Ein Projekt für die Einführung eines PIM-Systems ist von Anfang an zum Scheitern verurteilt wenn: Projektziele zu ungenau, unvollständig oder gar falsch (ungewollt) definiert sind. Schlimmer noch ist, wenn das PIM (Produktinformationsmanagement-System) von Mitarbeitern gar nicht so wie erwartet genutzt wird. Um das vermeiden zu können, sollte man unbedingt sicherstellen, dass man ein richtiges PIM-System aussucht.

In diesem Artikel gebe ich Ihnen acht wichtige Tipps, die Ihnen die Qual der Wahl vor der PIM-Einführung erleichtern.

Tipp 1. Definieren Sie klare Ziele für die Einführung eines PIM-Systems

Es ist ein großer Fehler zu glauben, dass eine PIM-Einführung automatisch alle Probleme löst, die mit Produktinformationen und / oder Omnichannel Commerce zu tun haben. Es sind Menschen und Prozesse, die mit Hilfe von PIM-Software zu organisieren sind. Erst wenn die Menschen ein PIM-System produktiv und effizient nutzen, kann man über einen erfolgreichen PIM-Einsatz sprechen.

Folgende Ziele können verfolgt werden –

• Zentrales Repositorium für Product Master Data erstellen
• Verbesserung der Qualität von Produktinformationen
• Aggregation von Produktdaten von verschiedenen Lieferanten
• Automatische Aktualisierung der Produktdaten über alle angebundenen Kanäle etc.

Beginnen Sie mit der Umsetzung erst, nachdem die Ziele für alle Projektteilnehmer klar und deutlich sind. Ein klares Verständnis über Ziele wird Ihnen auch die Auswahl einer PIM-Software erleichtern.

Tipp 2. Fangen Sie mit einem schriftlichen Dokument an

Nehmen Sie sich die Zeit, um Ihre Anforderungen zunächst im Groben zu bestimmen. Danach vertiefen Sie diese gemeinsam mit Ihrem Auftragnehmer.

Nur so können Sie alle eigenen Gedanken strukturieren, die Hauptanforderungen bestimmen und für andere verständlich machen. Schon währenddessen stoßen Sie mit Sicherheit auf die „unangenehmen” Fragen, über die man zunächst selbst ein bisschen länger nachdenken sollte.

Tipp 3. Definieren Sie nicht zu viele Ziele, denn sonst wird Ihr Projekt nie beendet

Eine PIM-Einführung kann nicht von heute auf morgen realisiert werden und alle möglichen Probleme direkt aus dem Weg schaffen, es sollte eher wie ein sukzessiver Prozess angesehen werden, denn die Nutzer sollen sich an das neue System und die neuen Prozesse zunächst gewöhnen. Nur so wird das System so genutzt wie erwartet wurde.

Die Zielsetzung und Anforderungen ändern sich heutzutage viel zu schnell, weil die Umgebung und Rahmenbedingungen sich immer schneller verändern. Bei komplizierten Projekten ist ein agiler Ansatz nicht ausweichlich. Konzentrieren Sie sich zunächst auf das Wichtigste. Die weniger wichtigen Anforderungen können später umgesetzt werden. Je kürzer ein Projekt angesetzt ist, desto wahrscheinlicher und erfolgreicher wird es umgesetzt!

Tipp 4. Suchen Sie kein System, das Ihre Anforderungen vollständig aus der Box umsetzen kann

Sie werden kaum fündig werden, denn jedes PIM-System hat eigene Stärken und Schwächen und ist für ein gewisses Einsatzgebiet gedacht.

Natürlich ist die Flexibilität heutzutage viel größer als zuvor, es gibt aber noch Verbesserungspotential bei vielen PIM-Systemen. Oft kann die Auswertung von dem, was man mit einer Software machen kann, genauso wichtig sein wie die Auswertung, was eine Software direkt aus der Box anbietet. Hier glänzen die Stärken von Open-Source-PIM- Systemen wie AtroPIM, Pimcore oder Akeneo besonders.

Tipp 5. Wählen Sie ein PIM sorgfältig aus und treffen Sie die Kaufentscheidung erst, wenn Sie sich ganz sicher sind

Es gibt viele PIM-Lösungen auf dem Markt, nicht alle sind aber für alles gleich gut.

Die wichtigsten Kriterien bei der PIM-Auswahl sind:

1. Total Cost of Ownership (TCO) – die Kosten für den Erwerb, Einführung und nachträglichen Support sind wichtig und sollten tragbar sein. Diese sind als Erste zu beurteilen.
2. Integrierbarkeit – das System sollte mit allen notwendigen internen Systemen vollständig automatisch synchronisierbar sein und in die aktuelle Systeminfrastruktur passen, sonst wird das Hauptziel von einem PIM, nämlich Datenhoheit für Produktdaten zu sichern, nicht erfüllt.
3. Funktionalität – das System sollte Ihre wichtigsten Anforderungen umsetzen können. Machen Sie sich im Voraus Gedanken darüber, welche Anforderungen für Sie die wichtigsten sind.
4. Umsetzbarkeit – Sie sollen imstande sein, zusammen mit dem ausgewählten Dienstleister ein PIM-Projekt basierend auf der ausgewählten Software umzusetzen.

Ich würde die Systeme nach den oben genannten Kriterien in der angegebenen Reihenfolge auswerten. So bleiben am Ende nur wenige Anbieter zur Auswahl und der Prozess wird nicht mehr so kompliziert erscheinen. Sie sparen sehr viel Zeit.

Machen Sie sich über alle diese Kriterien Gedanken. Dies sollte unbedingt geschehen, bevor Sie eine Kaufentscheidung treffen.

Tipp 6. Schreiben Sie nicht alle PIM-Anbieter sofort an

Die Kommunikation nimmt sehr viel Zeit in Anspruch, egal ob per Telefon oder E-Mail. Deshalb versuchen Sie nicht, alle Dienstleister zu kontaktieren und sich erst danach Gedanken zu machen, welchen Anbieter Sie ausschließen, sondern machen Sie diese Vorarbeit am besten selbst.

Bewerten Sie die PIM-Anbieter aufgrund der öffentlich verfügbaren Informationen und bilden Sie eine Liste aus engerer Wahl basierend auf den Kriterien aus dem vorherigen Tipp. Erst danach nehmen Sie den ersten Kontakt auf und stellen Sie die Fragen, die Sie brennend interessieren.

Tipp 7. Denken Sie an Daten-Vereinheitlichung schon bevor Sie eine PIM-Software implementieren

Das ausgewählte PIM-System sollte nicht nur ermöglichen, die Daten einheitlich zu speichern, sondern auch dazu beitragen, diese zu vereinheitlichen. Machen Sie sich mit dem ausgewählten Dienstleister früh genug Gedanken darüber, wie genau dieser Prozess bei der erstmaligen Datenerfassung oder beim Datenimport ablaufen soll - welche Nutzer beteiligen sollen und wie dieser Prozess durch das ausgewählte PIM-System unterstützt werden kann.

Tipp 8. Finden Sie einen richtigen Dienstleister für Ihre Projektumsetzung

Finden Sie denjenigen Auftragnehmer, der mitdenkt, Ihren Anforderungen entspricht, Ihnen persönlich vertrauenswürdig erscheint und schon mal was Vergleichbares gemacht hat. Nehmen Sie nicht den Teuersten!

Wenn Sie zweifeln, ob eigene Kompetenzen ausreichen, um eine PIM-Einführung zu meistern, holen Sie sich zusätzlich einen PIM-Berater zur Seite, der Sie sowohl vor als auch während der Umsetzung unterstützen kann.