Zu oft werden PIM-Einführungsprojekte unterschätzt. Viele Anbieter sind sich nicht im Klaren, was auf sie während des Projektes und direkt danach zukommt, denn ein PIM (Produktinformationsmanagement-System) wird in einem Unternehmen sehr oft nur ein einziges Mal eingeführt.

In diesem Artikel gebe ich Ihnen die wichtigsten Tipps, um alle möglichen Probleme bei der PIM-Einführung erfolgreich zu überwinden und das eigene Leben zu erleichtern.

Wenn Sie noch keine PIM-Software ausgewählt haben, kann mein Artikel „8 Tipps für eine erfolgreiche PIM Auswahl” für Sie ebenfalls interessant sein.

Tipp 1. Investieren Sie Ihre Zeit, um die teure Zeit des Dienstleisters zu sparen

Haben Sie keine Angst, dass die Konzeptionsphase zu lange dauert, zwingen Sie den Dienstleister nicht, zu schnell mit der Umsetzung zu starten, denn diese Eile kann später zu einer Verzögerung wegen zusätzlich notwendiger Anpassungen führen, weil man in der Konzeptionsphase nicht an alles gedacht hat.

Das Ziel hier ist es sicherzustellen, dass der Auftraggeber und der Auftragnehmer einander richtig verstehen. Zu einigen Sachverhalten oder Funktionen lohnt es sich, Mockups zu erstellen, um ganz sicher zu sein, dass über dieselbe Sache gesprochen wird. Diese Zeit lohnt sich und wird Ihnen später viel mehr Zeit und Budget sparen, da Änderungen auf Papier, in Word oder Excel-Dokumenten viel schneller als in der Anwendung selbst vorzunehmen sind. Erst bei den Besprechungen werden bestimmt viele Fragen auftauchen, über die Sie sich bisher gar keine Gedanken gemacht haben.

Tipp 2. Achten Sie zuerst auf das Wichtigste

Oft wird zu viel Zeit den kleinen unwichtigen Sachen gewidmet, so dass bei wirklich wichtigen Sachen die Aufmerksamkeit nachlässt. Zunächst sind unbedingt die wichtigsten Anforderungen zu besprechen, auch wenn diese wirklich kompliziert sind und viel Zeit in Anspruch nehmen.

Tipp 3. Überzeugen Sie sich frühzeitig davon, dass der Auftragnehmer der Richtige ist

Die Aufgabe eines guten Auftragnehmers ist es, Ihnen zu helfen, die in diesem Artikel beschriebenen Fehler zu vermeiden, denn Sie wollen ein PIM kein zweites Mal einführen. Von Ihnen wird dabei auch nicht zu viel verlangt – einfach mitmachen. Wenn die Beratung seitens des Auftragnehmers schon direkt am Anfang des Projektes oder direkt beim ersten Workshop nicht besonders rege und effektiv ist, stellt sich die Frage, ob es der richtige Anbieter für Sie ist. Suchen Sie sich lieber einen anderen Anbieter aus, wenn es noch nicht zu spät ist. Ein Anbieterwechsel ist ein schmerzhafter Prozess und muss eigentlich so früh wie möglich geschehen, sonst wird es noch schmerzhafter sein.

Es gibt einige Hinweise, die auf den falschen Anbieter deuten –

• Die Kommunikation ist nicht zufriedenstellend
• Erste Zwischenergebnisse sind schlecht
• Die Budgetschätzung ist falsch und wird ständig angepasst
• Der Anbieter ist inert, passiv und unkooperativ

Tipp 4. Grenzen Sie ganz klar ab, welches System über welche Daten die Hoheit besitzt

Jedes System kann nur für gewisse Daten und Prozesse verantwortlich sein. Eine PIM-Software ist als primäre Quelle für marketing- und verkaufsrelevante Produktinformationen gedacht. Genauso soll das System eingebunden werden.

Wenn es notwendig ist, dass eine Entität die Attribute besitzt, deren Werte in verschiedenen Systemen gepflegt sind, stellen Sie sicher, dass die Abgrenzung der Datenhoheit unter Systemen und Nutzern eindeutig klar ist. Am besten sollte eine unerwünschte Änderung eines Datensatzes in einem falschen System gar nicht möglich sein. Alternativ, wenn es technisch möglich ist, könnte man auch eine bilaterale Datensynchronisierung sicherstellen.

Denn auch kleine Kompromisse können zur Verfehlung wichtiger Ziele bei einer PIM- Implementierung führen.

Tipp 5. Seien Sie bereit, die Denkweise Ihrer Mitarbeiter und die Prozesse anzupassen

Ein PIM wird vor allem implementiert, um

• die Arbeitszeit der Mitarbeiter bei der Vorbereitung der Produktinformationen zu sparen und
• die Qualität der Produktinformationen zu erhöhen.

Um diese Ziele zu erreichen, ist nicht nur das verwendete Instrument wichtig, sondern die Art und Weise wie dieses genutzt wird. Seien Sie bereit, in die Schulung der betroffenen Mitarbeiter zu investieren, damit die Neueinführung möglichst stolperfrei abläuft. Denken Sie daran, dass eine kompliziertes PIM-Lösung oder komplizierte Prozesse zwingend zu einer längeren Einführungszeit und höheren Umschulungskosten führen.

Tipp 6. Bleiben Sie während und nach der Implementierung agil

In jedem Projekt entstehen neue Erkenntnisse, es werden neue Anforderungen definiert. Organisieren Sie das Projekt so, dass solche Änderungen möglich sind und das Feedback der Nutzer bei der Implementierung des PIM-Systems berücksichtigt wird.

Solche Änderungen werden die Effizienz der erreichten Lösung wesentlich erhöhen und die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit dem System steigern. Seien Sie bereit, das erhaltene Feedback bei der Lösung umzusetzen.

Tipp 7. Versuchen Sie nicht, die aktuellen Prozesse 1:1 abzubilden

Die Einführung eines PIM-Systems sollte vor allem dazu dienen, die Effizienz der Prozesse und die Qualität der Produktinformationen zu erhöhen. Man sollte nicht versuchen, die aktuellen Prozesse 1:1 zu übernehmen, sondern diese ganz genau zu überdenken und soweit notwendig neu aufzusetzen.

Vermeiden Sie, was ganz Besonderes aufzubauen und alle Ausnahmen im System abbildbar zu machen, denn in 90% der Fälle wird eine Standardlösung für das ein oder andere Problem voll und ganz ausreichen (weil genau aus diesem Grund ist diese Lösung zu einer Standardlösung geworden).

Zu viele Anpassungen und zu viele Besonderheiten werden langfristig zu mehr Problemen und einem höheren Aufwand bei der Aktualisierung des Systems führen. Lohnt es sich für Sie unbedingt?

Tipp 8. Entfernen Sie Excel aus Ihren Arbeitsabläufen, zu 100%

Eine PIM-Lösung sollte Excel komplett ersetzen, nicht ergänzen, sonst wird es noch willkürlicher als zuvor. Dank der PIM-Software haben Sie die Chance, nicht nur Ihre Produktdaten, sondern auch die damit verbundenen Prozesse zu reorganisieren und zu optimieren. Ein ganz wichtiges Ziel bleibt, die Arbeitszeit der Nutzer zu sparen. Dieses sollte niemals aus den Augen verloren werden.

Wenn Sie es schaffen, Excel aus Ihren Geschäftsprozessen zu entfernen, ist es der beste Indikator dafür, dass Sie auf dem richtigen Weg sind.

Tipp 9. Manchmal sollte man die Programmierung der Konfigurierung vorziehen

Manchmal ist es einfacher, irgendwelche Prozesse (z.B. für Import oder Export) fest zu programmieren, als einen Mitarbeiter mit einer viel zu komplizierten Konfigurierung zu konfrontieren und somit den Mitarbeiter indirekt dazu zu zwingen, nach irgendwelchen Workarounds zu suchen. Die ausgewählte PIM-Lösung sollte intuitiv und verständlich für alle Nutzer sein und die umzusetzenden Prozesse – klar und eindeutig.

Tipp 10. Binden Sie frühzeitig die Kollegen aus allen betroffenen Abteilungen ein

Viele Unternehmensbereiche können von der Nutzung eines PIM-Systems profitieren – Marketing, Verkauf, E-Commerce, Einkauf, Produktmanagement, IT, Erstellung von Print-Katalogen etc. Binden Sie die führenden Kollegen aus den entsprechenden Fachabteilungen in Hinblick auf deren Prozesse und Problemstellungen früh genug ein, um deren Anforderungen an die PIM-Solution zu erfahren und ein frühzeitiges Feedback zu bekommen. Nur so können Sie eine höhere und schnellere Akzeptanz der neuen Software in Ihrer Organisation erreichen.

Immer wieder wird dabei bei vielen Organisationen der gleiche Fehler begangen, die Mitarbeiter werden zwar eingebunden, finden aber keine Zeit dafür, einen qualitativen Input auszuarbeiten. Wenn es notwendig ist, organisieren Sie das Tagesgeschäft so, dass alle eingebundenen Kollegen sich voll und ganz (und zu der Zeit, wenn es wirklich notwendig ist), der Implementierung eines PIM-Systems widmen können.

Tipp 11. Bauen Sie eine Lösung auf, die gut genug ist, keine perfekte Lösung

Bei der Implementierung einer PIM-Software sollte man sich vor allem auf die Lösung der Probleme konzentrieren, die Sie bereits aus der Praxis kennen und nicht irgendwelchen virtuellen Problemen, die nur eventuell entstehen können. Die Berücksichtigung der „möglichen Eventualitäten” kann zu einer unnötigen Verkomplizierung des Systems führen, und am Ende zu unnötigen Zeitverlusten bei der Verarbeitung der Daten. Auch das Datenmodell sollte nicht zu kompliziert oder zu spezifisch sein.

Oft kann man nur in der Praxis zu gewissen Erkenntnissen kommen und diese können von der theoretischen Vorstellung abweichen, z.B. kann die Pflege eines zusätzlichen Kategoriebaums bei der Implementierung als hilfreich erscheinen, in der Praxis kann aber festgestellt werden, dass es viel zu viel Zeit in Anspruch nimmt, und eine andere pragmatische Lösung kann die Ziele besser und schneller erreichen.

Tipp 12. Bauen Sie eine flexible und zukunftsorientierte Lösung auf

In der modernen Welt ändert sich alles viel zu schnell. Auch Ihre Anforderungen an das PIM-System werden sich mit der Zeit ändern, das werden Sie schon während des Implementierungsprojektes merken.

Belassen Sie eine gewisse Flexibilität in Ihrem System, um einige Entscheidungen in der Zukunft treffen zu können. Die Produktdaten von Ihren Lieferanten können sich ändern, Sie können gewisse Standards für Datenexport oder sonstige Funktionalitäten in der Zukunft einführen wollen. Denken Sie früh genug daran, denn diese Entscheidungen sollen bei der Lösungsarchitektur möglichst berücksichtigt werden.

Tipp 13. Starten Sie so früh wie möglich mit der Datenmigration

Es kann viele Quellen für die Stammdaten geben. Diese sind frühzeitig zu identifizieren und die Daten sind in eine importierbare Form zu bringen. Unterschätzen Sie den Aufwand nicht, um diese Daten in das neue PIM-System zu importieren, denn auch die Qualität dieser Daten kann verbesserungsbedürftig sein.

Die (oft manuelle) Aufbereitung der Produktdaten ist daher ein sehr zeitintensiver und aufwendiger Prozess, der so früh wie möglich zu starten ist, denn die Qualität der Datenübernahme ist sehr wichtig.

Der Datenimport kann auch zu Anpassungen des Datenmodells führen oder der zukünftigen Prozesse in Bezug auf die Datenaufbereitung und Veröffentlichung über die notwendigen Kanäle.

Tipp 14. Übernehmen Sie möglichst unverändert vollständige Daten in das neue PIM- System

Wenn das ausgewählte PIM-Tool die Möglichkeit anbietet, multiple Kataloge zu verwalten, übernehmen Sie zunächst alle Daten unverändert, um diese später bei Bedarf einsehen zu können.

Wenn es diese Möglichkeit nicht gibt, entfernen Sie die unnötigen Datensätze erst, wenn Sie zu 100% sicher sind, dass viele vollständig verarbeitet sind. Am besten sollte man an dieser Stelle zwei oder sogar drei Mal kontrollieren.

Tipp 15. Sorgen Sie für eine ordentliche Integration der neuen PIM-Software in Ihre Systemlandschaft

Ein PIM-System sollte vollständig automatisch mit Ihren bestehenden Systemen integriert werden, wenn es nicht oder nur eingeschränkt möglich ist, wählen Sie lieber ein anderes PIM-Programm aus, denn eine manuelle Synchronisierung der mehreren Tausend Einträge wird immer zu irgendwelchen Problemen (die schwer zu finden sind) führen, deren Beseitigung wieder viel Zeit in Anspruch nehmen wird, evtl. sogar mehr, als durch die Einführung einer PIM-Software eingespart werden kann.

Die möglichen Konflikte und Fehler sollten möglichst automatisch beseitigt werden, um manuelle Eingriffe soweit wie möglich zu minimieren.

Tipp 16. Sparen Sie nicht an falscher Stelle

Ein PIM-System ist nur ein Tool, der maßgebliche Erfolgt hängt nicht davon ab, welches Tool ausgewählt wird, sondern vielmehr davon, wie und auf welche Weise das Tool genutzt wird. Denken Sie daran, dass die Nutzer auch nach der Einführung eines PIM-Systems eine richtige Schulung und auch einen qualitativen Support während der täglichen Arbeit mit der PIM-Solution bekommen.

Eine schriftliche Dokumentation der Prozesse und praxisorientierte Benutzerhandbücher können wesentlich zur Erhöhung der Nutzungsqualität eines PIM-Systems beitragen. Deshalb organisieren Sie die Erstellung einer praxisorientierten Dokumentation für eigene Mitarbeiter schon während der Implementierungsprojekte und nicht erst danach. Diese Dokumentation sollte nicht unbedingt alle möglichen Funktionen beschreiben, denn dafür gibt es eine Dokumentation von dem Softwareanbieter. Wichtig ist, die wichtigsten Informationen und ihre Besonderheiten bei der Nutzung zu erfassen.

Tipp 17. Unterschätzen Sie das Projektbudget nicht

An vielen, vielen Stellen kann das Projektbudget unterschätzt werden, vor allem wegen mangelhafter Erfahrung des Auftraggebers bei solchen Projekten. Diese kann zu nachträglichen Änderungen und somit auch zusätzlichen Kosten führen, die auch vermieden werden könnten. Seien Sie bereit, von Anfang an mehr Zeit zu investieren, um später das Budget nicht aufstocken zu müssen.

Tipp 18. Lassen Sie nicht zu, dass der Fixpreis zu variabel wird

Auch wenn Sie einen Fixpreis für Ihr Projekt genannt bekommen, erwarten Sie nicht, dass Sie von Ihrem Auftragnehmer die Leistung nach Ihrer Vorstellung bekommen. Denn der Fixpreis spiegelt die Vorstellung des Auftragnehmers wider, nicht Ihre. So oder so wird eine gewisse Arbeit dahinterstecken und der Anbieter wird für Ihr Projekt eine gewisse maximale Anzahl der Stunden berechnen, die er für die Bestimmung dieses Fixpreises einkalkuliert. Wenn diese einkalkulierte Anzahl der Stunden schon verbraucht ist und das Projekt immer noch von der Inbetriebnahme weit entfernt ist, werden beide Parteien unglücklich sein und das Projekt wird im Stolpertempo vorangehen. Besprechen Sie alle wichtigen Anforderungen frühzeitig im Detail, damit später keine bösen Überraschungen auftauchen.

Tipp 19. Vergessen Sie die Berechtigungen und Datenvalidierung nicht

Auch hier sollte man die goldene Mitte anstreben. Die Berechtigungen sind so einzustellen, dass alle im PIM-Prozess involvierten Mitarbeiter deren Funktionen ungestört ausführen können, viel mehr aber nicht, denn in den meisten Fällen machen die Mitarbeiter unbeabsichtigt Fehler.

Soweit möglich sollte das System eine automatische Datenvalidierung durchführen, um die bestmögliche Qualität der Daten sicherzustellen. Auch wenn die Validierungsregeln nicht konfiguriert werden können, können diese immer noch hinzu programmiert werden.

Tipp 20. Wenn notwendig und möglich, holen Sie mehr aus Ihrer PIM-Lösung raus

Je mehr diverse Software in der Systemlandschaft eines Unternehmens genutzt wird, desto schwieriger und langsamer kann man die bestehenden Probleme lösen. Bei jedem Unternehmen ist die goldene Mitte anders. Diese kann aber sehr wohl von einem PIM-System gesetzt werden, wenn dies es zulässt. Die modernen und modularen Lösungen wie z.B. AtroPIM erlauben aus einem System und dessen Modulen eine Lösung zu bauen, die auf die spezifischen Anforderungen eines Anwenders genau zugeschnitten sind und können unter anderem:

• Middleware-Funktionen erfüllen (wie z.B. Datenverarbeitung, Integration mit Drittsystemen, Preiskalkulationen, Bestellanalysen etc.).
• Schwachstellen von ERP/DAM/CRM/CMS-Software ausgleichen.
• Zusammenarbeit mit den Lieferanten, Groß- oder Einzelhändlern organisieren.

Von anderer Seite sollte man sich im Klaren darüber sein, dass bei Weitem nicht jede PIM-Lösung dafür geeignet ist, die Aufgaben außerhalb des PIM-Verantwortungsbereiches zu übernehmen. Die Vor- und Nachteile eines auszuwählenden Systems in Bezug auf die Lösung der bestehenden Probleme sind ganz genau abzuwägen.