchen Arbeitsprozessen kann die Qualität der Arbeitsergebnisse verbessert werden?
• An welchen Stellen soll die ausgewählte Lösung angepasst werden?
• An welche Systeme ist die auszuwählende PIM-Software zu integrieren und auf welche Weise?
• Welche technischen Mittel sind notwendig (Computer, Betriebssysteme, vorinstallierte Software), um die Software zu nutzen?

Kosten

Das Budget ist bei einer PIM-Implementierung von großer Bedeutung, denn ein PIM ist keine günstige Lösung. Die Kosten für eine PIM-Einführung sind nicht zu unterschätzen.

Diese fallen in folgenden Bereichen an:

• ggf. PIM-Beratung – falls Sie Berater für eine PIM-Einführung hinzuziehen,
• Implementierung – einmalige Kosten für die Einführung einer PIM-Lösung,
• Hosting und Infrastruktur – hängen von der Anzahl der zu verwaltenden SKU ab, je nach Aufstellung können sie sehr stark variieren,
• Lizenzkosten,
• Aktualisierung, Wartung und Support.

Implementierungskosten

Damit die Implementierung nicht unterschätzt ist, sollte man einen Anforderungskatalog erstellen und mit dem PIM-Anbieter alle Anforderungen sehr genau durchsprechen, noch bevor ein Angebot eingeholt wird. Wenn die Implementierungskosten eine große Rolle spielen, werden die Open-Source-PIM-Systeme wie z.B. AtroPIM, Akeneo oder Pimcore eine gute Alternative sein.

Lizenzkosten

Es gibt einmalige und sich wiederholende Lizenzkosten, die je danach anfallen, ob es sich hierbei um Kauf- oder Mietlizenzen handelt. Am besten kalkulieren Sie die Kosten, die Sie über eine längere Periode haben werden, z.B. durch fünf Jahre der Nutzung, um ein gutes Gefühl für die Kosten zu bekommen.

Kosten für Wartung und Support

Die Kosten für die Software-Aktualisierung, Wartung und Support werden am meisten unterschätzt, diese hängen sehr stark von den Bedingungen des Vertrags mit dem Softwareanbieter und Umfang der Leistungen ab, die der Vertrag abdeckt. Über eine längere Periode können solche Kosten insgesamt höher als die Kosten für die Implementierung sein, weil die Implementierung nur ein Mal bezahlt wird, für Wartung und Support muss man regelmäßig zahlen. Laut einer Faustregel sollte man für Aktualisierung, Wartung und Support jährlich mit etwa 20% der Implementierungskosten rechnen.

Fazit

Die Auswahl einer passenden PIM-Software mag nicht einfach sein. Man sollte eine gewisse Lösung vorab auswählen und in die engere Wahl schließen. Dann ist diese in Bezug auf Nutzbarkeit, Funktionsfähigkeit, technische Umsetzbarkeit und anfallende Kosten zu beurteilen. Dabei sollte man natürlich auch die Art einer PIM-Software im Auge behalten, denn jedes System mag eigene Vor- und Nachteile haben. Gerade die Funktionsfähigkeit sollte sehr genau unter die Lupe genommen werden, wenn Sie wollen, dass Ihre Geschäftsprozesse so wie gewünscht und ohne Kompromisse umgesetzt werden. Denn genau das ist immer das primäre Ziel der Einführung eines PIM-Systems. Erst wenn Sie bei der PIM-Auswahl alles richtig machen, wird die Entscheidung Ihnen leicht fallen.