Introducción

Product information management (o simplemente PIM) es cada vez más importante para fabricantes, mayoristas y marcas. La creciente atención a la calidad de la información sobre los productos y la aplicación eficiente de la estrategia omnicanal son el resultado de la elevada competencia en el mercado.

AGENCIAS PIM FRENTE A PROVEEDORES PIM

Optimizar los procesos y reducir el tiempo y los costes con un sistema PIM sólo es posible si:

• Selecciona el software adecuado para su empresa.
• Involucra a una agencia PIM adecuada que pueda implantar el sistema seleccionado.

Definir sus objetivos

Antes de lanzarse a la selección de una agencia PIM, evalúe sus requisitos PIM específicos. Realice un análisis interno en profundidad de sus procesos empresariales, identifique los puntos débiles, los cuellos de botella y determine las áreas en las que una gestión eficaz de la información sobre productos puede tener un impacto significativo. Este trabajo preliminar servirá de base para seleccionar tanto el sistema adecuado como la agencia que se ajuste a sus necesidades específicas.

¿Qué hace una agencia PIM?

Las agencias PIM pueden ofrecer varios servicios además de la implantación del software en sí. Considere si necesita ayuda con la migración de datos, la integración con otros sistemas, asistencia continua o programas de formación. Conocer la gama completa de servicios que ofrece cada agencia le ayudará a determinar cuál de ellas puede ofrecerle un apoyo integral para su proyecto.

A continuación figura una lista de las tareas que puede esperar de una agencia PIM.

• Evaluación del sistema.
• Asesoramiento sobre estrategia.
• Analizar y documentar el estado actual de los procesos existentes en gestión de productos, marketing y ventas.
• Definir el estado objetivo, especificar los requisitos para todos los departamentos implicados, evaluar quién debe utilizar el sistema PIM en el futuro y establecer cómo optimizar e implementar los procesos existentes en el sistema.
• Instalar y configurar el software de gestión de información de productos seleccionado.
• Realizar la migración de datos; la información de producto se limpia y se extrae de los sistemas existentes.
• Integrarlo en el paisaje de sistemas del usuario; normalmente, esto se integra con el sistema ERP del usuario, las tiendas en línea y los mercados para el intercambio automático de datos.
• Realizar todos los requisitos y presentar el sistema al usuario.
• Llevar a cabo la formación necesaria del personal para el usuario.

¿Cómo elegir la agencia PIM?

La consideración clave es sencilla: una agencia PIM profesional suele centrarse en una especialidad concreta. Estos proveedores de servicios suelen estar especializados en uno o dos tipos de software. Es raro encontrar proveedores de servicios familiarizados con dos de estos sistemas, por no hablar de un número mayor.

Para navegar por el intrincado panorama de las soluciones PIM, considere la posibilidad de contratar a una consultoría PIM durante la fase inicial de su proyecto.

Las consultoras PIM están especializadas en el análisis de requisitos y la selección del software adecuado para usted, pero no participan en la implantación del software seleccionado. Son independientes de los proveedores de software y pueden ofrecer una visión imparcial de los distintos sistemas PIM en función de sus requisitos específicos.

Al determinar sus necesidades de software antes de dirigirse a una agencia de PIM, se asegura de que el software seleccionado aborda los retos de su empresa en lugar de limitarse a aceptar la solución preferida de una agencia.

Si empieza a buscar una agencia PIM antes de haber elegido el sistema adecuado, la agencia le recomendará el software con el que trabaja, independientemente de sus especificaciones. Este tipo de recomendación es, por supuesto, muy tendenciosa y debe evitarse.

Para evitar este problema, el proyecto PIM debe dividirse en dos grandes fases.

1. Seleccionar un software PIM (quizás con la ayuda de una consultoría PIM).
2. Seleccionar una agencia PIM que se encargue de la introducción del software.

Antes de empezar a buscar una agencia PIM, evalúe sus necesidades y requisitos específicos. Esto le ayudará a encontrar una agencia que se ajuste a sus metas y objetivos empresariales.

Empiece por evaluar sus procesos actuales de gestión de datos de productos. ¿Tiene problemas de incoherencias en los datos, introducción manual de datos o flujos de trabajo ineficaces? Determine los puntos débiles y los retos a los que se enfrenta en la gestión de los datos de sus productos.

A continuación, considere el alcance y la escala de su catálogo de productos. ¿Tiene un gran número de referencias? ¿Tiene previsto ampliar su oferta de productos en un futuro próximo? Comprender el tamaño y la complejidad de los datos de sus productos le ayudará a determinar el nivel de experiencia y las capacidades que necesita de una agencia PIM.

Además, considere su presupuesto y recursos. Las agencias de PIM ofrecen una amplia gama de servicios y modelos de precios, por lo que es importante encontrar una que se ajuste a sus limitaciones financieras.

Si evalúa sus necesidades de PIM, podrá reducir sus opciones y encontrar la agencia de PIM que mejor se adapte a sus requisitos específicos. En la siguiente sección, analizaremos los factores clave que hay que tener en cuenta a la hora de evaluar las agencias de PIM.

Una vez que tenga claros sus requisitos de software, la tarea de seleccionar una agencia adecuada será más sencilla. Aproveche las conexiones de su proveedor de software elegido, explorando la red de agencias asociadas con las que colaboran.

Es probable que una agencia PIM recomendada por el proveedor de software tenga experiencia con el sistema elegido, lo que facilitará el proceso de integración.

¿Es siempre necesaria una agencia PIM?

En algunos casos, una agencia PIM puede no ser necesaria, especialmente cuando el proveedor del software PIM puede implementar el software de forma independiente utilizando sus propios recursos. Un ejemplo de este tipo de proveedor es AtroPIM, que realiza todo el proceso de implementación del software.

Antes de iniciar la búsqueda de una agencia PIM, realice una evaluación exhaustiva de sus necesidades y requisitos específicos para determinar si la asistencia externa se ajusta a sus metas y objetivos empresariales.

Conclusión

Las etapas de su proyecto PIM

• Paso 1:** Evalúe sus necesidades: Evalúe sus requisitos específicos de PIM, realice un análisis interno en profundidad de sus procesos empresariales.
• Paso 2: Seleccionar el software adecuado: Determine sus necesidades de software antes de dirigirse a una agencia PIM. Contrate a una consultoría PIM para obtener información imparcial sobre los distintos sistemas PIM.
• Paso 3: Evaluar la necesidad de una agencia PIM: Considere las capacidades del proveedor de software PIM seleccionado. Determine si el proveedor puede implantar el software de forma independiente. En caso afirmativo, es posible que no necesite una agencia PIM independiente para la implementación.
• Paso 4:** Si es necesario, elija una agencia PIM: Si necesita una agencia PIM, evalúe sus procesos de gestión de datos de productos, el alcance del catálogo de productos y el presupuesto. Tenga en cuenta la experiencia de las agencias PIM, sus capacidades y las recomendaciones de su proveedor de software.
• Paso 5: Garantizar una colaboración armoniosa: El éxito de la implementación de PIM depende de la colaboración entre el software y la agencia. Busque una agencia con conocimientos técnicos y del sector. Busque testimonios o estudios de casos para garantizar la experiencia práctica.

Elegir la agencia PIM adecuada es importante, pero elegir el software adecuado lo es aún más. Esto debe hacerse siempre en primer lugar, porque sólo un software adecuado puede abordar eficazmente los retos de su empresa y cumplir tareas específicas. Decídase por una agencia que le haya recomendado el proveedor de PIM y, preferiblemente, que tenga experiencia demostrada en proyectos de su sector.

Tenga en cuenta que el éxito de la implantación de la gestión de datos de productos depende de una colaboración armoniosa entre el software elegido y la agencia de implantación. Busque una agencia que no sólo posea competencia técnica, sino que también comprenda los entresijos de su sector. Busque testimonios o estudios de casos que muestren el éxito de sus implantaciones en entornos empresariales similares, para asegurarse de que aportan una gran experiencia práctica.

Al dividir estratégicamente el proyecto PIM -en primer lugar, elegir el software adecuado y, en segundo lugar, contar con la agencia-, ayudará a su organización a gestionar mejor la información sobre los productos.