Introdução

Muito poucos fornecedores de PIM têm uma política de preços transparente e revelam abertamente o custo real da sua solução nos seus sítios Web. Por conseguinte, embora muitas empresas raramente adquiram novo software, os decisores carecem frequentemente de experiência na determinação dos custos reais do PIM e na descoberta de todos os blocos de custos ocultos. Este artigo dar-lhe-á uma compreensão abrangente dos custos envolvidos na implementação de um sistema PIM, dos potenciais encargos ocultos e comparará os preços das soluções PIM mais populares. Os custos incorridos com a introdução do PIM podem ser divididos em dois grandes blocos de custos:

• Custos únicos
  • custos de conceção
  • custos de avaliação
  • custos de instalação
  • custos de aquisição das licenças
  • Custos de implementação
• Custos contínuos
  • custos das licenças
  • custos de alojamento
  • custos de manutenção e apoio
  • custos de desenvolvimento adicional.

Vamos analisar cada um destes blocos de custos:

Investimentos únicos no PIM

Como o nome sugere, os investimentos únicos surgem apenas uma vez e incluem dois blocos de custos: custos de implementação e custos de aquisição de licenças.

Uma vez que existem mais de 100 fornecedores de PIM, escolher o mais adequado nem sempre é fácil. Por conseguinte, as empresas recorrem frequentemente a consultores de PIM para as ajudar a escolher um sistema PIM adequado e/ou o prestador de serviços responsável pela sua implementação. Só os custos dos consultores PIM podem atingir os 10.000 euros.

Custos de conceção

Na fase de pré-projeto, tem de decidir o que pretende alcançar com o sistema PIM, que problemas têm de ser resolvidos e que processos empresariais têm de ser optimizados. Para definir as suas prioridades, deve fazer o seguinte:

• Determinar quem são os utilizadores do PIM - quem deverá utilizar o sistema no futuro.
• Determinar o âmbito dos dados - que dados devem ser geridos no sistema.
• Determinar os processos empresariais - para que é que o sistema deve ser utilizado?
• Determinar as condições do quadro tecnológico - quais as tecnologias necessárias, se deve ser uma solução SaaS, de código aberto ou local.

Só terá de suportar os custos da criação de conceitos se estiver envolvido um consultor externo do PIM. A contratação de um consultor é opcional e recomendamos que decida com base nas suas prioridades e no orçamento disponível.

Considere a possibilidade de participar em workshops sobre o assunto. O custo de um workshop de 2 dias começa normalmente nos 2.000 euros.

Custos de avaliação

Para escolher os fornecedores certos, elabore uma lista restrita e prepare um catálogo de perguntas para a fase de conceção. Todos os fornecedores da lista restrita devem preencher o questionário e devolvê-lo. Avalie as respostas e convide os 2-4 melhores fornecedores para uma apresentação pessoal da sua solução.

Esta fase é também frequentemente conduzida por consultores PIM e pode, por conseguinte, implicar custos adicionais. Uma avaliação custará normalmente a partir de 4.000 euros, uma vez que um consultor PIM está normalmente presente em todas as apresentações para avaliar com maior precisão os requisitos específicos do sistema e formar uma opinião profissional.

Custos de instalação

Os custos de instalação são o preço da instalação inicial do sistema. Estes podem variar muito de um fornecedor para outro. Os custos de configuração do sistema também podem ser incluídos nos custos de instalação.

Custos de licença

As despesas associadas às licenças podem ocorrer como um pagamento único ou numa base contínua. Existem dois tipos de licenças:

• Licenças de aluguer - permitem utilizar o software apenas durante um determinado período de tempo.
• Licenças de compra - permitem-lhe utilizar o software permanentemente.

O custo das licenças de compra é suportado apenas uma vez. Se adquirir licenças de aluguer, pagará uma taxa mensal ou anual regular.

É de notar, no entanto, que as licenças adquiridas não incluem automaticamente o direito a actualizações e melhoramentos do software e podem restringi-los. Por vezes, as actualizações e melhoramentos só são concedidos se o utilizador celebrar um contrato de manutenção e assistência. Por conseguinte, deve investigar cuidadosamente quais as licenças de software envolvidas e como são tratadas as actualizações e melhoramentos.

Os preços das licenças podem depender dos seguintes factores:

• Número de utilizadores
• Número de SKUs
• Número de idiomas suportados
• Número de módulos de software necessários
• Número de canais de saída

Custos de aplicação

As despesas de implementação do software PIM selecionado constituem frequentemente a maior categoria de custos. O esforço depende em grande medida dos requisitos individuais do utilizador, especialmente no caso do comércio eletrónico, em que os requisitos de integração com lojas e mercados em linha podem criar um conjunto significativo de custos. Eis alguns factores de custo típicos:

Os custos serão incorridos aqui para:

• estabelecimento das funções no sistema
• migração dos dados dos sistemas existentes
• integração com outros sistemas - por exemplo, ERP, mercados, lojas em linha
• Configuração/programação de fluxos de trabalho
• Adaptação das características existentes
• programação das novas funcionalidades
• Formação dos trabalhadores
• lançamento do sistema.

Deve fazer um esforço para estimar estas despesas com a maior precisão possível com antecedência. Monitorize constantemente os preços para se manter no caminho certo. Se não houver requisitos especiais, os fornecedores que oferecem software PIM normal podem revelar-se os mais baratos.

Mesmo que as soluções de código aberto sejam gratuitas, também implicam custos de implementação. Se for escolhida a solução errada, o custo de implementação dessa solução pode ultrapassar o custo da aquisição de licenças e da introdução de outra solução.

Custos correntes

As despesas correntes são efectuadas regularmente. Estes custos variam muito consoante os prestadores de serviços, pelo que nunca os subestime e certifique-se sempre de que os esclarece antecipadamente.

Custos de licença

Os custos de aluguer de licenças ou de atualização das licenças de compra, para que possa obter actualizações e melhoramentos de software, são incorridos regularmente e podem variar muito. Tenha em conta que certos módulos de software são frequentemente licenciados e pagos separadamente.

Custos de manutenção e apoio

O software não funciona por si só a longo prazo. Tem de ser mantido. Ninguém o pode fazer melhor do que os próprios fornecedores de software. Após a fase de implementação, deve celebrar um contrato de manutenção e apoio com o fornecedor ou um dos seus parceiros. Muitas vezes, existe mesmo uma obrigação de o fazer, de acordo com as condições da licença. Os preços para isso podem depender muito dos seguintes factores

• A rapidez da reação
• quantas horas de assistência são necessárias por mês
• se é necessário apoio ao programador
• quais os canais de comunicação disponíveis
• se pretende uma pessoa de contacto permanente
• quais os níveis de serviço que devem ser respeitados.

Alguns fornecedores de Pim oferecem alguns pacotes de assistência que diferem em termos de preços e serviços prestados. Normalmente, as taxas de manutenção e apoio estão relacionadas com os custos da licença.

Custos de desenvolvimento adicionais

Por muito boa que seja a conceção da sua solução PIM, esta deve ser desenvolvida, porque a forma como utiliza o software irá mudar ao longo do tempo. Certas funções serão adaptadas, outras serão acrescentadas. O desenvolvimento posterior é frequentemente facturado às taxas diárias habituais. Uma funcionalidade pode demorar um dia de trabalho num software e cinco noutro. Por conseguinte, deve escolher um software que seja flexível e fácil de personalizar.

Custos de alojamento

Todo o software PIM tem de ser alojado algures. Pode ser instalado no seu próprio centro de dados, numa infraestrutura de servidor alugada ou numa nuvem privada ou pública. O custo do alojamento também dependerá desta decisão. Existem também diferentes requisitos para o software PIM que devem ser tidos em conta. Se um único servidor é frequentemente suficiente para soluções baseadas na Web, as soluções empresariais no local podem necessitar de vários servidores para funcionar.

Revelando os custos ocultos das soluções PIM

1. A integração do seu PIM com outros sistemas pode implicar alguns custos adicionais. Trata-se de taxas de ligação ou de conetor, uma parte separada da preparação do seu orçamento.
2. A complexidade da configuração do sistema PIM pode também tornar-se uma fonte de custos ocultos. medida que as configurações se tornam mais complexas, as empresas podem deparar-se com encargos inesperados relacionados com a complexidade do processo de configuração.
3. Ajustar os fluxos de trabalho também leva a mais custos que não são aparentes à partida
4. Os pacotes PIM não são todos iguais. Alguns fornecedores de software oferecem pacotes com tudo incluído, enquanto outros cobram taxas extra por funcionalidades adicionais.

Para evitar ou minimizar totalmente os custos ocultos acima mencionados –

1. faça uma análise aprofundada das necessidades da sua organização e identifique as características prioritárias de que necessita. Este primeiro passo abre caminho para uma tomada de decisão sensata.
2. Esclarecer as suas necessidades e os custos futuros com o seu fornecedor de PIM e discutir os pormenores do preço.
3. Durante a fase de instalação, certifique-se de que todos os aspectos da configuração inicial, incluindo a configuração da base de dados e a inicialização do sistema, estão claramente definidos.
4. Verifique o pacote PIM que seleccionou e certifique-se de que inclui todas as funcionalidades de que necessita.
5. Examinar minuciosamente os contratos dos fornecedores. Reveja cuidadosamente os acordos com os fornecedores. Tenha em atenção as secções sobre encargos adicionais, custos de apoio e manutenção contínua. Entenda os termos de serviço para evitar surpresas após a implementação.
6. Procure o feedback dos clientes e verifique as opiniões sobre os fornecedores de PIM. As opiniões de organizações com necessidades semelhantes podem fornecer informações valiosas sobre potenciais custos ocultos. Recursos como Capterra e G2 podem fornecer informações úteis.
7. Antes de apostar tudo, considere a possibilidade de participar em programas-piloto. Isto permite-lhe verificar a solução PIM num ambiente gerido. Isto dá-lhe a oportunidade de testar a solução PIM num ambiente controlado e de conhecer os potenciais desafios e custos associados.

Factores que influenciam os custos do PIM

O investimento financeiro ao longo das fases acima mencionadas é significativamente influenciado por vários factores adaptados às necessidades específicas da sua empresa. Estes factores determinantes incluem:

• Tipo de empresa: O tamanho, a estrutura e a escala operacional da sua organização desempenham um papel fundamental na definição dos requisitos e custos gerais do PIM.
• Área de negócios: A natureza da sua indústria e o domínio específico do negócio introduzem nuances que afectam a complexidade e o âmbito da sua implementação do PIM.
• Tipo de conteúdo: A diversidade de conteúdos geridos pelo seu sistema PIM, tais como imagens, vídeos e descrições detalhadas de produtos, pode influenciar a sofisticação da solução PIM necessária, afectando consequentemente os custos.
• Número de SKUs: O volume de produtos ou serviços que a sua empresa oferece, muitas vezes medido pelo número de unidades de manutenção de stock (SKU), pode influenciar tanto a implementação como os custos contínuos do seu sistema PIM.
• Fontes de entrada e saída de dados: A complexidade da integração de várias fontes de dados, incluindo canais de entrada e destinos de saída, acrescenta uma camada de complexidade à sua implementação do PIM. Essa complexidade pode contribuir para o aumento dos custos com base no número e na diversidade dessas fontes.

Comparação dos custos dos sistemas PIM

São muito poucos os fornecedores de PIM que publicam publicamente os preços das suas soluções nos seus sítios Web. Em parte, este facto está relacionado com o nível de concorrência. Se os preços não estiverem disponíveis publicamente, existe margem de manobra para negociações de preços.

*Quadro 2. Custo dos sistemas PIM mais populares.

Considerações finais

A seleção de um sistema de gestão da informação sobre produtos (PIM) implica compreender o seu custo total de propriedade (TCO). Isto inclui custos únicos (conceção, avaliação, configuração, aquisição de licenças, implementação) e custos contínuos (licença, manutenção, alojamento). Os custos ocultos podem resultar da integração, da complexidade da configuração, dos ajustes do fluxo de trabalho e das diferenças de pacotes. Os factores de influência incluem o tipo de empresa, a área de negócio, o tipo de conteúdo, o número de SKUs e as fontes de dados. Uma repartição de custos e uma comparação de sistemas ajudam a tomar decisões informadas para o sucesso a longo prazo de uma solução PIM.