Die Berücksichtigung des Kaufverhaltens und der Kundenwünsche liegen im Fokus eines jeden Unternehmens, das Erfolg im E-Commerce haben will. Produktvermarktung ist oft ein mühsamer manueller Prozess, für dessen Effizienz verschiedene Systeme und Datenquellen beansprucht werden.

Jeden Tag arbeiten mehrere Mitarbeiter an der Verwaltung der Bezugsdaten, Preislisten, Bestände, Artikelnummern, Bilder, Videos, Übersetzungen, Lokalisierungen, Referenzen, Internetseiten, Werbeaktionen, Produktkataloge usw. Dies führt oft zu einer Minderung der Produktivität und schafft zusätzliche Kosten.

Eine PIM-Software ist eine Datenbank oder besser gesagt ein Repositorium für die Sammlung, Verarbeitung und Aufbereitung aller möglichen Produktinformationen. Eine PIM-Software sammelt Daten aus mehreren Datenquellen und in mehreren Formaten. Die Produktinformationen werden angereichert und können für den externen Gebrauch exportiert werden – zu Marktplätzen, Onlineshops, Preisvergleichsportalen oder sonstigen Kanälen. Diese können auch für die Erstellung von Printkatalogen und Produktbroschüren verwendet werden.

In diesem Artikel werden die zehn wichtigsten Gründe näher geschildert, die für den Einsatz eines PIM-Systems sprechen:

Grund 1. Streuung der Produktdaten

Heutzutage sind die Produktdaten in einem Unternehmen über verschiedene Abteilungen, Systeme und Mitarbeiter verteilt. Dadurch, dass häufig jeder seine eigene „richtige” Version hat, gibt es selten allgemein gültige und valide Dateien. Die Möglichkeit, Daten in verschiedenen Formaten und Größen abzuspeichern, kann noch mehr Probleme schaffen. Die richtigen Versionen der Daten zu sammeln, ist an sich ein sehr aufwendiger Prozess.

Bei einem PIM-System werden Produktinhalte (aus verschiedenen Quellen) direkt in ein einheitliches zentrales Repositorium übernommen und abteilungsübergreifend nutzbar gemacht. Produktinhalte können aus ERP, CSVs, Excel-Dateien, von Produktlieferanten oder aus anderen Produktinhaltsquellen ins System importiert werden. Außerdem bietet eine PIM-Lösung fortgeschrittene Tools zum Ergänzen von Produktinformationen mit Spezifikationen, detaillierten Beschreibungen, Kundenbewertungen, Bildern, Videos und anderen Daten aus verschiedenen Quellen. Die Produktdaten können anschließend für eigene Mitarbeiter und Handelspartner verfügbar gemacht werden.

Grund 2. Hoher manueller Aufwand und fehlende Schnittstellen

Die Übersicht über Buchhaltungs-, Verkaufs-, Vermarktungs-, Einkaufs- und Logistikprozesse zu bewahren, kann sehr viel Aufwand verursachen. Wenn Produktdaten außerdem noch in mehreren Systemen getrennt gespeichert sind, wird es zu einer echten Challenge. Viele Anwender verwalten Produktdaten mit Excel, aber ab einer bestimmten Anzahl von SKUs ist dies kaum handzuhaben. Vor allem, wenn Kollegen aus mehreren Abteilungen involviert sind, werden die Datenvorbereitung und der Datenaustausch sehr mühsam. Die fehlenden Schnittstellen zwischen den Systemen strapazieren nicht nur interne Prozesse, sondern verschwenden auch Ressourcen.

Das PIM Tool hilft dabei, eine einheitliche Wissensbasis über Produktdaten zu erstellen, alle Bereiche des Unternehmens mit den erforderlichen Informationen zu versorgen und deren Zusammenarbeit effizienter zu gestalten, denn jeder bekommt die notwendige Information im benötigten Format. Die Abläufe verschiedener Abteilungen können durch das PIM-System zentral und standardisiert gesteuert werden. Dank der Rollen- und Rechteverwaltung können interne Prozesse standardisiert werden und es wird sichergestellt, dass jeder Anwender nur die Aufgaben erledigt, die in seinem Aufgabenbereich liegen und dass gleichzeitig keine für andere Nutzer wichtigen Daten verloren gehen.

Grund 3. Aufwendige kanalspezifische Datenaufbereitung

Wenn ein Unternehmen gleichzeitig mit mehreren Vertriebskanälen arbeitet, z.B. mit diversen Onlineshops, Webseiten, Marktplätzen, Geschäften usw., benötigt es viel Zeit, jeden Verkaufskanal mit den für den Kanal erforderlichen Informationen zu versorgen. Beispielsweise benötigen Fachmagazine völlig andere Produktinformationen als Onlineshops oder Printkataloge. Eine kanalspezifische Vorbereitung der Produktinformationen kann sehr viel Arbeitszeit in Anspruch nehmen.

Eine PIM-Software kann die Zeit für die kanalspezifische Datenaufbereitung erheblich verkürzen, indem die Daten zentral aufbereitet werden, wie es für den jeweiligen Kanal erforderlich ist und über (halb-)automatisierte Exportschnittstellen direkt in passender Form und Format ausgeleitet werden. Dank einem PIM-System können Anwender folgende Kanäle bedienen:

• E-Commerce-Marktplätze (über XML, CSV);
• Partner – Groß- und Einzelhändler, durch Bereitstellung des Zugangs zum elektronischen Katalog und/oder Zurverfügungstellung der Daten in den üblichen Formaten (XLSX, PDF, DOCX);
• Druck-Materialien (Kataloge im PDF-Format, Zeitschriften, Flugblätter);
• B2B und B2C Onlineshops
• Soziale Netzwerke (z.B. Fotos und Videos von Produkten, Aktualisierung von Produktbeschreibungen auf Facebook oder Twitter).

Grund 4. Unvollständige Produktdaten

Lieferanten und Hersteller liefern Daten in unterschiedlichen Strukturen und Qualitäten. Häufig sind solche Informationen unvollständig und müssen zunächst korrigiert und nachbearbeitet werden, bevor diese dann weiter verwendet werden können. Die Datennachbearbeitung kann für ein Unternehmen sehr aufwendig sein, denn fehlende Informationen und Fehler manuell ausfindig zu machen, kostet sehr viel Zeit.

Dank eines PIM-Systems können Validierungsregeln direkt beim Import der Daten greifen und somit die Verbesserungspotentiale für eine Optimierung der Produktinformationen für den Anwender aufdecken. Zum Beispiel kann man festlegen, welche Produktattribute verpflichtend und welche freiwillig sind. Ein PIM- System ermöglicht das Ändern und Pflegen von Produktdaten in kurzer Zeit. Dank PIM werden Produktinformationen ordnungsgemäß strukturiert und qualitativ aufbereitet sein.

Grund 5. Fehlerhafte Produktdaten

Bei der Eingabe von Produktinformationen können sich Fehler einschleichen, vor allem, wenn ein System nicht darauf ausgerichtet ist, solche Fehler aufzudecken. Dass die unterschiedlichen Produktstammdaten in separaten Systemen gespeichert werden, wirkt auch auf die Qualität der Produktdaten negativ aus. Dort, wo viel manuelle Arbeit erforderlich ist, insbesondere in einem großen Umfang und in einem schnellen Tempo, passieren immer Fehler. Die Beseitigung solcher Fehler im Nachhinein kann sehr teuer werden.

Mittels eines PIM-Systems können Fehler beim Input der Produktdaten nicht nur vermieden, sondern auch schnellstmöglich behoben werden. Eine zentrale Verwaltung der Produktdaten und eine intelligente Validierung sorgen für eine konstant hohe Datenqualität sowohl beim Dateninput als auch bei der nachträglichen Datennutzung.

Grund 6. Ineffiziente oder fehlende Übersetzungen

Für global tätige Firmen mit einem international ausgerichteten Käufer- und Partnernetzwerk müssen Produktdaten für unterschiedliche Kanäle in verschiedene Sprachen übersetzt und lokalisiert werden. Schon ab drei Sprachen kann es zu einer echten Herausforderung werden, denn hinter einer scheinbar „einfachen Übersetzung” versteckt sich ein komplizierter Prozess, der auf die Sicherstellung der hohen Qualität und Genauigkeit einer solchen Übersetzung ausgerichtet ist. Wenn Sie dazu noch mehrere SKUs verwalten und übersetzen wollen, mag die Aufgabe als kaum lösbar erscheinen.

Eine PIM-Software hilft dabei, nicht nur alle produktbezogenen Informationen zu übersetzen, sondern auch die damit verbundenen Prozesse und die Zusammenarbeit von involvierten Kollegen effizienter zu organisieren. Die Integration externer Systeme für Übersetzungen stellt kein Problem dar. Mit einem PIM kann dies sogar auf Knopfdruck geschehen. Auch die Zusammenarbeit mit externen Übersetzungsbüros ist direkt im PIM-System möglich.

Grund 7. Time-to-Market dauert zu lange

Heutzutage ist es entscheidend für den Erfolg, neue Produkte so schnell wie möglich auf den Markt zu bringen. Denn die Konkurrenz schläft nicht und um im Wettbewerb standzuhalten, müssen Unternehmen agil sein. Es gibt immer mehr neue Produkte – der Markt ist überfüllt und die Konsumenten werden wählerischer. Somit wird die Time-to-Market immer kritischer. Oft führt eine nicht ausreichend gute Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen zu einem höheren Aufwand beim Informationsaustausch und bremst Produktneueinführungen.

Mit der Implementierung von PIM wird die Kommunikation zwischen den Abteilungen effizienter. Jede Abteilung kann auf die benötigten Informationen jederzeit zugreifen und bei deren Vorbereitung aktiv mitwirken. So entstehen qualitative Produktbeschreibungen deutlich schneller, was letztendlich dazu führt, dass auch die Time-to-Market reduziert wird.

Grund 8. Aufwendige Bedienung der Vertriebskanäle

Je mehr Vertriebskanäle ein Unternehmen nutzt, desto mehr Zeit nimmt die manuelle Verwaltung in Anspruch. Um heutzutage Erfolg zu haben, wird von einem Unternehmen erwartet, dass das Sortiment erweitert und über eine hohe Anzahl von Vertriebskanälen verbreitet wird. Ohne PIM kann dies zu einem echten Stolperstein werden, denn die Bedienung einer großen Anzahl von Vertriebskanälen und der Abgleich von notwendigen Produktinformationen wird sehr viel Zeit kosten.

Eine PIM-Software erlaubt, kanalspezifische Informationen effizienter zu verwalten und hilft, die Prozesse mit der Veröffentlichung der Informationen zu diesen Kanälen besser zu organisieren. So wird automatisch auch die Produktkommunikation über diese Kanäle beschleunigt und qualitativ verbessert.

Grund 9. Hohe Komplexität der Produktdaten

Mit wachsender Anzahl der angebotenen Produkte wachsen auch die Anforderungen an die Produktbeschreibungen, diese haben mehr Details als vorher und werden komplizierter. Die Produktattribute werden inzwischen nicht nur dafür genutzt, die technischen Spezifikationen eines Produktes zu erfassen, sondern auch, um Marketing-Vorgaben zu erfüllen, damit ein Produkt beim Einsatz von speziellen Filtern schneller gefunden wird, wie z.B. Stil bei einem Hemd. Auch die Komplexität der Produkte selbst wächst – aufgrund des Strebens nach Produktindividualität wird es immer mehr Produkte mit Varianten, Product Sets oder beides in einem geben.

Auch hier kann ein PIM sehr gute Hilfestellung leisten. Jedes Produktinformationsmanagement-System bietet heutzutage eine ausgereifte Verwaltung von Produktstammdaten und technisch- oder marketing-bedingten Produktattributen. Die Funktionen, die mit der Verwaltung von Product Sets und Produktvarianten zu tun haben, sind bei den meisten PIMs bereits aus der Box integriert, bei den anderen, wie z.B. AtroPIM, kann man dafür spezielle Module erwerben.

Darüber hinaus ermöglichen viele PIM-Lösungen eine Klassifizierung der Produktbeschreibung nach bewährten Standards wie Etim, BMECat, ECLASS oder anderen. Ein PIM ist imstande alle Produktdaten zu erfassen, gleichgültig, wie komplex diese sind.

Grund 10. Hohe Kosten für die Produktdatenverwaltung

Alle oben erwähnten Probleme führen automatisch zu höheren Kosten für die Sammlung, Vorbereitung sowie auch für die Verteilung von Produktinformationen.

Auch wenn ein PIM-System auch was kostet, bietet sie die Möglichkeit, den Zeitaufwand für Routineaufgaben erheblich zu reduzieren, und somit auch die Kosten reduzieren. Dadurch steigt die Betriebseffizienz und letztendlich auch der Umsatz. Gleichzeitig wird das Datenmanagement um ein Vielfaches einfacher. Auch die Qualität Ihrer Produktinformationen wird besser. Dank eines PIMs kann eine effektive Zusammenarbeit zwischen unterschiedlichen Abteilungen besser organisiert werden, somit werden alle Prozesse beim Produktlebenszyklus effizienter.

Schlussfolgerung

In diesem Artikel sind die Top-10-Gründe für die Einführung eines PIMs dargestellt, das einer besseren Verwaltung von Produktinformationen dient. Wenn Ihnen zumindest eines der oben genannten Probleme bekannt ist, mag die Einführung eines PIM-Systems die richtige Lösung für Sie sein.

PIM sorgt für eine effektive Erfassung, Verwaltung, Verarbeitung und Weitergabe Ihrer Produktinformationen. Es übernimmt komplexe Aufgaben, verkürzt die Markteinführungszeit und erhöht die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens. Es dient dazu, die Effizienz der Produktkommunikation zu steigern und die Qualität und den Umfang von Produktinformationen zu verbessern, indem eine umfangreiche Kontrolle über alle Produktdaten geschaffen wird und eine große Anzahl von Prozessen optimiert und/oder automatisiert werden.