Introdução

Os projectos de introdução de software são geralmente complicados. Requerem muito mais informação técnica e pessoas para resolver problemas. Além disso, o ambiente deve ser propício à gestão de projectos de grande complexidade.

Os projectos de implementação do PIM requerem a cooperação de colegas de diferentes departamentos e a coordenação de várias actividades do projeto para acelerar e concluir o projeto a tempo.

A participação obrigatória de equipas que representam todo o espetro das operações relacionadas com o produto é a chave para uma integração bem sucedida do software PIM. É essencial que todos, desde o desenvolvimento do produto até às vendas, tenham um entendimento comum dos objectivos.

Desafios do projeto PIM

Compreender a missão do seu projeto

A compreensão da missão proporciona uma visão ideal do futuro da empresa e contribui para o seu crescimento. Ao definir o propósito do seu trabalho, pode compreender melhor os objectivos que a sua empresa deve perseguir. Um resumo dos objectivos e valores fundamentais é uma boa razão para os funcionários pensarem sobre como as suas acções afectarão o sucesso futuro da empresa.

Deve considerar os seguintes factores para que a sua solução PIM satisfaça os requisitos da sua empresa:

Configuração – Há muitas maneiras de estruturar processos de negócios, integrar dados de entrada e transferir informações enriquecidas através de múltiplos canais.

Modularidade: As características modulares do PIM oferecem uma maior flexibilidade na personalização do PIM de acordo com as suas necessidades.

**Automação: reduz a carga manual e os erros de processamento evitáveis. As funções automatizadas do PIM podem introduzir dados de produtos, verificar se estão completos, traduzir informações para diferentes línguas, recolher e enriquecer catálogos de produtos e verificar a qualidade dos activos de dados carregados.

Integração – O novo PIM deve ser totalmente integrado com a sua pilha de tecnologia existente. Se não o fizer, pode levar a problemas recorrentes e à incapacidade de cumprir os requisitos e as expectativas da organização.

Todos estes factores são fundamentais para a afirmação de que a solução PIM escolhida satisfaz os seus requisitos comerciais.

Compreender os seus objectivos específicos e o valor para o seu negócio

A utilização do Sistema de Gestão de Informação de Produtos (PIM) ajuda a criar conteúdos atractivos para os produtos em todas as interfaces digitais. A utilidade do PIM é determinada apenas pelo grau em que as soluções PIM são implementadas profissionalmente, devendo tornar-se um componente fundamental da estratégia digital do retalhista.

Os objectivos específicos e os valores comerciais são dois imperativos subjacentes à necessidade de um PIM, que devem ser clarificados e claramente explicados.

É importante determinar com precisão quais os objectivos que motivaram a introdução do PIM, nomeadamente:

• Qual será o impacto na estratégia da empresa para os próximos anos?
• Existe um objetivo estratégico, por exemplo, o crescimento da empresa, a entrada em novos mercados e o alargamento da gama de produtos?
• A empresa utilizará a capacidade, a adaptabilidade e um conjunto de funções PIM para atingir os seus objectivos a longo prazo?

A elaboração de um plano de implementação é uma opção valiosa do PIM. Todos os objectivos departamentais devem ser claramente articulados por cada departamento envolvido no projeto, de modo a que todos os que dele necessitam possam utilizar o sistema PIM.

Dê atenção suficiente aos seus processos de negócio e fluxos de trabalho

É essencial conceber processos comerciais expansíveis que optimizem a sua gestão de dados de produtos. O PIM ajuda a automatizar os fluxos de trabalho e a melhorar a produtividade.

Outra vantagem de uma solução PIM é o facto de fornecer capacidades de automatização para acelerar os fluxos de trabalho e facilitar a colaboração entre departamentos.

Com uma solução PIM, as suas equipas deixarão de ter de lidar com dados dispersos, diferentes conjuntos de dados e folhas de cálculo, uma vez que terão uma única fonte de dados fiáveis que podem consultar a qualquer momento.

A introdução do PIM tem várias vantagens operacionais e estratégicas para as organizações que pretendem tornar-se verdadeiramente orientadas para os dados. Estas vantagens aumentarão a eficiência empresarial em toda a cadeia de valor e ao longo do ciclo de vida dos dados dos produtos da organização.

O software deve ser adequado para ser utilizado por todos os que têm de lidar com informações sobre produtos. Uma interface de utilizador intuitiva, a simplicidade de cooperação e os elementos de controlo de acesso são importantes para acelerar os processos e simplificar o fluxo de trabalho. A qualidade da interface é, por conseguinte, um requisito fundamental tanto para a utilização individual como para o trabalho em equipa.

Formação de uma equipa de projeto bem pensada

A eficácia da equipa de projeto e a participação contínua de todos os participantes no projeto PIM significa que o resultado do trabalho depende de cada indivíduo envolvido em cada fase do projeto. A eficácia total de um projeto PIM depende do facto de os consultores especializados serem capazes de fornecer os conhecimentos e a experiência necessários para satisfazer as suas necessidades e objectivos. Um projeto PIM bem sucedido deve apoiar requisitos empresariais específicos e deve ser implementado por uma equipa altamente qualificada composta por colegas e peritos externos.

Adaptação do pessoal não técnico

Uma vez que a informação é distribuída pelas divisões, os utilizadores que não têm conhecimentos de merchandising, vendas e marketing podem ter dificuldade em utilizar o PIM sem formação prévia. Este problema pode ser parcialmente resolvido se o software PIM for de fácil utilização e tiver sido adaptado anteriormente para ser utilizado por esses utilizadores.

Um forte desejo de resolver problemas que não são relevantes para o PIM

Todas as empresas têm problemas que querem resolver e a intenção de implementar um sistema PIM pode levar a um forte desejo de todas as partes envolvidas de resolver todos os seus problemas através do projeto. É claro que o sistema PIM pode resolver muitos problemas, mas o software PIM pode não ser o instrumento adequado para todos eles. É necessário ter em conta as tendências de desenvolvimento futuro e o impacto de outros sistemas envolvidos, nomeadamente o ERP. Se, por exemplo, tiver problemas a resolver com cálculos dinâmicos de preços, o PIM pode ser um instrumento, mas um sistema ERP é definitivamente mais adequado.

Experiência insuficiente do parceiro de implementação no sector

A introdução de novas tecnologias é um investimento estratégico com o objetivo de maximizar a eficiência dos seus processos empresariais. A função do parceiro de implementação é ajudá-lo a evitar problemas e a introduzir o sistema pela primeira vez. Se o seu parceiro de implementação não for muito ativo ou eficiente desde o início do projeto, é muito provável que não seja uma boa opção.

Quando muito trabalho e tempo foram gastos na direção errada, pode parecer impossível mudar o seu parceiro de implementação e começar de novo. No entanto, se sentir que o seu parceiro de implementação não satisfaz as suas necessidades e não tentar alterar a situação, poderá perder muito mais tempo a tentar corrigir os problemas.

Eis alguns sinais que indicam que tem o parceiro de implementação errado:

• Comunicação insatisfatória
• Resultados intermédios fracos
• Estimativas orçamentais incorrectas com ajustamentos contínuos
• O fornecedor é inerte, passivo e recusa-se a cooperar.

Atualmente, as empresas necessitam de uma solução PIM equilibrada. É necessário normalizar, centralizar e controlar os dados essenciais e dar às equipas comerciais a autonomia necessária para gerir, enriquecer e otimizar o processo.

Se prestar atenção aos indicadores importantes de uma implementação bem sucedida, incluindo a experiência suficiente do parceiro de implementação no sector, a sua organização beneficiará de uma solução PIM.

Cumprimento do orçamento

É importante estabelecer um controlo rigoroso da situação financeira do orçamento do projeto, do progresso e das necessidades, para garantir que o orçamento total do projeto não se esgota antes da sua conclusão.

É necessária informação em tempo real sobre o estado do orçamento para garantir que a implementação está no bom caminho, que todas as estratégias são ajustadas e que são tomadas as melhores decisões de implementação possíveis.

Uma boa regra empírica no seu plano original é prever uma margem adicional de 20% para além do orçamento do projeto. Isto dar-lhe-á a flexibilidade financeira necessária para imprevistos e para ter em conta requisitos que não eram óbvios no início do projeto. Se não precisar dos fundos adicionais, é uma vantagem, mas se achar que os custos estão a aumentar, esse orçamento extra pode dar-lhe espaço de manobra.

Cumprimento de prazos

Cronogramas, resultados e indicadores-chave de desempenho são vitais para a medição do progresso da implementação do PIM. A sua equipa deve cumprir o plano para garantir que a implementação está dentro do prazo. Deve também realçar a importância e o valor da implementação para motivar a sua equipa a atingir os objectivos.

Os desafios acima referidos contribuem para a eficácia do projeto PIM. Por conseguinte, é essencial recorrer a um parceiro consultor com um historial comprovado de implementações PIM bem sucedidas. Só os profissionais são capazes de fornecer os conhecimentos, a experiência e a especialização necessários para garantir que as suas necessidades e objectivos são tidos em conta e que o PIM que utiliza é o mais eficaz para as suas necessidades específicas.

Selecionar o fornecedor de software certo

A seleção do fornecedor é muito importante. Nesta matéria, a qualidade supera o custo. A qualidade dos produtos ou serviços do fornecedor acabará por afetar a organização, e bens ou serviços de má qualidade podem ter um custo significativo para a empresa.

É essencial certificar-se de que o fornecedor compreende os seus objectivos, a sua indústria e os problemas e riscos que a sua empresa enfrenta.

Um indicador significativo do profissionalismo do fornecedor reside nas perguntas que este faz sobre o projeto e as suas necessidades. A maioria das perguntas deve estar relacionada com o negócio. As questões tecnológicas também são essenciais, mas só são úteis se o fornecedor compreender plenamente a vertente comercial.

• Defina os critérios de seleção em função das suas necessidades (os custos também são muito importantes, por isso, tenha em atenção as despesas ocultas)
• Definir todos os casos de utilização importantes
• Peça aos fornecedores de software que descrevam como os casos de utilização podem ser implementados (solução padrão ou personalização)
• O software deve ser suficientemente flexível para enfrentar desafios futuros
• Considere e pondere as vantagens de utilizar software PIM de código aberto como o AtroPIM

As vantagens do software de código aberto incluem:

• Redução dos custos de licenciamento de software
• Sem vínculo com o fornecedor
• Liberdade para fazer o que quiser com o software
• Os padrões abertos suportam o desenvolvimento colaborativo
• Liberdade para atualizar o software de acordo com as necessidades da sua empresa
• Controlo total sobre todos os seus dados

Selecionar o parceiro certo para a implementação do PIM

A escolha do parceiro certo é crucial para a integração do PIM. Assim que decidir explorar as vantagens do PIM, deve consultar um consultor PIM. Isto é essencial nas fases iniciais para garantir um projeto tranquilo, eficiente e rentável que produza resultados a longo prazo. Um consultor PIM pode ajudá-lo a selecionar o parceiro de implementação adequado.

O integrador deve ter experiência relevante em PIM, deve estar familiarizado com o sistema e ter uma parceria com um fornecedor de software. Poupe tempo e dinheiro valiosos - tire partido da experiência de um parceiro de implementação qualificado!

Implementação do PIM

Uma fase de implementação bem sucedida é a sua garantia de que o sistema PIM se tornou uma parte central da infraestrutura empresarial e contribui para o lucro. É durante a implementação que são lançadas as bases e é aqui que se estabelece um dos princípios fundamentais: a implementação do sistema PIM não é um projeto de TI.

Trata-se de um projeto empresarial que deve basear-se na governação. Além disso, a participação de todo o pessoal com um conhecimento profundo dos processos da empresa é um fator importante para uma implementação bem sucedida.

Ao implementar um sistema PIM, é sempre importante ter em conta estes factores:

• Comparar dados e criar uma visão completa da integração técnica necessária (por exemplo, entre ERP e PIM).
• A organização de uma cooperação eficaz entre a empresa e as TI - todos numa só equipa a trabalhar na mesma direção.
• O desejo de assumir a responsabilidade pelo projeto. Trata-se de uma forte ligação à gestão.
• É importante lembrar que tudo leva tempo. Isto também se aplica à integração do PIM. É, por isso, essencial ter um calendário realista.
• Os activos valiosos custam dinheiro. Um bom sistema PIM tem um grande potencial, pelo que é vital que considere o projeto como um investimento e não como uma despesa.
• É crucial manter o projeto tão simples quanto possível, universal e rentável.
• Implementação passo a passo - comece com pouco e melhore o sistema ao longo do tempo. Não insista numa decisão final, adiando sempre a data de lançamento.
• A implementação do PIM pode parecer difícil, mas basicamente requer apenas um processo estruturado e um fornecedor que possa oferecer as informações para todas as etapas necessárias ou desejadas do processo.

Também é importante lembrar:

• A implementação pode levar muitos meses
• Os objectivos mais importantes devem ser alcançados através das etapas
• Os recursos adequados devem estar disponíveis quando necessário e dedicar tempo suficiente ao projeto (existe o risco de não implementar requisitos importantes em todos os departamentos)
• Assegurar a criação de um modelo de dados adequado, que possa evoluir com as necessidades de mudança da sua atividade
• Assegurar a sincronização automática de dados entre todos os sistemas envolvidos (PIM, ERP, sítios Web, lojas em linha)
• Certificar-se de que o sistema que escolher pode servir uma estratégia omnicanal

Os modelos de dados adequados desempenham um papel significativo no apoio aos processos empresariais e ao planeamento estratégico do PIM. As regras e os requisitos são definidos antecipadamente com base no feedback das partes interessadas da empresa, para que possam ser incluídos na conceção do novo sistema ou adaptados através da iteração do sistema existente.

A modelação de dados facilita aos programadores de dados, arquitectos de dados, analistas empresariais e outras partes interessadas a visualização e compreensão das relações entre os dados numa base de dados ou num armazém de dados. Pode ser partilhada com fornecedores, parceiros e/ou colegas do sector.

Conclusão

A introdução de sistemas PIM permite que os proprietários de dados e as partes interessadas modernizem rapidamente os seus processos de criação e gestão de dados de produtos para obterem as vantagens de um conteúdo de produto consolidado. Além disso, o PIM é uma forma eficaz de criar uma dinâmica dentro de uma organização, demonstrar o valor a curto prazo e estabelecer as bases para uma futura solução estável.

Um sistema PIM oferece funcionalidade aos utilizadores empresariais e aos gestores de dados, revela possibilidades de enriquecimento de dados e permite uma reflexão prévia sobre a forma de melhorar a solução com a experiência prática.

O sistema de gestão de informações sobre produtos pode oferecer-lhe muitas vantagens, nomeadamente uma abordagem mais bem sucedida aos grupos-alvo com melhores informações sobre os produtos e a manutenção de um registo central de todas as informações fundamentais sobre os produtos, a fim de criar uma base sólida para a transformação digital do marketing de produtos, trazendo novos produtos para o mercado e posicionando-os com sucesso. Permite também uma troca de informações mais profissional com retalhistas e parceiros.

Siga todas as recomendações deste artigo para dominar o seu próximo projeto de PIM.