Atualmente, qualquer empresa que pretenda gerir eficazmente a informação sobre os seus produtos não pode prescindir da utilização de um sistema PIM (Product Information Management System). Mas a escolha do software PIM não é uma tarefa fácil - existem muitos sistemas PIM no mercado, cada um com os seus pontos fortes e fracos. Por vezes, a decisão de escolher uma solução PIM não pode ser tomada por um futuro utilizador, devido à falta de conhecimentos técnicos ou de experiência. Neste caso, é possível recorrer a consultores PIM.

Neste artigo, explico quando e com que objetivo faz sentido contratar um consultor PIM e comparo também todas as principais consultas PIM com base em diferentes critérios.

Consultoria PIM: porque é que precisa dela?

Existem cerca de 100 sistemas de software PIM em todo o mundo e a concorrência só está a aumentar, com AtroPIM, Perfion, inRiver, OpusCapita (jCatalog), MeDaPro, Akeneo e Pimcore como algumas das principais soluções para as PME. Mesmo uma mão-cheia pode ser difícil de escolher, por isso, o que faria com uma centena?

Para além da vasta seleção, outro aspeto a considerar é o preço. Algumas das soluções PIM podem ser bastante caras, quer se trate de um pagamento único ou de uma subscrição. As soluções de código aberto (por exemplo, AtroPIM, Akeneo, Pimcore) estão na escala inferior em termos de preços. O preço pode também depender do conjunto de funcionalidades de que necessita, pelo que a identificação das suas necessidades técnicas é outro fator a ter em conta.

O que nos leva ao ponto seguinte - precisa de uma avaliação qualitativa das suas necessidades comerciais, e essa é certamente uma tarefa para alguém com conhecimentos técnicos. Agora, imagine que não tem um parceiro técnico ou que tem, mas ele não tem experiência suficiente na implementação de software de gestão da informação sobre produtos nos processos de uma empresa.

Como é que pode incorporar qualquer uma das soluções de forma mais eficaz se não tiver conhecimentos suficientes sobre o funcionamento destes sistemas? É aí que entra a consultoria PIM.

Que problemas podem existir?

Um potencial utilizador pode ser confrontado com muitos problemas e a consultoria PIM pode ajudar - -

• Se tiver dados limitados sobre o software PIM disponível no mercado
• Se não dispõe de tempo suficiente para dedicar à escolha de um sistema PIM
• Se não sabe como o software PIM deve funcionar ou como obter os resultados mais eficientes da sua implementação
• Se tem um conhecimento limitado das características técnicas que o sistema PIM deve ter com base nas necessidades da sua empresa
• Se não dispõe de pessoal qualificado para selecionar e implementar software PIM na sua empresa
• Se não sabe exatamente como a automatização da gestão da informação sobre produtos o pode ajudar

Se tiver um destes problemas, recorrer a um consultor PIM pode ser a melhor solução para si.

O papel dos consultores PIM no processo de implementação

**A implementação de um software PIM ocorre em várias fases do projeto, que podem ser divididas, grosso modo, da seguinte forma

1. Avaliação do PIM
2. A conceção da solução PIM pretendida
3. Implementação do projeto
4. Apoio subsequente

1ª fase do projeto: Escolha do software PIM

Esta é a fase chave e uma tarefa crucial para um fornecedor de consultoria PIM. Muitos dos prestadores de serviços especializam-se apenas em ajudá-lo a escolher um sistema que se adapte às suas necessidades.

Na primeira fase do projeto, os consultores PIM podem prestar os seguintes serviços

• Fornecer-lhe informações facilmente digeríveis sobre os sistemas PIM em geral, tais como os seus tipos e características
• Realização de uma análise comercial para identificar os requisitos de base
• Criação de um catálogo de requisitos em conjunto com o utilizador
• Seleção de programas PIM com base nas informações recebidas
• Ajudar a conhecer os fornecedores seleccionados e na escolha final do software PIM

2ª fase do projeto: Conceito

Um fornecedor de software PIM ou o seu Parceiro de Soluções lidera normalmente a implementação, mas o utilizador estará ativamente envolvido neste processo, especialmente durante a fase de conceção. Entretanto, um consultor PIM pode acompanhar o processo ou atuar como gestor de projeto externo. Eles trarão a experiência necessária para a mesa.

Nesta fase do projeto, é particularmente importante assegurar que o sistema PIM selecionado pode ser devidamente adaptado aos requisitos técnicos da empresa. Todos os processos operacionais relacionados com a preparação da informação sobre o produto devem ser tidos em conta e os departamentos que irão utilizar o software também devem estar envolvidos no processo.

A consultoria PIM pode fornecer-lhe uma opinião alternativa de um perito sobre todas as questões prementes. Com duas opiniões de especialistas - uma do prestador de serviços de implementação e outra do seu próprio consultor PIM - pode tomar uma decisão mais informada.

Na fase de conceção, procure os seguintes serviços do fornecedor de consultoria PIM:

• Aconselhamento sobre a aplicação de normas de dados e requisitos legais
• Assistência em casos especiais, por exemplo, se tiver dúvidas sobre a decisão a tomar, pode pedir mais aconselhamento
• atuar como intermediário entre o cliente e o fornecedor do sistema PIM
• Assumir o papel da gestão do projeto

3ª fase do projeto: Implementação do projeto

Quando tiver escolhido o software e estiver pronto para o implementar, um consultor PIM será o seu braço direito:

• Assumir as funções de gestão do projeto (por exemplo, como proprietário do produto) para liderar o projeto do início ao fim
• Prestar apoio consultivo

4ª fase do projeto: Apoio subsequente

A implementação do PIM não se limita à instalação e à configuração/personalização do software. Após a instalação do sistema, um consultor PIM pode prestar serviços úteis, tais como

• Conduzir o processo de integração - formação, seminários e workshops para os funcionários sobre a utilização eficiente do software PIM - para tornar o processo de implementação o mais simples possível para os utilizadores
• Realização de verificações de plausibilidade e avaliações da forma como os objectivos definidos são alcançados através da implementação do projeto
• Analisar a qualidade da utilização e sugerir formas mais eficazes de utilizar o software PIM
• Ajudar na gestão da mudança - decidir como a solução atual pode ser mais personalizada para gerir novos requisitos comerciais

Conclusão

• O aumento das opções de software PIM exige conhecimentos especializados para a seleção, o que torna os serviços de consultoria PIM inestimáveis, especialmente quando os utilizadores finais não possuem conhecimentos técnicos.

• Os potenciais utilizadores podem enfrentar desafios como o conhecimento limitado do software PIM, restrições de tempo e falta de conhecimentos técnicos. Os consultores PIM fornecem soluções para estas questões.

• A implementação de um sistema PIM envolve várias fases, com os consultores PIM a contribuírem significativamente para a escolha do software PIM, fornecendo apoio consultivo e assegurando um processo de implementação sem problemas.

• Os consultores PIM continuam a acrescentar valor após a implementação, liderando os processos de integração, efectuando avaliações, analisando a qualidade da utilização e ajudando na gestão da mudança.

A escolha do software PIM certo para a sua empresa é por vezes mais fácil quando recorre à opinião especializada de um consultor PIM. Mas com isso vem a escolha de um fornecedor de consultoria. Ao escolher uma agência de consultoria, deve ter em conta a experiência no sector, a carteira de serviços e a neutralidade de um prestador de serviços. Cada um deve pesar cuidadosamente os prós e os contras.

Contrate uma agência de consultoria PIM assim que decidir explorar as vantagens de incorporar um sistema PIM na sua empresa. O envolvimento de um perito nas fases iniciais garantirá um processo de implementação mais suave e resultados mais eficientes a longo prazo.