Einführung

Nur sehr wenige PIM-Anbieter haben eine transparente Preispolitik und geben auf ihren Websites offen an, was ihre Lösung wirklich kostet. Während viele Unternehmen nur selten neue Software anschaffen, fehlt es den Entscheidungsträgern daher oft an Erfahrung, um die tatsächlichen PIM-Kosten zu ermitteln und alle versteckten Kostenblöcke aufzudecken. In diesem Artikel erhalten Sie einen umfassenden Überblick über die Kosten, die mit der Implementierung eines PIM-Systems verbunden sind, über mögliche versteckte Kosten und einen Vergleich der Preise der gängigen PIM-Lösungen. Die bei der Einführung von PIM anfallenden Kosten lassen sich in 2 große Kostenblöcke aufteilen:

• Einmalige Kosten
  • Konzeptionskosten
  • Evaluierungskosten
  • Einrichtungskosten
  • Kosten für den Erwerb der Lizenzen
  • Kosten der Implementierung
• Laufende Kosten
  • Lizenzkosten
  • Hosting-Kosten
  • Kosten für Wartung und Support
  • Kosten für die weitere Entwicklung.

Lassen Sie uns jeden dieser Kostenblöcke aufschlüsseln:

Einmalige PIM-Investitionen

Wie der Name schon sagt, fallen Einmalinvestitionen nur einmal an und umfassen zwei Kostenblöcke: Implementierungskosten und Lizenzerwerbskosten.

Da es über 100 PIM-Anbieter gibt, ist die Wahl des richtigen Anbieters nicht immer einfach. Daher ziehen Unternehmen oft PIM-Berater hinzu, die bei der Auswahl eines geeigneten PIM-Systems und/oder des für die Implementierung zuständigen Dienstleisters helfen. Allein die Kosten für PIM-Berater können bis zu 10.000 Euro betragen.

Konzeptionskosten

In der Vorprojektphase müssen Sie entscheiden, was Sie mit dem PIM-System erreichen wollen, welche Probleme gelöst werden sollen und welche Geschäftsprozesse optimiert werden müssen. Um Ihre Prioritäten richtig zu setzen, sollten Sie Folgendes tun:

• Bestimmen Sie, wer die PIM-Benutzer sind - wer das System in Zukunft nutzen soll.
• Bestimmen Sie den Datenumfang - welche Daten sollen im System verwaltet werden?
• Bestimmen Sie die Geschäftsprozesse - wofür soll das System genutzt werden?
• Bestimmen Sie die technologischen Rahmenbedingungen - welche Technologien Sie benötigen, ob es eine SaaS-, Open-Source- oder On-Premise-Lösung sein soll

Kosten für die Konzepterstellung entstehen Ihnen nur, wenn ein externer PIM-Berater hinzugezogen wird. Die Hinzuziehung eines Beraters ist optional, und wir empfehlen Ihnen, dies auf der Grundlage Ihrer Prioritäten und Ihres verfügbaren Budgets zu entscheiden.

Ziehen Sie die Teilnahme an Workshops zu diesem Thema in Betracht. Die Kosten für einen zweitägigen Workshop beginnen in der Regel bei 2.000 EUR.

Kosten für die Bewertung

Um die richtigen Anbieter auszuwählen, erstellen Sie eine Auswahlliste und bereiten Sie einen Fragenkatalog für die Konzeptionsphase vor. Alle Anbieter, die in die engere Wahl kommen, sollten den Fragebogen ausfüllen und zurücksenden. Werten Sie die Antworten aus und laden Sie die besten 2-4 Anbieter zu einer persönlichen Präsentation ihrer Lösung ein.

Auch diese Phase wird häufig von PIM-Beratern geleitet und kann daher mit zusätzlichen Kosten verbunden sein. Eine Evaluierung kostet in der Regel ab 4.000 EUR, da ein PIM-Berater in der Regel bei allen Präsentationen anwesend ist, um die spezifischen Systemanforderungen genauer zu bewerten und sich eine professionelle Meinung zu bilden.

Kosten der Einrichtung

Die Einrichtungskosten sind der Preis für die Erstinstallation des Systems. Diese können von Anbieter zu Anbieter sehr unterschiedlich sein. Auch die Kosten für die Konfiguration des Systems können unter die Einrichtungskosten fallen.

Lizenzkosten

Die mit Lizenzen verbundenen Kosten können entweder als Einmalzahlung oder auf laufender Basis anfallen. Es gibt zwei Arten von Lizenzen:

• Mietlizenzen - erlauben es Ihnen, die Software nur für einen bestimmten Zeitraum zu nutzen.
• Kauflizenzen - erlauben Ihnen die dauerhafte Nutzung der Software.

Die Kosten für Kauflizenzen fallen nur einmalig an. Wenn Sie Mietlizenzen erwerben, zahlen Sie eine regelmäßige monatliche oder jährliche Gebühr.

Man sollte jedoch beachten, dass die gekauften Lizenzen nicht automatisch das Recht auf Software-Updates und -Upgrades beinhalten und diese einschränken können. Manchmal werden die Updates und Upgrades nur gewährt, wenn der Nutzer einen Wartungs- und Supportvertrag abschließt. Sie sollten daher sehr genau prüfen, um welche Softwarelizenzen es sich handelt und wie die Updates und Upgrades gehandhabt werden.

Die Lizenzpreise können von den folgenden Faktoren abhängen:

• Anzahl der Nutzer
• Anzahl der SKUs
• Anzahl der unterstützten Sprachen
• Anzahl der erforderlichen Softwaremodule
• Anzahl der Ausgangskanäle

Kosten der Durchführung

Die Aufwendungen für die Implementierung der gewählten PIM-Software bilden oft die größte Kostenkategorie. Der Aufwand hängt stark von den individuellen Anforderungen des Anwenders ab, insbesondere im E-Commerce, wo die Anforderungen an die Integration mit Online-Shops und Marktplätzen einen erheblichen Kostenblock bilden können. Hier sind einige typische Kostentreiber:

Die Kosten fallen hier an für:

• Einrichtung der Rollen im System
• Datenmigration aus bestehenden Systemen
• Integration mit anderen Systemen - z.B. ERP, Marktplätze, Online-Shops
• Einrichtung/Programmierung von Workflows
• Anpassung der bestehenden Funktionen
• Programmierung der neuen Funktionalitäten
• Mitarbeiterschulung
• Systemeinführung.

Sie sollten sich bemühen, diese Kosten im Voraus so genau wie möglich abzuschätzen. Beobachten Sie ständig die Preise, um den Überblick zu behalten. Wenn keine besonderen Anforderungen bestehen, können die Anbieter, die eine Standard-PIM-Software anbieten, die günstigsten sein.

Auch wenn Open-Source-Lösungen kostenlos sind, fallen auch bei ihnen Implementierungskosten an. Wenn die falsche Lösung gewählt wird, können die Kosten für die Implementierung dieser Lösung die Kosten für den Erwerb von Lizenzen und die Einführung einer anderen Lösung übersteigen.

Laufende Kosten

Laufende Kosten fallen regelmäßig an. Diese Kosten sind von Anbieter zu Anbieter sehr unterschiedlich, unterschätzen Sie sie daher nicht und klären Sie sie immer im Vorfeld ab.

Lizenzkosten

Die Kosten für Mietlizenzen oder die Aktualisierung der Kauflizenzen, damit Sie Software-Updates und -Upgrades erhalten können, fallen regelmäßig an und können stark variieren. Berücksichtigen Sie, dass bestimmte Softwaremodule oft separat lizenziert und bezahlt werden.

Wartungs- und Supportkosten

Die Software funktioniert auf lange Sicht nicht von selbst. Sie muss gewartet werden. Niemand kann das besser als die Softwareanbieter selbst. Nach der Einführungsphase sollten Sie einen Wartungs- und Supportvertrag mit dem Anbieter oder einem seiner Partner abschließen. Oft gibt es dazu sogar eine Verpflichtung gemäß den Lizenzbedingungen. Die Preise dafür können sehr stark von den folgenden Faktoren abhängen:

• wie schnell Sie reagieren
• wie viele Supportstunden Sie pro Monat benötigen
• ob Entwicklerunterstützung notwendig ist
• welche Kommunikationskanäle zur Verfügung stehen
• ob Sie einen festen Ansprechpartner wünschen
• welche Service-Levels eingehalten werden müssen.

Einige Pim-Anbieter bieten verschiedene Support-Pakete an, die sich hinsichtlich der Preise und der angebotenen Leistungen unterscheiden. In der Regel sind die Wartungs- und Supportgebühren an die Lizenzkosten gekoppelt

Weitere Entwicklungskosten

Unabhängig davon, wie gut die Konzeption Ihrer PIM-Lösung ist, sollte sie weiterentwickelt werden, denn die Art und Weise, wie Sie die Software nutzen, wird sich im Laufe der Zeit ändern. Bestimmte Funktionen werden angepasst, andere werden hinzugefügt. Weiterentwicklungen werden oft zu den üblichen Tagessätzen in Rechnung gestellt. Eine Funktion kann in einer Software einen Arbeitstag in Anspruch nehmen, in einer anderen fünf. Wählen Sie daher eine Software, die flexibel und leicht anpassbar ist.

Hosting-Kosten

Jede PIM-Software muss irgendwo gehostet werden. Sie kann in Ihrem eigenen Rechenzentrum, auf einer gemieteten Serverinfrastruktur oder in einer privaten oder öffentlichen Cloud installiert werden. Die Kosten für das Hosting hängen auch von dieser Entscheidung ab. Es gibt auch unterschiedliche Anforderungen an die PIM-Software, die berücksichtigt werden müssen. Während bei webbasierten Lösungen oft ein einziger Server ausreicht, benötigen Unternehmenslösungen vor Ort unter Umständen mehrere Server, um zu funktionieren.

Die versteckten Kosten von PIM-Lösungen aufdecken

1. Die Integration Ihres PIM-Systems in andere Systeme kann mit zusätzlichen Kosten verbunden sein. Dabei handelt es sich um Verbindungs- oder Konnektorgebühren, die einen separaten Teil Ihrer Budgetvorbereitungen ausmachen.
2. Die Komplexität der Konfiguration des PIM-Systems kann ebenfalls zu einer Quelle versteckter Kosten werden. Da die Konfigurationen immer komplizierter werden, können den Unternehmen unerwartete Kosten entstehen, die mit der Kompliziertheit des Einrichtungsprozesses zusammenhängen.
3. Auch die Anpassung von Arbeitsabläufen führt zu weiteren Kosten, die im Voraus nicht erkennbar sind
4. PIM-Pakete sind nicht alle gleich. Einige Softwareanbieter bieten All-inclusive-Pakete an, während andere für zusätzliche Funktionen zusätzliche Gebühren verlangen.

Um die oben genannten versteckten Kosten vollständig zu vermeiden oder zu minimieren –

1. Führen Sie eine gründliche Überprüfung der Bedürfnisse Ihrer Organisation durch und ermitteln Sie die vorrangigen Funktionen, die Sie benötigen. Dieser erste Schritt ebnet den Weg für eine kluge Entscheidungsfindung.
2. Klären Sie Ihren Bedarf und die zu erwartenden Kosten mit Ihrem PIM-Anbieter und besprechen Sie die Preisdetails.
3. Während der Einrichtungsphase sollten Sie sicherstellen, dass alle Aspekte der Erstkonfiguration, einschließlich der Einrichtung der Datenbank und der Systeminitialisierung, klar definiert sind.
4. Überprüfen Sie das von Ihnen ausgewählte PIM-Paket und stellen Sie sicher, dass es alle von Ihnen benötigten Funktionen enthält.
5. Prüfen Sie die Anbieterverträge gründlich. Prüfen Sie die Vereinbarungen der Anbieter sorgfältig. Achten Sie auf die Abschnitte über zusätzliche Gebühren, Supportkosten und laufende Wartung. Verstehen Sie die Nutzungsbedingungen, um Überraschungen nach der Implementierung zu vermeiden.
6. Suchen Sie nach Kundenfeedback und lesen Sie die Meinungen über PIM-Anbieter. Einblicke von Organisationen mit ähnlichen Bedürfnissen können wertvolle Informationen über mögliche versteckte Kosten liefern. Ressourcen wie Capterra und G2 bieten Ihnen hilfreiche Einblicke.
7. Bevor Sie sich ganz auf die Lösung einlassen, sollten Sie die Teilnahme an Pilotprogrammen in Betracht ziehen. Dadurch können Sie die PIM-Lösung in einem verwalteten Umfeld testen. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, diehe PIM solution in a controlled environment and learn about potential challenges and associated costs.

Faktoren, die die PIM-Kosten beeinflussen

Die finanziellen Investitionen in den oben genannten Phasen werden durch verschiedene Faktoren, die auf Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind, erheblich beeinflusst. Zu diesen Schlüsselfaktoren gehören:

• Unternehmenstyp: Die Größe, die Struktur und der betriebliche Umfang Ihres Unternehmens spielen eine entscheidende Rolle bei der Festlegung der gesamten PIM-Anforderungen und -Kosten.

• Geschäftsfeld: Die Art Ihrer Branche und Ihres spezifischen Geschäftsbereichs bringt Nuancen mit sich, die sich auf die Komplexität und den Umfang Ihrer PIM-Implementierung auswirken.

• Art der Inhalte: Die Vielfalt der von Ihrem PIM-System verwalteten Inhalte, wie z. B. Bilder, Videos und detaillierte Produktbeschreibungen, kann sich auf die Komplexität der erforderlichen PIM-Lösung und damit auch auf die Kosten auswirken.

• Anzahl der SKUs: Das Volumen der von Ihrem Unternehmen angebotenen Produkte oder Dienstleistungen, oft gemessen an der Anzahl der Lagerhaltungseinheiten (SKU), kann sowohl die Implementierung als auch die laufenden Kosten Ihres PIM-Systems beeinflussen.

• Dateneingabe- und -ausgabequellen: Die Komplexität der Integration verschiedener Datenquellen, einschließlich der Eingabekanäle und Ausgabeziele, erhöht die Komplexität Ihrer PIM-Implementierung. Diese Komplexität kann je nach Anzahl und Vielfalt dieser Quellen zu höheren Kosten führen.

PIM-Systeme im Kostenvergleich

Es gibt nur sehr wenige PIM-Anbieter, die die Preise für ihre Lösungen öffentlich auf ihren Websites veröffentlichen. Dies hängt zum Teil mit dem Umfang des Wettbewerbs zusammen. Wenn die Preise nicht öffentlich zugänglich sind, besteht ein gewisser Spielraum für Preisverhandlungen.

Tabelle 2. Kosten gängiger PIM-Systeme.

Abschließende Gedanken

Bei der Auswahl eines Produktinformationsmanagementsystems (PIM) muss man die Gesamtbetriebskosten (TCO) kennen. Dazu gehören einmalige Kosten (Konzeption, Bewertung, Einrichtung, Lizenzerwerb, Implementierung) und laufende Kosten (Lizenz, Wartung, Hosting). Versteckte Kosten können sich aus der Integration, der Komplexität der Konfiguration, den Anpassungen der Arbeitsabläufe und den unterschiedlichen Paketen ergeben. Zu den Einflussfaktoren gehören Unternehmenstyp, Geschäftsfeld, Inhaltstyp, Anzahl der SKUs und Datenquellen. Eine Kostenaufstellung und ein Systemvergleich helfen dabei, fundierte Entscheidungen für den langfristigen Erfolg einer PIM-Lösung zu treffen.