Introducción

Los proyectos de introducción de software suelen ser complicados. Requieren muchas más aportaciones técnicas y personas para resolver los problemas. Además, el entorno debe ser propicio para la gestión de proyectos de gran complejidad.

Los proyectos de implantación de PIM requieren la cooperación de colegas de distintos departamentos y la coordinación de diversas actividades del proyecto para acelerarlo y terminarlo a tiempo.

La participación obligatoria de equipos que representen todo el espectro de operaciones relacionadas con el producto es la clave del éxito de la integración del software PIM. Es esencial que todos, desde el desarrollo de productos hasta las ventas, tengan una visión común de los objetivos.

Desafíos del proyecto PIM

Comprender la misión de su proyecto

Comprender la misión proporciona una visión ideal del futuro de la empresa y contribuye a su crecimiento. Al definir la finalidad de su trabajo, puede comprender mejor los objetivos que debe perseguir su empresa. Un resumen de los objetivos y los valores fundamentales es un buen motivo para que los empleados piensen en cómo afectarán sus acciones al éxito futuro de la empresa.

Debe tener en cuenta los siguientes factores para que su solución PIM cumpla los requisitos de su empresa:

Configuración – Hay muchas formas de estructurar los procesos empresariales, integrar los datos entrantes y transferir información enriquecida a través de múltiples canales.

Modularidad: Las características modulares de PIM ofrecen una mayor flexibilidad a la hora de personalizar PIM para adaptarlo a sus necesidades.

Automatización – Reduce la carga manual y los errores de procesamiento evitables. Las funciones automatizadas de PIM pueden introducir datos de productos, verificar su integridad, traducir información a diferentes idiomas, recopilar y enriquecer catálogos de productos y verificar la calidad de los activos de datos cargados.

Integración – El nuevo PIM debe estar totalmente integrado con su pila tecnológica actual. De lo contrario, podrían surgir problemas recurrentes y no se cumplirían los requisitos y expectativas de la organización.

Todos estos factores son fundamentales para afirmar que la solución PIM elegida cumple los requisitos de su empresa.

Comprender sus objetivos específicos y el valor para su empresa

El uso del sistema de gestión de información sobre productos (PIM) ayuda a crear contenidos de producto atractivos en todas las interfaces digitales. La utilidad del PIM viene determinada únicamente por el grado de profesionalidad con que se implanten las soluciones PIM, que deben convertirse en un componente fundamental de la estrategia digital del minorista.

Los objetivos específicos y los valores empresariales son dos imperativos que subyacen a la necesidad de un PIM, deben aclararse y explicarse claramente.

Es importante establecer con precisión cuáles son los objetivos que han impulsado la introducción de un PIM, a saber:

• ¿Cómo repercutirá en la estrategia de la empresa para los próximos años?
• ¿Existe un objetivo estratégico, por ejemplo, hacer crecer la empresa, entrar en nuevos mercados y ampliar la gama de productos?
• ¿Utilizará la empresa capacidad, adaptabilidad y un conjunto de funciones PIM para alcanzar sus objetivos a largo plazo?

Elaborar un plan de implantación es una valiosa opción de PIM. Cada departamento implicado en el proyecto debe articular claramente todos los objetivos departamentales para que todos aquellos que lo necesiten puedan utilizar el sistema PIM.

Preste suficiente atención a sus procesos empresariales y flujos de trabajo

Es esencial diseñar procesos empresariales ampliables que optimicen la gestión de los datos de sus productos. PIM ayuda a automatizar los flujos de trabajo y a mejorar la productividad.

Otra ventaja de una solución PIM es que proporciona capacidades de automatización para acelerar los flujos de trabajo y facilitar la colaboración entre departamentos.

Con una solución PIM, sus equipos ya no tendrán que lidiar con datos dispersos, diferentes conjuntos de datos y hojas de cálculo, ya que dispondrán de una única fuente de datos fiables a la que podrán remitirse en cualquier momento.

La introducción de PIM tiene varias ventajas operativas y estratégicas para las organizaciones que quieren centrarse realmente en los datos. Estas ventajas mejorarán la eficiencia empresarial en toda la cadena de valor y durante todo el ciclo de vida de los datos de los productos de la organización.

El software debe ser adecuado para que lo utilicen todas las personas que tengan que tratar con información sobre productos. Una interfaz de usuario intuitiva, la sencillez de la cooperación y los elementos de control de acceso son importantes para acelerar los procesos y simplificar el flujo de trabajo. La calidad de la interfaz es, por tanto, un requisito clave tanto para el uso individual como para el trabajo en equipo.

Formación de equipos de proyecto bien pensados

La eficacia del equipo del proyecto y la participación continuada de todos los participantes en el proyecto PIM significa que el resultado del trabajo depende de cada individuo implicado en cada fase del proyecto. La plena eficacia de un proyecto PIM depende de que los consultores expertos sean capaces de aportar los conocimientos y la experiencia necesarios para satisfacer sus necesidades y objetivos. Para que un proyecto PIM tenga éxito, debe responder a requisitos empresariales específicos y ser ejecutado por un equipo altamente cualificado formado por colegas y expertos externos.

Adaptación del personal no técnico

Dado que la información se distribuye entre las distintas divisiones, los usuarios que carezcan de conocimientos en merchandising, ventas y marketing pueden tener dificultades para utilizar el PIM sin una formación previa del usuario. Este problema puede resolverse en parte si el software PIM es fácil de usar y ha sido adaptado para su utilización por dichos usuarios con anterioridad.

Un fuerte deseo de resolver problemas que no son relevantes para el PIM.

Todas las empresas tienen problemas que quieren resolver y la intención de implantar un sistema PIM puede provocar un fuerte deseo por parte de todos los implicados de resolver todos sus problemas a través del proyecto. Por supuesto, el sistema PIM puede resolver muchos problemas, pero el software PIM puede no ser el instrumento adecuado para todos ellos. Hay que tener en cuenta las tendencias de desarrollo futuras y el impacto de otros sistemas implicados, especialmente ERP. Si, por ejemplo, tiene problemas que resolver con el cálculo dinámico de precios, el PIM podría ser un instrumento, pero un sistema ERP es sin duda más adecuado.

Insuficiente experiencia en el sector del socio de implantación

La introducción de nuevas tecnologías es una inversión estratégica destinada a maximizar la eficacia de sus procesos empresariales. El trabajo del socio de implantación consiste en ayudarle a evitar problemas y a introducir el sistema por primera vez. Si su socio de implantación no es muy activo o eficiente desde el principio del proyecto, lo más probable es que no sea una buena opción.

Cuando se ha invertido mucho trabajo y tiempo en la dirección equivocada, puede parecer imposible cambiar de socio de implantación y empezar de nuevo. Sin embargo, si cree que su socio de implantación no satisface sus necesidades y no intenta cambiar la situación, podría perder mucho más tiempo intentando corregir los problemas.

He aquí algunas señales que indican que tiene el socio de implantación equivocado:

• Comunicación insatisfactoria
• Primeros resultados intermedios mediocres
• Estimaciones presupuestarias incorrectas con continuos ajustes
• El proveedor se muestra inerte, pasivo y se niega a cooperar.

Las empresas de hoy necesitan una solución PIM equilibrada. Hay que estandarizar, centralizar y controlar los datos básicos y dar a los equipos de negocio la autonomía que necesitan para gestionar, enriquecer y optimizar el proceso.

Si presta atención a los indicadores importantes del éxito de la implantación, incluida la suficiente experiencia en el sector del socio de implantación, su organización se beneficiará de una solución PIM.

Cumplimiento del presupuesto

Es importante establecer un control estricto de la situación financiera del presupuesto, el progreso y los requisitos del proyecto para garantizar que no se agote todo el presupuesto del proyecto antes de que éste llegue a su fin.

Necesita información en tiempo real sobre el estado del presupuesto para asegurarse de que la ejecución va por buen camino, se ajustan todas las estrategias y se toman las mejores decisiones de ejecución posibles.

Una buena regla empírica en su plan original es prever un 20% adicional sobre el presupuesto del proyecto. Esto le dará la flexibilidad financiera necesaria para imprevistos y la consideración de requisitos que no eran obvios al inicio del proyecto. Si no necesita los fondos adicionales, es una ventaja, pero si descubre que los costes aumentan, ese presupuesto extra puede ofrecerle margen de maniobra.

Cumplimiento de plazos

Los plazos, resultados e indicadores clave de rendimiento son vitales para medir el progreso de la implantación del PIM. Su equipo debe ceñirse al plan para garantizar que la implantación se desarrolle según lo previsto. También debe hacer hincapié en la importancia y el valor de la implantación para motivar a su equipo a cumplir los objetivos.

Los retos mencionados contribuyen a la eficacia del proyecto PIM. Por lo tanto, es esencial recurrir a un socio consultor con un historial probado de implantaciones de PIM con éxito. Sólo los profesionales son capaces de aportar los conocimientos, la experiencia y la pericia necesarios para garantizar que se tengan en cuenta sus necesidades y objetivos y que el PIM que utilice sea el más eficaz para sus requisitos específicos.

Seleccionar el proveedor de software adecuado

La selección del proveedor es muy importante. En este asunto, la calidad supera al coste. La calidad de los productos o servicios del proveedor afectará en última instancia a la organización, y los productos o servicios de mala calidad pueden suponer un coste importante para la empresa.

Es esencial asegurarse de que el proveedor entiende sus objetivos, su sector y los problemas y riesgos a los que se enfrenta su empresa.

Un indicador importante de la profesionalidad del proveedor son las preguntas que hace sobre el proyecto y sus necesidades. La mayoría de las preguntas deben estar relacionadas con la empresa. Las cuestiones tecnológicas también son esenciales, pero sólo resultan útiles si el proveedor comprende plenamente el aspecto empresarial.

• Define los criterios de selección en función de tus necesidades (los costes también son muy importantes, así que ten cuidado con los gastos ocultos).
• Defina todos los casos de uso importantes
• Pida a los proveedores de software que describan cómo se pueden implementar los casos de uso (solución estándar o personalización).
• El software debe ser lo suficientemente flexible para afrontar futuros retos
• Considere y sopese las ventajas de utilizar software PIM de código abierto como AtroPIM

Las ventajas del software de código abierto incluyen:

• Reducción de los costes de licencia del software
• Sin ataduras al proveedor
• Libertad para hacer lo que quiera con el software
• Los estándares abiertos favorecen el desarrollo colaborativo
• Libertad para actualizar el software en función de las necesidades de su empresa
• Control total sobre todos sus datos

Selección del socio adecuado para la implantación de PIM

La elección del socio adecuado es crucial para la integración de PIM. En cuanto decida explorar las ventajas de PIM, debe consultar a un consultor PIM. Esto es esencial en las fases iniciales para garantizar un proyecto fluido, eficiente y rentable que ofrezca resultados a largo plazo. Un consultor PIM puede ayudarle a seleccionar el socio de implantación adecuado.

El integrador debe tener experiencia relevante en PIM, estar familiarizado con el sistema y tener una asociación con un proveedor de software. Ahorre tiempo y dinero: ¡aproveche la experiencia de un socio de implantación cualificado!

Implantación PIM

Una fase de implantación satisfactoria es la garantía de que el sistema PIM se ha convertido en una parte central de la infraestructura empresarial y contribuye a la obtención de beneficios. Es durante la implantación cuando se sientan las bases, y es aquí donde se establece uno de los principios fundamentales: la implantación del sistema PIM no es un proyecto informático.

Es un proyecto empresarial que debe basarse en la gobernanza. Además, la participación de todo el personal con un profundo conocimiento de los procesos de la empresa es un factor importante para el éxito de la implantación.

A la hora de implantar un sistema PIM, siempre es importante tener en cuenta estos factores:

• La comparación de datos y la creación de una visión completa de la integración técnica necesaria (por ejemplo, entre ERP y PIM).
• La organización de una cooperación eficaz entre la empresa y el departamento de TI: todos en un mismo equipo trabajando en una misma dirección.
• El deseo de asumir la responsabilidad del proyecto. Se trata de un fuerte vínculo de gestión.
• Es importante recordar que todo lleva su tiempo. Esto también se aplica a la integración PIM. Por tanto, es esencial contar con un calendario realista.
• Los activos valiosos cuestan dinero. Un buen sistema PIM tiene un gran potencial, por lo que es vital que considere el proyecto como una inversión, no como un gasto.
• Es crucial que el proyecto sea lo más sencillo posible, universal y rentable.
• Impleméntelo paso a paso: empiece poco a poco y mejore el sistema con el tiempo. No insista en una decisión definitiva, posponiendo siempre la fecha de lanzamiento.
• La implantación de PIM puede parecer difícil, pero básicamente sólo requiere un proceso estructurado y un proveedor que pueda ofrecer la información para todos los pasos necesarios o deseados del proceso.

También es importante recordar:

• La aplicación puede llevar muchos meses
• Los objetivos más importantes deben alcanzarse en los hitos previstos
• Los recursos adecuados deben estar disponibles cuando se necesiten y dedicar tiempo suficiente al proyecto (existe el riesgo de no aplicar requisitos importantes en todo el departamento)
• Asegúrese de crear un modelo de datos adecuado, que pueda evolucionar con las necesidades cambiantes de su empresa.
• Garantice la sincronización automática de datos entre todos los sistemas comprometidos (PIM, ERP, sitios web, tiendas en línea).
• Asegúrese de que el sistema que elija pueda servir a una estrategia omnicanal.

Los modelos de datos adecuados desempeñan un papel importante a la hora de respaldar los procesos empresariales y la planificación estratégica de PIM. Las reglas y los requisitos se definen de antemano a partir de los comentarios de las partes interesadas de la empresa, de modo que puedan incluirse en el diseño del nuevo sistema o adaptarse mediante la iteración del sistema existente.

El modelado de datos facilita a los desarrolladores de datos, arquitectos de datos, analistas de negocio y otras partes interesadas la visualización y comprensión de las relaciones entre los datos de una base o almacén de datos. Puede compartirse con proveedores, socios y/o colegas del sector.

Conclusión

La introducción de sistemas PIM permite a los propietarios de los datos y a las partes interesadas modernizar rápidamente sus procesos de creación y gestión de datos de productos para aprovechar las ventajas de un contenido de productos consolidado. Además, PIM es una forma eficaz de crear impulso dentro de una organización, demostrar el valor a corto plazo y sentar las bases para una futura solución estable.

Un sistema PIM ofrece a los usuarios empresariales y a los gestores de datos funcionalidad, revela posibilidades de enriquecimiento de datos y permite considerar previamente cómo mejorar la solución con la experiencia práctica.

El Sistema de Gestión de Información de Producto puede ofrecerle muchas ventajas, a saber, un enfoque más exitoso de los grupos objetivo con una mejor información de producto y mantener un registro central de toda la información clave del producto, para crear una base sólida para la transformación digital para la comercialización de productos, llevar nuevos productos al mercado y posicionarlo con éxito. También permite un intercambio de información más profesional con minoristas y socios.

Siga todas las recomendaciones de este artículo para dominar su próximo proyecto PIM.