Inleiding

Zeer weinig PIM leveranciers hebben een transparant prijsbeleid en geven op hun websites openlijk aan wat hun oplossing werkelijk kost. Daarom, terwijl veel bedrijven zelden nieuwe software aanschaffen, hebben besluitvormers vaak geen ervaring met het bepalen van de werkelijke PIM-kosten en het blootleggen van alle verborgen kostenblokken. Dit artikel geeft je een uitgebreid inzicht in de kosten die gepaard gaan met de implementatie van een PIM systeem, mogelijke verborgen kosten en vergelijkt de prijzen van populaire PIM oplossingen. De kosten voor de invoering van PIM kunnen worden onderverdeeld in 2 grote kostenblokken:

• Eenmalige kosten
  • ontwerpkosten
  • evaluatiekosten
  • setupkosten
  • kosten voor het verkrijgen van licenties
  • Implementatiekosten
• Lopende kosten
  • licentiekosten
  • hostingkosten
  • onderhouds- en ondersteuningskosten
  • verdere ontwikkelingskosten.

Laten we elk van deze kostenblokken uitsplitsen:

Eenmalige PIM-investeringen

Zoals de naam al aangeeft, zijn eenmalige investeringen slechts eenmalig en omvatten ze twee kostenblokken: implementatiekosten en licentieverwervingskosten.

Aangezien er meer dan 100 PIM-aanbieders zijn, is het niet altijd eenvoudig om de juiste te kiezen. Daarom schakelen bedrijven vaak PIM-consultants in om te helpen bij het kiezen van een geschikt PIM-systeem en/of de serviceprovider die verantwoordelijk is voor de implementatie ervan. Alleen al de kosten voor PIM-consultants kunnen oplopen tot EUR 10.000.

Conceptiekosten

In de pre-projectfase moet je beslissen wat je met het PIM-systeem wilt bereiken, welke problemen moeten worden opgelost en welke bedrijfsprocessen moeten worden geoptimaliseerd. Om je prioriteiten op een rijtje te zetten, moet je het volgende doen:

• Bepaal wie de PIM gebruikers zijn - wie het systeem in de toekomst moet gebruiken.
• Bepaal de omvang van de gegevens - welke gegevens moeten in het systeem worden beheerd.
• Bepaal de bedrijfsprocessen - waarvoor moet het systeem gebruikt worden?
• Bepaal de technologische randvoorwaarden - welke technologieën heb je nodig, moet het een SaaS, open-source of on-premise oplossing zijn?

Je krijgt alleen te maken met kosten voor conceptcreatie als er een externe PIM consultant bij betrokken is. Het inschakelen van een consultant is optioneel en we raden je aan om hierover te beslissen op basis van je prioriteiten en beschikbare budget.

Overweeg om workshops over het onderwerp te volgen. De kosten van een 2-daagse workshop beginnen meestal bij EUR 2.000.

Evaluatiekosten

Om de juiste aanbieders te kiezen, stel je een shortlist op en maak je een vragencatalogus voor de conceptfase. Alle aanbieders op de shortlist moeten vervolgens de vragenlijst invullen en terugsturen. Evalueer de antwoorden en nodig de 2 tot 4 beste leveranciers uit voor een persoonlijke presentatie van hun oplossing.

Deze fase wordt ook vaak geleid door PIM consultants en kan daarom extra kosten met zich meebrengen. Een evaluatie kost meestal vanaf EUR 4.000 omdat een PIM consultant meestal bij alle presentaties aanwezig is om specifieke systeemvereisten nauwkeuriger te evalueren en een professionele mening te vormen.

Setupkosten

Installatiekosten zijn de prijs voor de eerste installatie van het systeem. Deze kunnen per aanbieder sterk verschillen. De kosten voor het configureren van het systeem kunnen ook onder setupkosten vallen.

Licentiekosten

De kosten voor licenties kunnen eenmalig of doorlopend zijn. Er zijn twee soorten licenties:

• Huurlicenties - hiermee kun je de software slechts gedurende een bepaalde periode gebruiken.
• Aankooplicenties - hiermee kun je de software permanent gebruiken.

De kosten voor het kopen van licenties worden eenmalig gemaakt. Als je huurlicenties aanschaft, betaal je maandelijks of jaarlijks een vast bedrag.

Je moet er wel rekening mee houden dat de aangeschafte licenties niet automatisch het recht op software-updates en -upgrades omvatten en deze kunnen beperken. Soms worden updates en upgrades alleen toegekend als de gebruiker een onderhouds- en ondersteuningscontract afsluit. Je moet daarom zorgvuldig onderzoeken om welke softwarelicenties het gaat en hoe de updates en upgrades worden afgehandeld.

De licentieprijzen kunnen afhangen van de volgende factoren:

• Aantal gebruikers
• Aantal SKU's
• Aantal ondersteunde talen
• Aantal vereiste softwaremodules
• Aantal uitgangskanalen

Implementatiekosten

De kosten voor de implementatie van de gekozen PIM-software vormen vaak de grootste kostencategorie. De inspanning hangt grotendeels af van de individuele vereisten van de gebruiker, vooral voor e-commerce, waar de vereisten voor integratie met online winkels en marktplaatsen een aanzienlijke kostenpost kunnen vormen. Hier zijn enkele typische kostenveroorzakers:

De kosten worden hier gemaakt voor:

• het vastleggen van de rollen in het systeem
• datamigratie vanuit bestaande systemen
• integratie met andere systemen - bijv. ERP, marktplaatsen, online winkels
• opzetten/programmeren van workflows
• aanpassing van bestaande functies
• programmering van de nieuwe functionaliteiten
• opleiding van medewerkers
• lancering van het systeem.

Je moet proberen om deze uitgaven van tevoren zo precies mogelijk in te schatten. Houd de prijzen voortdurend in de gaten om op koers te blijven. Als er geen speciale vereisten zijn, kunnen de leveranciers die standaard PIM-software aanbieden het goedkoopst zijn.

Ook al zijn open-source oplossingen gratis, ze brengen ook implementatiekosten met zich mee. Als de verkeerde oplossing wordt gekozen, kunnen de kosten van het implementeren van die oplossing opwegen tegen de kosten van het verwerven van licenties en het introduceren van een andere oplossing.

Lopende kosten

Er worden regelmatig lopende kosten gemaakt. Deze kosten variëren sterk per aanbieder, onderschat ze daarom nooit en zorg er altijd voor dat je ze vooraf verduidelijkt.

Licentiekosten

De kosten voor huurlicenties of het bijwerken van de aankooplicenties zodat je software-updates en -upgrades kunt krijgen, worden regelmatig gemaakt en kunnen sterk variëren. Houd er rekening mee dat bepaalde softwaremodules vaak afzonderlijk worden gelicentieerd en betaald.

Kosten voor onderhoud en ondersteuning

De software werkt niet vanzelf op de lange termijn. Ze moet onderhouden worden. Niemand kan dat beter dan de softwareleveranciers zelf. Na de implementatiefase moet je een onderhouds- en supportcontract afsluiten met de leverancier of een van zijn partners. Vaak is er zelfs een verplichting om dit te doen volgens de licentievoorwaarden. De prijzen hiervoor kunnen sterk afhangen van de volgende factoren:

• hoe snel je reageert
• hoeveel ondersteuningsuren je per maand nodig hebt
• of ontwikkelaarsondersteuning nodig is
• welke communicatiekanalen beschikbaar zijn
• of je een vast contactpersoon wilt
• aan welke serviceniveaus moet worden voldaan.

Sommige Pim-aanbieders bieden een aantal ondersteuningspakketten aan die verschillen in prijs en geleverde diensten. Meestal zijn de onderhouds- en ondersteuningskosten gerelateerd aan de licentiekosten

Verdere ontwikkelingskosten

Hoe goed het concept van uw PIM-oplossing ook is, het moet verder worden ontwikkeld omdat de manier waarop u de software gebruikt na verloop van tijd zal veranderen. Bepaalde functies zullen worden aangepast, andere zullen worden toegevoegd. Verdere ontwikkeling wordt vaak gefactureerd tegen de gebruikelijke dagtarieven. Een functionaliteit kan in de ene software één werkdag duren en in de andere vijf. Kies daarom software die flexibel is en gemakkelijk kan worden aangepast.

Hostingkosten

Alle PIM-software moet ergens worden gehost. Dit kan in uw eigen datacenter, op een gehuurde serverinfrastructuur of in een private of publieke cloud. De kosten van hosting hangen ook af van deze beslissing. Er zijn ook verschillende vereisten voor PIM software waarmee rekening moet worden gehouden. Terwijl een enkele server vaak voldoende is voor webgebaseerde oplossingen, kunnen on-premise oplossingen meerdere servers nodig hebben om te draaien.

Het onthullen van de verborgen kosten in PIM-oplossingen

1. De integratie van je PIM met andere systemen kan extra kosten met zich meebrengen. Dit zijn koppelings- of verbindingskosten, een apart onderdeel van uw budgetvoorbereiding.
2. De complexiteit van de configuratie van het PIM-systeem kan ook een bron van verborgen kosten worden. Naarmate configuraties ingewikkelder worden, kunnen bedrijven te maken krijgen met onverwachte kosten die verband houden met de complexiteit van het installatieproces.
3. Het aanpassen van workflows leidt ook tot meer kosten die niet van tevoren zichtbaar zijn.
4. PIM-pakketten zijn niet allemaal hetzelfde. Sommige softwareleveranciers bieden all-inclusive pakketten, terwijl andere extra kosten in rekening brengen voor extra functionaliteit.

Om de bovengenoemde verborgen kosten volledig te vermijden of tot een minimum te beperken –

1. maak een grondige evaluatie van de behoeften van uw organisatie en identificeer de prioritaire functies die u nodig hebt. Deze eerste stap maakt de weg vrij voor een verstandige besluitvorming.
2. Verduidelijk uw behoeften en komende kosten met uw PIM leverancier en bespreek de prijsdetails.
3. Zorg er tijdens de installatiefase voor dat alle aspecten van de initiële configuratie, inclusief database setup en systeeminitialisatie, duidelijk zijn gedefinieerd.
4. Controleer het PIM-pakket dat u hebt gekozen en zorg ervoor dat het alle functies bevat die u nodig hebt.
5. Bestudeer de leverancierscontracten grondig. Bekijk de overeenkomsten van de leveranciers zorgvuldig. Let op de paragrafen over extra kosten, ondersteuningskosten en doorlopend onderhoud. Begrijp de servicevoorwaarden om verrassingen na de implementatie te voorkomen.
6. Zoek naar feedback van klanten en bekijk meningen over PIM leveranciers. Inzichten van organisaties met vergelijkbare behoeften kunnen waardevolle informatie opleveren over mogelijke verborgen kosten. Bronnen zoals Capterra en G2 kunnen u nuttige inzichten verschaffen.
7. Overweeg om pilotprogramma's uit te voeren voordat je er helemaal voor gaat. Hiermee kun je de PIM oplossing controleren in een beheerde omgeving. Dit geeft je de kans om de PIM oplossing te testen in een gecontroleerde omgeving en te leren over mogelijke uitdagingen en bijbehorende kosten.

Factoren die de PIM-kosten beïnvloeden

De financiële investering in de bovengenoemde fasen wordt aanzienlijk beïnvloed door verschillende factoren die zijn afgestemd op uw specifieke bedrijfsbehoeften. Deze belangrijke factoren zijn onder andere:

• Bedrijfstype: De omvang, structuur en operationele schaal van uw organisatie spelen een cruciale rol bij het bepalen van de totale PIM vereisten en kosten.
• Bedrijfssector: De aard van uw branche en specifieke bedrijfsdomein introduceert nuances die de complexiteit en reikwijdte van uw PIM implementatie beïnvloeden.
• Type inhoud: De diversiteit van de inhoud die door uw PIM systeem wordt beheerd, zoals afbeeldingen, video's en gedetailleerde productbeschrijvingen, kan van invloed zijn op de complexiteit van de vereiste PIM oplossing en daarmee op de kosten.
• Aantal SKU's: De hoeveelheid producten of diensten die uw bedrijf aanbiedt, vaak gemeten aan de hand van het aantal Stock Keeping Units (SKU's), kan zowel de implementatie als de doorlopende kosten van uw PIM systeem beïnvloeden.
• Bronnen voor gegevensinvoer en -uitvoer: De complexiteit van het integreren van verschillende gegevensbronnen, inclusief invoerkanalen en uitvoerbestemmingen, voegt een laag complexiteit toe aan uw PIM implementatie. Deze complexiteit kan bijdragen aan hogere kosten op basis van het aantal en de diversiteit van deze bronnen.

Kosten van PIM-systemen vergeleken

Er zijn maar heel weinig PIM leveranciers die de prijzen van hun oplossingen op hun websites publiceren. Voor een deel heeft dit te maken met de hoeveelheid concurrentie. Als prijzen niet openbaar zijn, is er ruimte voor prijsonderhandelingen.

Tabel 2. Kosten van populaire PIM-systemen.

Slotgedachten

Bij het selecteren van een Product Information Management System (PIM) moet je de Total Cost of Ownership (TCO) begrijpen. Dit omvat eenmalige kosten (ontwerp, evaluatie, installatie, licentieverwerving, implementatie) en lopende kosten (licentie, onderhoud, hosting). Verborgen kosten kunnen ontstaan door integratie, configuratiecomplexiteit, workflowaanpassingen en pakketverschillen. Factoren die van invloed zijn, zijn onder andere het bedrijfstype, de bedrijfssector, het inhoudstype, het aantal SKU's en gegevensbronnen. Een uitsplitsing van de kosten en een systeemvergelijking helpen bij het nemen van weloverwogen beslissingen voor het succes van een PIM-oplossing op de lange termijn.