Heutzutage kann jedes Unternehmen, das seine Produktinformationen effektiv verwalten möchte, kaum auf die Nutzung eines PIM-Systems (Produktinformationsmanagement-System) verzichten. Die Auswahl einer PIM-Software ist aber keine einfache Angelegenheit – es gibt viele PIM-Systeme auf dem Markt, jedes mit eigenen Stärken und Schwächen. Manchmal kann die Entscheidung bei der Auswahl einer PIM-Lösung von einem zukünftigen Anwender selbst nicht getroffen werden, weil das technische Know-how oder Fachwissen fehlen. Dann sind PIM-Berater an Bord zu holen.

Warum braucht man eine PIM-Beratung?

Als gefragte Dienstleistung entstand die PIM-Beratung infolge der Wettbewerbsverschärfung zwischen den Anbietern von PIM-Software. Heute gibt es rund 100 PIM-Software-Systeme weltweit. Die besten Systeme für KMUs auf dem deutschen Markt sind: AtroPIM, Perfion, inRiver, Prodexa (jCatalog), MeDaPro, Akeneo und Pimcore.

Da die PIM-Lösungen bis auf die Open-Source-Lösungen (AtroPIM, Akeneo, Pimcore) ziemlich teuer sind, ist eine richtige” Entscheidung nicht einfach zu treffen. Ein Auswahlprozess kann sehr viel Zeit in Anspruch nehmen und verlangt beim potenziellen Anwender ein gutes Verständnis von internen Prozessen und Problemen im Zusammenhang mit Produktdaten.

Eine qualitative Anforderungsanalyse verlangt ein gutes technisches Fachwissen. Aber auch das ist nicht ausreichend, denn das Verständnis darüber, wie eine konkrete Anforderung bei einem oder bei einem anderen System genau umgesetzt werden kann und welcher Lösungsweg interessanter ist, kann nur ein Fachmann haben, der sich mit mehreren PIM-Systemen auseinandergesetzt und schon ausreichend Erfahrungen auf diesem Gebiet gesammelt hat. Genau das ist der Hauptgrund, warum das Hinzuziehen eines externen Beraters durchaus sinnvoll erscheint.

Welche Probleme kann es geben?

Der potenzielle Anwender kann mit vielen Problemen konfrontiert werden –

• Mangel an Wissen über verfügbare PIM-Software
• Mangel an Zeit für die Auswahl eines PIM-Systems
• Fehlendes Know-how über PIM-Software
• Kein Verständnis davon, welche technischen Eigenschaften das PIM-System haben sollte
• Kein technisch affines Personal für die Auswahl und Projektleitung bei Einführung einer PIM-Software
• Betriebsblindheit – kein Verständnis davon, welche Probleme es bei der Verwaltung der Produktinformationen gibt und auf welche Weise diese am besten zu lösen sind.

Wenn Sie eines dieser Probleme haben, mag die Involvierung eines PIM-Beraters die beste Lösung für Sie sein.

Für welche Zwecke können PIM-Berater involviert werden?

Die Einführung einer PIM-Software erfolgt in mehreren Projektphasen, grob kann man es wie folgt aufteilen** –

1. Auswahl einer PIM-Software
2. Konzeption der angestrebten PIM-Lösung
3. Projektumsetzung
4. Nachträgliche Unterstützung

1. Projektphase: Auswahl einer PIM-Software

Die PIM-Auswahl ist die wichtigste Projektphase bei der Implementierung eines PIM-Systems und ist auch die Hauptaufgabe einer PIM-Beratung. Viele Dienstleister im Bereich PIM-Beratung agieren hauptsächlich in dieser Projektphase und sehen die eigene Leistung als erbracht, sobald die Entscheidung für eine konkrete PIM-Lösung getroffen ist.

Bei der PIM-Auswahl können von PIM-Beratern folgende Leistungen erbracht werden –

• Die allgemeinen Informationen über mögliche PIM-Systeme, deren Typen und Besonderheiten werden bereitgestellt.
• PIM-Berater führen eine Geschäftsanalyse beim potenziellen Anwender durch und ermitteln die Grundanforderungen.
• PIM-Berater erstellen zusammen mit dem Anwender einen PIM-Anforderungskatalog.
• Aufgrund der erhaltenen Informationen werden gewisse PIM-Programme in die engere Auswahl gezogen.
• PIM-Berater unterstützen die Anwender beim näheren Kennenlernen mit den ausgewählten Systemanbietern und bei der endgültigen Auswahl der PIM-Software.

2. Projektphase: Konzeption

Normalerweise erfolgt die Implementierung eines PIM-Systems vom PIM-Anbieter selbst oder von seinem Solution Partner. Natürlich wird der Anwender in diesen Prozess sehr aktiv mit involviert, vor allem während der Konzeptionsphase. Ein PIM-Berater kann dem Anwender entweder beratend oder sogar als externer Projektleiter zur Seite stehen. So eine Person bringt die notwendige Expertise, Erfahrungen und Kenntnisse mit.

Bei dieser Projektphase ist es besonders wichtig sicherzustellen, dass das ausgewählte PIM-System an technische Spezifikationen des Unternehmens auf richtige Weise angepasst werden kann und alle Betriebsprozesse, die mit der Aufbereitung der Produktinformationen zu tun haben, dabei berücksichtigt werden und die betroffenen Fachabteilungen rechtzeitig involviert werden.

Der wichtigste Vorteil aus dem Einsatz einer PIM-Beratung in dieser Projektphase besteht darin, dass man zu allen wichtigen Themen zwei kompetente Meinungen zugleich bekommen kann, bevor man eine Entscheidung trifft – eine von dem implementierenden Dienstleister und eine andere von eigenem PIM-Berater.

Bei der Konzeptionsphase können vom PIM-Berater folgende Leistungen erbracht werden:

• Beratung bei der Einführung von Datenstandards und bei der Umsetzung von gesetzlichen Anforderungen.
• Zusätzliche Beratung in Spezialfällen – falls der Anwender Zweifel an den zu treffenden Entscheidungen hat, kann er sich diesbezüglich nochmals beraten lassen.
• Übernahme der Vermittlerrolle zwischen dem Kunden und dem Anbieter eines PIM-Systems.
• Übernahme der Projektleitung seitens des Anwenders.

3. Projektphase: Projektumsetzung

Bei der Umsetzung eines Projektes für die Einführung von PIM-Software können vom PIM-Berater folgende Leistungen erbracht werden:

• Übernahme der Projektleitung seitens des Anwenders (z.B. als Product Owner) – eine PIM-Beratungsfirma kann dem Anwender während der Umsetzungsphase einen Projektmanager zur Verfügung stellen, der das Projekt von Anfang bis zum Ende durchführt. Günstig ist es natürlich nicht.
• Beratende Unterstützung

4. Projektphase: Nachträgliche Unterstützung

Auch nach der PIM-Einführung kann ein PIM-Berater nützliche Leistungen erbringen:

• Durchführung von Schulungen, Seminaren, Workshops für Mitarbeiter des Anwenders in Bezug auf Nutzung eines PIM-Systems, falls es vom PIM-Anbieter nicht oder nicht im ausreichenden Maße angeboten wird.
• Durchführung von Plausibilitäts-Checks und Auswertungen, wie gut die gesetzten Ziele durch eine Projektumsetzung erreicht sind.
• Analyse der Nutzungsqualität der eingeführten PIM-Software.
• Hilfe beim Change Management – zusammen mit dem Anwender entscheiden, was in der aktuellen Lösung noch anzupassen ist, um neue Erkenntnisse und Anforderungen am besten abzubilden.

PIM-Beratungsfirmen können in verschiedenen Projektphasen involviert werden, die wichtigste ist und bleibt die Auswahl einer PIM-Software. Ob man einen PIM-Berater auch in anderen Projektphasen beauftragt, sollte jeder für sich entscheiden. Auf jeden Fall sollte man eine Entscheidung über eine mögliche Beauftragung einer PIM-Beratungsfirma während der 2., 3. und 4. Projektphase abhängig davon machen, wie gut sich diese Firma bei der Projektphase „Auswahl eines PIM-Systems” gezeigt hat.