Introductie

Software-introductieprojecten zijn over het algemeen ingewikkeld. Ze vereisen veel meer technische input en mensen om problemen op te lossen. Bovendien moet de omgeving bevorderlijk zijn voor het beheer van zeer complexe projecten.

PIM implementatieprojecten vereisen de samenwerking van collega's van verschillende afdelingen en de coördinatie van verschillende projectactiviteiten om het project te versnellen en op tijd af te ronden.

Verplichte deelname van teams die het hele spectrum van uw productgerelateerde activiteiten vertegenwoordigen is de sleutel tot succesvolle PIM software integratie. Het is essentieel dat iedereen, van productontwikkeling tot verkoop, de doelstellingen begrijpt.

PIM Project Uitdagingen

Begrijp uw projectmissie

Inzicht in de missie biedt een ideale visie op de toekomst van het bedrijf en draagt bij aan de groei ervan. Door het doel van je werk te definiëren, kun je beter begrijpen welke doelen je bedrijf moet nastreven. Een samenvatting van doelstellingen en kernwaarden is een goede reden voor werknemers om na te denken over hoe hun acties het toekomstige succes van het bedrijf zullen beïnvloeden.

Je moet rekening houden met de volgende factoren als je PIM oplossing moet voldoen aan de eisen van je bedrijf:

Configuratie – Er zijn veel manieren om bedrijfsprocessen te structureren, inkomende gegevens te integreren en verrijkte informatie via meerdere kanalen over te dragen.

Modulariteit: De modulaire functies van PIM bieden meer flexibiliteit bij het aanpassen van PIM aan uw behoeften.

Automatisering – Dit vermindert de handmatige belasting en vermijdbare verwerkingsfouten. De geautomatiseerde functies van PIM kunnen productgegevens invoeren, de volledigheid verifiëren, informatie in verschillende talen vertalen, productcatalogi verzamelen en verrijken en de kwaliteit van geladen gegevens controleren.

Integratie – De nieuwe PIM moet volledig worden geïntegreerd met uw bestaande technologie. Als dit niet gebeurt, kan dit leiden tot terugkerende problemen en het niet voldoen aan de eisen en verwachtingen van de organisatie.

Al deze factoren staan centraal bij de bewering dat de door u gekozen PIM oplossing voldoet aan uw bedrijfsvereisten.

Begrijp uw specifieke doelstellingen en waarde voor uw bedrijf

Het gebruik van het Product Information Management System (PIM) helpt bij het creëren van aantrekkelijke productcontent op alle digitale interfaces. Het nut van PIM wordt alleen bepaald door de mate waarin PIM-oplossingen professioneel worden geïmplementeerd. Ze moeten een fundamenteel onderdeel worden van de digitale strategie van de retailer.

Specifieke doelstellingen en bedrijfswaarden zijn twee vereisten die ten grondslag liggen aan de behoefte aan een PIM, ze moeten worden verduidelijkt en duidelijk uitgelegd.

Het is belangrijk om precies vast te stellen welke doelstellingen ten grondslag liggen aan de invoering van PIM, namelijk:

• Welke invloed heeft dit op de strategie van het bedrijf voor de komende jaren?
• Is er een strategisch doel, bijvoorbeeld om het bedrijf te laten groeien, nieuwe markten te betreden en het productassortiment uit te breiden?
• Zal het bedrijf capaciteit, aanpassingsvermogen en een reeks PIM-functies gebruiken om zijn langetermijndoelen te bereiken?

Het opstellen van een implementatieplan is een waardevolle PIM-optie. Alle afdelingsdoelstellingen moeten duidelijk worden geformuleerd door elke afdeling die bij het project betrokken is, zodat iedereen die het nodig heeft het PIM systeem kan gebruiken.

Geef voldoende aandacht aan je bedrijfsprocessen en workflows

Het is essentieel om uitbreidbare bedrijfsprocessen te ontwerpen die uw productgegevensbeheer optimaliseren. PIM helpt bij het automatiseren van workflows en het verbeteren van de productiviteit.

Een ander voordeel van een PIM-oplossing is dat het automatiseringsmogelijkheden biedt om workflows te versnellen en samenwerking tussen afdelingen te vergemakkelijken.

Met een PIM oplossing hoeven je teams niet langer om te gaan met verspreide gegevens, verschillende datasets en spreadsheets, omdat ze één betrouwbare gegevensbron hebben waar ze op elk moment naar kunnen verwijzen.

De introductie van PIM heeft verschillende operationele en strategische voordelen voor organisaties die echt datagestuurd willen worden. Deze voordelen zullen de bedrijfsefficiëntie in de hele waardeketen en gedurende de hele levenscyclus van de productgegevens van de organisatie verbeteren.

De software moet geschikt zijn voor gebruik door iedereen die met productinformatie te maken heeft. Een intuïtieve gebruikersinterface, eenvoudige samenwerking en toegangscontrole-elementen zijn belangrijk om processen te versnellen en de workflow te vereenvoudigen. De kwaliteit van de interface is daarom een belangrijke vereiste, zowel voor individueel gebruik als voor teamwerk.

Goed doordachte vorming van het projectteam

De effectiviteit van het projectteam en de voortdurende deelname van alle deelnemers aan het PIM-project betekent dat het resultaat van het werk afhangt van elk individu dat bij elke fase van het project betrokken is. De volledige effectiviteit van een PIM project hangt af van de vraag of de deskundige consultants in staat zijn om de kennis en ervaring te leveren om aan uw behoeften en doelen te voldoen. Een succesvol PIM project moet specifieke bedrijfsvereisten ondersteunen en moet worden geïmplementeerd door een hooggekwalificeerd team bestaande uit collega's en externe experts.

Aanpassing van niet-technisch personeel

Omdat informatie over divisies wordt verdeeld, kunnen gebruikers die geen kennis hebben van merchandising, verkoop en marketing het moeilijk vinden om PIM te gebruiken zonder voorafgaande gebruikerstraining. Dit probleem kan gedeeltelijk worden opgelost als de PIM software gebruiksvriendelijk is en al eerder is aangepast voor gebruik door dergelijke gebruikers.

Een sterke wens om problemen op te lossen die niet relevant zijn voor PIM

Elk bedrijf heeft problemen die het wil oplossen en de intentie om een PIM systeem te implementeren kan leiden tot een sterke wens van alle betrokken partijen om al hun problemen via het project op te lossen. Natuurlijk kan het PIM systeem veel problemen oplossen, maar PIM software is misschien niet het juiste instrument voor alle problemen. Je moet rekening houden met de toekomstige ontwikkelingstrends en de impact van andere betrokken systemen, met name ERP. Als je bijvoorbeeld problemen hebt met dynamische prijsberekeningen, kan PIM een instrument zijn, maar een ERP-systeem is zeker een betere oplossing.

Onvoldoende branche-ervaring van implementatiepartner

De introductie van nieuwe technologieën is een strategische investering om de efficiëntie van uw bedrijfsprocessen te maximaliseren. Het is de taak van de implementatiepartner om u te helpen problemen te voorkomen en het systeem voor de eerste keer te introduceren. Als uw implementatiepartner niet erg actief of efficiënt is vanaf het begin van het project, is hij waarschijnlijk niet geschikt.

Wanneer veel werk en tijd in de verkeerde richting zijn gegaan, lijkt het misschien onmogelijk om van implementatiepartner te veranderen en opnieuw te beginnen. Maar als je het gevoel hebt dat je implementatiepartner niet aan je behoeften voldoet en je probeert de situatie niet te veranderen, dan zou je nog veel meer tijd kunnen verspillen aan het corrigeren van de problemen.

Hier zijn enkele signalen die aangeven dat je de verkeerde implementatiepartner hebt:

• Onbevredigende communicatie
• Slechte eerste tussentijdse resultaten
• Onjuiste budgetschattingen met voortdurende aanpassingen
• De leverancier is inert, passief en weigert mee te werken.

Bedrijven hebben tegenwoordig een uitgebalanceerde PIM-oplossing nodig. U moet uw kerngegevens standaardiseren, centraliseren en controleren en de bedrijfsteams de autonomie geven die ze nodig hebben om het proces te beheren, te verrijken en te optimaliseren.

Als u aandacht besteedt aan de belangrijke indicatoren voor een succesvolle implementatie, waaronder voldoende branche-ervaring van de implementatiepartner, zal uw organisatie profiteren van een PIM oplossing.

Naleving van de begroting

Het is belangrijk om een strikte controle uit te oefenen op de financiële status van het projectbudget, de voortgang en de vereisten om ervoor te zorgen dat het volledige projectbudget niet opgebruikt is voordat het project voltooid is.

Je hebt real-time informatie nodig over de budgetstatus om ervoor te zorgen dat de implementatie op schema ligt, alle strategieën worden aangepast en de best mogelijke implementatiebeslissingen worden genomen.

Een goede empirische regel in je oorspronkelijke plan is om rekening te houden met een extra 20% boven het projectbudget. Dit geeft je de nodige financiële flexibiliteit voor onvoorziene omstandigheden en om rekening te houden met vereisten die niet voor de hand lagen bij de start van het project. Als je de extra middelen niet nodig hebt, is dat een pluspunt, maar als je merkt dat de kosten stijgen, kan dat extra budget je ruimte bieden om te manoeuvreren.

Deadline in acht nemen

Tijdlijnen, resultaten en belangrijke prestatie-indicatoren zijn van vitaal belang voor het meten van de voortgang van de PIM-implementatie. Uw team moet zich aan het plan houden om ervoor te zorgen dat de implementatie op schema verloopt. U moet ook het belang en de waarde van de implementatie benadrukken om uw team te motiveren om de doelstellingen te bereiken.

Bovenstaande uitdagingen dragen bij aan de effectiviteit van het PIM project. Het is daarom essentieel om gebruik te maken van een consultant partner met een bewezen track record van succesvolle PIM implementaties. Alleen professionals zijn in staat om de nodige kennis, ervaring en expertise te bieden om ervoor te zorgen dat er rekening wordt gehouden met uw behoeften en doelen en dat het PIM dat u gebruikt het meest effectief is voor uw specifieke vereisten.

De juiste softwareleverancier kiezen

De keuze van de leverancier is erg belangrijk. In deze kwestie gaat kwaliteit boven kosten. De kwaliteit van de producten of diensten van de leverancier zal uiteindelijk van invloed zijn op de organisatie en goederen of diensten van slechte kwaliteit kunnen aanzienlijke kosten met zich meebrengen voor het bedrijf.

Het is essentieel om ervoor te zorgen dat de leverancier je doelen, je branche en de problemen en risico's waar je bedrijf mee te maken heeft begrijpt.

Een belangrijke indicator van de professionaliteit van de verkoper ligt in de vragen die hij stelt over het project en je vereisten. De meeste vragen moeten verband houden met het bedrijf. Technologische kwesties zijn ook essentieel, maar ze zijn alleen nuttig als de verkoper de zakelijke kant volledig begrijpt.

• Bepaal selectiecriteria afhankelijk van je behoeften (kosten zijn ook erg belangrijk, dus kijk uit voor verborgen kosten)
• Definieer alle belangrijke use cases
• Neem contact op met softwareleveranciers om te beschrijven hoe de use cases kunnen worden geïmplementeerd (standaardoplossing of maatwerk)
• Software moet flexibel genoeg zijn voor toekomstige uitdagingen
• Overweeg en weeg de voordelen af van het gebruik van Open Source PIM software zoals AtroPIM

De voordelen van Open Source software zijn onder andere:

• Lagere kosten voor softwarelicenties
• Geen binding met leveranciers
• Vrijheid om met de software te doen wat u wilt
• Open standaarden ondersteunen gezamenlijke ontwikkeling
• Vrijheid om software bij te werken volgens uw bedrijfsbehoeften
• Volledige controle over al uw gegevens

De juiste PIM implementatiepartner kiezen

Het kiezen van de juiste partner is cruciaal voor PIM integratie. Zodra je besluit om de voordelen van PIM te onderzoeken, moet je een PIM consultant raadplegen. Dit is essentieel in de beginfase om een soepel, efficiënt en kosteneffectief project te garanderen dat resultaten op lange termijn oplevert. Een PIM consultant kan je helpen bij het selecteren van de juiste implementatiepartner.

De integrator moet relevante PIM-ervaring hebben, bekend zijn met het systeem en een partnerschap hebben met een softwareleverancier. Bespaar kostbare tijd en geld - profiteer van de ervaring van een gekwalificeerde implementatiepartner!

PIM implementatie

Een succesvolle implementatiefase is uw garantie dat het PIM systeem een centraal onderdeel van de bedrijfsinfrastructuur is geworden en bijdraagt aan de winst. Het is tijdens de implementatie dat de basis wordt gelegd en het is hier dat een van de belangrijkste principes wordt vastgesteld: de implementatie van het PIM systeem is geen IT project.

Dit is een bedrijfsproject dat gebaseerd moet zijn op governance. Daarnaast is de deelname van alle medewerkers met grondige kennis van de bedrijfsprocessen een belangrijke factor voor een succesvolle implementatie.

Bij de implementatie van een PIM systeem is het altijd belangrijk om met deze factoren rekening te houden:

• Vergelijk gegevens en creëer een compleet overzicht van de noodzakelijke technische integratie (bijvoorbeeld tussen ERP en PIM).
• De organisatie van effectieve samenwerking tussen de business en IT - alles in één team dat in één richting werkt.
• De wens om verantwoordelijkheid te nemen voor het project. Dit is een sterke management link.
• Het is belangrijk om te onthouden dat alles tijd kost. Dit geldt ook voor PIM integratie. Het is daarom essentieel om een realistisch tijdschema te hebben.
• Waardevolle activa kosten geld. Een goed PIM systeem heeft een groot potentieel, dus het is essentieel dat je het project beschouwt als een investering, niet als een uitgave.
• Het is cruciaal om het project zo eenvoudig mogelijk, universeel en kosteneffectief te houden.
• Stap-voor-stap implementatie - begin klein en verbeter het systeem na verloop van tijd. Dring niet aan op een definitieve beslissing en stel de lanceerdatum altijd uit.
• Het implementeren van PIM lijkt misschien moeilijk, maar in feite vereist het alleen een gestructureerd proces en een leverancier die de informatie kan bieden voor alle noodzakelijke of gewenste stappen in het proces.

Het is ook belangrijk om te onthouden:

• Implementatie kan vele maanden duren
• De belangrijkste doelstellingen moeten worden bereikt bij de mijlpalen
• De juiste middelen moeten beschikbaar zijn wanneer dat nodig is en voldoende tijd vrijmaken voor het project (er bestaat een risico dat belangrijke vereisten niet worden geïmplementeerd op de verschillende afdelingen)
• Zorg ervoor dat u een geschikt gegevensmodel creëert dat kan meegroeien met de veranderende behoeften van uw bedrijf.
• Zorg voor automatische gegevenssynchronisatie tussen alle betrokken systemen (PIM, ERP, websites, online winkels)
• Zorg ervoor dat het systeem dat u kiest geschikt is voor een omnichannelstrategie

De juiste datamodellen spelen een belangrijke rol bij de ondersteuning van bedrijfsprocessen en de strategische planning van PIM. Regels en vereisten worden vooraf gedefinieerd op basis van feedback van zakelijke belanghebbenden, zodat ze kunnen worden opgenomen in het ontwerp van het nieuwe systeem of kunnen worden aangepast door iteratie van het bestaande systeem.

Gegevensmodellering vergemakkelijkt gegevensontwikkelaars, gegevensarchitecten, bedrijfsanalisten en andere belanghebbenden om de relaties tussen de gegevens in een database of datawarehouse te bekijken en te begrijpen. Het kan worden gedeeld met leveranciers, partners en/of branchegenoten.

Conclusie

De introductie van PIM-systemen stelt gegevenseigenaren en belanghebbenden in staat om hun processen voor het creëren en beheren van productgegevens snel te moderniseren om de voordelen van geconsolideerde productcontent te realiseren. Daarnaast is PIM een effectieve manier om momentum op te bouwen binnen een organisatie, kortetermijnwaarde aan te tonen en de basis te leggen voor een toekomstige stabiele oplossing.

Een PIM-systeem biedt zakelijke gebruikers en gegevensbeheerders functionaliteit, onthult mogelijkheden voor gegevensverrijking en maakt het mogelijk om vooraf na te denken over hoe de oplossing met praktijkervaring kan worden verbeterd.

Het Product Information Management System kan u veel voordelen bieden, namelijk een succesvollere benadering van doelgroepen met betere productinformatie en het bijhouden van een centrale registratie van alle belangrijke productinformatie, om een solide basis te leggen voor de digitale transformatie voor productmarketing, het op de markt brengen van nieuwe producten en het succesvol positioneren ervan. Het maakt ook een professionelere uitwisseling van informatie met retailers en partners mogelijk.

Volg alle aanbevelingen in dit artikel om uw volgende PIM-project onder de knie te krijgen.