Introducción

Muy pocos proveedores de PIM tienen una política de precios transparente y revelan abiertamente cuánto costará realmente su solución en sus sitios web. Por lo tanto, aunque muchas empresas rara vez adquieren software nuevo, los tomadores de decisiones a menudo carecen de experiencia para determinar los costos reales de PIM y descubrir todos los bloques de costos ocultos. Este artículo le brindará una comprensión integral de los costos involucrados en la implementación de un sistema PIM, los posibles cargos ocultos y comparará los precios de soluciones PIM populares. Los costes incurridos al introducir PIM se pueden dividir en 2 grandes bloques de costes:

• Costos únicos -costos de concepción -costos de evaluación -Establecer los costes -costos de adquisición de las licencias -Costos de implementación *Costos continuos -costos de licencia -costos de hospedaje -costos de mantenimiento y soporte -mayores costes de desarrollo.

Desglosemos cada uno de estos bloques de costos:

Inversiones PIM únicas

Como sugiere el nombre, las inversiones únicas surgen solo una vez e incluyen dos bloques de costos: costos de implementación y costos de adquisición de licencias. Dado que existen más de 100 proveedores de PIM, elegir el adecuado no siempre es fácil. Por lo tanto, las empresas suelen contratar consultores de PIM para que les ayuden a elegir un sistema PIM adecuado y/o el proveedor de servicios responsable de implementarlo. Sólo los costes de los consultores PIM pueden alcanzar los 10.000 euros.

Costos de concepción

En la fase previa al proyecto, debe decidir qué quiere lograr con el sistema PIM, qué problemas deben resolverse y qué procesos comerciales deben optimizarse. Para establecer claramente sus prioridades, debe hacer lo siguiente:

Determinar quiénes son los usuarios de PIM – quiénes deberían usar el sistema en el futuro. Determinar el alcance de los datos: qué datos deben gestionarse en el sistema. Determinar los procesos de negocio: ¿para qué debería utilizarse el sistema? Determine las condiciones del marco tecnológico: qué tecnologías necesita, ya sea una solución SaaS, de código abierto o local.

Sólo afrontará los costes de creación del concepto si interviene un consultor PIM externo. Traer un consultor es opcional y le recomendamos que lo decida en función de sus prioridades y presupuesto disponible.

Considere asistir a talleres sobre el tema. El coste de un taller de 2 días suele empezar a partir de 2.000 euros.

Costos de evaluación

Para elegir a los proveedores adecuados, elabore una lista corta y prepare un catálogo de preguntas para la fase de concepción. Todos los proveedores de la lista corta deben completar el cuestionario y devolverlo. Evalúe las respuestas e invite a los 2 a 4 mejores proveedores a una presentación personal de su solución. Esta fase también suele estar dirigida por consultores PIM y, por tanto, puede conllevar costes adicionales. Una evaluación suele costar a partir de 4.000 euros, ya que en todas las presentaciones suele estar presente un consultor PIM para evaluar con mayor precisión los requisitos específicos del sistema y formarse una opinión profesional.

Establecer los costes

Los costos de instalación son el precio de la instalación inicial del sistema. Estos pueden variar mucho de un proveedor a otro. Los costos de configuración del sistema también pueden incluirse en los costos de instalación.

| Tipo de software | Costos | | Código abierto | Si puede instalar el software usted mismo, no habrá ningún coste. | | SaaS | A menudo no hay costos, pero algunos sistemas sí tienen costos de incorporación. | | En las instalaciones | Los costos de instalación suelen estar relacionados con los costos de licencia. |

Costos de licencia

Los gastos asociados con las licencias pueden ocurrir como un pago único o de forma continua. Hay dos tipos de licencias:

Licencias de alquiler: le permiten utilizar el software sólo durante un período de tiempo determinado. Compra de licencias: le permite utilizar el software de forma permanente.

El costo de compra de licencias se incurre una sola vez. Si adquiere licencias de alquiler, pagará una tarifa mensual o anual regular. Sin embargo, hay que tener en cuenta que las licencias adquiridas no incluyen automáticamente el derecho a actualizaciones y mejoras de software y pueden restringirlas. A veces, las actualizaciones y mejoras sólo se conceden si el usuario celebra un contrato de mantenimiento y soporte. Por lo tanto, debe investigar con mucho cuidado qué licencias de software están involucradas y cómo se manejan las actualizaciones y mejoras. Los precios de las licencias pueden depender de los siguientes factores:

Número de usuarios Número de SKU Número de idiomas admitidos Número de módulos de software necesarios *Número de canales de salida

Costos de implementación

Los gastos de implementación del software PIM seleccionado suelen formar la categoría de costes más grande. El esfuerzo depende en gran medida de los requisitos individuales del usuario, particularmente para el comercio electrónico, donde los requisitos de integración con tiendas y mercados en línea pueden crear un conjunto de costos significativo. A continuación se muestran algunos factores típicos de los costos:

Los costos se incurrirán aquí por:

establecimiento de los roles en el sistema migración de datos desde sistemas existentes integración con otros sistemas – p.e. ERP, mercados, tiendas online configuración/programación de flujos de trabajo adaptación de características existentes programación de las nuevas funcionalidades formación de los empleados lanzamiento del sistema.

Debe esforzarse por estimar estos gastos con la mayor precisión posible de antemano. Controle constantemente los precios para no equivocarse. Si no hay requisitos especiales, los proveedores que ofrecen software PIM estándar pueden resultar los más baratos.

Aunque las soluciones de código abierto sean gratuitas, también conllevan costes de implantación. Si se elige la solución equivocada, el coste de implantación de esa solución puede superar el coste de adquirir licencias e introducir alguna otra solución.

Costes corrientes

Los gastos corrientes son habituales. Estos costes varían mucho de un proveedor a otro, por lo que nunca hay que subestimarlos y siempre hay que aclararlos de antemano.

Costes de licencia

Los costes de las licencias de alquiler o de actualización de las licencias de compra para poder obtener actualizaciones y mejoras del software se producen con regularidad y pueden variar mucho. Tenga en cuenta que determinados módulos de software suelen tener licencia y pagarse por separado.

Costes de mantenimiento y soporte

El software no funciona por sí solo a largo plazo. Hay que mantenerlo. Nadie puede hacerlo mejor que los propios proveedores de software. Tras la fase de implantación, debe firmar un contrato de mantenimiento y asistencia con el proveedor o uno de sus socios. A menudo existe incluso la obligación de hacerlo según las condiciones de la licencia. Los precios de esto pueden depender mucho de los siguientes factores:

• la rapidez de reacción
• cuántas horas de asistencia necesita al mes
• si es necesario el apoyo de desarrolladores
• qué canales de comunicación están disponibles
• si desea una persona de contacto permanente
• qué niveles de servicio deben respetarse.

Algunos proveedores de Pim ofrecen varios paquetes de asistencia que difieren en cuanto a precios y servicios prestados. Normalmente, las tarifas de mantenimiento y asistencia están relacionadas con el coste de la licencia.

Otros costes de desarrollo

Por muy buena que sea la concepción de su solución PIM, deberá seguir desarrollándose porque la forma de utilizar el software cambiará con el tiempo. Algunas funciones se adaptarán, otras se añadirán. El desarrollo posterior suele facturarse según las tarifas diarias habituales. Una funcionalidad puede llevar un día de trabajo en un programa y cinco en otro. Por tanto, debe elegir un software que sea flexible y fácil de personalizar.

Gastos de alojamiento

Todo software PIM tiene que estar alojado en algún sitio. Puede instalarse en su propio centro de datos, en una infraestructura de servidores alquilada o en una nube privada o pública. El coste del alojamiento también dependerá de esta decisión. También hay que tener en cuenta los diferentes requisitos del software PIM. Si un único servidor suele ser suficiente para las soluciones basadas en web, las soluciones empresariales in situ pueden necesitar varios servidores para funcionar.

Revelar los costes ocultos de las soluciones PIM

1. Integrar el PIM con otros sistemas puede acarrear gastos adicionales. Se trata de tarifas de vinculación o conexión, que forman parte de los preparativos de su presupuesto.
2. La complejidad de la configuración del sistema PIM también puede convertirse en una fuente de costes ocultos. A medida que las configuraciones se vuelven más complejas, las empresas pueden tener que hacer frente a gastos inesperados relacionados con la complejidad del proceso de configuración.
3. El ajuste de los flujos de trabajo también genera más costes que no son evidentes de antemano
4. Los paquetes PIM no son todos iguales. Algunos proveedores de software ofrecen paquetes con todo incluido, mientras que otros cobran tarifas adicionales por funciones adicionales.

Para evitar por completo o minimizar los costes ocultos antes mencionados –

1. Haga un examen en profundidad de las necesidades de su organización e identifique las características prioritarias que necesita. Este primer paso allana el camino para tomar decisiones acertadas.
2. Aclare sus necesidades y los próximos costes con su proveedor de PIM y discuta los detalles de los precios.
3. Durante la fase de configuración, asegúrese de que todos los aspectos de la configuración inicial, incluida la configuración de la base de datos y la inicialización del sistema, están claramente definidos.
4. Compruebe el paquete PIM que ha seleccionado y asegúrese de que incluye todas las funciones que necesita.
5. Examine a fondo los contratos con los proveedores. Revise detenidamente los acuerdos de los proveedores. Preste atención a las secciones sobre cargos adicionales, costes de asistencia y mantenimiento continuo. Comprenda las condiciones del servicio para evitar sorpresas tras la implantación.
6. Busque los comentarios de los clientes y consulte las opiniones sobre los proveedores de PIM. Las opiniones de organizaciones con necesidades similares pueden proporcionar información valiosa sobre posibles costes ocultos. Los recursos como Capterra y G2 mind le proporcionan ideas útiles.
7. Antes de lanzarse a por todas, considere la posibilidad de participar en programas piloto. Esto le permite comprobar la solución PIM en un entorno gestionado. Esto le da la oportunidad de probar la solución PIM en un entorno controlado y conocer los posibles retos y los costes asociados.

Factores que influyen en los costes del PIM

La inversión financiera en las etapas mencionadas anteriormente se ve influida significativamente por diversos factores adaptados a las necesidades específicas de su empresa. Entre estos factores determinantes se incluyen:

• Tipo de empresa: El tamaño, la estructura y la escala operativa de su organización desempeñan un papel fundamental a la hora de determinar los requisitos y costes generales de PIM.

• Área de negocio: La naturaleza de su sector y ámbito empresarial específico introduce matices que repercuten en la complejidad y el alcance de la implantación de su PIM.

• Tipo de contenido: La diversidad de contenidos gestionados por su sistema PIM, como imágenes, vídeos y descripciones detalladas de productos, puede influir en la sofisticación de la solución PIM requerida, afectando en consecuencia a los costes.

• Número de referencias: El volumen de productos o servicios que ofrece su empresa, a menudo medido por el número de unidades de mantenimiento de existencias (SKU), puede influir tanto en la implantación como en los costes corrientes de su sistema PIM.

• Fuentes de entrada y salida de datos: La complejidad de la integración de varias fuentes de datos, incluidos los canales de entrada y los destinos de salida, añade un nivel de complejidad a la implantación del PIM. Esta complejidad puede contribuir a aumentar los costes en función del número y la diversidad de estas fuentes.

Comparación de costes de los sistemas PIM

Son muy pocos los proveedores de PIM que publican los precios de sus soluciones en sus sitios web. En parte, tiene que ver con el grado de competencia. Si los precios no se hacen públicos, hay margen para negociar.

*Tabla 2. Coste de los sistemas PIM más conocidos

Reflexiones finales

Seleccionar un sistema de gestión de la información sobre productos (PIM) implica comprender su coste total de propiedad (TCO). Esto engloba los costes únicos (concepción, evaluación, configuración, adquisición de licencia, implantación) y los costes corrientes (licencia, mantenimiento, alojamiento). Los costes ocultos pueden derivarse de la integración, la complejidad de la configuración, los ajustes del flujo de trabajo y las diferencias de paquetes. Entre los factores que influyen están el tipo de empresa, el área de negocio, el tipo de contenido, el número de SKU y las fuentes de datos. Un desglose de costes y una comparación de sistemas ayudan a tomar decisiones informadas para el éxito a largo plazo de una solución PIM.